楊忠祥，冉 政

（重慶安全技術(shù)職業(yè)學(xué)院，重慶 404000）

隨著經(jīng)濟社會和科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，信息資源也越來越豐富，各類信息以幾何倍數(shù)增長，呈現(xiàn)多維度、碎片化，信息的收集與整理、傳遞與交流越來越重要。應(yīng)用文作為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人在日常工作、學(xué)習(xí)、生活中辦理公務(wù)以及處理個人事務(wù)而使用的實用性文章，成為信息時代不可替代的重要的傳播手段和工具。

無論是黨政機關(guān)在依法治國、行政管理中，通過使用通知、通報、請示、批復(fù)等公務(wù)文書來傳達指令；還是企事業(yè)單位在處理日常事務(wù)、開展各項工作中，通過使用計劃、總結(jié)等事務(wù)文書來規(guī)劃安排；以及社會團體在進行商務(wù)往來、信息交流中，通過使用函件、書信等常用文書來溝通情感等，都離不開應(yīng)用文的使用。至于個人的學(xué)習(xí)、工作以及評職晉升等更是離不開求職信、畢業(yè)論文、述職報告和學(xué)術(shù)論文等應(yīng)用文的書寫。

1 應(yīng)用文書寫作是大學(xué)生必備的寫作技能

當(dāng)今時代，信息就是生產(chǎn)力，誰對信息的掌握越充實、運用越及時，就能更加主動，更易成功。應(yīng)用寫作在信息加工、存儲、交流、傳遞等方面突出的工具性質(zhì)，決定了不管你學(xué)習(xí)的是什么專業(yè)、從事的是什么職業(yè)，都要學(xué)好應(yīng)用文，寫好應(yīng)用文。不但如此，大學(xué)生學(xué)習(xí)應(yīng)用文還具有以下現(xiàn)實意義。

1.1 強化寫作訓(xùn)練，提升綜合素質(zhì)

聽、說、讀、寫這四種能力是現(xiàn)代人才所必備的基本素養(yǎng)。其中，寫作能力的考核最能檢測出一個人綜合素質(zhì)。應(yīng)用寫作能力的訓(xùn)練，不但能幫助學(xué)生學(xué)習(xí)和掌握各類文種的使用范圍和寫作規(guī)范，而且能培養(yǎng)學(xué)生善于思考和發(fā)現(xiàn)問題的能力，從而提升其綜合素質(zhì)。

1.2 拓寬知識半徑，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)

應(yīng)用寫作包括事務(wù)文書、黨政公文、法律文書等多個類型、多個文種，廣泛應(yīng)用于黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等多個領(lǐng)域以及多個事務(wù)活動中。學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫作，就可以拓寬學(xué)生知識半徑，使其知識能力結(jié)構(gòu)更加系統(tǒng)、更加合理，進一步拓展其成長空間。

1.3 展示個人能力，增添競爭優(yōu)勢

工作中，你如果不僅業(yè)務(wù)水平過硬、管理能力突出，而且寫作能力一流，就能夠把你的經(jīng)驗不斷地總結(jié)出來、傳播出去，從而實現(xiàn)信息共享，交流學(xué)習(xí)，得到領(lǐng)導(dǎo)的認可和同事的肯定，必將會有更多的發(fā)展機會和成長空間。

1.4 滿足工作需要，提高業(yè)務(wù)水平

應(yīng)用文是從業(yè)務(wù)和管理工作中逐漸形成和規(guī)范、發(fā)展起來的，應(yīng)用文已經(jīng)嵌入到具體的業(yè)務(wù)和管理活動中，并且已經(jīng)成為業(yè)務(wù)要件，或管理資料，是業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理活動必不可少一部分。學(xué)習(xí)和使用應(yīng)用文是個人做好業(yè)務(wù)工作的必備技能，學(xué)好、寫好應(yīng)用文也必能提高個人的業(yè)務(wù)水平。

2 黨政機關(guān)公文撰寫考察大學(xué)生綜合素質(zhì)

在應(yīng)用文寫作中，不僅需要作者個人有較高的寫作水平，而且需要有較強的溝通能力和團隊協(xié)作意識等綜合素質(zhì)。下面就以重慶市大學(xué)生公文寫作技能競賽團體賽為例談一談如何考察大學(xué)生的綜合素質(zhì)的。

2017年10月22日，重慶市第二屆大學(xué)生公文寫作技能競賽如期舉行，來自全市26所本科院校、30所高職院校參加決賽，共691名大學(xué)生參加個人賽和團體賽的角逐。團體賽給出以下材料和要求：

根據(jù)下列材料,撰寫一份法定公文的電子文檔。

【材料】

1.ΧΧ省外資局2016年6月20日與美國紐約市ΧΧ設(shè)備公司簽訂合同。合同主要條款為引進美國紐約市ΧΧ設(shè)備公司設(shè)備，合同約定ΧΧ省外資局須在2017年下半年組團赴美檢驗擬引進設(shè)備質(zhì)量。

2.2017 年7月15日，美國紐約市ΧΧ設(shè)備公司來函，邀請ΧΧ省外資局組團赴美履約。

3.ΧΧ省外資局經(jīng)過充分研究后決定組團，于2017年11月20日啟程赴美，代表團團長為黃ΧΧ局長，一行共計5人。赴美行程預(yù)計8天。所需經(jīng)費已納入外資局財務(wù)年度預(yù)算，由外資局按有關(guān)規(guī)定自行解決。

4.ΧΧ省外資局的上級主管機關(guān)是ΧΧ省人民政府。

5.按照相關(guān)規(guī)定，本份文件需送該省省委組織部，省政府辦公室，省政府財政廳，省政府外事僑務(wù)辦公室。

6.這是ΧΧ省外資局2017年發(fā)出的38個公文。

7.所涉附件包括：合同；美方邀請函；赴美代表團成員簡況；赴美經(jīng)費預(yù)算。

8.這份公文的簽發(fā)時期是2017年8月10日；是8月12日印發(fā)的。

具體要求是：文面由公文版頭、主體、版記三部分組成，各格式要素規(guī)范、正確；標題擬制規(guī)范、文種選用正確；正文寫作應(yīng)主旨明確、選材精當(dāng)、結(jié)構(gòu)合理、用語得體，符合規(guī)則；成文后于決賽現(xiàn)場進行決賽陳述“說公文”。

以上材料引用自《重慶市第二屆大學(xué)生公文寫作技能競賽團體決賽試卷》。

從考題的設(shè)計和寫作要求來看，筆者認為此次公文寫作不僅考察了大學(xué)生的公文寫作能力，更考驗了大學(xué)生的綜合素質(zhì)，對高校學(xué)生綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)有極大的參考價值和促進作用。

2.1 從公文文種的選擇檢驗大學(xué)生分析理解能力

公文寫作中，文種的選擇非常重要，不用、錯用或生造文種，不僅會給公文的撰寫和制作帶來麻煩，而且會對公文的效用產(chǎn)生影響。公文文種的選擇不但要符合寫作要求，而且要嚴格遵循黨政機關(guān)公文文種的使用規(guī)則。

公文文種的選擇主要從以下三個方面入手：

（1）仔細辨別發(fā)文機關(guān)與受文機關(guān)的工作關(guān)系。當(dāng)雙方存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系時，就可以選用下行文種或上行文種；當(dāng)雙方存在平行關(guān)系（同系統(tǒng)中的同級機關(guān)之間）或不相隸屬關(guān)系（非同一系統(tǒng)的任何機關(guān)之間）時，就只能選用平行文種。

（2）嚴格遵守發(fā)文機關(guān)法定或規(guī)定權(quán)限。就是根據(jù)發(fā)文機關(guān)的職責(zé)、權(quán)力范圍，選擇與之相適應(yīng)的公文文種。比如，“命令”適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。它屬于領(lǐng)導(dǎo)性公文，除軍隊系統(tǒng)之外，只有憲法和法律明確規(guī)定有權(quán)發(fā)布命令的機關(guān)才能使用，其他任何機關(guān)不得隨意使用。

（3）切實滿足行文目的和公文主題的需要。在15種公文文種中，有一部分文種性質(zhì)相近或相同，但具體用途不同，分別適用于表現(xiàn)不同的公文主題，表明不同的行文目的，而且在公文閱讀、辦理、答復(fù)、執(zhí)行等方面具有不同的要求。比如，“報告”和“請示”同屬上行文種，但行文目的和主題表現(xiàn)上卻有不同的功用?！皥蟾妗边m用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問，不能帶請示事項，上級機關(guān)收文后也不需要答復(fù)；“請示”適用于向上級機關(guān)請求指示、批準，上級機關(guān)收文后必須做出答復(fù)。

綜上所述，通過分析，筆者認為本次競賽在文種的選擇上要重點做好以下兩個方面：

（1）搞清楚層級關(guān)系和報批程序，判斷行文方向。從所給材料中提到的ΧΧ省外資局、ΧΧ省人民政府、省委組織部、省政府辦公室、省政府財政廳、省政府外事僑務(wù)辦公室等幾個單位名稱，以及材料中的有關(guān)提示，可以判斷出兩種行文關(guān)系：一種ΧΧ省外資局發(fā)給ΧΧ省人民政府的上行文；一種是ΧΧ省外資局發(fā)給省委組織部、省政府辦公室、省政府財政廳、省政府外事僑務(wù)辦公室的平行文。但從寫作要求看，因平行文涉及多個收文機關(guān)，且收文機關(guān)業(yè)務(wù)各有不同，如果各寫一份文件，既不符合寫作要求，也不符合行文要求。通過分析，選擇上行文就合理得多：一是因為收文機關(guān)只有一個，層級關(guān)系清晰；二是可以采用抄送的形式同時發(fā)給其他機關(guān)，顧及了多個受文對象。

（2）搞清楚事件性質(zhì)和行文時間，確定公文文種。在弄清楚行文方向后，從材料所列事項分析，這是事關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出國和涉外物資采購的重大事項，必須經(jīng)過上級主管部門審批同意才能實施。由此可見，該公文的文種適宜用上行文中的“請示”。另外，從事件的時間上分析，此公文應(yīng)該是在出國前報送，按上行文中事前用“請示”，事后用“報告”的行文規(guī)則，可以確定該篇公文的文種只能用“請示”。

2.2 從公文內(nèi)容的安排檢驗大學(xué)生語言表達能力

公文的種類不同，內(nèi)容的安排也不盡相同，寫作的側(cè)重和語言的運用也有所差別。

2.2.1 把握請示的寫作要點，合理選擇安排材料。

請示的正文主要包括請示原因、事項、要求等三部分，請示時應(yīng)充分陳述理由，提出具體的解決方案和明確的請求。從所給材料可以明確該份請示包含的事項有：履約赴美檢驗擬引進設(shè)備質(zhì)量，赴美人員安排，赴美經(jīng)費預(yù)算等內(nèi)容。因此，在材料的組織上就可以圍繞“引進設(shè)備”這一中心事件展開，按事件的原因、處理辦法、有關(guān)要求有條理地進行安排就行了。

2.2.2 把握請示的語言特點，恰當(dāng)使用表述語言

請示作為應(yīng)用文種之一，除了具備應(yīng)用文寫作時要求具有簡練、樸實、得體的語言特點外，還因其作為公文文種有其獨特的語言表述要求。

（1）內(nèi)容要簡潔準確，不要模糊失實?！罢埵尽笔窍录墮C關(guān)請求上級機關(guān)對某項工作或某個問題給予指示、批準時所使用的請求性公文，得到上級機關(guān)的幫助、明確指示和批準,是其最終目的。因此，行文者應(yīng)熟悉掌握單位有關(guān)規(guī)章制度，根據(jù)所在單位實際情況及實際需求，在請示某項事情或開展某項工作時，知道該怎么做，有的放矢，做到事項明晰，原因清楚，理由充足，合乎法律規(guī)范。這樣才會讓“請示”的寫作有針對性，內(nèi)容真實明確。

（2）語言要恰到好處，不要泛泛而談。請示是一門“說服”藝術(shù)，得到上級的批準、同意或指示為是其最終目的。為達到這一目的，寫作時要做到以下四點：一是要從客觀需要出發(fā)，表明請示事項的必要性；二是要突出重點，明晰解決問題的重要性；三是寫出亟待解決的程度，體現(xiàn)事情的緊迫性；四是詞句懇切真誠，期冀得到領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的盡快批復(fù)，用語要有藝術(shù)性。

（3）語氣要謙虛得體，不要生搬硬套。請示屬于上行文，主送的對象是上級單位，因此，在用語和措辭上必須體現(xiàn)對上級單位的尊重，語氣要謙和、講究禮貌，在結(jié)尾處多用“望”“請”“望批示”等以示尊重，切勿使用“務(wù)必”“盡快”之類帶命令性和強制性口氣的詞語。

2.3 從格式的編排檢驗大學(xué)生應(yīng)用寫作能力

2.3.1 區(qū)分公文文種，構(gòu)建公文格式框架

不同的公文文種，格式框架有所差別。一篇常用公文的格式主要由標題、主送機關(guān)、正文、結(jié)束語、發(fā)文機關(guān)名稱和成文日期等幾個部分組成。此外，有的公文根據(jù)實際需要還有附件、附注等格式內(nèi)容。結(jié)合試題所給材料分析，按照請示的格式要求，該篇公文的格式框架應(yīng)設(shè)計為：首行居中寫標題；另起兩行頂格寫主送機關(guān)，后加冒號；主送機關(guān)下另起一行首行空兩格分段寫正文，分段敘述；正文結(jié)束后另起一行空兩格寫結(jié)束語；再另起兩行空兩格寫附件及附件名稱；再另起一行居右寫發(fā)文機關(guān)名稱，另起一行居右空4個字符寫發(fā)文日期；另起一行空兩格加括號寫附注。

2.3.2 嚴格寫作規(guī)范，完善公文格式內(nèi)容

弄清了公文的格式后，就需要對每個版塊的內(nèi)容進行完善。按照請示行文的要求和寫作規(guī)范，其格式內(nèi)容寫作要求為：請示屬于上行文，為表示對上級機關(guān)的尊重，標題應(yīng)采用完全式格式，由發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種組成；為確保請示實效性，其主送機關(guān)只能寫一個，其他需告知或協(xié)助的單位用抄送；因為請示事項需要上級機關(guān)答復(fù)或指示，所以正文需說明請示事項的緣由、具體做法及請批要求等，并按“為什么”“是什么”“怎么辦”的順序加以闡述，其中“為什么”必須進行充分說明，“是什么”必須簡潔明了，“怎么辦”必須切實可行；因請示面對的是上級機關(guān)，結(jié)束語必須誠懇謙虛，而且要符合請示文種慣例；請示事項中如有需補充說明或上級知曉的內(nèi)容，又不便在正文中闡述的，就用附件的形式說明；因請示需上級機關(guān)答復(fù)，為便于上級機關(guān)進一步了解情況和答復(fù)有關(guān)詢問，需在發(fā)文日期后添上附注，寫明請示事項的聯(lián)系人和電話。

由此可見，書寫一篇公文，我們要重點分析以下幾個方面：（1）“什么事”，理清事情的性質(zhì)、主體及目的意義；（2）“怎么做”，分析事情的處理辦法、步驟和措施；（3）“如何寫”，把握寫作的要求、行文的目的和方向、公文的格式和內(nèi)容。理清了這三個方面，無論是文種的選擇、內(nèi)容的安排，還是格式的構(gòu)建、語言的運用，都迎刃而解了。

2.3.3 應(yīng)用文書知識考查規(guī)范大學(xué)生寫作技能

在重慶市大學(xué)生公文寫作技能個人賽中，主要以應(yīng)用文書寫作知識為考查內(nèi)容，包括文種的適用范圍、應(yīng)用文格式、公文辦理等應(yīng)用文寫作常識，以及指出并修改常用應(yīng)用文典型錯誤等。可以說，個人賽試題是對大學(xué)生應(yīng)用文知識和寫作技能的全面考查，也切合了應(yīng)用文這種有著規(guī)范體式和慣用模式的文體在使用過程中務(wù)必保持其固有的行文規(guī)范的要求，為大學(xué)生在今后的工作中正確使用應(yīng)用文，切實發(fā)揮其功用指明了方向。

綜上所述，公文寫作不僅僅考查大學(xué)生的公文知識和寫作能力，還考查了大學(xué)生社會認知、分析理解、信息處理等綜合素質(zhì)，這種形式的競賽，可以說是對高校學(xué)生綜合素質(zhì)培養(yǎng)的大膽嘗試和成功經(jīng)驗，值得推廣。