王 華

（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇揚(yáng)州，225127）

利用數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，可以形成更直觀(guān)、全面的檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)而為人事決策提供依據(jù)。一個(gè)重要的前提就是確保人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和全面性。人事檔案具有私人化性質(zhì)，涉及大量個(gè)人隱私，有些還會(huì)涉及工作秘密，因而人事檔案的保密與安全性也成為重要議題?；诖耍耸聶n案數(shù)據(jù)價(jià)值的體現(xiàn)需要同時(shí)關(guān)注數(shù)據(jù)搜集的“真實(shí)與全面”和檔案利用過(guò)程中的“保密與安全”問(wèn)題。

一、 大數(shù)據(jù)對(duì)人事檔案管理的影響

1. 深化了人事檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用

傳統(tǒng)人事檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型意義重大。一是有效克服傳統(tǒng)人事檔案管理的不足?，F(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理的深度融合，極大豐富了人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源，提升了人事檔案數(shù)據(jù)的使用效率，凸顯了人事檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值和作用。二是助推人事檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)。人事檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)是深化人事檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值的重要基礎(chǔ)。［1］通過(guò)數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)分析，深度挖掘原本分散的檔案數(shù)據(jù)中隱藏的規(guī)律性?xún)?nèi)容，有效推動(dòng)了人力資源管理模式的創(chuàng)新。

2. 對(duì)保障人事檔案安全提出了新的要求

根據(jù)性質(zhì)的不同人事檔案可劃分為公開(kāi)資料、內(nèi)部文件和涉密資料等，其中內(nèi)部文件和涉密資料的利用應(yīng)避免泄密，保護(hù)相關(guān)主體的隱私權(quán)。人事檔案數(shù)據(jù)管理過(guò)程主要依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的處理規(guī)則，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)中的清洗和過(guò)濾規(guī)則的廣泛應(yīng)用，在一定程度上會(huì)影響人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。因此，在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理人事檔案的過(guò)程中，要有專(zhuān)業(yè)的檔案人員參與，以切實(shí)保障人事檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性和保密性。

二、 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案數(shù)據(jù)的“保全”

大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案數(shù)據(jù)的“保全”，包含兩層涵義，一是在檔案收集環(huán)節(jié)保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、全面，二是在檔案管理與利用環(huán)節(jié)保障檔案的安全。

1. 深化大數(shù)據(jù)理念，全面收集人事檔案數(shù)據(jù)

人事檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)管理思維，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行多渠道、多路徑收集［2］，并對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分類(lèi)和歸檔，保證人事檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作的有機(jī)配合。第一，重視人事檔案數(shù)據(jù)采集。要充分認(rèn)識(shí)人事檔案數(shù)據(jù)采集的重要性，建立起與工作機(jī)制相匹配的人事檔案數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，借助人事檔案管理信息系統(tǒng)和采集終端等數(shù)據(jù)接口，及時(shí)對(duì)人事信息進(jìn)行采集、匯總。第二，重視外部環(huán)境數(shù)據(jù)收集。除了要收集單位內(nèi)部人員信息，還要注意收集單位人員的外部信息，如單位人員的社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)信息、誠(chéng)信信息等，為人力資源管理提供更為全面的數(shù)據(jù)支撐。

2. 優(yōu)化檔案收集鑒別模式，保障檔案數(shù)據(jù)歸檔安全

無(wú)論來(lái)源如何，人事檔案信息都存在著造假的可能，這就需要人事檔案管理部門(mén)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行鑒別。第一，將人事檔案數(shù)據(jù)鑒別作為一項(xiàng)重要工作。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案收集鑒別工作的極端重要性，嚴(yán)格按照“取之有據(jù)、舍之有理”的原則對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面鑒別處理。第二，善于運(yùn)用先進(jìn)的檢測(cè)方式。一方面，驗(yàn)證人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。包含對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源、數(shù)據(jù)的真實(shí)性和原數(shù)據(jù)與工作人員的關(guān)聯(lián)性等方面進(jìn)行驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。另一方面，檢測(cè)人事檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性。通過(guò)歸檔信息檢測(cè)、數(shù)據(jù)文件檢測(cè)、元數(shù)據(jù)檢測(cè)、數(shù)據(jù)總量檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)完整可用。此外，還要重視安全性檢測(cè)，包含人事檔案數(shù)據(jù)收集安全、數(shù)據(jù)載體安全和歸檔過(guò)程安全監(jiān)控。

3. 開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)查詢(xún)平臺(tái)，保障數(shù)據(jù)查詢(xún)安全

為更好地發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值，建議開(kāi)發(fā)人事檔案數(shù)據(jù)查詢(xún)平臺(tái)，充分滿(mǎn)足人事檔案數(shù)據(jù)查詢(xún)需求?？刹捎枚S碼技術(shù)，提升人事檔案數(shù)據(jù)查詢(xún)速度。在具體實(shí)施過(guò)程中，第一，實(shí)現(xiàn)查詢(xún)?nèi)^(guò)程記錄。相關(guān)工作人員根據(jù)用戶(hù)請(qǐng)求核對(duì)相關(guān)身份信息并生成二維碼身份證。［3］查詢(xún)?nèi)藛T用手機(jī)掃描二維碼身份證就可以獲得查詢(xún)范圍限時(shí)授權(quán)資格，進(jìn)而獲得需要的人事檔案數(shù)據(jù)，且查詢(xún)?nèi)藛T在人事檔案系統(tǒng)的所有查詢(xún)行為都將被系統(tǒng)記錄。第二，做到人事檔案數(shù)據(jù)打印規(guī)范化。用手機(jī)掃描二維碼就可以顯示人事檔案數(shù)據(jù)信息出處、查詢(xún)?nèi)?、查檔時(shí)間及具體操作信息。二維碼技術(shù)與人事檔案管理信息系統(tǒng)的融合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的可追溯，同時(shí)也可以確保對(duì)用戶(hù)查詢(xún)行為的全過(guò)程監(jiān)督，有效防止人事檔案數(shù)據(jù)泄密，切實(shí)保障查詢(xún)操作流程的規(guī)范性、科學(xué)性。

三、 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案數(shù)據(jù)如何“保密”

大數(shù)據(jù)時(shí)代，既需要通過(guò)優(yōu)化存儲(chǔ)模式、技術(shù)融入方式實(shí)現(xiàn)人事檔案管理全流程的保密，又要協(xié)調(diào)好保密與公開(kāi)之間的關(guān)系。

1. 優(yōu)化人事檔案數(shù)據(jù)保密存儲(chǔ)模式

人事檔案數(shù)據(jù)保密存儲(chǔ)模式創(chuàng)新是切實(shí)保障人事檔案數(shù)據(jù)安全的重要手段之一，具體應(yīng)按照“三庫(kù)分離”原則對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保管。第一，建立長(zhǎng)期保存庫(kù)。人事檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存庫(kù)要獨(dú)立于人事檔案管理信息系統(tǒng)以外，用于長(zhǎng)期存儲(chǔ)人事檔案數(shù)據(jù)。第二，建立管理庫(kù)。用于支持人事檔案管理者開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、查閱、檢索等工作［4］。第三，建立利用庫(kù)。對(duì)部分人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合存放，相關(guān)工作人員可以對(duì)這些人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。第四，格式轉(zhuǎn)換。在不改變?cè)募那闆r下應(yīng)將原文件批量轉(zhuǎn)化成為PDF或JPEG格式，以便長(zhǎng)期保存。第五，實(shí)行離線(xiàn)存儲(chǔ)方式。對(duì)于內(nèi)部使用的人事數(shù)據(jù)要采取線(xiàn)上線(xiàn)下存儲(chǔ)相結(jié)合方式，對(duì)于對(duì)外公開(kāi)的人事檔案信息要做好線(xiàn)下數(shù)據(jù)備份。

2. 提高人事檔案數(shù)據(jù)保密技術(shù)水平

第一，及時(shí)升級(jí)人事檔案管理系統(tǒng)。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行必要的升級(jí)，設(shè)置多道防火墻，為數(shù)據(jù)安全提供多重安全保障，避免因外部網(wǎng)絡(luò)攻擊或病毒感染造成人事檔案數(shù)據(jù)泄密。同時(shí)設(shè)置不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，定期對(duì)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限進(jìn)行更新，防止部分人員濫用職權(quán)。［5］第二，設(shè)置自動(dòng)報(bào)警機(jī)制。管理信息系統(tǒng)內(nèi)部嵌入自動(dòng)報(bào)警機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)外部技術(shù)侵入即自動(dòng)觸發(fā)報(bào)警機(jī)制，相應(yīng)的自我保護(hù)程序就會(huì)立即啟動(dòng)。對(duì)發(fā)現(xiàn)的病毒也能夠及時(shí)處理，避免人事檔案數(shù)據(jù)泄密。第三，建立和完善人事檔案保密管理制度。明確人事檔案數(shù)據(jù)保密原則，并將其上升到管理制度層面，如制定針對(duì)違反保密原則行為的懲罰措施，明晰人事檔案管理各環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)，為檔案人員提供操作范本。

3. 協(xié)調(diào)好人事檔案保密與公開(kāi)的關(guān)系

第一，堅(jiān)持有限公開(kāi)原則。明確有限公開(kāi)對(duì)象，有限公開(kāi)并非對(duì)所有人公開(kāi)，而是對(duì)相關(guān)具備檔案查詢(xún)資格人員和檔案當(dāng)事人進(jìn)行適度開(kāi)放。在人事檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放過(guò)程中，也要注意保密工作，切實(shí)保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)益。明確有限公開(kāi)范圍，并不是所有人事檔案數(shù)據(jù)都對(duì)外公開(kāi)，一些涉密人事檔案數(shù)據(jù)不在公開(kāi)范圍之內(nèi)。第二，平衡人事檔案數(shù)據(jù)保密和公開(kāi)關(guān)系，對(duì)涉密的檔案信息或與當(dāng)事人切身利益密切相關(guān)的人事檔案數(shù)據(jù)要堅(jiān)決保護(hù)，對(duì)應(yīng)該公開(kāi)或必須公開(kāi)的人事檔案數(shù)據(jù)要堅(jiān)決地予以公開(kāi)。