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        基于煙草行業(yè)檔案管理信息化發(fā)展研究

        2022-03-27 01:15:02張曉蕾
        科學與生活 2022年2期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        張曉蕾

        摘要:煙草行業(yè)在我國的經(jīng)濟體系中占有重要的地位,檔案是反映、記錄煙草企業(yè)運營與發(fā)展的重要信息資料,其內(nèi)容以數(shù)據(jù)、圖表、影像、圖片、文字等多種形式體現(xiàn),是煙草企業(yè)日常管理、運營以及未來發(fā)展等各項工作開展的基礎(chǔ)。隨著信息化技術(shù)的不斷推廣與革新,在大數(shù)據(jù)時代背景下,檔案管理也需與時俱進,加強其信息化發(fā)展,以優(yōu)化煙草行業(yè)檔案的處理、保存及應(yīng)用,挖掘其價值以促進煙草行業(yè)持續(xù)發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:煙草行業(yè);檔案管理;信息化發(fā)展

        引言:

        檔案所記錄的內(nèi)容非常繁雜,包括人事資料、生產(chǎn)活動、銷售情況、日常管理等各種信息,在企業(yè)運營、發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。大數(shù)據(jù)時代,傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低、安全性差、信息利用率小,逐漸無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求,而信息技術(shù)操作便捷、高效安全、功能多,尤擅數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析,因此檔案的信息化發(fā)展是一種必然趨勢。在其信息化發(fā)展過程中,管理人員需要認識到檔案管理中的問題,并結(jié)合信息技術(shù)優(yōu)勢提出科學的解決措施。

        一、煙草行業(yè)檔案管理問題

        (一)缺乏專業(yè)人才

        很多企業(yè)認為檔案管理就是簡單地將資料進行整理,因此在選擇檔案管理人員的時候比較隨意,對其經(jīng)驗、工作能力等要求不高,甚至有的企業(yè)是安排其他崗位的人兼職檔案管理工作,這種認知是非常片面的,這種管理更是不可取的。檔案管理人員不僅要有專業(yè)的工作技能,還需要熟悉煙草行業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定以及國家相關(guān)法律法規(guī),要責任心強、安全意識強,綜合素質(zhì)高。但是,目前煙草行業(yè)的檔案管理人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)學習,只是進行了臨時培訓,或者自己自學,因?qū)I(yè)能力不足、對檔案管理工作缺乏深刻的認知,檔案管理員往往缺乏主動性、責任意識及安全意識,且工作效率低、管理質(zhì)量不高。若是兼職檔案管理人員,更是缺乏對這份工作的重視和尊重。檔案管理專業(yè)人才匱乏,是檔案管理工作信息化發(fā)展的重要阻礙因素。

        (二)管理缺乏規(guī)范化、標準化

        傳統(tǒng)的檔案管理中,檔案載體多是光盤、照片、磁帶以及紙張等,其中以紙質(zhì)檔案最多。在對檔案進行分類、整理及歸檔、調(diào)閱等管理中,不僅要消耗大量的時間、人力,占據(jù)大面積的空間,而且容易對檔案造成損壞,或者丟失。檔案管理的信息化發(fā)展減少了對人工的依賴,在效率上更高,儲存、調(diào)閱、歸檔等也更加便捷。但是,目前煙草行業(yè)的信息化檔案管理還未完全規(guī)范化、標準化,檔案管理職責不明、流程不清、要求不嚴謹,使檔案管理難以有序、高效的開展。

        (三)缺少信息化基礎(chǔ)設(shè)施

        檔案管理的信息化發(fā)展過程中,構(gòu)建安全、穩(wěn)定、高效、多能的電子檔案管理系統(tǒng)是關(guān)鍵,利用電子管理系統(tǒng),不僅可以實現(xiàn)檔案信息的快速儲存、檢索,還可以對信息進行整合,利用大數(shù)據(jù)分析來體現(xiàn)煙草公司運營情況,以有效利用數(shù)據(jù)指導企業(yè)發(fā)展,與此同時,必須要保證系統(tǒng)的技術(shù)性、安全性,這些都需要依靠信息化基礎(chǔ)設(shè)施來保障。但是,目前的煙草行業(yè)在信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面缺少投入力度,軟件配置、硬件配置不足,功能性、安全性、穩(wěn)定性較差,而且電子系統(tǒng)的各版塊業(yè)務(wù)也不能有效的銜接,比較獨立、分散,無法構(gòu)建一個完整的電子檔案管理體系,影響了檔案管理信息化發(fā)展的有效進行。另外,信息化基礎(chǔ)設(shè)置的不足,另檔案信息化建設(shè)處于探索階段難以突破,在數(shù)據(jù)的獲取方面缺乏及時性,在查詢方面不夠便捷,對數(shù)據(jù)的利用不足,檔案數(shù)據(jù)庫不完善。

        二、信息化發(fā)展的策略

        (一)培養(yǎng)檔案管理人才

        檔案管理的水平如何,這與檔案管理人員的素質(zhì)密不可分。目前,煙草行業(yè)缺乏專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才,因此檔案管理信息化發(fā)展的首先任務(wù),就是在管理隊伍的構(gòu)建方面提高要求、加強培訓,以打造專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先,在檔案管理的發(fā)展歷程中,信息化發(fā)展是一次創(chuàng)新、一次變革,而很多檔案管理人員在思想上、技術(shù)上遠遠沒有跟上時代的腳步,對信息化理念、技術(shù)的了解不深入、不全面。企業(yè)除了結(jié)合市場環(huán)境積極引進專業(yè)人才外,需對現(xiàn)有的檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓,針對信息技術(shù)優(yōu)勢、信息化技能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等組織學習,提升檔案管理人員的專業(yè)技能。其次,隨著檔案管理工作的規(guī)范化、復雜化,檔案管理人員必須要成長為復合型人才,不僅要掌握專業(yè)的檔案管理、信息化管理相關(guān)知識與技術(shù),還需要有嫻熟的業(yè)務(wù)能力,更要熟悉煙草行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理條例。對此,企業(yè)可以制定激勵方案,鼓勵檔案管理人員積極學習,增強其責任意識、安全意識,提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。

        (二)加強管理的規(guī)范化、標準化

        煙草行業(yè)檔案管理的信息化改革能否順利的進行,其主要決定因素是檔案管理工作能否規(guī)范化、標準化,如果檔案管理人員的職責不明、管理流程混亂、管理要求不嚴密,必然會嚴重阻礙信息化發(fā)展有效進行。對此,企業(yè)要完善檔案管理制度,在制度中對檔案管理的部門、職責等進行明確,同時對部門內(nèi)各人員的工作范圍、工作標準、工作要求等進行明確,使檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依。其次,企業(yè)要設(shè)置好各部門、各層級的檔案管理系統(tǒng)權(quán)限,以保證各部門能夠?qū)n案信息進行有效使用的同時,還能夠保護好檔案信息的安全,并協(xié)調(diào)好各部門與檔案管理部門工作上的配合。再次,檔案管理部門在工作劃分上,要結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù),對檔案的保管與保護工作、利用與開發(fā)工作、統(tǒng)計與借閱工作、鑒定與銷毀工作的相關(guān)流程、管理方法等進行優(yōu)化,形成規(guī)范化、標準化管理體系。另外,對于信息化管理制度的落實情況,煙草企業(yè)需要加強審查,及時的發(fā)現(xiàn)不足,及時調(diào)整,保證制度執(zhí)行的有效性。

        (三)完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施,提高檔案利用率

        首先,煙草企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)中,要積極的引入先進的信息化管理設(shè)備,并強化信息安全管理,為信息化管理工作的開展奠定良好的條件基礎(chǔ)。利用強大的基礎(chǔ)設(shè)置支持,提高工作效率,并構(gòu)建流暢、安全的電子檔案管理體系,增強系統(tǒng)的整體性。比如,將OA業(yè)務(wù)系統(tǒng)及辦公平臺結(jié)合,使文檔、檔案有效對接,以增強檔案管理、服務(wù)能力,更好的整合檔案資源。其次,充分挖掘檔案信息的價值。比如,檔案中記錄著煙草企業(yè)各個時期的發(fā)展情況,見證著企業(yè)的改革,利用檔案可以撰寫企業(yè)的大事記,可以編制企業(yè)年鑒,員工通過這些資料能夠從更多角度、更多維度以及更多層次來感觸企業(yè)的發(fā)展歷程和前輩們的艱辛奮斗,這對傳承企業(yè)優(yōu)良傳統(tǒng)、增強企業(yè)品牌影響力有重要意義。再次,企業(yè)可以適當?shù)拈_放檔案管理信息化平臺的權(quán)限,讓員工共享檔案資源進行學習、分析,以更多的了解公司發(fā)展,并從中挖掘有價值的內(nèi)容以優(yōu)化自身的工作。此外,檔案管理部門也可以通過整合檔案、細分檔案等,借助信息化手段將有價值的檔案信息以視頻、圖片等生動的形式展示出來,一方面可以體現(xiàn)信息化技術(shù)的價值,一方面可以讓檔案信息以更豐富的形式為全體員工服務(wù)。

        三、結(jié)束語

        煙草行業(yè)的檔案管理工作至關(guān)重要,其會一直伴隨企業(yè)的日常經(jīng)營與發(fā)展。但是,時代在變,技術(shù)在創(chuàng)新,工作的理念與模式在不斷改革,如果檔案管理工作依然延續(xù)傳統(tǒng)的、落后的思想及形式,不能夠結(jié)合時代發(fā)展的需求打破束縛、積極創(chuàng)新,便會嚴重阻礙煙草行業(yè)發(fā)展。因此,信息化時代背景下,檔案管理也需要順應(yīng)形勢以不斷的調(diào)整發(fā)展策略,結(jié)合信息化技術(shù)與優(yōu)勢,提升檔案管理效率與質(zhì)量,深入挖掘檔案價值,使其更好的為煙草行業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

        參考文獻:

        [1]陳嘉慎.新時代背景下大型企業(yè)檔案管理水平提升點的探討[J].建筑施工,2020,42(7):2.

        [2]張立春.試論現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策[J].電子工程學院學報,2020,9(3):1.

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