符 曉

（欽州市職業(yè)教育中心 廣西 欽州 535000）

中職學(xué)校是技術(shù)型人才培養(yǎng)的重要基地，檔案管理工作在中職學(xué)校中占重要地位，是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作。通過檔案能夠了解到學(xué)生在學(xué)校的中的基本情況，社會單位用人選拔時可以此作為依據(jù)。檔案不僅記錄了學(xué)校過去的發(fā)展歷程，而且還記錄了學(xué)校當(dāng)前的各種現(xiàn)實情況，是學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)。信息化時代，中職學(xué)校檔案管理人員要認(rèn)清發(fā)展形勢，對如何提高檔案管理質(zhì)量、充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用進(jìn)行思考，不斷檔案工作水平。

1.中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

1.1 學(xué)校對檔案管理工作不夠重視

中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通常將更多精力應(yīng)用于校園硬件設(shè)施改善以及招生和教學(xué)工作，認(rèn)為檔案管理工作不是學(xué)校主要工作，對于檔案管理工作會有所忽視，這樣就導(dǎo)致檔案內(nèi)容得不到實時更新，以此也就無法發(fā)揮出檔案的價值。在很多學(xué)校，檔案管理的重要性并沒有得到足夠的重視[1]。

1.2 檔案管理機(jī)制不合理

學(xué)校各科室工作與檔案管理工作之間配合不協(xié)調(diào)。檔案管理工作重點是檔案管理工作人員向?qū)W校各科室收集文件和資料的，但是在實際工作當(dāng)中面臨的卻是這樣的尷尬局面：學(xué)校各科室之間配合不夠，不能協(xié)調(diào)工作。很多科室每次使用一些與本科室工作相關(guān)的資料或者文件時，都要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，然后才能到檔案室進(jìn)行查找，他們考慮自身使用的便利性，在向檔案工作人員交文件或者資料時，就會特意隱藏那些不愿意上交的資料，或者找出各種各樣的理由或者借口來搪塞檔案管理收集人員，這樣以來就給檔案管理人員實際的收集工作帶來相當(dāng)大的困難，很難將檔案管理工作做好，做細(xì)，不利于檔案的統(tǒng)一利用。同時各科室對檔案資料零星、分散、重復(fù)管理，也會造成人力、物力、財力的極大浪費。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)落后

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與更新，其在各行各業(yè)都表現(xiàn)出了較強(qiáng)的應(yīng)用優(yōu)勢。信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以簡化整個檔案管理工作的開展流程，減輕工作人員的工作量，而且還能提高檔案的管理效率。但是，針對當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理工作而言，大部分中職學(xué)校依舊采用紙質(zhì)檔案，不僅更新以及記錄起來較為困難，而且還容易丟失。信息化建設(shè)需要在軟硬件設(shè)施方面進(jìn)行改造和提升，并且還需要配備對應(yīng)的信息化管理人才[2]。就目前情況來看，中職學(xué)校在檔案管理方面缺乏專業(yè)化的管理人才，還未掌握新型的信息化檔案管理軟件，這樣就給檔案管理工作的有效展開帶來了難度。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)偏低

中職學(xué)校當(dāng)前的管理工作人員素質(zhì)與檔案管理工作人員的要求相差甚遠(yuǎn)，很多單位專門進(jìn)行學(xué)校檔案管理工作的人員幾乎沒有，一些學(xué)校的檔案管理工作人員大部分都是臨近退休的老教師，或者是職工，他們大多數(shù)人對計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識和檔案管理知識掌握的不深，所以只能使用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行工作，工作效率不高；還有一些學(xué)校的檔案管理工作人員是從其他工作崗位上臨時抽調(diào)出來，甚至有很多都是在做著教學(xué)管理工作的同時，臨時兼顧檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作就是把一些檔案簡單整理，需要使用的時候能夠找到就行，所以很容易在檔案管理工作中出現(xiàn)錯誤。

2.做好中職學(xué)校檔案管理工作的措施

2.1 提高思想認(rèn)識，重視檔案工作

要想確保檔案管理工作能夠有序展開，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上認(rèn)識到該項工作開展的重要性和價值，這樣才會投入更多的精力和財力，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平。學(xué)校的管理者還應(yīng)做好檔案管理的宣傳與推廣工作，通過開展培訓(xùn)的方式，能夠讓不同崗位的人員認(rèn)識到檔案管理的重要性并掌握檔案管理的方法和技巧，促進(jìn)不同崗位部門密切配合，確保給檔案管理工作的展開給予更多的支持和幫助。要想讓中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，除了要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性之外，更重要的是政府教育主管部門的整體重視，并提出一些具體要求，這會讓中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案管理工作。

2.2 強(qiáng)化檔案意識，轉(zhuǎn)變工作觀念

對于中職學(xué)校檔案的價值、作用和地位，一定要有充分的認(rèn)知，除此以外，中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性一定要引起高度重視。如果對于檔案信息服務(wù)以及檔案工作的重要性沒有明確的認(rèn)知，那么檔案信息服務(wù)的工作想要深入開展，就根本無法得到有效落實。對于中職學(xué)校的現(xiàn)代化管理水準(zhǔn)來講，檔案的現(xiàn)代化建設(shè)好壞是衡量這一工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，為了實現(xiàn)中職學(xué)校的全面發(fā)展，必須立足當(dāng)下，搞好檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。除了要提高檔案管理的認(rèn)知以外，還要切實地轉(zhuǎn)變觀念，從科學(xué)發(fā)展觀的角度出發(fā)，對中職的現(xiàn)代化建設(shè)給予指導(dǎo)。增強(qiáng)服務(wù)意識，促進(jìn)檔案工作能夠與時俱進(jìn)。學(xué)校相關(guān)人員要時刻意識到檔案工作屬于學(xué)校規(guī)劃與計劃的一部分，應(yīng)納入到學(xué)校的各項管理制度中，有關(guān)工作人員也應(yīng)該將其劃入到自己的職責(zé)范圍內(nèi)，同時支持檔案工作的全面發(fā)展[3]。

2.3 制定合理的檔案工作機(jī)制

缺乏較為完整的檔案管理制度，使得中職學(xué)校檔案管理工作的展開缺乏目的性和合理性。因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點以及學(xué)校的具體發(fā)展?fàn)顩r，來制定一套較為完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理制度的制定能夠更具針對性和合理性，以此為檔案管理工作的展開奠定堅實的基礎(chǔ)。而在完善制度的過程中，還應(yīng)根據(jù)不同檔案的管理需求，分為不同的管理部門，有效明確各個部門的管理職責(zé)，確保各個管理部門都能完成檔案的收集、管理、分類以及歸檔工作，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。此外，不同部門之間還應(yīng)密切合作，共同實現(xiàn)對檔案的高效管理。制度建設(shè)是長期穩(wěn)定的，中職學(xué)校檔案管理制度的完善，才是推動檔案管理事業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的根本。

2.4 購置現(xiàn)代化辦公設(shè)備，掌握現(xiàn)代化管理技能

自電子計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用以來，檔案管理實現(xiàn)了迅速發(fā)展，通過電子計算機(jī)技術(shù)可以系統(tǒng)性地完成很多檔案管理的基本工作。讓檔案文件涉及的各個環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)自動化辦公。一方面是促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化發(fā)展，這是當(dāng)下時代對于檔案工作的要求，同時也是檔案工作發(fā)展的必然方向。另一方面，檔案管理工作者需要認(rèn)識到時代發(fā)展的推動作用下，檔案管理工作者應(yīng)該邊學(xué)習(xí)邊操作，逐漸提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是對計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合能力，才能夠成為新時代的綜合性檔案管理人才。

2.5 提高檔案人員管理水平

檔案管理人員的工作素質(zhì)往往能夠直接決定檔案管理工作水平的高低以及質(zhì)量的優(yōu)劣，因此中職學(xué)校在開展思想道德教育和職業(yè)道德教育的過程中，需要針對檔案管理員提出明確的要求，要求檔案管理員能夠真正做到業(yè)務(wù)精通、愛檔如珍，但人員需要不斷強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)建設(shè)，接受大業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，掌握一系列的現(xiàn)代化管理技能，將現(xiàn)代化的技術(shù)和操作手段運用到實踐工作中。所以，對于檔案管理工作來講，數(shù)字化和信息化是必然的發(fā)展趨勢。另外，檔案工作人員在選拔方面需要抬高門檻，選擇熱愛檔案事業(yè)同時又懂得信息技術(shù)的人員擔(dān)任學(xué)校的專職檔案管理員，就這樣中職院校的檔案管理工作才能跟上自動化辦公的步伐，對學(xué)校的教學(xué)和其他工作提供及時的服務(wù)。進(jìn)入信息化時代，檔案業(yè)務(wù)的管理與服務(wù)也有了更多的挑戰(zhàn)，中職學(xué)校檔案管理人員在工作中應(yīng)該創(chuàng)建積極向上的學(xué)習(xí)氛圍，堅持終身教育，努力學(xué)習(xí)，不斷實現(xiàn)自我能力的提升，拓寬視野，才能對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)與改進(jìn)。與此同時，也可以制定相應(yīng)的制度，提出一些具體的要求進(jìn)行思考與研究，制定完善的檔案管理制度。

2.6 注重檔案收集工作與科學(xué)管理

中職學(xué)校檔案工作部門要時刻意識到，對檔案材料進(jìn)行妥善管理是日后重大問題管理和重大決策研究中的重要依據(jù)，必須要保證文檔材料的齊全，因為這不僅關(guān)乎學(xué)生未來，同時也直觀地反映出學(xué)校當(dāng)前的管理情況。為了做好學(xué)校的文件收集管理工作，首先，要結(jié)合相關(guān)檔案管理要求，將文件材料進(jìn)行傳閱和歸檔，定期對所有文件進(jìn)行檢查，保證文件的整齊性。其次，要對沒有及時歸檔的文件材料做出查詢，確保所有文件資料都能夠按時歸檔。檔案收集、整理、鑒定、保管等方面要多下功夫，因為這是檔案管理工作最根本的需求。

2.7 做好檔案利用服務(wù)工作

中職學(xué)校檔案管理的根本目的是能夠為師生、學(xué)校提供應(yīng)有的服務(wù)，也就是檔案利用。針對中職學(xué)校的檔案管理，在工作落實期間，需要保證按規(guī)辦事，提高服務(wù)質(zhì)量，精準(zhǔn)、迅速、熱情主動地為學(xué)生提供檔案管理服務(wù)。檔案管理部門也要意識到自己的職責(zé)所在，關(guān)注新形勢下檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，完善管理方法，結(jié)合學(xué)校的辦學(xué)特色編制檔案管理規(guī)則，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、高效化以及標(biāo)準(zhǔn)化。積極發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用，推動檔案管理與時俱進(jìn)發(fā)展，使檔案資源可以更好地服務(wù)于教育事業(yè)[4]。

結(jié)語

不斷研究與分析新形勢下中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施，對于有效促進(jìn)檔案管理工作的順利展開，提供檔案管理效率以及提高中職學(xué)校的發(fā)展水平都具有至關(guān)重要的作用。因此，我們應(yīng)首先探討與分析目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題，根據(jù)這些問題，尋找對應(yīng)的改善措施，包括從思想上正確認(rèn)識檔案管理工作、引入信息化的管理策略以及完善檔案管理工作的開展制度三個方面來有效完善中職學(xué)校的檔案管理工作，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平，以此來為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。中職學(xué)校檔案管理工作的完善，對于中職學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，有著積極的意義。