摘 要：隨著信息時代的快速發(fā)展與科學技術的進步，人們的物質與精神生活水平逐漸得到改善和不斷提升，目前我國人口老齡化的趨勢逐漸加重，我國醫(yī)療體系面臨著更多的機遇與挑戰(zhàn)。公立醫(yī)院作為我國醫(yī)療事業(yè)的主流，其發(fā)展與建設對于醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展與進步有著重大的影響，而公立醫(yī)院的檔案有助于推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，這也就需要相關醫(yī)療機構不斷加強院內檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理工作方式，充分發(fā)揮檔案在實際工作與生活中的應用。文章通過對公立醫(yī)院檔案在實際生活與工作中應用發(fā)揮的效用進行探究，分析并探討了醫(yī)院檔案管理的工作方法以及應用等問題。

關鍵詞：公立醫(yī)院 檔案管理 應用創(chuàng)新

中圖分類號：F016.3;G270

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2022）02-238-02

檔案是企業(yè)或單位信息資源的整合，在日常的管理和工作中起到很大的作用。尤其是一些公立醫(yī)院的檔案，它們集合了醫(yī)院的行政、人事和醫(yī)療等各個業(yè)務部門的文件信息，公立醫(yī)院常見的檔案內容包括基礎建設、人事、醫(yī)療數據等，具備原始不可再生的特質，是醫(yī)院在發(fā)展歷史中的一份見證和權威的憑據。當前正處于我國新一輪醫(yī)療改革的大環(huán)境下，公立醫(yī)院要想取得較大的突破則需要順應時代發(fā)展的趨勢和潮流，需要進一步創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的工作，構建一種全新的檔案管理模式。首先，管理人員要清楚了解醫(yī)院內部檔案信息構成，并合理規(guī)劃這部分檔案信息;其次，提升檔案從業(yè)人員的知識儲備量與職業(yè)素養(yǎng)，從多角度推動公立醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，使其更夠更好地服務于醫(yī)院的各項工作。因此，筆者認為，做好醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作關系著公立醫(yī)院的能否順應經濟社會的快速發(fā)展，同時也是我國醫(yī)院現代化發(fā)展的重要表現，對于推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有著深遠的影響。

一、公立醫(yī)院檔案管理應用

（一）醫(yī)院內部管理工作

做好檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的一項重要任務，醫(yī)院檔案承載了醫(yī)院的各類信息，如歸檔的病歷承載了前來就診的詳情記錄、人事檔案記載了醫(yī)院來往的職工信息及調度記錄等，它可以給醫(yī)院的決策者提供有效的信息依據及保障。簡單來講，檔案管理工作的成果直接影響到醫(yī)院的業(yè)務管理水準及服務品質，是醫(yī)院日常運轉的重要基礎。醫(yī)院檔案管理部門可以通過業(yè)務端收集、匯總、分析醫(yī)療衛(wèi)生、人事等檔案資料，對醫(yī)院的各項工作情況進行規(guī)劃、考核、監(jiān)控、檢查，實現醫(yī)院現代化的檔案管理方法。

（二）教學研究工作

醫(yī)學教研工作一直是醫(yī)療事業(yè)的重要組成部分，尤其是在新醫(yī)療改革的背景下，醫(yī)院要想提升自己的教研水平與質量，獲取更多的醫(yī)學科研成果，需要參考并借助許多醫(yī)學案例及資料。醫(yī)院在進行臨床治療與日常人事、行政等工作中會產生一些信息及文件資料，而這些文件分類歸檔后，則構成醫(yī)院的檔案。醫(yī)院的檔案既展示了醫(yī)院成長歷程，又可用于醫(yī)院日常的教研工作、人才調度等工作，為醫(yī)院的經營發(fā)展、教學研究提供了良好的信息基礎。通過加強檔案管理，深入了解檔案內容，提升檔案利用率。

（三）資料的查閱與宣傳

醫(yī)院的檔案涵蓋了醫(yī)院生存和發(fā)展的每一個階段，除了日常管理的病案材料，還包括基建檔案、財政辦公室檔案、人力資源檔案等，這些病案材料和信息能夠真實地反映整個醫(yī)院生存和發(fā)展過程，是醫(yī)院發(fā)展、日常管理運行的重要材料，可以為醫(yī)院的宣教工作提供更多的信息與數據支撐。

二、醫(yī)院檔案管理的現存問題

隨著新醫(yī)改的實施與推出，檔案管理工作的開展趨于規(guī)范化，公立醫(yī)院在對檔案進行管理上有了明顯的改善與提高，但在實際工作中仍舊存在一些問題沒有得到深入的解決。

（一）現代化檔案管理意識不充分，缺乏創(chuàng)新手段

一些醫(yī)院的管理者缺乏現代化檔案的管理意識，重視程度不夠，認為檔案管理僅僅是對醫(yī)院各種信息材料的收集與整理保存，并未真正認識到檔案管理工作的重要性。以人力資源檔案為例，由于醫(yī)院以醫(yī)療科研為主，過于要求人事、行政、后勤等服務于臨床一線，而忽視了幾者之間相輔相成的關系，使得在人力資源檔案管理方面存在很大的欠缺，如醫(yī)護人員的進修證件、工作業(yè)績等應歸檔的材料缺失，人力資源檔案內容不齊全或者內容未及時更新，影響檔案的完整性與準確性。

我國信息科學和網絡技術不斷的進度，檔案管理方式也在不斷地升級，由傳統(tǒng)的純紙質化管理向紙質化與信息化并駕齊驅的管理方式轉變。但是就當前公立醫(yī)院檔案管理現狀來看，仍然存在較大的問題，尤其是缺乏創(chuàng)新意識，不能夠很好地發(fā)揮檔案管理信息系統(tǒng)的信息挖掘與使用功能，導致大部分的數字化檔案信息被遺棄或者閑置，無法真正地實現對檔案的一站式管理。這種檔案管理的形式和傳統(tǒng)與現代化的管理方法之間還存在一定的差距，不利于對檔案資源的有效利用和開發(fā)。

（二）人員與基礎設施配備不齊全

1.基礎設施落后。受當前社會醫(yī)療需求及醫(yī)院經營收入等方面的影響，許多醫(yī)院將大部分的精力都集中在醫(yī)院研究及醫(yī)院診斷治療等業(yè)務方面，對于醫(yī)院檔案的維護管理工作往往投入有限。盡管絕大多數的公立醫(yī)院均已經設置了專門的醫(yī)院檔案室，但是由于醫(yī)院檔案管理室的整體規(guī)劃性功能欠缺，空間狹窄，許多不同類型的檔案被混雜在一起，功能區(qū)域規(guī)劃不明確，檔案的收集管理和檔案存放使用地點公用，不符合我國當前在檔案管理方面的要求，尤其是不符合醫(yī)院檔案管理標準。眾所周知，無論是紙質檔案還是電子化檔案，其保存環(huán)境對于濕度及干燥性有著較高的要求，但是目前部分公立醫(yī)院因成本及其他方面原因，使得檔案管理室的配套設施不夠完備，如燃氣滅火器、空調機、除濕器等，甚至部分醫(yī)院檔案室的溫度、濕度及安全不達標，對檔案的保存與利用產生負面影響。

2.管理人員綜合素質有待提高。檔案管理對專業(yè)的要求很強，要求具有檔案知識、計算機知識、醫(yī)學知識等相關專業(yè)的人員管理與使用。但是，目前醫(yī)院人員的分配更加傾向于醫(yī)療方面，負責檔案的管理人員大多是身兼數職，這部分人員更多的精力是放置在行政、人事等事務處理上，不能夠全身心地投入到檔案整理、更新與保護工作中;同時，目前負責檔案管理的人員其專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)要求之間仍有較大的差距，難以滿足檔案管理的需求。

三、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理與創(chuàng)新思路

（一）全面加強醫(yī)院管理者與各級管理人員的現代化、科學化、規(guī)范化的管理理念

現代化、科學化、規(guī)范化的管理理念是做好醫(yī)院檔案工作的基礎。因此，首先要加強醫(yī)院管理者與檔案管理人員的規(guī)范化管理意識。醫(yī)院在日常的工作中，要加強院內各部門的檔案宣講工作，提升各部門、各單位、各環(huán)節(jié)相關人員的檔案意識，讓每一位相關人員都能夠積極為做好醫(yī)院檔案管理工作獻計獻策。讓大家認識到做好檔案管理工作關系著醫(yī)院的進步與發(fā)展。人力資源檔案是醫(yī)院人才資源的信息庫，為醫(yī)院合理使用、合理配置人才提供了依據，因此在宣傳的過程中，要使得醫(yī)護人員意識到人力資源檔案與自己有著密切的聯系，關系到本人在醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展前途，爭取全院干部職工對檔案管理現代化、科學化、規(guī)范化發(fā)展的全力支持。要利用各種機會，舉辦檔案管理的專題研討會、創(chuàng)新性專題會、論文寫作等多種方法與活動形式，來增強意識的培養(yǎng)，為后續(xù)進行檔案管理的現代化、科學化、規(guī)范化和創(chuàng)新打下堅實的基礎。

（二）多舉措并施，實現檔案規(guī)范化管理

醫(yī)院的檔案信息資源很多，涉及了人力資源、財務及醫(yī)療等多個業(yè)務部門。要想實現檔案規(guī)范化管理，醫(yī)院就必須建立健全檔案管理制度，并加強管理知識儲備與專業(yè)技能培養(yǎng)，多舉措同時進行。檔案管理人員要結合當前醫(yī)院業(yè)務與檔案管理實際情況，構建一套適用于本單位的檔案管理體系，推動醫(yī)院人力資源、財務、醫(yī)療等檔案管理、開發(fā)及利用。如，首先在規(guī)范人事檔案管理時，從制度到落實需要按照相關標準與規(guī)定執(zhí)行;其次在進行人事檔案材料收集時，可根據《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，采取經常性、定期、集中收集相結合方式，及時更新人事檔案資料，以適應最新工作需求。

（三）切實提高檔案管理人員的整體素質

在新一輪醫(yī)療改革背景下，現代化、科學化、規(guī)范化的檔案管理工作需要由一個具有專業(yè)性的檔案人才管理團隊來負責組織和推進。因此，醫(yī)院可以結合院方實際情況制定對應的檔案管理人才培養(yǎng)方案，通過對檔案管理人員進行專業(yè)知識與技能的教育與培訓，進一步提高檔案管理人員的整體素質。醫(yī)院可在內部組織一些有關檔案管理理念及檔案管理技術的專題講座，培養(yǎng)醫(yī)院職工的檔案意識與管理技能;對外，醫(yī)院應堅持“走出去”的觀念，與第三方咨詢公司不斷加強業(yè)務合作，學習國內企業(yè)和國外先進現代化的醫(yī)院檔案管理服務模式，讓醫(yī)院檔案管理人員“走出去”到沿海地區(qū)先進的醫(yī)院學習現代化的管理技術、規(guī)范化的管理知識，并將學到的內容與實際工作融會貫通，進一步推動醫(yī)院檔案管理制度的創(chuàng)新轉型和優(yōu)化升級。

（四）加強檔案信息化管理，提升檔案利用率

在新時代背景下，加強檔案信息化管理仍舊是包括醫(yī)院在內各企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展與創(chuàng)新的重心。常見的檔案信息化管理方式除了改變傳統(tǒng)的紙質檔案的存儲、記錄及管理方式之外，還間接提高了檔案的利用率，打破時間與空間限制。醫(yī)院內部在進行檔案信息化變革的時候，可以將各職能部門與業(yè)務部門的檔案系統(tǒng)聯動起來，確保檔案負責人可以通過系統(tǒng)同步的信息資料進行檔案的管理工作。例如，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，利用網絡信息技術與計算機硬件等實現人事數據的手機、分析、處理等功能，迅速地為醫(yī)院決策層提供符合要求的職工信息，為醫(yī)院人才隊伍的建設提供預測憑據。

四、結束語

時代的快速發(fā)展與社會的進步，人們的生活水平與生活需求有了質的飛躍，人們對于就醫(yī)及醫(yī)療輔助有著更高的要求。因此為了適應時代的進步與發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)需要擁抱時代，擁抱變化。檔案作為醫(yī)院日常工作運營的關鍵部分，保障其信息完整性、準確性、及時性極為重要。為了促進檔案管理工作有序開展，充分發(fā)揮檔案的作用，公立醫(yī)院及其他機構需要進一步重視檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理，從人員、制度、資金、技術等多方面出發(fā)，實現檔案管理的最終目標。

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（作者單位：內蒙古醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 內蒙古呼和浩特 010000）

[作者簡介：曹文波（1975—），男，漢族，內蒙古烏蘭察布市人，內蒙古醫(yī)科大學附屬醫(yī)院，研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理與現代化建設。]

（責編：若佳）

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