張曉蕾

摘要：煙草行業(yè)在我國的經(jīng)濟體系中占有重要的地位，檔案是反映、記錄煙草企業(yè)運營與發(fā)展的重要信息資料，其內(nèi)容以數(shù)據(jù)、圖表、影像、圖片、文字等多種形式體現(xiàn)，是煙草企業(yè)日常管理、運營以及未來發(fā)展等各項工作開展的基礎(chǔ)。隨著信息化技術(shù)的不斷推廣與革新，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理也需與時俱進，加強其信息化發(fā)展，以優(yōu)化煙草行業(yè)檔案的處理、保存及應(yīng)用，挖掘其價值以促進煙草行業(yè)持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煙草行業(yè);檔案管理;信息化發(fā)展

引言：

檔案所記錄的內(nèi)容非常繁雜，包括人事資料、生產(chǎn)活動、銷售情況、日常管理等各種信息，在企業(yè)運營、發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低、安全性差、信息利用率小，逐漸無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，而信息技術(shù)操作便捷、高效安全、功能多，尤擅數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，因此檔案的信息化發(fā)展是一種必然趨勢。在其信息化發(fā)展過程中，管理人員需要認識到檔案管理中的問題，并結(jié)合信息技術(shù)優(yōu)勢提出科學的解決措施。

一、煙草行業(yè)檔案管理問題

（一）缺乏專業(yè)人才

很多企業(yè)認為檔案管理就是簡單地將資料進行整理，因此在選擇檔案管理人員的時候比較隨意，對其經(jīng)驗、工作能力等要求不高，甚至有的企業(yè)是安排其他崗位的人兼職檔案管理工作，這種認知是非常片面的，這種管理更是不可取的。檔案管理人員不僅要有專業(yè)的工作技能，還需要熟悉煙草行業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定以及國家相關(guān)法律法規(guī)，要責任心強、安全意識強，綜合素質(zhì)高。但是，目前煙草行業(yè)的檔案管理人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)學習，只是進行了臨時培訓，或者自己自學，因?qū)I(yè)能力不足、對檔案管理工作缺乏深刻的認知，檔案管理員往往缺乏主動性、責任意識及安全意識，且工作效率低、管理質(zhì)量不高。若是兼職檔案管理人員，更是缺乏對這份工作的重視和尊重。檔案管理專業(yè)人才匱乏，是檔案管理工作信息化發(fā)展的重要阻礙因素。

（二）管理缺乏規(guī)范化、標準化

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案載體多是光盤、照片、磁帶以及紙張等，其中以紙質(zhì)檔案最多。在對檔案進行分類、整理及歸檔、調(diào)閱等管理中，不僅要消耗大量的時間、人力，占據(jù)大面積的空間，而且容易對檔案造成損壞，或者丟失。檔案管理的信息化發(fā)展減少了對人工的依賴，在效率上更高，儲存、調(diào)閱、歸檔等也更加便捷。但是，目前煙草行業(yè)的信息化檔案管理還未完全規(guī)范化、標準化，檔案管理職責不明、流程不清、要求不嚴謹，使檔案管理難以有序、高效的開展。

（三）缺少信息化基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理的信息化發(fā)展過程中，構(gòu)建安全、穩(wěn)定、高效、多能的電子檔案管理系統(tǒng)是關(guān)鍵，利用電子管理系統(tǒng)，不僅可以實現(xiàn)檔案信息的快速儲存、檢索，還可以對信息進行整合，利用大數(shù)據(jù)分析來體現(xiàn)煙草公司運營情況，以有效利用數(shù)據(jù)指導企業(yè)發(fā)展，與此同時，必須要保證系統(tǒng)的技術(shù)性、安全性，這些都需要依靠信息化基礎(chǔ)設(shè)施來保障。但是，目前的煙草行業(yè)在信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面缺少投入力度，軟件配置、硬件配置不足，功能性、安全性、穩(wěn)定性較差，而且電子系統(tǒng)的各版塊業(yè)務(wù)也不能有效的銜接，比較獨立、分散，無法構(gòu)建一個完整的電子檔案管理體系，影響了檔案管理信息化發(fā)展的有效進行。另外，信息化基礎(chǔ)設(shè)置的不足，另檔案信息化建設(shè)處于探索階段難以突破，在數(shù)據(jù)的獲取方面缺乏及時性，在查詢方面不夠便捷，對數(shù)據(jù)的利用不足，檔案數(shù)據(jù)庫不完善。

二、信息化發(fā)展的策略

（一）培養(yǎng)檔案管理人才

檔案管理的水平如何，這與檔案管理人員的素質(zhì)密不可分。目前，煙草行業(yè)缺乏專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才，因此檔案管理信息化發(fā)展的首先任務(wù)，就是在管理隊伍的構(gòu)建方面提高要求、加強培訓，以打造專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，在檔案管理的發(fā)展歷程中，信息化發(fā)展是一次創(chuàng)新、一次變革，而很多檔案管理人員在思想上、技術(shù)上遠遠沒有跟上時代的腳步，對信息化理念、技術(shù)的了解不深入、不全面。企業(yè)除了結(jié)合市場環(huán)境積極引進專業(yè)人才外，需對現(xiàn)有的檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓，針對信息技術(shù)優(yōu)勢、信息化技能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等組織學習，提升檔案管理人員的專業(yè)技能。其次，隨著檔案管理工作的規(guī)范化、復雜化，檔案管理人員必須要成長為復合型人才，不僅要掌握專業(yè)的檔案管理、信息化管理相關(guān)知識與技術(shù)，還需要有嫻熟的業(yè)務(wù)能力，更要熟悉煙草行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理條例。對此，企業(yè)可以制定激勵方案，鼓勵檔案管理人員積極學習，增強其責任意識、安全意識，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。

（二）加強管理的規(guī)范化、標準化

煙草行業(yè)檔案管理的信息化改革能否順利的進行，其主要決定因素是檔案管理工作能否規(guī)范化、標準化，如果檔案管理人員的職責不明、管理流程混亂、管理要求不嚴密，必然會嚴重阻礙信息化發(fā)展有效進行。對此，企業(yè)要完善檔案管理制度，在制度中對檔案管理的部門、職責等進行明確，同時對部門內(nèi)各人員的工作范圍、工作標準、工作要求等進行明確，使檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依。其次，企業(yè)要設(shè)置好各部門、各層級的檔案管理系統(tǒng)權(quán)限，以保證各部門能夠?qū)n案信息進行有效使用的同時，還能夠保護好檔案信息的安全，并協(xié)調(diào)好各部門與檔案管理部門工作上的配合。再次，檔案管理部門在工作劃分上，要結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)，對檔案的保管與保護工作、利用與開發(fā)工作、統(tǒng)計與借閱工作、鑒定與銷毀工作的相關(guān)流程、管理方法等進行優(yōu)化，形成規(guī)范化、標準化管理體系。另外，對于信息化管理制度的落實情況，煙草企業(yè)需要加強審查，及時的發(fā)現(xiàn)不足，及時調(diào)整，保證制度執(zhí)行的有效性。

（三）完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案利用率

首先，煙草企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)中，要積極的引入先進的信息化管理設(shè)備，并強化信息安全管理，為信息化管理工作的開展奠定良好的條件基礎(chǔ)。利用強大的基礎(chǔ)設(shè)置支持，提高工作效率，并構(gòu)建流暢、安全的電子檔案管理體系，增強系統(tǒng)的整體性。比如，將OA業(yè)務(wù)系統(tǒng)及辦公平臺結(jié)合，使文檔、檔案有效對接，以增強檔案管理、服務(wù)能力，更好的整合檔案資源。其次，充分挖掘檔案信息的價值。比如，檔案中記錄著煙草企業(yè)各個時期的發(fā)展情況，見證著企業(yè)的改革，利用檔案可以撰寫企業(yè)的大事記，可以編制企業(yè)年鑒，員工通過這些資料能夠從更多角度、更多維度以及更多層次來感觸企業(yè)的發(fā)展歷程和前輩們的艱辛奮斗，這對傳承企業(yè)優(yōu)良傳統(tǒng)、增強企業(yè)品牌影響力有重要意義。再次，企業(yè)可以適當?shù)拈_放檔案管理信息化平臺的權(quán)限，讓員工共享檔案資源進行學習、分析，以更多的了解公司發(fā)展，并從中挖掘有價值的內(nèi)容以優(yōu)化自身的工作。此外，檔案管理部門也可以通過整合檔案、細分檔案等，借助信息化手段將有價值的檔案信息以視頻、圖片等生動的形式展示出來，一方面可以體現(xiàn)信息化技術(shù)的價值，一方面可以讓檔案信息以更豐富的形式為全體員工服務(wù)。

三、結(jié)束語

煙草行業(yè)的檔案管理工作至關(guān)重要，其會一直伴隨企業(yè)的日常經(jīng)營與發(fā)展。但是，時代在變，技術(shù)在創(chuàng)新，工作的理念與模式在不斷改革，如果檔案管理工作依然延續(xù)傳統(tǒng)的、落后的思想及形式，不能夠結(jié)合時代發(fā)展的需求打破束縛、積極創(chuàng)新，便會嚴重阻礙煙草行業(yè)發(fā)展。因此，信息化時代背景下，檔案管理也需要順應(yīng)形勢以不斷的調(diào)整發(fā)展策略，結(jié)合信息化技術(shù)與優(yōu)勢，提升檔案管理效率與質(zhì)量，深入挖掘檔案價值，使其更好的為煙草行業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻：

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