文玉花，郭 斐

(1.山東警察學院辦公室，山東 濟南 250000；2.齊魯師范學院繼續(xù)教育學院，山東 濟南 250000)

高校檔案信息數(shù)字化是在大數(shù)據(jù)背景下隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展而形成的新型檔案管理形態(tài)。利用計算機將不同記錄方式與不同載體形式的檔案信息資源，轉(zhuǎn)化成為計算機可以識別的電子檔案，形成易于保存、管理、利用的信息數(shù)據(jù)庫，以網(wǎng)絡(luò)化的形式連接，進行網(wǎng)上調(diào)閱查詢利用，可有效實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息數(shù)字化已成為信息化時代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。國家高度重視檔案工作，1996年，國家檔案主管部門就在科技計劃中列入了電子文件研究項目；2000年，又針對高等院校檔案部門出臺了有關(guān)信息化建設(shè)的文件；2020年6月新《檔案法》發(fā)布，檔案信息化建設(shè)被單獨列為一章，并且在三十八條規(guī)定，國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化[1]；2021年6月，在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》主要任務(wù)中指出，繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，中央和國家機關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到80%，中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到90%，全國縣級以上綜合檔案館應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)字化率達到80%[2]。檔案信息數(shù)字化給高校檔案管理工作帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。

一、高校檔案信息數(shù)字化的必要性

(一)有利于更好地保護檔案原件

高校檔案資源是社會和國家的寶貴財富，許多高校的檔案資源都包含高校創(chuàng)立之初直到現(xiàn)在的歷史發(fā)展信息和教學科研資料，具有重要的現(xiàn)實意義和歷史價值，一旦被破壞或者丟失，將導(dǎo)致學校歷史的斷層和相關(guān)文化記憶的缺失[3]。因此，妥善保護好原始檔案、想方設(shè)法延長其保存期限是高校檔案工作的首要任務(wù)。

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案大多數(shù)以紙質(zhì)檔案為主，一些年代久遠的原始檔案，受保存環(huán)境客觀條件的影響，極容易出現(xiàn)紙質(zhì)變黃、殘破、字跡模糊不清晰等情況。如果經(jīng)常查閱利用，就會對檔案形成多次損傷，增加珍貴歷史文獻資料的保存難度。數(shù)字化檔案有效避免了以上現(xiàn)象的發(fā)生，實現(xiàn)了檔案資源的永久保存和安全保管，只要在電腦終端進入檔案管理系統(tǒng)，即可快速查閱電子檔案，省時省力，無需查找目錄和頻繁翻閱原始檔案，降低檔案原件的使用頻率、破損程度以及老化速度，對檔案原件形成長期有效的保護，延長了原始檔案的使用壽命。另外，電子檔案能真實地反映紙質(zhì)檔案本來面目，具有真實性和有效性，內(nèi)容與原始檔案相一致，與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

(二)促進部門立卷制度的實行

近年來，高校招生規(guī)模不斷擴大，職能部門不斷增加，每年產(chǎn)生巨量的文件材料，傳統(tǒng)的立卷方式即每年年終各單位將所有的文件材料不分類目、不分時間、不分來源全部送交到檔案管理部門立卷，由于材料散、亂、雜、數(shù)量大，整理起來難度高，還有可能發(fā)生丟失、損毀、不全等問題，僅僅依靠檔案管理人員憑借主觀意識對文件材料進行分類立卷，致使檔案員對各部門工作難以判斷，無法認定材料是否完整齊全，既不能準確把握文件材料的內(nèi)在聯(lián)系,又不能準確地確定文件材料的保管價值及期限，增加了檔案管理人員的工作量和工作壓力，嚴重影響了立卷質(zhì)量。

檔案信息數(shù)字化管理之后，數(shù)據(jù)進行網(wǎng)絡(luò)化，各職能部門兼職檔案員依據(jù)本部門歸檔范圍，可以將平時工作中收集整理的文件資料數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)及時傳輸至學校檔案管理系統(tǒng)。檔案管理員通過網(wǎng)上操作隨時進行檔案數(shù)據(jù)的更新以及歸檔，保證了檔案材料完備齊全，使檔案能及時歸檔、及時利用，部門立卷制度得以落實，檔案管理人員只需編寫檔號，整理上架，減輕了檔案信息錄入壓力。

(三)拓寬檔案部門管理職能

大數(shù)據(jù)時代的到來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛深入地應(yīng)用，檔案的編目、鑒定等工作對象不再是具體的實體文件資料，而是整個文件背后所蘊含的價值。深入了解文件的形成過程，確定文件形成部門的工作職能，鑒定文件資料本身所附帶的保存和使用價值，重視系統(tǒng)信息與文件形成的相關(guān)文獻之間的聯(lián)系，檔案部門直接參與文件的形成，從原來被動的保管者轉(zhuǎn)化為現(xiàn)在的主動參與者。由于現(xiàn)代信息的超時空傳播，數(shù)字化檔案真正成為"無墻界檔案"，檔案管理功能也已經(jīng)由檔案實體的庫房保管發(fā)展成為提供利用共享服務(wù)的信息控制中心，由此，檔案管理部門的職能進一步拓寬。

(四)提升檔案管理工作效率

高校檔案記載著學校發(fā)展各歷史階段進展的全過程，匯集著大量的、豐富的教學科研成果和行政管理經(jīng)驗。傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)形式存儲，檔案的數(shù)量和儲存空間十分龐大，檔案人員主要工作是對巨量紙質(zhì)檔案進行接收整理、立卷歸檔、保管查閱，必須承擔許多繁瑣的工作任務(wù)，勞動強度大，重復(fù)勞動多，而且人工檢索利用費時費力且工作效率低下。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展和人工智能時代的到來，檔案信息數(shù)字化之后，通過計算機利用先進的檔案管理軟件對文件資料進行掃描、整理、立卷、鑒定和利用。整個過程高效有序，可以起到事半功倍的效果，大幅提高了檔案管理的工作效率，減輕了檔案人員的工作壓力，從而進一步提高了高校檔案信息化建設(shè)水平。

(五)有效促進檔案資源的利用與共享

利用數(shù)字化技術(shù)將不同載體形式的檔案信息進行計算機識別存儲，通過互聯(lián)網(wǎng)進行連接，快速實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)上利用與共享。數(shù)字化檔案可使任何一位利用者突破時空界限，通過計算機網(wǎng)絡(luò)隨時隨地查詢到所需資料。完全打破了傳統(tǒng)檔案文件在利用時受到時間、地點等客觀條件的限制，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)所具有的開放性、便捷檢索性、傳播廣泛性等優(yōu)勢，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)上利用服務(wù)，使不同地區(qū)、不同類型的檔案信息資源，通過先進的技術(shù)手段達到共享，有效擴大了檔案的利用和共享范圍，因此，只有不斷加強檔案信息數(shù)字化，才能最大限度的滿足利用者多樣化需求，為利用者提供快捷高效的服務(wù)，進而實現(xiàn)檔案資源社會價值的最大化。

二、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)中存在的不足

(一)建設(shè)資金投入不足，軟硬件配備不完善

新一代信息技術(shù)背景下，許多高校已建成初具規(guī)模的信息化管理體系，但是，高校檔案管理仍然以延續(xù)傳統(tǒng)管理模式為主，缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)手段的廣泛利用。由于資金投入嚴重不足，致使部分高校檔案管理部門計算機、高清掃描儀等設(shè)備陳舊老化，檔案管理軟件落后，很大程度上制約了高校檔案信息數(shù)字化進程。檔案信息數(shù)字化需要檔案管理系統(tǒng)軟件不斷升級開發(fā)，數(shù)字化設(shè)備要及時更新?lián)Q代，數(shù)字檔案信息進行遷移轉(zhuǎn)錄，這些都需要大量人力物力財力做支撐。隨著我國高等教育辦學規(guī)模的逐年擴大，許多歷史悠久的高等院校，因其辦學時間較長，館藏檔案的數(shù)量十分龐大，特別是一些年代久遠、保存價值高、破損嚴重的檔案，從保護和利用的角度考慮，急需全部進行數(shù)字化外包轉(zhuǎn)錄，也需要巨額資金支持，因此，資金投入不足會嚴重阻礙數(shù)字化檔案的開發(fā)。

(二)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯緩

基于資金及人力投入的嚴重不足，致使高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)進展緩慢滯后，表現(xiàn)為標準低，規(guī)模小，整體性差，低水平重復(fù)建設(shè)多，許多數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)類型單一，利用率低下，使用范圍有限。此外，由于客觀因素的影響，已經(jīng)建立使用的數(shù)據(jù)庫缺少相對應(yīng)的媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，仍然停留在最初的條目數(shù)據(jù)庫的檢索使用，難以滿足信息化時代檔案利用者的多樣化需求，延緩了真正意義上的檔案資源網(wǎng)上共享。

(三)缺乏專業(yè)信息化人才

由于數(shù)字化工作專業(yè)性強，對檔案管理人員的要求也越來越高，檔案人員在具備檔案理論知識和管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，還要熟練掌握使用計算機進行信息錄入掛接、音頻和視頻處理等基本操作技能。傳統(tǒng)的檔案工作人員雖然經(jīng)驗豐富，但由于年齡原因及知識結(jié)構(gòu)老化，現(xiàn)代信息技術(shù)素養(yǎng)欠缺。而有專業(yè)信息技術(shù)的人員實踐經(jīng)驗不足，對檔案管理知識了解不夠深入。高校檔案隊伍中，兼職檔案人員居多，他們大多數(shù)沒有參加過專業(yè)培訓，缺乏檔案信息數(shù)字化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能；專職人員相對偏少且缺乏高水平的具備信息化素養(yǎng)的專業(yè)人才，單靠傳統(tǒng)檔案工作人員顯然已經(jīng)無法滿足數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展需求，因此迫切需要培養(yǎng)和引進具有現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理人才。

三、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的路徑

(一)加大資金投入，完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展變化，原有的軟硬件設(shè)施已經(jīng)不能滿足當前高校檔案信息數(shù)字化需求。高校必須不斷加大資金投入，完善與當前乃至未來高校檔案信息數(shù)字化發(fā)展相匹配的軟硬件設(shè)施。主要包括：數(shù)字化采集相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，如計算機、采集app、高清掃描儀、復(fù)印機等，以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案、圖紙、照片等數(shù)字化轉(zhuǎn)化；檔案數(shù)字存儲相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，如Nosql、Hadoop、云服務(wù)器、超大存儲容量服務(wù)器等；智慧檔案系統(tǒng)軟件，如檔案的基本管理系統(tǒng)、檔案的智慧服務(wù)系統(tǒng)等。增加檔案管理系統(tǒng)的指紋識別、多重密碼技術(shù)的設(shè)置。建設(shè)智能化的檔案管理平臺,消除人機交互性較差的弊端,大力提高檔案收儲工作的效率[4]，真正建立起隨時隨地能為高校師生提供檔案需要服務(wù)的智慧檔案平臺，形成一個檔案收儲利用的良好生態(tài)信息環(huán)境。

(二)加強高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫實質(zhì)就是數(shù)字化檔案的集成管理系統(tǒng)，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、光盤數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)快速發(fā)展，高校檔案信息數(shù)字化朝著智慧化方向發(fā)展。高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)除了加強原來的條目數(shù)據(jù)庫之外，還需要利用當前大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能等新一代信息技術(shù)增加多媒體以及全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建設(shè)真正意義上的高校檔案大數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上，提供真正意義上的高校檔案資源網(wǎng)上共享服務(wù)。具體來講，將當前的關(guān)系數(shù)據(jù)庫升級成Nosql、Hadoop等大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫，存儲多媒體數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)。探討一套符合高校多媒體數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)標準體系，規(guī)范其命名體系以利于后期的檢索與利用。

(三)強化數(shù)字檔案系統(tǒng)的深度研發(fā)

檔案信息數(shù)字化建設(shè)的最終目的就是實現(xiàn)檔案信息的廣泛利用和社會共享，因此，在新一代信息技術(shù)背景下，利用大數(shù)據(jù)手段，不斷加強數(shù)字檔案系統(tǒng)對外服務(wù)功能的深度研發(fā)。首先，為檔案利用者提供檔案小程序語音智能客服、電腦端、移動端等最便捷的多渠道遠程利用查詢手段。比如，利用者可以使用微信通過錄入身份證、畢業(yè)證信息及上傳手持身份證照片等方式進行認證查詢。其次，在服務(wù)方式上，采用線上線下相結(jié)合的方式，線上運用電子簽章直接將查詢信息推送給利用者，線下可與快遞公司合作，實現(xiàn)便捷的一站式郵寄服務(wù)，通過對數(shù)字檔案系統(tǒng)服務(wù)功能的不斷開發(fā)，提供真正意義上的高校檔案資源網(wǎng)上利用共享。

(四)提升檔案人員的專業(yè)信息素養(yǎng)

檔案管理者的專業(yè)信息素養(yǎng)水平是高校檔案信息數(shù)字化的關(guān)鍵。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息數(shù)字化建設(shè)在發(fā)展過程中融合了新知識、新技術(shù)、新理念。因此，高校急需培養(yǎng)與之相適應(yīng)的檔案信息化專門人才。數(shù)字化檔案管理模式下的檔案人員不僅需要豐富的專業(yè)理論知識，更需要掌握新一代信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，熟練使用智慧檔案管理系統(tǒng)，向廣大利用者提供豐富多樣的檔案資源服務(wù)。為了迅速提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)水平，學?？梢远ㄆ谶M行信息技術(shù)培訓，將計算機應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、數(shù)字化技術(shù)知識等納入培訓內(nèi)容之中，提高檔案人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的能力；有計劃有目的分批選送檔案人員外出學習進修；鼓勵檔案人員積極參加學術(shù)交流、專題講座、檔案培訓班，從中學習先進的管理理念、管理技術(shù)，管理知識，從而培養(yǎng)一批信息化素養(yǎng)較高的復(fù)合型人才。在招聘檔案員時，要本著專業(yè)知識與信息技術(shù)相結(jié)合的原則，選拔具備較高信息素養(yǎng)的專業(yè)人才，充實優(yōu)化檔案隊伍，更好地為檔案信息數(shù)字化工作服務(wù)。

(五)堅持利用優(yōu)先的原則

大多數(shù)高等院校的館藏檔案數(shù)量十分龐大，檔案信息數(shù)字化的過程中，不可能短期內(nèi)全部實現(xiàn)數(shù)字化。首先要對庫存檔案進行充分調(diào)研全面分析，根據(jù)檔案的珍貴程度、保存年限、利用率及資金使用情況，以服務(wù)需求為導(dǎo)向，以利用共享為最終目的，將保存價值高、可以公開、利用頻繁的館藏檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。同時采用邊建邊用的工作方式，既進行了檔案信息的數(shù)字轉(zhuǎn)化，又滿足了服務(wù)利用需求。

隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展，社會信息化程度不斷提高，高校檔案信息數(shù)字化已成為高校檔案管理未來發(fā)展的必由之路。面對這一重大歷史機遇，高校檔案部門要審時度勢，抓住先機，不斷加大資金投入，優(yōu)化軟硬件設(shè)施，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升檔案人員的信息素養(yǎng)，推動檔案信息數(shù)字化建設(shè)進程，高效、便捷、精準的為學校師生提供多樣化的利用服務(wù)，為實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化奠定良好的基礎(chǔ)。