鄒詩華

高職院校檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校發(fā)展過程中重要的組成部分，直接影響到學(xué)校管理水平的高低，主要包括完善學(xué)校評(píng)估方式、建設(shè)完善的師資隊(duì)伍等，教師職稱評(píng)定、工資水平等方面，也要依賴于檔案管理工作。因此，檔案管理工作在高職院校發(fā)展過程中占據(jù)著不可忽視的地位，能夠?yàn)楦叩冉逃l(fā)展以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更多的助力。

新時(shí)期背景之下高職院校檔案管理工作所具備的意義

不斷提高高職院校信息管理水平

信息化快速發(fā)展的時(shí)代，若高職院校在開展檔案管理工作時(shí)，加入科學(xué)化的管理方式，將使高職院校檔案管理效率得到大幅度提升。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校檔案管理逐漸朝著信息化方向轉(zhuǎn)變，想要保存檔案，不僅可以利用紙質(zhì)形式來保存，同時(shí)也可以根據(jù)學(xué)校的檔案情況，為其設(shè)置電子檔案保存平臺(tái)，整理電子檔案的內(nèi)容，提高檔案整理效率。所以在開展科研或者教學(xué)過程時(shí)，需要對(duì)電子文件采用統(tǒng)一的管理方式，做好管理工作，同時(shí)也需要對(duì)電子文件做好統(tǒng)一的編排，將其存放在特定的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。這樣才能保證后期信息查詢更便利，并且不斷提高高職院校電子檔案管理水平，保證學(xué)校在未來發(fā)展上更加順利的同時(shí)，也能為我國(guó)培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才。

使資料查詢更加快速高效

信息化時(shí)代，利用信息化管理方式開展高職院校檔案管理，能夠保證學(xué)校在查詢檔案信息時(shí)更加便利。將信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在高職院校檔案管理當(dāng)中，可以確保工作人員能快速地查閱所需要的信息，確保檔案利用效率得到大幅提升。隨著當(dāng)前檔案管理朝著信息化角度轉(zhuǎn)變，檔案管理受到空間以及時(shí)間的限制會(huì)越來越少。同時(shí)，使用人員可以更加靈活地查詢相關(guān)的信息，這也是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢截然不同的一部分，因?yàn)樵诓樵兗堎|(zhì)檔案時(shí)，只能在固定的時(shí)間內(nèi)完成檔案查詢，這就使查詢效率大大降低。隨著當(dāng)前檔案信息化管理逐漸發(fā)展，檔案使用人員可以在固定的時(shí)間段提高檔案查詢速度，擴(kuò)大查詢范圍，并且保證檔案具備極高的利用率，最終發(fā)揮其真正價(jià)值。

當(dāng)下高職院校檔案管理工作所面臨的問題

缺乏規(guī)范的檔案管理設(shè)計(jì)工作

在高職院校管理過程中，檔案管理有著不可忽視的作用。但目前我國(guó)在開展高職院校檔案管理工作時(shí)，也面臨著較多的問題。這主要是因?yàn)闄n案管理設(shè)計(jì)在進(jìn)行過程中，頻頻出現(xiàn)缺乏規(guī)范性操作的情況，導(dǎo)致檔案的使用受到影響。在高職院校開展檔案管理設(shè)計(jì)時(shí)，規(guī)范性缺乏主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是在對(duì)檔案的封面進(jìn)行設(shè)計(jì)或者在裝訂過程中，未能按照相關(guān)規(guī)定，一步一步完成，這就導(dǎo)致檔案封面有些許不同，無法更好地查詢所需要信息。在日常工作中，工作人員會(huì)因各種主客觀因素，難以意識(shí)到檔案工作的重要性，此時(shí)就會(huì)導(dǎo)致檔案應(yīng)具備的規(guī)范性受到嚴(yán)重影響。二是在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏完善的檔案信息。這主要是因?yàn)樵谑占瘷n案信息時(shí)，未能完整地收集到與檔案有關(guān)的內(nèi)容。三是管理人員未能仔細(xì)地整理檔案信息，最終導(dǎo)致大量檔案資源流失，影響檔案管理的整體質(zhì)量和水平。

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

一方面，在進(jìn)行檔案人員配置時(shí)，很多高職院校未能配備專業(yè)的人員，導(dǎo)致在檔案設(shè)計(jì)與管理過程中，未能體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性，使大部分檔案管理工作過于形式化，直接影響到高職院校在檔案管理時(shí)的整體質(zhì)量。另一方面，學(xué)校對(duì)檔案管理重視度不夠，同時(shí)也未能做好培訓(xùn)與培養(yǎng)工作，直接影響到檔案管理的系統(tǒng)性和完善性，并且在一定程度上影響了管理質(zhì)量。所以要想不斷提高檔案管理的整體效率和水平，管理人員需要具備良好的素質(zhì)。

未能及時(shí)更新檔案管理設(shè)備

目前來看，很多高職院校在檔案管理過程中，仍采用傳統(tǒng)的管理模式，未能隨著時(shí)代的發(fā)展逐步更新，最終影響到檔案管理的效率。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高職院校在管理檔案過程中，仍以紙質(zhì)管理為主，這種情況導(dǎo)致檔案存在較大的存放難度，比如所需空間較大，并且在管理過程中，容易出現(xiàn)檔案資料損壞或者缺失。除此之外，很多人員也未能重視檔案管理工作，未能加大資金投入力度，由此也難以及時(shí)更新檔案設(shè)備。該問題的出現(xiàn)，最終會(huì)影響到高職院校檔案管理的整體質(zhì)量。

缺乏完善的評(píng)價(jià)體系，影響檔案管理人員的工作積極性

我國(guó)大部分高職院校在測(cè)評(píng)專業(yè)技術(shù)人員工作時(shí)，主要采用職稱評(píng)定的方法，基本的評(píng)定指標(biāo)以科研獎(jiǎng)勵(lì)、理論教學(xué)水平等為主，隨后做好量化表打分工作完成評(píng)定。有的學(xué)校職稱評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)向教學(xué)科研一線人員傾斜，對(duì)非教師系列的職稱指標(biāo)設(shè)置較少，或者在崗位晉級(jí)上也傾向于一線教師。而對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員來說，他們所從事的工作以服務(wù)為主，如果直接將其與從事科研或者教學(xué)的專職教師放在一起競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)于檔案管理人員而言，是缺乏公平的。因?yàn)闄n案工作人員無法像專職教師或者科研人員那樣，有機(jī)會(huì)獲得更多的教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)、也無法在科研方面鉆研較多，而這嚴(yán)重影響到檔案人員論文發(fā)表數(shù)量，影響其主持科研課題以及獲得成果，所以對(duì)于檔案管理人員而言，采用這種評(píng)價(jià)方式，會(huì)直接影響到他們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中的積極性和主動(dòng)性。

新時(shí)期背景下提高高職院校檔案管理質(zhì)量的主要策略

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任進(jìn)行強(qiáng)化，確保檔案管理工作更加完善

為了保證檔案管理工作進(jìn)行順利，一是需要檔案管理人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，保證雙方可以從檔案管理所面臨的問題出發(fā)，將切實(shí)可行的工作思路加入其中。并且作為領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)肩負(fù)起應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，在管理過程中，采用垂直管理方式，確保一事一議。二是需要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德，鼓勵(lì)他們熱愛自己的本職工作，在工作中產(chǎn)生歸屬感和幸福感，讓他們意識(shí)到工作的必要性，積極轉(zhuǎn)變?cè)械囊庾R(shí)，這樣才能確保檔案管理具備規(guī)范性。三是相關(guān)部門要定期組織檔案管理人員進(jìn)行崗位練兵、培訓(xùn)研討等，及時(shí)更新檔案管理內(nèi)容，分享已獲得的管理經(jīng)驗(yàn)。四是相關(guān)部門需要監(jiān)督和檢查檔案管理情況，確保制定完善的獎(jiǎng)懲體制，保障工作推進(jìn)更加有序。

比如在開展檔案管理工作時(shí)，為了保證相關(guān)的細(xì)節(jié)落實(shí)，需要保證銷毀、清退、整理、收集等多個(gè)工作都能按照要求逐步進(jìn)行，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都要保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上。檔案修復(fù)、庫房管理涉及到較多的細(xì)節(jié)，如果檔案管理人員出現(xiàn)疏忽，那么很容易出現(xiàn)問題，為了避免這種情況發(fā)生，應(yīng)當(dāng)做到層層有落實(shí)、事事有人管。

對(duì)于高職院校檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化以及調(diào)整

檔案管理工作是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，檔案管理人員需要長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，才能具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，在工作中了解規(guī)章制度，才能確保之后開展的檔案管理工作更加完善。對(duì)于高職院校而言，檔案管理人員缺乏合理的結(jié)構(gòu)配置，人員調(diào)動(dòng)頻繁，導(dǎo)致學(xué)校檔案工作的高效性和連續(xù)性受到影響。因此需要對(duì)學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化配置，確保人員更加穩(wěn)定，這也對(duì)維護(hù)檔案工作，保證其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著十分重要的作用。針對(duì)優(yōu)化和調(diào)整高職院校檔案管理人員整體配置問題，筆者認(rèn)為，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員，需要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理人員在檔案室的重要性，并且通過有效的方式，提高檔案管理人員對(duì)于自身崗位的認(rèn)可度。除此之外，為了保證檔案管理工作順利進(jìn)行，工作人員要主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到在現(xiàn)代信息化社會(huì)中檔案管理工作所具備的意義和作用，同時(shí)也需要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理人員在學(xué)校發(fā)展時(shí)所起到的作用，避免檔案管理人員在工作中出現(xiàn)邊緣化的情況。要加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，并且不斷提高檔案管理人員的工資待遇，使其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利位置，同時(shí)幫助學(xué)校留住更多的人才，引進(jìn)更多的人才。

比如高職院校在面對(duì)檔案管理人員組織變動(dòng)時(shí)，需要做好人才隊(duì)伍匹配工作，而這里往往指的是兩個(gè)方面：一是采用合理匹配的方式，確保在檔案管理工作中老、中、青三代都有合適的人數(shù)比例，由此才能保證學(xué)校檔案管理工作順利地推進(jìn)。另一方面應(yīng)配備合理的檔案管理人員結(jié)構(gòu)，使人員之間做到知識(shí)互補(bǔ)，確保檔案管理工作朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展。

對(duì)高職院校檔案管理人員做好培訓(xùn)工作，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校在開展檔案信息資源管理過程中，已經(jīng)朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，這也成為當(dāng)前最主要的趨勢(shì)。在以往的工作中，檔案室的規(guī)模與材料數(shù)量是衡量檔案室地位與作用的一個(gè)重要指標(biāo)，考察了檔案管理工作是否朝著多元化方向發(fā)展，信息服務(wù)手段是否朝著自動(dòng)化方向發(fā)展，信息服務(wù)質(zhì)量是否具備高效性等。這要求檔案管理人員要提高自身素質(zhì)，具備良好的素養(yǎng)。

作為檔案管理人員，必須掌握軟件、網(wǎng)絡(luò)、英語、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等多方面的知識(shí)，同時(shí)也需要具備良好的信息檢索能力。在學(xué)校檔案管理過程中，作為專業(yè)的檔案管理人員，必須具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，這也是從事檔案管理的一項(xiàng)基本前提。除此之外，檔案管理人員也需要掌握現(xiàn)代理論知識(shí)、現(xiàn)代教育知識(shí)以及與其他學(xué)科相關(guān)知識(shí)，了解國(guó)家所出臺(tái)的政策方針、學(xué)校所制定的規(guī)章制度，了解全新的管理模式和全新的教學(xué)理念。隨著當(dāng)前社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)也朝著高度知識(shí)化的方向轉(zhuǎn)變，因此也要求檔案管理人員具備極高的文化素質(zhì)。檔案管理人員還要采用多元化學(xué)習(xí)的方式，使自己的知識(shí)體系更加完善，保證原有的知識(shí)面得到有效拓寬，確保自身具備足夠的競(jìng)爭(zhēng)力，并且不斷地充實(shí)自己。

比如通過引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制幫助檔案管理人員形成奮發(fā)向上的心理，避免其出現(xiàn)不思進(jìn)取、安于現(xiàn)狀的問題。這就需要將合理、科學(xué)的競(jìng)爭(zhēng)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的舉措加入其中，將考核與晉級(jí)評(píng)定掛鉤，確保每個(gè)檔案管理人員都能夠了解自己的崗位職責(zé)，以提高工作能力。采用因人而異的方式，安排一些具備挑戰(zhàn)性的工作，這樣也能使他們?cè)谌粘９ぷ髦懈惺艿綁毫?，從而調(diào)動(dòng)人員在工作中的主動(dòng)性和積極性，使他們將檔案管理工作和人生價(jià)值相結(jié)合，認(rèn)識(shí)到自己工作的意義和價(jià)值。

加大資金投入力度，及時(shí)更新管理設(shè)備

隨著當(dāng)前科技水平大幅提高，檔案管理工作已經(jīng)逐漸脫離以紙質(zhì)為主的時(shí)代，逐步出現(xiàn)數(shù)字檔案、電子文件等新模式。在這一情況下需要更多設(shè)備，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、濕度與光度照射設(shè)備、殺毒軟件等等。在新時(shí)期開展檔案管理工作，我們需要高度重視這些設(shè)備的作用，在預(yù)算內(nèi)提高檔案管理設(shè)備的投入力度。

比如在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)所需要的各種硬件設(shè)備、軟件設(shè)備，做好分析與控制工作，定期對(duì)檔案管理的環(huán)境和設(shè)備條件進(jìn)行檢查，對(duì)計(jì)算機(jī)、光線、控制、溫度、濕度等設(shè)備做好維修工作。同時(shí)需要對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢查，并且對(duì)電子計(jì)算機(jī)和信息存儲(chǔ)設(shè)備做好相關(guān)殺毒工作，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏，提升檔案管理工作的可靠性。

做好一手檔案收集工作

檔案第一手資料的收集情況，會(huì)影響到檔案資料的真實(shí)性和完整性，在工作中應(yīng)提高檔案管理工作質(zhì)量，并且及時(shí)收集第一手資料。在收集一手資料時(shí)，相關(guān)部門人員需要完成收集工作，這樣才能保證信息的完整性和真實(shí)性。不僅要收集紙質(zhì)資料，同時(shí)也需要形成完善的電子檔案。

比如在完成收集之后，需要根據(jù)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案做好分類以及整理，并且完成編目工作，這樣才能確保檔案管理具備統(tǒng)一性和規(guī)范性，相關(guān)部門也需要從檔案管理要求出發(fā)，收集相關(guān)材料，并且及時(shí)檢查檔案的格式以及文本信息，這樣才能確保檔案信息內(nèi)容和格式符合收集標(biāo)準(zhǔn)。

綜上所述，新的歷史時(shí)期機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，高職院校不能忽視檔案管理工作的重要性。需要不斷提高檔案管理的水平，提高工作效率，從當(dāng)前現(xiàn)有的問題出發(fā)，做好分析與完善工作，利用多樣化的方式，保證檔案管理質(zhì)量大幅度提升，這樣才能不斷地發(fā)揮出檔案管理工作所具備的價(jià)值和作用。

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