鐘小梅

（中交第四航務(wù)工程局有限公司，廣東 廣州 510290）

在大數(shù)據(jù)時代，為了使得企業(yè)檔案管理工作獲得良好的發(fā)展成果，需要強化對各類信息技術(shù)的有效運用，充分認(rèn)識企業(yè)檔案管理的重要性，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢和價值，提升檔案管理工作的成果，促使企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)邁上新臺階，確保各類信息的保密性，推動企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息資源中大數(shù)據(jù)的特點

1.種類繁多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜

在大數(shù)據(jù)技術(shù)全面發(fā)展的社會背景下，企業(yè)檔案管理變得越來越復(fù)雜多樣，這也是信息爆炸時代的必然發(fā)展趨勢。現(xiàn)階段，我國的企業(yè)檔案管理工作涉及的范圍十分廣泛，包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動、發(fā)展歷程和人員架構(gòu)等；同時，企業(yè)檔案的載體結(jié)構(gòu)也變得越來越復(fù)雜多樣，包含電子、音頻以及視頻等。不同領(lǐng)域的檔案管理工作具有一定的差異性，面對各自行業(yè)的特征以及不同的檔案管理規(guī)章制度，促使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作必須依據(jù)行業(yè)特性而制訂適合本企業(yè)特點的管理制度。

2.數(shù)量龐大，增長迅速

數(shù)據(jù)的高速增長是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作面臨的重大難題之一，也是時代發(fā)展必須經(jīng)歷的過程。企業(yè)經(jīng)營模式出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，向著更加信息化的趨勢發(fā)展，隨之而來的就是需要加強對企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)管理，由此給檔案的數(shù)據(jù)整合以及數(shù)據(jù)管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員在進(jìn)行信息處理的過程中，工作量以及工作強度也會隨之而逐漸增長。

3.處理便捷，效率倍增

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)快速進(jìn)步的社會背景下，企業(yè)檔案管理工作變得越來越復(fù)雜多樣，但是將大數(shù)據(jù)技術(shù)科學(xué)合理地使用在其中，這些問題都能夠得到合理的解決。在大數(shù)據(jù)的有效整合以及處理之下，檔案結(jié)構(gòu)能夠變得更加科學(xué)、有序，相關(guān)的檔案管理工作人員只需要按照自身的檔案需求進(jìn)行檢索即可，這樣能夠快速獲得想要獲取的檔案資料，使得信息處理速度被全面增強，大幅提高了企業(yè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

二、企業(yè)檔案管理信息化存在的主要問題

1.檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃亟待完善

我國企業(yè)檔案管理工作在信息化建設(shè)的推進(jìn)速度上相對來說較為滯后。受到資金投入以及各種外界因素的影響，很多企業(yè)都沒有制定出科學(xué)合理的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，即便做出了相應(yīng)的建設(shè)規(guī)劃，也只是對一些模板照搬照抄，最終確定的信息化建設(shè)規(guī)劃與企業(yè)實際情況嚴(yán)重脫節(jié)。同時，在落實規(guī)劃的過程中，檔案管理的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一，建設(shè)進(jìn)度受到很大影響。

2.資源建設(shè)和共享程度亟待提高

很多企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，會投入大量的資金和人力、基礎(chǔ)設(shè)備，比如建立暢通無阻的局域網(wǎng)、購置全新的計算機軟件等，但是其整體的檔案管理信息化推進(jìn)速度卻和這些軟硬件不夠匹配，表現(xiàn)出檔案目錄不夠完善、數(shù)據(jù)不夠精準(zhǔn)以及檔案全文數(shù)據(jù)庫數(shù)量不足等現(xiàn)象。同時，這些企業(yè)的信息化建設(shè)和信息資源共享出現(xiàn)了非常嚴(yán)重的脫節(jié)狀況，沒有建立較為完善和統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，無法確保信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享和傳遞，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)一直發(fā)揮不出其真正的價值和作用。

3.真實性和安全性難以得到保障

（1）在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，個別管理人員重視程度不足，相關(guān)操作不夠規(guī)范，各類電子檔案的整合以及處理方式不夠科學(xué)合理。在進(jìn)行數(shù)據(jù)整合以及數(shù)據(jù)處理的過程中，個別數(shù)據(jù)信息可能會摻雜管理工作人員的主觀意識，甚至在整個過程中會被競爭企業(yè)所篡改，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案傳播的誤差現(xiàn)象。

（2）檔案管理的安全問題。企業(yè)檔案信息化管理工作主要是將各類數(shù)據(jù)信息存儲在硬盤和企業(yè)計算機系統(tǒng)內(nèi)，但是，這些載體都具有其生命周期，很容易在黑客的網(wǎng)絡(luò)攻擊之下，或者受其他因素的影響出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題，加上各類計算機病毒肆虐，信息管理系統(tǒng)若是建設(shè)得不夠完善，存在漏洞，將導(dǎo)致信息在傳播和共享的過程中被不法之人所盜取，給檔案管理工作造成非常大的安全隱患[1]。

4.對檔案管理工作不夠重視

長期以來，很多企業(yè)在開展各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動過程中，往往忽略了檔案管理工作，在企業(yè)內(nèi)部未對檔案管理給予應(yīng)有的關(guān)注和重視，一些檔案管理工作人員覺得這一工作可有可無，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動沒有直接的關(guān)聯(lián)，因此在常規(guī)工作中態(tài)度和行為都比較散漫，未認(rèn)真對待這一工作。除此之外，部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及核心管理人員也不關(guān)注檔案管理工作，甚至在個別企業(yè)中，都沒有設(shè)置檔案管理部門和專職崗位，只有一些兼職的管理人員定期對檔案進(jìn)行管理。這些工作人員在常規(guī)化的檔案管理工作中，工作經(jīng)驗嚴(yán)重不足，無法取得良好的檔案管理成效，更無從談起實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化。由此可見，從企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)一直到檔案管理的基層一線員工，對檔案管理工作不夠關(guān)注和重視，是導(dǎo)致企業(yè)檔案管理始終無法實現(xiàn)信息化、無法提升管理水平的重要因素之一。

5.檔案管理技術(shù)和基礎(chǔ)硬件設(shè)施較差

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作時，與電子信息化技術(shù)無法分割，而想要實現(xiàn)檔案管理的信息化，就需要使用以電子信息化技術(shù)為核心的軟硬件設(shè)施。完善的軟硬件設(shè)施是企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和重要保障。但是，就現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀來看，還存在顯著的缺陷和不足，主要表現(xiàn)在硬件和軟件設(shè)施較為滯后、更新速度慢、操作方式復(fù)雜等，無法適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢。沒有完善的軟硬件設(shè)施和科學(xué)合理的信息化技術(shù)作為支撐，在信息爆炸的背景下，數(shù)據(jù)信息雜亂無章，檔案管理工作從儲存到管理和使用都將受到不利影響。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.樹立科學(xué)的信息化管理理念

企業(yè)檔案管理工作部門需要對檔案管理工作建立正確的認(rèn)知，牢牢掌握大數(shù)據(jù)時代的特點，構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理工作理念，認(rèn)清傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作中所存在的弊端，并使用科學(xué)合理的辦法對管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新。相關(guān)的企業(yè)檔案管理人員需要運用大數(shù)據(jù)技術(shù)等手段提升檔案管理工作的價值，因此在實際的檔案管理工作過程中，需要充分應(yīng)用各種信息技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云計算等，需要積極主動地學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，了解大數(shù)據(jù)技術(shù)的真正內(nèi)涵，全方位地優(yōu)化信息技術(shù)的應(yīng)用水平，在這樣的基礎(chǔ)上才能夠真正提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平。

2.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了進(jìn)一步強化企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，首先需要讓傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)型。在整個過程中，會涉及非常多的工作內(nèi)容，如傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營材料的傳遞、收集以及處理工作等，需要強大的硬件和軟件作為支撐，創(chuàng)建出更加完善的企業(yè)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時要強化硬件的建設(shè)，配置較為完善的信息處理設(shè)備，包含計算機以及文件資料掃描儀等等，創(chuàng)建出一個較為完善的檔案管理工作硬件環(huán)境。另外，還需要強化對軟件的建設(shè)，積極主動地建立科學(xué)合理且較為完整的企業(yè)信息化檔案管理平臺，促使檔案管理工作向著數(shù)字化、自動化以及智能化的方向發(fā)展，發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的真正價值。

3.建立健全企業(yè)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)

基于大數(shù)據(jù)時代，需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，如圖1所示，將檔案學(xué)的基礎(chǔ)原理全方位地展現(xiàn)出來，針對數(shù)字化檔案的類別進(jìn)行分類管理，并對其進(jìn)行有效的存儲。同時，還需要結(jié)合企業(yè)的實際狀況，充分應(yīng)用科學(xué)技術(shù)的價值，將檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)的業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、人事部門、后勤部門等進(jìn)行有機融合，確保檔案管理工作的時效性，確保各類經(jīng)營數(shù)據(jù)信息及時準(zhǔn)確地被收錄，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行及時更新[2]。

圖1 檔案管理系統(tǒng)示意圖

除此之外，還需要展現(xiàn)出云數(shù)據(jù)技術(shù)的價值，對各類的信息進(jìn)行精準(zhǔn)地分析和有效的處理，同時將橫向分析、綜合分析以及動態(tài)化管理模式進(jìn)行有機融合，依照縱向時間線，針對各類檔案資料展開相應(yīng)的對比，和企業(yè)其他部門進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，將檔案信息中的有用信息進(jìn)行存儲，對一些無用信息進(jìn)行過濾，這樣才能夠確保各類檔案數(shù)據(jù)資料的精準(zhǔn)性及合理性。

4.制定完善的安全防護(hù)制度

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)雖然使得檔案管理工作的質(zhì)量和效率全面提升，從中獲取到非常多的便利，但是也會存在一些不同程度的風(fēng)險和安全隱患。因此，需要在信息化建設(shè)的同時，通過防護(hù)制度來保障企業(yè)機密信息的安全性，在其中融入檔案管理系統(tǒng)安全保障的內(nèi)容，尤其是檔案信息化建設(shè)的技術(shù)、資金以及內(nèi)部管理，對各種制度進(jìn)行建立健全[3]。

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)時，需要大量的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，并投入大量的人力資源，因此需要強化信息的保密性，將風(fēng)險防控措施做完善，使得各類檔案信息資料具備更強的保密性。

基于局域網(wǎng)科學(xué)合理地運用各類數(shù)字化的生產(chǎn)設(shè)備，嚴(yán)格監(jiān)管信息化建設(shè)過程中的工作人員，對每個生產(chǎn)設(shè)備都設(shè)置相應(yīng)的責(zé)任人，明確其職責(zé)和權(quán)限，在正式運用信息化檔案管理系統(tǒng)之前，需要采取科學(xué)合理的手段，對數(shù)字化管理系統(tǒng)的使用范圍進(jìn)行清晰的界定，包括整個信息庫數(shù)據(jù)信息的備份以及相關(guān)人員的權(quán)限控制，加強對各類入侵檢測技術(shù)以及數(shù)據(jù)加密技術(shù)的應(yīng)用，強化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性以及可靠性，對其中存在的問題進(jìn)行有效的處理，在這樣的技術(shù)條件下，才能夠有效避免不法分子、黑客的攻擊，提升檔案管理工作的安全性和可靠性。

5.加強企業(yè)檔案信息化管理制度建設(shè)

在企業(yè)開展檔案信息化的建設(shè)過程中，影響其管理效果的還有一個非常重要的因素，就是管理制度不夠健全。對于這一問題，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)該提高重視程度，制定出科學(xué)合理的檔案管理制度，促使企業(yè)的檔案管理工作能夠在更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的環(huán)境中開展，確保企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作能夠高效有序地向前推進(jìn)。在相關(guān)管理規(guī)定的制定過程中，企業(yè)需要綜合實際生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀，建立具有企業(yè)特色的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理信息化建設(shè)存在的缺陷和問題進(jìn)行改進(jìn)，促使信息化工作流程更加暢通。同時在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，包含企業(yè)的檔案管理、相關(guān)管理資料的使用、資料的調(diào)取使用等等。在執(zhí)行該標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的過程中，若是發(fā)現(xiàn)制度存在問題，或是和實際工作出現(xiàn)了脫節(jié)問題，則需要在第一時間對其進(jìn)行調(diào)整，以保障檔案管理規(guī)章制度的標(biāo)注化和可執(zhí)行性。

6.加強檔案人才隊伍建設(shè)

為了在大數(shù)據(jù)時代真正展現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的價值和作用，確保檔案信息化建設(shè)工作獲得良好的工作成果，需要企業(yè)內(nèi)部打造一支優(yōu)秀的人才團(tuán)隊，將傳統(tǒng)繁復(fù)的紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為企業(yè)的信息化檔案，促使企業(yè)的信息化檔案能夠發(fā)揮出應(yīng)有的價值和優(yōu)勢，為相關(guān)人員提供更加良好的檔案服務(wù)。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理或者是使用信息技術(shù)來對檔案資料進(jìn)行管理時，都需要將企業(yè)的信息資源轉(zhuǎn)化為知識資源，整個過程中會涉及眾多計算機技術(shù)，還有大數(shù)據(jù)分析以及大數(shù)據(jù)整合等與信息關(guān)系十分密切的工作。因此，需要相關(guān)的管理人才具備更加豐富的信息化經(jīng)驗，以及較高的信息技術(shù)使用水平，較強的實踐能力和業(yè)務(wù)能力。對此，企業(yè)應(yīng)該強化在該方向上的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)出復(fù)合型的信息檔案管理人才，促進(jìn)企業(yè)的信息化檔案建設(shè)水平越來越強。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，檔案管理工作者需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢和價值，推動檔案管理的信息化建設(shè)，促使我國企業(yè)檔案管理工作提質(zhì)增效。