莫瑩

【摘要】隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大量的外國(guó)資本進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)?？鐕?guó)公司位于中國(guó)的財(cái)務(wù)中心借鑒國(guó)際經(jīng)驗(yàn)，于各公司財(cái)務(wù)中心引入發(fā)票無(wú)紙化會(huì)計(jì)流程模式。但是，由于各種客觀因素的限制，機(jī)器識(shí)別匹配時(shí)存在一些問(wèn)題。文章通過(guò)對(duì)瑞典宜家家居的實(shí)證分析，探討跨國(guó)公司在運(yùn)用發(fā)票無(wú)紙化時(shí)可能產(chǎn)生的問(wèn)題，并剖析原因，以期為提高發(fā)票無(wú)紙化會(huì)計(jì)操作的可靠性運(yùn)用提供參考。

【關(guān)鍵詞】發(fā)票無(wú)紙化；會(huì)計(jì)分錄匹配；跨國(guó)公司財(cái)務(wù)中心

【中圖分類號(hào)】F275

一、引言

隨著外資企業(yè)財(cái)務(wù)中心在國(guó)內(nèi)的加快搭建與成熟，其財(cái)務(wù)處理環(huán)境有了很大的變化。傳統(tǒng)的以單一部門(mén)形成設(shè)立的會(huì)計(jì)部門(mén)在成本這把利劍下已經(jīng)分崩離析，大量的財(cái)務(wù)中心，甚至全球化會(huì)計(jì)處理部門(mén)產(chǎn)生了。正是由于這種巨大的變化使得傳統(tǒng)的發(fā)票處理模式難以滿足企業(yè)云端監(jiān)管的需求。為了彌補(bǔ)這個(gè)巨大的不便，歐洲企業(yè)利用我國(guó)的財(cái)務(wù)中心，并借鑒國(guó)際經(jīng)驗(yàn)，提出運(yùn)用發(fā)票無(wú)紙化處理模式。

我國(guó)財(cái)務(wù)中心在運(yùn)用發(fā)票無(wú)紙化模式上采取“謹(jǐn)慎性”原則。由于發(fā)票無(wú)紙化技術(shù)環(huán)境尚不成熟、相關(guān)會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)參差不齊，在發(fā)票無(wú)紙化運(yùn)用上還有許多不完善之處，導(dǎo)致跨國(guó)公司在運(yùn)用發(fā)票無(wú)紙化會(huì)計(jì)計(jì)量時(shí)存在一系列問(wèn)題。本文在分析跨國(guó)公司運(yùn)用發(fā)票無(wú)紙化模式的現(xiàn)狀，運(yùn)用發(fā)票無(wú)紙化模式時(shí)存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上提出，改進(jìn)發(fā)票無(wú)紙化會(huì)計(jì)處理的不規(guī)范運(yùn)用對(duì)策，以確保發(fā)票無(wú)紙化模式正確實(shí)施。本文將采用實(shí)證分析法，從宜家全球的經(jīng)營(yíng)狀況以及其在運(yùn)用發(fā)票無(wú)紙化模式后的質(zhì)量分析兩方面著手，分析宜家全球通過(guò)發(fā)票無(wú)紙化模式，提升會(huì)計(jì)信息透明度、費(fèi)用審批邏輯性。

二、發(fā)票無(wú)紙化運(yùn)用的背景

（一）發(fā)票無(wú)紙化的涵義

自發(fā)票無(wú)紙化概念提出，一直是學(xué)術(shù)界爭(zhēng)論的焦點(diǎn)，國(guó)際上也在不停地修正其定義。它的英文定義為：Electronic Invoice Workflow System，即通過(guò)電子掃描發(fā)票，自動(dòng)生成發(fā)票相應(yīng)信息和會(huì)計(jì)分錄。

關(guān)聯(lián)號(hào)從理論上完美地解決了循環(huán)性發(fā)票期間與記賬的時(shí)間維度統(tǒng)一性，從而為發(fā)票無(wú)紙化會(huì)計(jì)處理從手工錄賬向關(guān)聯(lián)號(hào)匹配的轉(zhuǎn)向鋪平了道路。對(duì)于單據(jù)審批者而言，審批勞力被節(jié)省，會(huì)計(jì)分錄自動(dòng)統(tǒng)一。因此發(fā)票無(wú)紙化能更有利于同一供應(yīng)商的重復(fù)性賬單入賬。

（二）發(fā)票無(wú)紙化在跨國(guó)公司的運(yùn)用

在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益增多的企業(yè)環(huán)境中，大量的實(shí)物和勞務(wù)采購(gòu)使得單據(jù)種類和形式發(fā)生了很大的變化。而且，如今勞務(wù)成本和可模仿簽名技術(shù)的增加，使得各種人工審批風(fēng)險(xiǎn)和不確定性也逐漸增大，讓原本的單據(jù)發(fā)票手工審核模式難以滿足風(fēng)險(xiǎn)控制的要求。因此發(fā)票無(wú)紙化逐漸被引入跨國(guó)公司。

2011年以來(lái)，一些歐洲企業(yè)結(jié)合專業(yè)的財(cái)務(wù)處理軟件，開(kāi)始自研發(fā)票無(wú)紙化操作系統(tǒng)。隨之，美國(guó)的公司也開(kāi)始采用這種模式?？梢?jiàn)，發(fā)票無(wú)紙化模式的運(yùn)用符合經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、時(shí)代的步伐，也是順應(yīng)整個(gè)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境對(duì)節(jié)省手續(xù)、快速記賬的渴求。從另一個(gè)角度來(lái)看，發(fā)票無(wú)紙化運(yùn)用程度和范圍也成為衡量一家跨國(guó)公司財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)發(fā)展水平的重要標(biāo)志。

（三）發(fā)票無(wú)紙化操作在我國(guó)的運(yùn)用基礎(chǔ)

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系日趨成熟。會(huì)計(jì)理論實(shí)踐經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展和完善，在強(qiáng)化公司治理、提高運(yùn)行透明度等方面有了很大的提高，我國(guó)的發(fā)票無(wú)紙化運(yùn)用條件已經(jīng)形成。

2015年國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于開(kāi)展增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級(jí)版電子發(fā)票試運(yùn)行工作有關(guān)問(wèn)題的通知》（稅總函[2015]373號(hào)）和《關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開(kāi)具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》（國(guó)家稅務(wù)總局公告2015年第84號(hào)）兩個(gè)文件，文件規(guī)定自2015年8月1日起在北京、上海、深圳和浙江推行電子發(fā)票試點(diǎn)，2016年1月1日起向全國(guó)推行，標(biāo)志著發(fā)票無(wú)紙化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。

電子發(fā)票是信息科技的產(chǎn)物，我國(guó)運(yùn)用發(fā)票無(wú)紙化模式的意義是深遠(yuǎn)的。

1.啟用發(fā)票無(wú)紙化符合及時(shí)性原則，在有關(guān)聯(lián)號(hào)的情況下能更好地自動(dòng)匹配生成分錄。

2.啟用發(fā)票無(wú)紙化可真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，估計(jì)企業(yè)未來(lái)現(xiàn)金流出狀況，從而給經(jīng)營(yíng)管理者提供更有力的會(huì)計(jì)信息。

3.啟用發(fā)票無(wú)紙化能直觀地按各部門(mén)統(tǒng)計(jì)支出情況。

三、發(fā)票無(wú)紙化在宜家家居運(yùn)用情況分析

（一）宜家家居的經(jīng)營(yíng)狀況分析

我國(guó)加入WTO后，大量的外國(guó)資本涌入我國(guó)市場(chǎng)，各外資企業(yè)建立財(cái)務(wù)中心，集中處理相關(guān)業(yè)務(wù)。形態(tài)各異的紙質(zhì)發(fā)票不便于郵寄及記賬，因此，承接跨國(guó)企業(yè)的單據(jù)處理，使用發(fā)票無(wú)紙化是必然的趨勢(shì)。

宜家家居在全球29個(gè)國(guó)家/地區(qū)擁有356個(gè)商場(chǎng)，其中有36家在中國(guó)大陸。在波蘭設(shè)立國(guó)際財(cái)務(wù)中心作為先頭部隊(duì)處理歐洲地區(qū)發(fā)票，中國(guó)上海設(shè)立財(cái)務(wù)中心處理亞洲、澳洲、北美地區(qū)和瑞典的賬單發(fā)票。目前，公司主營(yíng)業(yè)務(wù)為家具家居家紡和餐飲食品。宜家（中國(guó)）投資有限公司位于上海徐匯，注冊(cè)資本83 956.6萬(wàn)美元，由荷蘭INGKA PRO HOLDING B.V.100%全資控股，每月處理超過(guò)13萬(wàn)份工資單，每年處理130多萬(wàn)張發(fā)票和9萬(wàn)多份員工的報(bào)銷申請(qǐng)。為新店及新的業(yè)務(wù)國(guó)家提供共享服務(wù)，從而支持宜家未來(lái)的業(yè)務(wù)擴(kuò)張。

（二）宜家家居發(fā)票實(shí)行無(wú)紙化的質(zhì)量分析

2011年宜家家居使用瑞典公司Buswanr的軟件產(chǎn)品，導(dǎo)入發(fā)票無(wú)紙化模式，整個(gè)系統(tǒng)分為以下幾個(gè)模塊（見(jiàn)圖1、圖2、圖3）：

Master（信息錄入員、會(huì)計(jì)使用）：控制，記錄會(huì)計(jì)分錄，刪除、退回、發(fā)送發(fā)票，導(dǎo)入會(huì)計(jì)系統(tǒng)

thin Client（各部門(mén)人員使用）：雙層審批：下單人、審核主管

IP Admin（用戶設(shè)置）：用戶新增、群組設(shè)置

BAM（審批權(quán)限設(shè)置）：可審批的部門(mén)、金額

Matching Admin： 高級(jí)用戶設(shè)置循環(huán)合同發(fā)票的會(huì)計(jì)分錄模板

CM Approval Client： 各部門(mén)經(jīng)理審批以上的循環(huán)合同會(huì)計(jì)分錄模板

Monitor（高管總覽）

相比傳統(tǒng)的發(fā)票審批付款流程，發(fā)票無(wú)紙化模式的優(yōu)點(diǎn)為：

1.合規(guī)性。所有的付款申請(qǐng)?jiān)诎l(fā)至各級(jí)經(jīng)理前，財(cái)務(wù)中心會(huì)預(yù)先審核付款資料，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的審批流程自動(dòng)發(fā)送或手工發(fā)送，減少不合格申請(qǐng)被退單的情況。

2.高效性。避免申請(qǐng)人頻繁的找各級(jí)經(jīng)理手簽審批，提高工作效率。

3.便利性。當(dāng)經(jīng)理外出時(shí)， Barware能提供比郵件更詳細(xì)且更直觀的信息，避免像使用郵件審批時(shí)，因文字描述的局限性而產(chǎn)生誤解，當(dāng)經(jīng)理不方便審批，可在系統(tǒng)設(shè)置授權(quán)限額。

4.可追溯性。經(jīng)理可隨時(shí)從Barware中查詢到以往審批過(guò)的付款申請(qǐng)及其內(nèi)容，包括申請(qǐng)時(shí)間、費(fèi)用發(fā)票、供應(yīng)商、申請(qǐng)人等信息。

5.可控性。方便統(tǒng)計(jì)和控制運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅此類直接計(jì)入采購(gòu)訂單的費(fèi)用。

6.高識(shí)別性。付款中申請(qǐng)單的填寫(xiě)要求為全打印且電子審批，提高了掃描系統(tǒng)的自動(dòng)識(shí)別性，避免了以往手寫(xiě)信息需人工辨認(rèn)的情況。

缺點(diǎn)：Basware的速度較慢，可以說(shuō)比SAP要慢很多。后臺(tái)運(yùn)行了很多的任務(wù)，很浪費(fèi)服務(wù)器資源（如表1所示）。

四、發(fā)票無(wú)紙化在跨國(guó)公司運(yùn)用時(shí)存在的問(wèn)題分析

（一）會(huì)計(jì)分錄的特性問(wèn)題分析

1.相似名稱供應(yīng)商支付對(duì)象的不確定性

同一供應(yīng)商可能因地區(qū)不同開(kāi)出帶有不同地區(qū)名字抬頭的賬單，而實(shí)際上只要支付給同一家供應(yīng)商（名稱）。因此支付對(duì)象具有不確定性，需要有相關(guān)人員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)調(diào)整判斷。

2.同一供應(yīng)商采購(gòu)內(nèi)容發(fā)生變化情況下會(huì)計(jì)分錄模板的不可靠性

每次采購(gòu)的內(nèi)容具有不確定性。如果某次添購(gòu)了會(huì)影響會(huì)計(jì)分錄變化的物品，則會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)分錄模板引用的不可靠。因此，會(huì)計(jì)分錄模板雖然在記賬效率上存在優(yōu)越性，但因?yàn)榫哂芯窒扌?，使得其不能完全精?zhǔn)滿足會(huì)計(jì)信息可靠性的質(zhì)量要求。

3.循環(huán)發(fā)票進(jìn)入系統(tǒng)期間的波動(dòng)性

由于部分國(guó)家或地區(qū)開(kāi)具以合同編號(hào)為關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的發(fā)票日期存在不確定的波動(dòng)，所以可能存在某個(gè)會(huì)計(jì)期間進(jìn)入了2張循環(huán)性發(fā)票，會(huì)致使另外一張（實(shí)際為另一期間）變?yōu)橹貜?fù)發(fā)票被誤刪。

（二）會(huì)計(jì)分錄以外的問(wèn)題分析

1.導(dǎo)賬人員權(quán)限

在發(fā)票獲得審批通過(guò)進(jìn)入支付步驟之前，應(yīng)該由具體的會(huì)計(jì)主管勾選相應(yīng)到期日發(fā)票，以免會(huì)計(jì)人員之間惡性競(jìng)爭(zhēng)，搶奪以獲得虛高的處理量點(diǎn)數(shù)，影響正常工作。

2.審批人員停滯

由于審批人通常更熟悉使用傳統(tǒng)的手工審批，對(duì)發(fā)票無(wú)紙化系統(tǒng)的安全性存在顧慮，也不愿承擔(dān)審批失誤造成的財(cái)務(wù)損失。所以通常會(huì)停滯審批或轉(zhuǎn)發(fā)他人，致使賬單過(guò)期而不被支付。這正是發(fā)票無(wú)紙化流程造成供應(yīng)商催款混亂以及在應(yīng)用中面臨歸責(zé)困難的根本原因，也是造成訂單支付流程被停滯的主要因素。

3.發(fā)票重復(fù)入賬

系統(tǒng)中的發(fā)票或賬單如果可復(fù)制或可修改，而相關(guān)人員沒(méi)有仔細(xì)核對(duì)圖片和信息，就增加了重復(fù)入賬風(fēng)險(xiǎn)。

發(fā)票可能存在重復(fù)開(kāi)具（不同發(fā)票號(hào)，尤其國(guó)外的公司）寄送到公司，導(dǎo)致重復(fù)審批并支付。這主要依賴于審批人的人工記憶，增加了發(fā)票審核的主觀性。

可見(jiàn)，發(fā)票無(wú)紙化就其內(nèi)審角度來(lái)說(shuō)，需要尋求客觀的風(fēng)控方法，不能光依賴于審批人的主觀判斷。

五、提高跨國(guó)公司發(fā)票無(wú)紙化運(yùn)用可靠性的思考

（一）加強(qiáng)全流程模式培訓(xùn)與研究

目前的核心就是要加強(qiáng)對(duì)部門(mén)經(jīng)理（通常負(fù)責(zé)最終審批的高級(jí)管理人員）、采購(gòu)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的風(fēng)控意識(shí)，促使他們?cè)谙到y(tǒng)使用過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)可以改進(jìn)的功能點(diǎn)，彌補(bǔ)安全漏洞。

一方面，加強(qiáng)對(duì)于各模塊的培訓(xùn)。包括訂單系統(tǒng)、三單匹配、合同號(hào)匹配和成本費(fèi)用會(huì)計(jì)科目的基礎(chǔ)培訓(xùn)。在不同的跨國(guó)公司，財(cái)務(wù)人員使用不同的會(huì)計(jì)科目，但大致原理一致，簡(jiǎn)繁區(qū)別而已。對(duì)于不同部門(mén)常用的物料采購(gòu)會(huì)計(jì)科目，可以分別制定針對(duì)不同部門(mén)的會(huì)計(jì)科目培訓(xùn)，并將會(huì)計(jì)成本科目代碼全表分享給需要使用到發(fā)票無(wú)紙化系統(tǒng)的人員。以便他們及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況修改會(huì)計(jì)分錄，提供更精確的會(huì)計(jì)信息。三單匹配和合同號(hào)匹配的原理，對(duì)于審批人員沒(méi)有具體的培訓(xùn)模塊，這些都應(yīng)該納入系統(tǒng)使用人員的培訓(xùn)重點(diǎn)。

另一方面，加強(qiáng)不同國(guó)家之間使用發(fā)票無(wú)紙化模式的區(qū)別和經(jīng)驗(yàn)研究。由于我國(guó)對(duì)發(fā)票無(wú)紙化的研究主要借鑒于歐洲的研究成果，因此可能由于歐洲地區(qū)發(fā)票散亂，影響了我國(guó)使用發(fā)票無(wú)紙化的信心，從而造成了一些啟用上的文化障礙。我國(guó)擁有最整齊的官方發(fā)票體系，發(fā)票上標(biāo)有公司全稱、清晰的發(fā)票號(hào)、金額和備注欄，格式統(tǒng)一。我國(guó)使用發(fā)票無(wú)紙化主要是使用國(guó)外的流程邏輯，在研究發(fā)票無(wú)紙化模式的同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)其他國(guó)家在發(fā)票無(wú)紙化操作上的研究。這樣，可以在完善發(fā)票無(wú)紙化全流程的同時(shí)，也能獲得對(duì)于其他國(guó)家系統(tǒng)控制上的研究成果。并有利用跨國(guó)公司加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制和完善全流程控制。

（二）提高會(huì)計(jì)人員職業(yè)素質(zhì)

當(dāng)發(fā)票無(wú)紙化被引入財(cái)務(wù)中心后，對(duì)會(huì)計(jì)人員的專業(yè)判斷實(shí)際上有更深層次的要求。專業(yè)會(huì)計(jì)人員是財(cái)務(wù)中心各會(huì)計(jì)部門(mén)必備的人才資產(chǎn)，其中具有一定工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)會(huì)計(jì)人員在全流程中處于中流砥柱，是實(shí)現(xiàn)良好風(fēng)控的前提， 是判斷不常見(jiàn)操作是否合理的關(guān)鍵。為了從根本上遏止非會(huì)計(jì)專業(yè)人員不正常操縱系統(tǒng)的行為，加強(qiáng)專業(yè)會(huì)計(jì)人員的崗位部署不容忽視。特別是服務(wù)外國(guó)公司聘用大量外語(yǔ)專業(yè)人員作為會(huì)計(jì)人員的情況下，要求始終把財(cái)會(huì)專業(yè)人員放在系統(tǒng)控制、模型匹配設(shè)定等崗位。其中會(huì)計(jì)人員既要有扎實(shí)的專業(yè)素質(zhì)，還要具備財(cái)務(wù)管理學(xué)和經(jīng)濟(jì)學(xué)的知識(shí)。

1.根據(jù)院校專業(yè)背景判斷職業(yè)素質(zhì)

財(cái)務(wù)中心聘用人員應(yīng)以財(cái)經(jīng)院校會(huì)計(jì)專業(yè)為主，其他專業(yè)人員為輔，這樣能保證功能與視野互補(bǔ)，保證整體的優(yōu)良職業(yè)素質(zhì)。

2.量身定制外語(yǔ)培訓(xùn)課程

外語(yǔ)在財(cái)務(wù)中心始終是錄取會(huì)計(jì)人員的敲門(mén)磚。有外語(yǔ)特長(zhǎng)的會(huì)計(jì)人員通常都會(huì)錄取。在服務(wù)跨國(guó)公司的過(guò)程中，有些公司向會(huì)計(jì)人員提供外語(yǔ)培訓(xùn)，要以人為本，推出多元化、個(gè)性化真正適合會(huì)計(jì)人員獨(dú)立個(gè)體的培訓(xùn)方案。

（三）加強(qiáng)對(duì)跨國(guó)公司財(cái)務(wù)中心的監(jiān)管

發(fā)票信息在應(yīng)付賬款和現(xiàn)金流預(yù)測(cè)中起著舉足輕重的作用，然而我國(guó)使用發(fā)票無(wú)紙化的時(shí)間短，監(jiān)管上存在一定的漏洞，可能使公司的管理人員，特別是高層管理人員在會(huì)計(jì)工作中利用系統(tǒng)漏洞，進(jìn)而影響到發(fā)票系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息。為提高跨國(guó)公司現(xiàn)金流預(yù)測(cè)的質(zhì)量，財(cái)務(wù)中心應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督、加大監(jiān)控力度，特別是對(duì)利用系統(tǒng)漏洞對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的（無(wú)論是發(fā)票重復(fù)支付還是因?yàn)橥徟绊懙焦韭曌u(yù)）處罰責(zé)任。應(yīng)該讓他們從對(duì)發(fā)票無(wú)紙化的流程根本上意識(shí)到自己對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)責(zé)任。

跨國(guó)公司為了加強(qiáng)對(duì)發(fā)票無(wú)紙化的監(jiān)管，首先應(yīng)該公開(kāi)詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)流程。實(shí)際上所有的流程都可以從公司內(nèi)網(wǎng)找到詳細(xì)的解釋材料。

1.建立獎(jiǎng)懲制度

一方面，為了使發(fā)票無(wú)紙化模式的信息披露充分、真實(shí)和及時(shí)，應(yīng)該強(qiáng)化公司的信息披露制度，包括定期發(fā)送在審或未處理單據(jù)列表，監(jiān)督、約束公司真實(shí)、及時(shí)、公平、充分的披露信息，加大對(duì)公司內(nèi)外部造假的監(jiān)督力度和處罰力度。另一方面，對(duì)自動(dòng)匹配率高的部門(mén)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。高級(jí)系統(tǒng)管理員通過(guò)對(duì)各家分公司的系統(tǒng)表現(xiàn)進(jìn)行考核，假若達(dá)到目標(biāo)值且未發(fā)生錯(cuò)刪重復(fù)問(wèn)題可給予一定的榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)，計(jì)入部門(mén)貢獻(xiàn)評(píng)價(jià)。

2.建立獨(dú)立內(nèi)部審計(jì)單位

大型公司應(yīng)該設(shè)立一個(gè)形式與實(shí)質(zhì)上均獨(dú)立于管理層的內(nèi)部審計(jì)單位。一是讓其發(fā)揮對(duì)各種財(cái)務(wù)流程的監(jiān)管作用，以免會(huì)計(jì)信息被惡意操控。二是可以監(jiān)督會(huì)計(jì)人員的選聘、上崗的全過(guò)程。

（四）制定統(tǒng)一流程工作手冊(cè)

首先，應(yīng)該制定統(tǒng)一流程工作手冊(cè)。一般在公司內(nèi)網(wǎng)上會(huì)提供各種詳細(xì)具體的使用說(shuō)明書(shū)和流程指南。其中不同國(guó)家因?yàn)轫?xiàng)目先后有不一致處，應(yīng)列明并歸納總結(jié)。新加入項(xiàng)目的國(guó)家應(yīng)該參考全球總部其他國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自己國(guó)家的財(cái)會(huì)政策制定有效的工作手冊(cè)。提高發(fā)票無(wú)紙化操作的可靠性，以更好完善相關(guān)培訓(xùn)。其次，應(yīng)該制定審批時(shí)限的標(biāo)準(zhǔn)。在收到發(fā)票后，支付日前，不容易確定的及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給更高一級(jí)審批人。但會(huì)計(jì)人員每月制作現(xiàn)金流支出預(yù)測(cè)時(shí)，按系統(tǒng)中未審批發(fā)票支付截止日來(lái)估計(jì)亦是難點(diǎn)。

（五）改進(jìn)相關(guān)報(bào)表披露項(xiàng)目

由于發(fā)票無(wú)紙化運(yùn)用的種種局限性，會(huì)計(jì)人員或管理層的操作可以影響審批流程和成本費(fèi)用信息。為了能更好地披露公司的會(huì)計(jì)信息，應(yīng)該適當(dāng)?shù)馗倪M(jìn)內(nèi)部相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表的披露項(xiàng)目。這樣能給報(bào)表使用者提供更多有助于揭示、評(píng)價(jià)成本費(fèi)用和預(yù)測(cè)未來(lái)現(xiàn)金流的相關(guān)資料，讓報(bào)表使用者對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)一步分析，作出更合理、公允的判斷。

1.月末只將未處理發(fā)票清單中帶有明確會(huì)計(jì)分錄模板的發(fā)票金額預(yù)計(jì)入未來(lái)現(xiàn)金流出，無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的發(fā)票無(wú)需會(huì)計(jì)人員判斷分錄計(jì)入。這樣可以直觀地看出未來(lái)會(huì)發(fā)生的現(xiàn)金流出是多少，方便報(bào)表使用者的使用。有些會(huì)計(jì)人員，為了盡快消除留滯發(fā)票，在導(dǎo)出報(bào)表前填滿所有留滯待審發(fā)票的會(huì)計(jì)分錄，并催促各部門(mén)審核，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)默認(rèn)收到賬單都是必須要付的錯(cuò)誤傾向，使公司資金流失。特別在國(guó)外，沒(méi)有我國(guó)政府領(lǐng)購(gòu)統(tǒng)一發(fā)票的制度，賬單可以隨便開(kāi)，隨便記賬審批有很高風(fēng)險(xiǎn)。

2.增加發(fā)票標(biāo)記，反映暫無(wú)人確認(rèn)認(rèn)領(lǐng)發(fā)票的狀態(tài)。狀態(tài)中應(yīng)該能反映目前到達(dá)的審核級(jí)別，一般來(lái)說(shuō)設(shè)定了兩級(jí)。當(dāng)發(fā)票被發(fā)送到第一層審批人而長(zhǎng)時(shí)間不被確認(rèn)的，標(biāo)記為無(wú)人認(rèn)領(lǐng)，會(huì)計(jì)人員無(wú)需填寫(xiě)分錄或?qū)С觥?/p>

3.增設(shè)一附表反映發(fā)票處理耗時(shí)情況。以表格形式列示，表格中應(yīng)該對(duì)各部門(mén)處理發(fā)票，從確認(rèn)到審批耗用的時(shí)間得出評(píng)估數(shù)據(jù)。同時(shí)對(duì)各部門(mén)最新的審批人員權(quán)限變更情況進(jìn)行說(shuō)明。這樣可以更全面充分地披露信息。對(duì)于報(bào)表使用者而言，能更全面掌握從成本、資金流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)控制，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)狀況存在的隱患做出正確的判斷。

六、結(jié)束語(yǔ)

電子發(fā)票是信息科技的產(chǎn)物，2021年3月24日，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見(jiàn)》，提出通過(guò)電子發(fā)票與財(cái)政支付、金融支付和各類單位財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)的銜接，加快推進(jìn)電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷、入賬、歸檔和存儲(chǔ)等。標(biāo)志著發(fā)票無(wú)紙化在進(jìn)入中國(guó)的十多年后，將無(wú)可厚非地取代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票處理流程，不僅解決了發(fā)票郵寄過(guò)程中丟失的問(wèn)題，也增強(qiáng)了會(huì)計(jì)信息和審批的及時(shí)性和透明度。

但是發(fā)票無(wú)紙化流程的運(yùn)用在我國(guó)目前依然是處于初級(jí)階段，依然有許多不足之處。除了有一定規(guī)模的大公司以外，主要還是停留在相關(guān)部門(mén)打印報(bào)銷電子發(fā)票人工審批會(huì)計(jì)人員判斷分錄記賬，以及電子發(fā)票被重復(fù)打印混跡于不同報(bào)銷單申請(qǐng)重復(fù)款項(xiàng)的現(xiàn)象。如何防止此類現(xiàn)象需要改善整個(gè)系統(tǒng)功能。我們還要繼續(xù)尋求更好的方法，并且繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票無(wú)紙化流程中遇到的新問(wèn)題的研究，借鑒不同國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)和做法。未來(lái)隨著科技的發(fā)展和完善以及發(fā)票無(wú)紙化的推廣應(yīng)用，發(fā)票無(wú)紙化將最終大面積取代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票請(qǐng)款流程，成為企業(yè)間請(qǐng)款的基礎(chǔ)首選，這是效率和環(huán)境要求下的必然結(jié)果。同時(shí)，我們也相信發(fā)票無(wú)紙化正在加速我國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則與國(guó)際準(zhǔn)則的全面接軌，推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的全球化發(fā)展。

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