孫文靖

（常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 常州 213164）

人事檔案管理是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)性工作，人事檔案是個(gè)人參與社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映，是單位全面考察、錄用、選聘、儲(chǔ)備和培養(yǎng)員工的重要依據(jù)。具有原始性、真實(shí)性和保密性等特點(diǎn)。人事檔案具有很高的查考使用價(jià)值，對單位人力資源管理工作具有極其重要的作用。

1 當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

（1）人事檔案歸檔材料和記錄信息不夠全面。人事檔案中僅保存了人員履歷、考核材料、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、工資、職務(wù)任免、工作經(jīng)歷等主要內(nèi)容，反映該員工的人才類型、管理能力、技術(shù)專長、工作實(shí)績、心理素質(zhì)、個(gè)性特點(diǎn)、道德素養(yǎng)等方面的內(nèi)容較少。比如年度考核材料，填寫的內(nèi)容也不夠全面，缺乏具體事例，無法反映出一個(gè)人的工作實(shí)績和能力。另外，補(bǔ)充材料不及時(shí)，信息更新不到位等現(xiàn)象，不能客觀地反映一個(gè)人的全貌。

（2）人事檔案被重視程度不夠，檔案意識淡薄。隨著社會(huì)人才流動(dòng)的活躍，部分人員在重新?lián)駱I(yè)過程中側(cè)重自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，認(rèn)為人事檔案僅是單位人事部門的產(chǎn)物，過去保存的人事檔案材料到一個(gè)新單位已失去意義，放棄過去才有利于開創(chuàng)新的局面，所以新招聘人員的檔案長期滯留在原單位或人才機(jī)構(gòu)、已解除勞動(dòng)關(guān)系的員工檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)遞等現(xiàn)象才會(huì)屢見不鮮。另外，由于人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞且不容易取得成績的工作，所以單位部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對人事檔案工作的開展在主觀上比較忽視，認(rèn)為一切重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，認(rèn)為人事檔案沒有實(shí)際太大作用。

（3）人事檔案整理缺乏規(guī)范性，歸檔整理不及時(shí)。人事檔案比較注重時(shí)間排序和事由聯(lián)系，上級部門對人事檔案材料及時(shí)歸檔提出了很高的要求，自材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)就應(yīng)及時(shí)歸檔，但現(xiàn)實(shí)中歸檔往往嚴(yán)重滯后，導(dǎo)致檔案中材料反映的信息和本人實(shí)際情況脫節(jié)。一些單位和部門在整理過程中，不能按照人事檔案的歸檔分類特點(diǎn)和有關(guān)部門要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，導(dǎo)致檔案材料排列混亂。有的單位因不能及時(shí)分類整理和組卷，隨意散放，久而久之往往不知去向。

（4）人事檔案服務(wù)手段落后，檔案利用率不高。當(dāng)前有些單位人事檔案的利用大多是采取被動(dòng)服務(wù)和傳統(tǒng)手工服務(wù)，只是等待檔案利用者上門查閱紙質(zhì)檔案原件。檔案人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識，管理手段比較滯后，沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，使得人事檔案的作用得不到充分的發(fā)揮。另外，人員到崗和檔案轉(zhuǎn)遞不同步，導(dǎo)致用人單位不能及時(shí)全面了解人員過去相關(guān)信息，只能單方面通過人員主觀陳述和表現(xiàn)來決定是否錄用。

（5）民營企業(yè)人事檔案管理問題多，材料缺失嚴(yán)重。非國有企業(yè)員工人事檔案均托管在當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)，企業(yè)本身人力資源管理部門缺乏人事檔案積累和歸檔意識，也沒有專人去負(fù)責(zé)收集和日常管理，形成材料基本分散在崗位工作人員手中，從而導(dǎo)致企業(yè)員工人事檔案中的材料缺失嚴(yán)重。后期調(diào)到國有企事業(yè)單位后，經(jīng)檔案專項(xiàng)審核而發(fā)現(xiàn)問題多多，不得不回原單位重新彌補(bǔ)，個(gè)別企業(yè)已經(jīng)破產(chǎn)關(guān)停的，則材料更加無法查找，后續(xù)給員工帶來諸多問題。

（6）人事檔案編研工作未開展。當(dāng)前認(rèn)為人事檔案內(nèi)容信息是保密的，因此從未考慮人事檔案編研工作。其實(shí)人事檔案中有很多檔案信息通過檔案人員細(xì)心挖掘并匯編成冊，然后提供給人力資源管理部門工作查考，能為人力資源管理部門提供工作便利，減少頻繁查閱人事檔案的時(shí)間。人事檔案編研材料利用的確具有限定范圍，并不是向其他人員公開發(fā)布。

2 人事檔案管理存在問題的原因分析

（1）思想認(rèn)識不到位。人事檔案管理工作是一項(xiàng)默默無聞工作，不顯山露水，屬于相對低調(diào)的工作性質(zhì)。各級主管和工作人員認(rèn)識不到這項(xiàng)工作的重要性，導(dǎo)致長期處于被動(dòng)應(yīng)付的層面，很難體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值和對其他工作的服務(wù)功能。

（2）工作機(jī)制有待完善。一是收集范圍不清晰。很多單位對上級文件內(nèi)容不熟知，不知道要收集哪些材料，各崗位工作人員交多少收多少，導(dǎo)致很多重要的人事檔案材料散失。二是管理不嚴(yán)格。上級文件沒有嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)，不按照人事檔案管理規(guī)定履行工作職能。在實(shí)際工作中隨意性較大，管理工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。三是規(guī)章制度不能與時(shí)俱進(jìn)，嚴(yán)重滯后，沒有及時(shí)修訂和完善人事檔案管理制度，與當(dāng)前人力資源管理工作脫節(jié)，人事檔案的作用得不到充分發(fā)揮。

（3）人事檔案管理信息化未及時(shí)開展。工作人員網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)缺乏，檔案工作現(xiàn)代化意識淡薄。很多人事檔案管理人員年齡較大，對新技術(shù)新知識很難掌握，主觀上無法同步接軌，直接影響到單位人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

3 如何進(jìn)一步做好人事檔案管理工作

（1）思想觀念要轉(zhuǎn)變。人事檔案是全面考察了解、儲(chǔ)備培養(yǎng)人才的重要依據(jù)，對一個(gè)單位的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮著重要作用。各級管理層要樹立正確的人事檔案管理意識，設(shè)置專職檔案人員管理好人事檔案。重視支持單位人事檔案工作，不能因?yàn)槿耸聶n案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而被邊緣化，更不能抱著“口頭上重視、實(shí)際工作中忽視、要查檔時(shí)感覺重要”的想法。一個(gè)單位若人事檔案工作長期處于被動(dòng)和兼職管理狀態(tài)，甚至無人管理，勢必造成原始材料收集不完整、不齊全等問題的存在，那么就難以發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有的依據(jù)查考作用，也無法高質(zhì)量地為人力資源管理工作服好務(wù)。

（2）樹立甘愿奉獻(xiàn)和服務(wù)意識。人事檔案工作性質(zhì)決定著它不會(huì)像其他工作那樣突出自我、比較讓人關(guān)注，它就是一項(xiàng)默默無聞的工作。人事檔案工作崗位人員應(yīng)淡泊名利，默默奉獻(xiàn)，才能勝任好這項(xiàng)工作。人事檔案工作也是一項(xiàng)服務(wù)工作，工作人員必須有強(qiáng)烈的積極服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，時(shí)時(shí)刻刻為利用者考慮，盡職盡責(zé)做好單位人事檔案利用工作，堅(jiān)持主動(dòng)、熱情、周到、及時(shí)的服務(wù)工作原則。

（3）制度上要健全完善。規(guī)范人事檔案工作，最根本的就是要制定、完善、健全、執(zhí)行好人事檔案管理制度。當(dāng)前人事檔案“棄檔”及圍繞“三齡兩歷一經(jīng)歷一身份和榮譽(yù)”造假問題屢見不鮮。如果不能嚴(yán)格把好人事檔案收集歸檔、轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出關(guān)口，不能認(rèn)真執(zhí)行人事檔案審核鑒定制度，勢必會(huì)出現(xiàn)人事檔案材料缺失、內(nèi)容不真實(shí)、信息涂改等不良現(xiàn)象。人事檔案因無法準(zhǔn)確反映個(gè)人真實(shí)客觀情況，就為單位培養(yǎng)儲(chǔ)備人才和選人用人留下了隱患。

（4）強(qiáng)化規(guī)范管理及服務(wù)手段與時(shí)俱進(jìn)。規(guī)范人事檔案管理工作，嚴(yán)格按照《人事檔案工作條例》《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及《人事檔案整理實(shí)施細(xì)則》要求，認(rèn)真履行工作職能。做到細(xì)心收集、科學(xué)分類、合理組卷、及時(shí)著錄、主動(dòng)服務(wù)；積極改善人事檔案保管環(huán)境和辦公設(shè)備，開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備將紙質(zhì)材料逐步數(shù)字化。在確保人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全和在線利用嚴(yán)格審批的前提下，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享，充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用，使得檔案的利用變得高效快捷。

（5）檔案隊(duì)伍要給予必要的保障。單位人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于人事檔案管理隊(duì)伍及人員素質(zhì)。因此，組織上要確保專業(yè)管理人員及時(shí)到位，可根據(jù)人事檔案數(shù)量組建一支政治素養(yǎng)高、專業(yè)技能強(qiáng)的專職人事檔案管理隊(duì)伍。明確其崗位職責(zé)和工作要求，并享有其他管理技術(shù)崗位應(yīng)有的工資待遇和晉級資格，解決其后顧之憂，確保人事檔案專職隊(duì)伍的穩(wěn)定。

（6）制定科學(xué)人性化的檔案利用工作程序。目前人事檔案提供利用僅面向組織查考，個(gè)人不能查閱自己的人事檔案，讓人感覺人事檔案比較神秘，這樣不利于充分發(fā)揮人事檔案的作用。其實(shí)人事檔案的內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際需求，對其中不屬于保密范圍的材料，在經(jīng)過組織審批程序后，本人應(yīng)該允許查閱，但禁止其他非組織人員查閱。通過這種人性化服務(wù)的實(shí)施，不僅能充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，而且能增強(qiáng)社會(huì)公眾人事檔案意識。

（7）非國有企業(yè)人力資源部門應(yīng)加強(qiáng)員工人事檔案材料的形成、收集、移交歸檔等工作。企業(yè)人力資源部門應(yīng)設(shè)有專兼職工作人員負(fù)責(zé)企業(yè)員工在企業(yè)任職過程中形成的人事檔案材料收集和保管工作，編制材料目錄，并定期移交給當(dāng)?shù)厝耸聶n案托管機(jī)構(gòu)，及時(shí)放入其個(gè)人檔案中，確保該員工在企業(yè)工作過程中有形成的檔案記錄可查考。