陳 曦

（北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院，北京 100089）

1.知識(shí)管理與檔案信息化建設(shè)的研究

1.1 知識(shí)管理的概念

首位提出知識(shí)社會(huì)、知識(shí)企業(yè)和確立知識(shí)管理理論的是美國(guó)管理學(xué)之父Peter F.Drucker。正是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和形成推動(dòng)了知識(shí)管理能夠在當(dāng)今社會(huì)被人們所接受并得到重視。學(xué)者Daniel.E.OLeary和E Maise都認(rèn)為知識(shí)管理是組織通過(guò)對(duì)獲取到的不同來(lái)源的信息進(jìn)行整合、過(guò)濾與表述后將其轉(zhuǎn)化為知識(shí)，再把知識(shí)與個(gè)人聯(lián)系起來(lái)，使得個(gè)人與組織的知識(shí)不斷積累的一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程。國(guó)內(nèi)著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家烏家培教授指出，知識(shí)管理是基于組織內(nèi)信息與知識(shí)的共享，運(yùn)用群體的智慧使知識(shí)達(dá)到不斷創(chuàng)新，以具有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)[1]。王德祿、宋建敏、黃波提出知識(shí)管理的發(fā)展始終圍繞著人、組織、信息技術(shù)三個(gè)要素。

1.2 檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)

檔案管理信息化建設(shè)的整個(gè)過(guò)程具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性、改革性和價(jià)值性。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)涉及多個(gè)學(xué)科及多個(gè)領(lǐng)域的系統(tǒng)性的工程，同時(shí)也是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，它需要不斷與時(shí)俱進(jìn)來(lái)提高檔案工作的效率。信息技術(shù)已成為檔案信息化建設(shè)的有力保障，實(shí)體檔案與電子檔案之間的鴻溝逐漸逾越，檔案管理一體化的進(jìn)程也在加速推進(jìn)。積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)模式的改革，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新，最終要達(dá)到的目標(biāo)是構(gòu)建與社會(huì)聯(lián)系的橋梁，實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開(kāi)與透明。從整體上來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)新局面的打開(kāi)使得檔案管理工作提升了更高的地位，體現(xiàn)了更大的價(jià)值。

1.3 知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

知識(shí)管理和檔案管理之間具有十分密切的聯(lián)系，兩者雖有差別，但也存在大量相似之處。為了更好滿(mǎn)足當(dāng)今社會(huì)需要，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，將知識(shí)管理與檔案管理相融合已成為必然，也是知識(shí)管理嘗試新領(lǐng)域的有意之舉。

一方面，檔案管理工作的管理目標(biāo)在許多方面與知識(shí)管理目標(biāo)契合度非常高，前者管理目標(biāo)為組織內(nèi)部的檔案和文件，后者管理目標(biāo)為顯性與隱性知識(shí)。其中，隱性知識(shí)可以轉(zhuǎn)化為多種形式的檔案和文件，由此能夠得出知識(shí)管理目標(biāo)包含了檔案管理目標(biāo)。兩者都是在人們所需時(shí)提供信息，在社會(huì)所需時(shí)提供服務(wù)，這也意味著兩者相互交融，具有合作的基礎(chǔ)。

另一方面，檔案管理與知識(shí)管理所采用的技術(shù)手段也呈現(xiàn)出諸多共性。通過(guò)新興的信息技術(shù)獲取信息后，有序且集中地進(jìn)行資源整理，在此基礎(chǔ)上建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，維護(hù)信息安全，充分挖掘知識(shí)內(nèi)容和檔案信息的應(yīng)用價(jià)值[2]。結(jié)合注重檔案內(nèi)容的知識(shí)管理，帶領(lǐng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，在知識(shí)傳播中實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、智能化。

2.知識(shí)管理對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的影響

2.1 促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)

知識(shí)管理思想強(qiáng)調(diào)了知識(shí)作為組織核心競(jìng)爭(zhēng)力具有極大的價(jià)值，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展起到推動(dòng)作用。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的背景下，知識(shí)資源的獲取不再局限于檔案館和圖書(shū)館，更多的是從企業(yè)各種活動(dòng)中獲得。將活動(dòng)中產(chǎn)生的信息進(jìn)行收集和整理，轉(zhuǎn)化為大量的知識(shí)信息，再根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況合理開(kāi)發(fā)和利用。針對(duì)這些知識(shí)信息，需要企業(yè)知識(shí)型員工發(fā)揮他們的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，加深層次并加大力度挖掘檔案信息資源，以提升檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用效率和企業(yè)檔案知識(shí)管理的工作效率。多數(shù)企業(yè)雖然已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施了檔案管理信息化建設(shè)，但信息資源深層次開(kāi)發(fā)程度尚且不足。因此，及時(shí)擴(kuò)展各項(xiàng)知識(shí)信息與企業(yè)檔案管理之間的契合度，借助知識(shí)管理模式調(diào)整檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題極為重要。

2.2 開(kāi)展規(guī)范的檔案管理工作

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的一手材料，作為珍貴憑證客觀(guān)地記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程與軌跡。知識(shí)管理是對(duì)企業(yè)檔案資源中的隱性知識(shí)與顯性知識(shí)進(jìn)行挖掘，更加注重采用先進(jìn)的技術(shù)手段為企業(yè)提供知識(shí)性服務(wù)。在知識(shí)管理中，最為重要的構(gòu)成部分是知識(shí)共享，通過(guò)積累、組織、創(chuàng)新后分享到整個(gè)企業(yè)，基于先進(jìn)的技術(shù)手段，為有需要的用戶(hù)提供全面且高效的檔案服務(wù)[3]。開(kāi)展知識(shí)管理需要具備兩個(gè)要素，即知識(shí)型檔案工作人員，擁有一定的知識(shí)管理理念。先進(jìn)的技術(shù)與信息設(shè)備，確保檔案信息化順利實(shí)施。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等知識(shí)管理技術(shù)融入到檔案管理領(lǐng)域，表現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、信息化的特點(diǎn)，成為檔案管理規(guī)范化、有序化發(fā)展的新方向。同時(shí)，要求相關(guān)人員完善處理并強(qiáng)化各項(xiàng)重要信息，繼而為推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化提供合理知識(shí)支持。

2.3 推進(jìn)企業(yè)檔案工作的進(jìn)步

在知識(shí)管理的應(yīng)用背景下，檔案管理模式逐步從封閉式轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式，極大地拓寬了檔案資源的獲取渠道，擴(kuò)大了員工的視野，使檔案管理工作變得多元化、層次化。檔案工作人員在確保企業(yè)內(nèi)部能夠暢通傳遞與及時(shí)更新知識(shí)的同時(shí)，為員工提供濃厚的知識(shí)環(huán)境，從而促進(jìn)人們實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的交流。企業(yè)加大對(duì)知識(shí)管理的重視程度，使企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間相互融合，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與知識(shí)共享來(lái)提高企業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備，為企業(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有力推動(dòng)企業(yè)檔案工作的進(jìn)步。

3.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理信息化意識(shí)薄弱

知識(shí)管理理論應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，促使檔案開(kāi)發(fā)利用更加便捷與高效，檔案管理在新理念、新技術(shù)中開(kāi)啟了新的階段。企業(yè)檔案管理工作逐漸趨于智能化的同時(shí)，也有部分企業(yè)因?yàn)槭冀K受到過(guò)去檔案管理思想的影響，導(dǎo)致檔案工作人員身上依然存在手工收集、整理和保存實(shí)體檔案的現(xiàn)象，沒(méi)有采用任何信息化手段來(lái)優(yōu)化檔案工作[4]。這從更深的層次表明檔案信息資源沒(méi)有得到充分利用，顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的價(jià)值沒(méi)有完全發(fā)揮。大量有價(jià)值的檔案信息被埋藏在檔案館深處,無(wú)法轉(zhuǎn)為真正的生產(chǎn)力。

3.2 檔案管理信息化技術(shù)落后

隨著企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了越來(lái)越多的檔案資源，而傳統(tǒng)的檔案管理方式是復(fù)雜而繁瑣的，需要檔案管理人員花費(fèi)大量時(shí)間整理，所以，信息化的檔案管理方式應(yīng)運(yùn)而生。面對(duì)知識(shí)管理視角下的檔案管理信息化，突破了傳統(tǒng)檔案的范疇，在傳統(tǒng)的管理方式上融入信息化技術(shù)，不但能夠簡(jiǎn)化檔案管理的整個(gè)流程，還能節(jié)約人力又節(jié)省時(shí)間，為企業(yè)的檔案管理提供更高保障。雖然信息化建設(shè)已成為我國(guó)檔案管理的重要趨勢(shì)，但仍存在不少技術(shù)問(wèn)題，無(wú)法有效且準(zhǔn)確地完成相應(yīng)的檔案流程操作。不僅如此，技術(shù)問(wèn)題還容易造成文件信息泄露，一旦泄露就會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生一定風(fēng)險(xiǎn)，信息無(wú)法得到很好的保存，增加了管理難度。

3.3 檔案管理制度不健全

企業(yè)檔案管理中呈現(xiàn)出的問(wèn)題可以通過(guò)檔案信息化的落實(shí)得到解決，積極踐行知識(shí)管理對(duì)于提升企業(yè)的發(fā)展水平有重要意義，企業(yè)的所有檔案資料都是重要的知識(shí)資源。對(duì)于檔案的分類(lèi)需要依據(jù)國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，遵循文件生命周期理論，樹(shù)立整體化與科學(xué)化的意識(shí)，避免重疊與交叉。而在各企業(yè)具體實(shí)踐中，卻經(jīng)常發(fā)生檔案載體的缺失、破損等情況，這是由于檔案管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)檔案存放環(huán)境的管理要求，且部分檔案沒(méi)有得到一體化、規(guī)范化的管理也會(huì)導(dǎo)致檔案在結(jié)構(gòu)和數(shù)量等方面出現(xiàn)不合理問(wèn)題，從而降低了企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效率。

3.4 檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

知識(shí)管理視角下的檔案信息化在一定程度上將企業(yè)內(nèi)部的檔案管理轉(zhuǎn)化為知識(shí)的管理。檔案信息化建設(shè)依靠信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件進(jìn)行收集、管理、開(kāi)發(fā)利用等過(guò)程，這對(duì)于檔案工作者的業(yè)務(wù)能力有了更高要求。企業(yè)檔案工作人員能否接受新事物、新設(shè)備及新技術(shù)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程有較大影響。當(dāng)前，企業(yè)檔案工作者老齡化嚴(yán)重且創(chuàng)新能力不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，還只是局限于對(duì)檔案進(jìn)行整理后錄入電腦，這樣都會(huì)導(dǎo)致檔案管理很難實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

4.推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議

4.1 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識(shí)

在數(shù)字化發(fā)展環(huán)境中，知識(shí)作為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，逐漸被人們所重視。與此同時(shí)，隨著知識(shí)信息種類(lèi)與數(shù)量的不斷增加，也為檔案工作帶來(lái)了一定的困難，而正是檔案信息化建設(shè)才能很好地解決以上問(wèn)題。為了保證企業(yè)能夠順利推進(jìn)檔案管理信息化，應(yīng)以知識(shí)管理為指導(dǎo)，對(duì)知識(shí)進(jìn)行不斷的收集。當(dāng)前，收集知識(shí)的方式主要有兩種，一種是來(lái)自企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)，其中包括一些隱性和顯性的知識(shí)，而另外一種則是企業(yè)外部的知識(shí)，主要包括企業(yè)的交易或并購(gòu)等相應(yīng)的知識(shí)，只有對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行有效的收集和管理，才能促進(jìn)企業(yè)得到更好的發(fā)展。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，將其融入到檔案管理工作的整個(gè)流程中，加大宣傳知識(shí)管理思想，將知識(shí)轉(zhuǎn)化為自身競(jìng)爭(zhēng)力，引起更多工作者關(guān)注，有利于提升企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4.2 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

在知識(shí)管理視域下，確保檔案管理信息化穩(wěn)定發(fā)展的前提是不斷學(xué)習(xí)相關(guān)先進(jìn)技術(shù)，更新信息化建設(shè)所需要的軟硬件設(shè)施。通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)可以確保檔案信息資源的完整與有效，實(shí)現(xiàn)快速分類(lèi)及歸檔等操作，引入知識(shí)管理來(lái)彌補(bǔ)缺陷，提高檔案的利用率，使企業(yè)檔案管理朝著數(shù)字化、自動(dòng)化的方向前行。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，知識(shí)信息資源數(shù)量越來(lái)越多。企業(yè)需要從檔案中提取創(chuàng)新的知識(shí)信息，對(duì)此，企業(yè)應(yīng)搭建有目的且有規(guī)劃的檔案管理信息知識(shí)庫(kù)，借助數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的支持，將知識(shí)吸收消化，做到檔案管理工作同步提升科學(xué)性與便捷性[5]。同時(shí),要采用信息技術(shù)提高文件管理的安全性，防止數(shù)據(jù)泄露。

4.3 轉(zhuǎn)變檔案管理理念與制度

知識(shí)管理具有開(kāi)放性和共享性的特征，將知識(shí)管理引入檔案信息化建設(shè)，要求檔案工作人員樹(shù)立知識(shí)管理新理念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的巨大價(jià)值。嚴(yán)格依據(jù)知識(shí)管理理論并依托先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，做好檔案管理的整體布局和規(guī)劃工作，發(fā)揮檔案服務(wù)積極性及推動(dòng)知識(shí)管理工作的發(fā)展。深入挖掘、傳播企業(yè)發(fā)展中存在的顯性知識(shí)與隱性知識(shí)，將知識(shí)管理技術(shù)運(yùn)用到日常工作實(shí)踐中。檔案管理工作已不再是簡(jiǎn)單的傳遞與存儲(chǔ)檔案信息，而是需要為企業(yè)的發(fā)展提供知識(shí)服務(wù)以實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的檔案信息資源共享[6]，使有形狀態(tài)再現(xiàn)無(wú)形知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，所以，理念的創(chuàng)新會(huì)進(jìn)一步帶動(dòng)企業(yè)的創(chuàng)新。

企業(yè)檔案信息資源涉及內(nèi)容廣泛，部門(mén)和業(yè)務(wù)之間縱橫交錯(cuò)。若想對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)，健全完善的檔案管理制度必不可少。檔案部門(mén)制定相應(yīng)的制度政策，保證檔案管理各環(huán)節(jié)落實(shí)到位。檔案應(yīng)做到專(zhuān)人管理、專(zhuān)柜管理，并及時(shí)對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)、借閱、復(fù)印等變化情況進(jìn)行明確記錄。對(duì)不同檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、分別存放并合理規(guī)劃短期、長(zhǎng)期、永久等不同期限檔案的空間區(qū)分。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)明確管理人員的任務(wù)，確保數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和傳輸不出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤。

4.4 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

為了提高檔案管理信息化建設(shè)的整體質(zhì)量，企業(yè)必須要引入知識(shí)管理并對(duì)檔案部門(mén)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行職業(yè)道德、專(zhuān)業(yè)技能等多方面的工作培訓(xùn)，使其具備詳實(shí)的知識(shí)和精湛的技能。檔案工作的有序開(kāi)展與工作人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力密不可分，會(huì)直接影響到企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的效果。企業(yè)檔案中涵蓋顯性知識(shí)與隱性知識(shí)，檔案管理部門(mén)有必要通過(guò)定期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)來(lái)提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)交流中做到隱性知識(shí)的傳播，確保業(yè)務(wù)能力與檔案工作相匹配。另外，構(gòu)建知識(shí)型檔案管理隊(duì)伍，引導(dǎo)檔案人員深入并系統(tǒng)地學(xué)習(xí)新知識(shí)，熟練掌握各種計(jì)算機(jī)及辦公軟件的操作技能，緊密融合個(gè)人價(jià)值的升華與檔案事業(yè)的前進(jìn)，更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

5.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)應(yīng)積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，將知識(shí)管理納入到企業(yè)檔案信息化建設(shè)中。檔案管理和知識(shí)管理對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的落實(shí)是兩個(gè)重要的環(huán)節(jié)，兩者相輔相成。以知識(shí)管理為導(dǎo)向，通過(guò)強(qiáng)化知識(shí)觀(guān)念、創(chuàng)新管理技術(shù)、轉(zhuǎn)變管理理念與制度，定期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)檔案管理人員來(lái)推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。以挖掘檔案信息中知識(shí)的深層價(jià)值，不斷創(chuàng)新使知識(shí)管理的應(yīng)用達(dá)到理想效果，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。