鄭穎影 宋思齊

（1.福建廣電網(wǎng)絡(luò)集團(tuán)武夷山分公司；2.上海財(cái)經(jīng)大學(xué)商學(xué)院）

對(duì)于企業(yè)知識(shí)管理，要從20世紀(jì)說(shuō)起。在20世紀(jì)90年代中期左右，檔案管理作為企業(yè)知識(shí)管理最主要的部分經(jīng)歷了最初的實(shí)體管理和后來(lái)的信息管理直至現(xiàn)今的知識(shí)管理。事實(shí)上，檔案管理的改進(jìn)與知識(shí)文化的逐漸進(jìn)步，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)管理的跨越性發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要。從知識(shí)管理成為管理學(xué)的一部分，到知識(shí)管理占據(jù)企業(yè)管理領(lǐng)域的核心位置，全球半數(shù)以上的企業(yè)都已經(jīng)建立較為健全的知識(shí)管理體系。從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度來(lái)看，推行實(shí)施體系化的知識(shí)管理，使眾多企業(yè)取得了極大的收益。

1 如何理解知識(shí)管理

知識(shí)管理是公司企業(yè)經(jīng)營(yíng)的主要策略之一，目的是能在最短時(shí)間內(nèi)向緊急需要的組織單位傳達(dá)出最準(zhǔn)確、最需要的消息。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代，企業(yè)之間互相給出自有信息，交換對(duì)方的固有信息，在權(quán)衡利弊之后做出最有利、最穩(wěn)妥的選擇，從而達(dá)到互利共贏、皆大歡喜的局面。美國(guó)德?tīng)柤瘓F(tuán)創(chuàng)始人之一卡爾·費(fèi)拉保羅認(rèn)為“知識(shí)管理是運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供的新途徑”。知識(shí)管理的基本要素是流動(dòng)性的信息，以檔案知識(shí)為中心進(jìn)行調(diào)控，通過(guò)相關(guān)信息經(jīng)營(yíng)、人員的有效利用，實(shí)現(xiàn)合理利用顯性知識(shí)的運(yùn)行價(jià)值，積極發(fā)掘隱形知識(shí)的潛力，進(jìn)一步提高組織的整體運(yùn)行效率。因此，如何系統(tǒng)全面地進(jìn)行知識(shí)管理是企業(yè)在知識(shí)信息占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代建立適合自己的管理機(jī)制的重要手段和必要工具。

2 企業(yè)檔案管理體系的內(nèi)容

企業(yè)知識(shí)管理體系的重點(diǎn)在于企業(yè)檔案管理，企業(yè)的運(yùn)行機(jī)制和文化發(fā)展趨勢(shì)是企業(yè)檔案管理的核心。企業(yè)制度大致有：企業(yè)線上線下資產(chǎn)的合理規(guī)劃，制定員工的獎(jiǎng)懲措施等機(jī)制，加強(qiáng)上層管理者對(duì)下屬信息等種類工作的重視，注重員工福利待遇以及工薪合理滿意情況。企業(yè)文化包括企業(yè)共有文化、團(tuán)隊(duì)建設(shè)文化和員工學(xué)習(xí)文化等，而書(shū)面類資料包括重要的會(huì)議材料（包括會(huì)議的會(huì)前通知、相應(yīng)報(bào)告、定版、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議記錄），公司對(duì)外的官方發(fā)表公文，各個(gè)單位來(lái)往的相關(guān)文書(shū)，公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，公司與合作單位的合同、資料書(shū)等材料，公司職員薪資福利方面的書(shū)面文件材料，公司的事件記錄簿及公司重要活動(dòng)的相關(guān)音頻資料等。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)的綜合信息進(jìn)行管理，是在各大基本信息基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)對(duì)高級(jí)信息的獲取、轉(zhuǎn)存、分享和應(yīng)用的綜合運(yùn)行系統(tǒng)，通過(guò)文檔管理、搜索軟件、識(shí)別系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)等工具，使企業(yè)的顯性知識(shí)得到進(jìn)一步提升，隱性知識(shí)逐漸提升。

3 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)成

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，對(duì)經(jīng)采集、精細(xì)處理、選擇性轉(zhuǎn)存、運(yùn)營(yíng)到搜索引擎的精準(zhǔn)資料信息進(jìn)行分化歸類管理的一個(gè)系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以滿足企業(yè)實(shí)時(shí)快速辦公的需求，提高企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)靈活高效的管理模式，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式從資料提供者向信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變。運(yùn)用搜索引擎以及編碼系統(tǒng)，將企業(yè)中重點(diǎn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及重要方案、商業(yè)成果、前輩經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)轉(zhuǎn)化為集團(tuán)向上發(fā)展的精神和現(xiàn)實(shí)籌碼，防止商業(yè)機(jī)密外泄。一旦管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，企業(yè)員工辛辛苦苦的勞動(dòng)成果只能拱手讓人。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在保證信息共享、穩(wěn)定運(yùn)行的同時(shí)，要考慮電子檔案信息的保護(hù)與隔離，防止非法用戶侵人和信息泄密。系統(tǒng)安全應(yīng)從物理安全、軟件安全、數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全等方面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控。避免資產(chǎn)積累流失，加強(qiáng)企業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)能力，合理增強(qiáng)企業(yè)利益資產(chǎn)鏈，降低成本價(jià)位，積極加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部向心力，在增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)注意團(tuán)隊(duì)建設(shè)。另外，迅速有效建立企業(yè)資料庫(kù)。眾所周知，知識(shí)是信息的進(jìn)一步加工。顧名思義，資料庫(kù)就是將各種資料形成知識(shí)網(wǎng)，從而將各種網(wǎng)絡(luò)信息形成系統(tǒng)、有條理的信息網(wǎng)。當(dāng)一系列代碼在計(jì)算機(jī)上呈現(xiàn)出逐漸明顯的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，信息所呈現(xiàn)的規(guī)律和聯(lián)系更顯而易見(jiàn)時(shí)，資料庫(kù)的作用就體現(xiàn)出來(lái)了。

4 企業(yè)檔案管理在企業(yè)知識(shí)管理體系中的重要作用

企業(yè)檔案應(yīng)作為企業(yè)的核心知識(shí)進(jìn)行管理。美國(guó)某知名公司的調(diào)查結(jié)果顯示：大多數(shù)企業(yè)的知識(shí)體系，半數(shù)以上是以計(jì)算機(jī)文本或者移動(dòng)文檔的形式儲(chǔ)存。企業(yè)檔案作為企業(yè)的核心資產(chǎn)，不僅意味著它具有絕對(duì)的完整性，也說(shuō)明了它的地位。從定義上講，檔案相當(dāng)于記錄簿，真實(shí)地記錄了前輩們的成功與喜悅，也記錄了失敗和遺憾。最重要的是企業(yè)的合作明細(xì)，如果被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手得知，損失極大。檔案庫(kù)的建立要以完整精確的數(shù)據(jù)為支撐，加上合理規(guī)劃的系統(tǒng)體系，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)分配歸檔處理每一份訂單、每一位人員、每一個(gè)數(shù)據(jù)?？此坪?jiǎn)單的數(shù)據(jù)知識(shí)實(shí)則體現(xiàn)了職員的集體合作能力和大家對(duì)集團(tuán)組織的認(rèn)真負(fù)責(zé)。從這個(gè)方面可以看出，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在知識(shí)管理系統(tǒng)中的主導(dǎo)地位。

5 企業(yè)檔案方式轉(zhuǎn)變導(dǎo)致職員的需求發(fā)生轉(zhuǎn)變

隨著時(shí)代的轉(zhuǎn)變，與傳統(tǒng)商業(yè)不同的新型企業(yè)逐漸發(fā)展壯大。經(jīng)濟(jì)的提升要求商家做出相應(yīng)改變：將重點(diǎn)由原來(lái)的紀(jì)實(shí)性檔案轉(zhuǎn)向靈活的創(chuàng)新型知識(shí)管理。將理論放在基礎(chǔ)位置，沒(méi)有理論依據(jù)，實(shí)際工作就無(wú)法順利展開(kāi)。運(yùn)用智能化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的快捷簡(jiǎn)便傳遞和搜索。知識(shí)管理職能的改變促使相關(guān)職員的工作方式發(fā)生轉(zhuǎn)變，同時(shí)對(duì)主要接觸檔案之人的要求也發(fā)生改變，其工作由原來(lái)單一的整理保存轉(zhuǎn)變?yōu)樘幚硐嚓P(guān)信息、歸類整理、細(xì)化分布到各個(gè)文檔等。從國(guó)有企業(yè)到私有企業(yè)，從資本主義到社會(huì)主義，每個(gè)企業(yè)都有自己不輕易示人的“獨(dú)家秘方”。將各種集團(tuán)知識(shí)通過(guò)加工處理，既保持原有數(shù)據(jù)資料，又加上各種技術(shù)分析和決策等內(nèi)容。集合多次經(jīng)驗(yàn)做出總結(jié)，發(fā)展自己的創(chuàng)新線路，走別人走過(guò)的路注定要被別人壟斷，如果沒(méi)有穩(wěn)定且有規(guī)模的客源，企業(yè)將隨時(shí)面臨破產(chǎn)失敗的風(fēng)險(xiǎn)。在新時(shí)代，企業(yè)檔案管理要加大教育培訓(xùn)的投入力度，不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理論和方法，加強(qiáng)組織內(nèi)部的溝通交流，提倡團(tuán)隊(duì)協(xié)作，鼓勵(lì)改革創(chuàng)新，積累組織知識(shí)，推進(jìn)知識(shí)共享，提高檔案組織管理水平和效率，創(chuàng)建一個(gè)學(xué)習(xí)型的檔案管理組織，營(yíng)造個(gè)人與組織共同發(fā)展的良好組織環(huán)境。

6 多角度、多維度看待企業(yè)檔案管理

在一般人看來(lái)，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就相當(dāng)于圖書(shū)館，對(duì)每一類圖書(shū)進(jìn)行歸類放置。而在現(xiàn)代的企業(yè)發(fā)展中，檔案管理相當(dāng)于對(duì)已經(jīng)發(fā)生的事情進(jìn)行全面總結(jié)，共同商議提出最恰當(dāng)?shù)慕ㄗh，促使集團(tuán)下一步戰(zhàn)略做出相應(yīng)轉(zhuǎn)變，防止進(jìn)一步虧損。歷史上有許多企業(yè)因?yàn)闄n案管理不當(dāng)而導(dǎo)致重大失敗的例子。商場(chǎng)上最重要的能力就是具有敏銳的嗅覺(jué)和果斷的決策力。成功的人不畏懼任何挫折，不是因?yàn)樗麄兡芪床废戎?，而是因?yàn)樗麄兠鎸?duì)各種意外都能冷靜處理，及時(shí)找出最佳處理方案。企業(yè)工作者也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，檔案管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的重要性。不躲避隱藏每一次的失敗，把失敗的教訓(xùn)當(dāng)作踏板，跳到另一個(gè)更高的臺(tái)階上，真實(shí)全面地建立企業(yè)知識(shí)庫(kù)，讓每一個(gè)檔案發(fā)揮出它的作用，讓前輩們的每一份付出都轉(zhuǎn)化成最大的價(jià)值。在企業(yè)創(chuàng)辦初期更需謹(jǐn)慎，在沒(méi)有前者經(jīng)驗(yàn)積累的情況下只能靠自己的努力，靠組織的凝聚力和強(qiáng)大的向心力。

7 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，成功的經(jīng)驗(yàn)要隨著時(shí)代的發(fā)展做出一定的調(diào)整，失敗的教訓(xùn)也使人頭腦更清醒。企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)組織的發(fā)展歷程。隨著時(shí)代的轉(zhuǎn)變，在企業(yè)檔案管理的手段上做出改變是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要條件，創(chuàng)新性的企業(yè)檔案管理能給組織帶來(lái)活力。