摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息技術(shù)為社會(huì)生活提供了極大的便利。國(guó)家要求企業(yè)檔案信息要盡可能的完善，檔案管理工作也要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。檔案工作者要做好檔案管理工作的創(chuàng)新就需要與時(shí)俱進(jìn)，具備創(chuàng)新思維。只有不斷地提升自身的管理素質(zhì)和強(qiáng)化創(chuàng)新的理念才能更好地整合檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力才會(huì)最大限度地提升，使企業(yè)更快地適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;人事檔案管理;創(chuàng)新

引言

自2010年起，國(guó)家檔案局先后印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，要求各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位著力打造數(shù)字檔案館。近年來(lái)，越來(lái)越多的國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館（室）已經(jīng)建成，2018年，國(guó)家檔案局就批復(fù)了9家“國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館”、4家“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”。可以說(shuō)，數(shù)字檔案工作已經(jīng)開(kāi)始大范圍地代替原來(lái)傳統(tǒng)檔案的工作。筆者認(rèn)為，在信息化背景下，我們更需要探索的是企業(yè)檔案管理工作模式的完善和創(chuàng)新，讓企業(yè)檔案能夠更加高效、快速、完整地運(yùn)用到企業(yè)的日常業(yè)務(wù)中，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)助力。

1大數(shù)據(jù)的定義與特征

大數(shù)據(jù)的概念是由全球著名的信息存儲(chǔ)設(shè)備公司EMC最先提出來(lái)的。大數(shù)據(jù)其實(shí)就是龐大數(shù)據(jù)的集合體，也就是通過(guò)分析和挖掘這些龐大的數(shù)據(jù)來(lái)獲得更大的價(jià)值。根據(jù)研究顯示，大數(shù)據(jù)的特征一般可以歸納為4V：第一個(gè)V是規(guī)模（Volume），是指數(shù)據(jù)量非常龐大且在持續(xù)增長(zhǎng);第二個(gè)V是快速（Velocity），是指處理速度快，反應(yīng)時(shí)間短;第三個(gè)V是多樣（Variety），是指數(shù)據(jù)種類繁多;第四個(gè)V是（Value），即指（數(shù)據(jù)價(jià)值密度低）大數(shù)據(jù)區(qū)別于傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類型，其并不對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采樣，而是保留全部數(shù)據(jù)和所有信息。隨著對(duì)大數(shù)據(jù)研究的不斷深入，大數(shù)據(jù)的特征又被發(fā)展至第五個(gè)V（Veracity）、第六個(gè)6V+1C（Vender和Complexity），即從數(shù)據(jù)的收集、處理和分析等多個(gè)方面總結(jié)大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)。

2大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的影響

2.1使信息庫(kù)的管理更加便捷

檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于檔案行業(yè)信息化建設(shè)管理而言，是非常重要的一個(gè)內(nèi)容，其中主要有兩點(diǎn)基礎(chǔ)工作：一方面用于構(gòu)建不同行業(yè)類型檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，其中主要包括一些比較重要的檔案記錄信息、圖片、音頻等;另一方面，針對(duì)一些文件以及檔案版對(duì)檔案文件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔保存管理。

2.2信息技術(shù)可提高企業(yè)人事檔案管理的效率

傳統(tǒng)模式的檔案管理需要工作人員搜集所有企業(yè)人員的資料信息，并對(duì)這些資料信息進(jìn)行整理分類，耗費(fèi)時(shí)間多，工作效率低，過(guò)程復(fù)雜繁瑣，且誤差率大。合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理人員可利用信息系統(tǒng)完成相關(guān)工作，降低檔案管理人員的任務(wù)量，讓檔案管理人員從無(wú)意義的工作中解脫出來(lái)，有時(shí)間對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，可有效提高檔案管理的效率。為了安全可靠，保證檔案的有效管理，企業(yè)可采用國(guó)產(chǎn)化的數(shù)字化管理軟硬件，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)。

2.3有利于企業(yè)歷史信息規(guī)范化管理

在信息時(shí)代的發(fā)展背景下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化，可以幫助企業(yè)歷史信息得到有效保存和整理，對(duì)于企業(yè)發(fā)展和文化內(nèi)涵建設(shè)都有著重要作用。只有加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)管理工作，才可以滿足企業(yè)發(fā)展中對(duì)各種歷史信息的需求。這就需要在檔案管理工作中構(gòu)建科學(xué)完善的管理體系，促使檔案管理的工作符合時(shí)代發(fā)展的需求，在積極面對(duì)現(xiàn)代信息化的發(fā)展進(jìn)程中，也給企業(yè)提供精準(zhǔn)快速的檔案查詢服務(wù)和及時(shí)有效的檔案更新服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的規(guī)范化管理。

2.4檔案保存的完整性和延續(xù)性有了極大的提升

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中極易受到溫度、濕度等環(huán)境因素的影響，產(chǎn)生發(fā)霉、損壞的現(xiàn)象，進(jìn)而無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行完整性、長(zhǎng)久性存儲(chǔ)，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況。然而，通過(guò)檔案的信息化建設(shè)，以上諸多問(wèn)題都可以得到完美的解決。可以通過(guò)技術(shù)手段將以往的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)磁盤(pán)中。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)地永久性和完整性，還可以提高檔案存儲(chǔ)空間的利用率，同時(shí)規(guī)避了不利環(huán)境因素對(duì)檔案的損害。

3信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題

3.1數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)有待統(tǒng)一

檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)主要目標(biāo)之一是為廣大檔案用戶及時(shí)提供檔案服務(wù)，使其能夠方便快捷地獲取到各類檔案的相關(guān)信息。然而目前通過(guò)對(duì)實(shí)際應(yīng)用情況的了解，發(fā)現(xiàn)我國(guó)檔案的數(shù)字化建設(shè)依然存在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、管理方面的諸多問(wèn)題。由于組織建設(shè)檔案業(yè)務(wù)范圍有限，與相關(guān)社會(huì)管理機(jī)構(gòu)沒(méi)有及時(shí)取得聯(lián)系，檔案相關(guān)部門對(duì)于檔案數(shù)字化組織建設(shè)的認(rèn)知不同，所以組織建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)也就往往存在較大差異，導(dǎo)致組織檔案信息資源共享建設(shè)面臨諸多問(wèn)題，對(duì)社會(huì)檔案信息安全建設(shè)帶來(lái)不利影響。

3.2電子檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

檔案的安全性是至關(guān)重要的，但是互聯(lián)網(wǎng)上的黑客木馬、計(jì)算機(jī)病毒以及惡意插件，嚴(yán)重威脅著電子檔案的安全。目前國(guó)有企業(yè)電子檔案管理尚在發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)的安全措施不夠完備，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患，一旦遭遇非法入侵，檔案信息將遭受篡改損毀等威脅，整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)也會(huì)面臨崩潰的危險(xiǎn)。此外，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部門眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案的訪問(wèn)權(quán)限是電子檔案管理系統(tǒng)中一個(gè)重要的內(nèi)容，需要針對(duì)不同部門、不同職位的員工設(shè)置不同的權(quán)限。而目前有關(guān)權(quán)限的規(guī)范不是很明確，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，造成檔案信息泄露的隱患，并且一旦信息泄露，很難追根溯源。

3.3人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，檔案管理工作在部分電力企業(yè)中受重視程度偏低，對(duì)其相關(guān)管理人員的要求不高，管理者錯(cuò)誤認(rèn)為檔案管理工作的重要性不足，電力企業(yè)的發(fā)展重點(diǎn)不在于此，從而導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式，相關(guān)管理人員也缺乏較高的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。此外，部分電力企業(yè)在檔案管理過(guò)程中存在一定的錯(cuò)誤管理觀念，過(guò)于追求經(jīng)濟(jì)利益，在人員選擇方面缺乏重視，導(dǎo)致管理人員欠缺個(gè)人能力，無(wú)法完成規(guī)定的任務(wù)量，并為檔案管理工作本身埋下隱患。電力企業(yè)檔案管理人員的個(gè)人專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)不合格，極易造成檔案資源、數(shù)據(jù)信息的缺失與遺漏，從而影響電力企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新性思考

4.1搭建檔案信息管理服務(wù)平臺(tái)

檔案數(shù)字化體系建設(shè)對(duì)于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動(dòng)作用，同時(shí)希望能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享這一發(fā)展目標(biāo)。在這一技術(shù)優(yōu)勢(shì)的充分引導(dǎo)下，檔案服務(wù)部門仍然需要積極探索應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)技術(shù)，構(gòu)建針對(duì)全國(guó)檔案信息服務(wù)管理的檔案服務(wù)信息中心，在這一信息平臺(tái)中設(shè)置業(yè)務(wù)交流溝通的版塊，可以和其他社會(huì)組織中的各類檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行相互聯(lián)系，及時(shí)解決我國(guó)傳統(tǒng)檔案信息查詢服務(wù)中可能存在的一些問(wèn)題，將傳統(tǒng)檔案信息檢索處理流程及時(shí)簡(jiǎn)化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短短的時(shí)間內(nèi)使用戶獲取大量的檔案信息。

4.2加強(qiáng)系統(tǒng)安全建設(shè)

電子檔案的安全是十分重要的，確保電子檔案的安全需要結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)施安全保障措施。目前可以采用數(shù)字簽名、數(shù)字加密等方式對(duì)企業(yè)電子檔案實(shí)行安全保障。國(guó)有企業(yè)不僅需要考慮外界的不安全因素可能造成的電子檔案的安全隱患，同時(shí)也需要考慮硬件設(shè)施問(wèn)題可能造成的數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理部門除了要進(jìn)行檔案信息的收集歸檔工作，在歸檔后還要對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，通過(guò)有效的備份和電子檔案相關(guān)日志的記錄，確保企業(yè)電子檔案信息的萬(wàn)無(wú)一失。

4.3完善檔案管理規(guī)章制度

企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)大數(shù)量的信息數(shù)據(jù)，單純靠檔案管理部門中的幾個(gè)管理人員是無(wú)法滿足檔案的有效收集和整理更新的，所以為了保證檔案的有效收集，需要在各個(gè)基層部門都設(shè)立檔案收集員的崗位，從而保障每個(gè)部門的檔案信息可以做到及時(shí)有效的收集，保證檔案的記錄整理符合檔案儲(chǔ)存管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性。此外，企業(yè)需要完善檔案管理的制度。檔案管理工作的有序高效進(jìn)行離不開(kāi)科學(xué)有效的管理制度和嚴(yán)格規(guī)范的操作程序。為了確保檔案儲(chǔ)存的有效性，需要對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，從而保證檔案管理人員各項(xiàng)工作的正確無(wú)誤。最后，為了保障檔案管理人員有著較高的工作積極性，需要企業(yè)制定一些獎(jiǎng)勵(lì)方案，通過(guò)對(duì)他們的考核觀察，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

4.4實(shí)施檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理信息化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，電子檔案信息可以全方位地為企業(yè)的決策提供更具有參考意義的信息資源。需要注意的是在檔案信息化的過(guò)程中要以數(shù)字形式為中心，并確保數(shù)據(jù)的安全，從而在不斷的發(fā)展與整改過(guò)程中實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益共贏的局面。數(shù)字化時(shí)代，檔案信息是一項(xiàng)非常重要的資源，無(wú)論是對(duì)于國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，還是對(duì)于企業(yè)獲取核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有強(qiáng)有力的推動(dòng)作用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代下，提升檔案管理的信息化水平不僅是時(shí)代變化發(fā)展的要求，也是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的題中應(yīng)有之義。在企業(yè)檔案管理的日常工作中，面對(duì)發(fā)生的各式各樣的問(wèn)題，應(yīng)以信息化為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，提高檔案工作的科學(xué)性、可持續(xù)性，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，推進(jìn)企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：彭凡，女，漢族，江蘇無(wú)錫人，就讀于東南大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，研究方向：工商管理。