余皓

（陜西航空職業(yè)技術學院，陜西 漢中 723102）

引言

近年來，我國科學技術和互聯網信息技術取得了突飛猛進的發(fā)展，而這也為我國高職院校各種計算機的線上考試以及電子試卷的存檔管理提供了強有力的技術支撐。與此同時，技術的發(fā)展也對國內高職院校電子試卷的存檔管理提出了更高的要求，不僅要求電子試卷的檔案管理更加規(guī)范化和具體化，還必須要確保電子試卷檔案在管理過程中的安全性和可靠性，從而才能從最大程度上避免信息的泄露。電子試卷存檔管理，可以說是電子試卷管理的進一步延伸和拓展。高職院校的電子試卷存檔管理，通常包含了電子試卷、學生成績以及分析統(tǒng)計等多個部分的內容，做好這些電子試卷的檔案管理工作，可以有效提升學校的整體管理水平[1]。由此，如何才能做好電子試卷存檔管理工作，使其管理效果達到預期理想目標是高職院校的相關管理人員迫切需要思考和面對的問題。而本文也以此為主題對其展開了相應的研究和探討。

一、高職院校電子試卷存檔管理的主要需求

在當前互聯網時代背景下，網絡信息技術的高速發(fā)展也為我國教育事業(yè)的轉型和發(fā)展提供了更為有利的技術條件。目前，很多高職院校都普遍使用了現代信息化技術和計算機技術來展開相應的教學活動，不僅有效提升了學校的整體教學質量，還在一定程度上讓學生掌握了更多的學習方式。為了考察學生對于專業(yè)知識的掌握程度，高職院校每年都會舉辦期中、期末、實訓等各類考試。高職院校傳統(tǒng)的紙質化考試通常需要多個老師共同來完成試卷的出題、審核以及打印等多個環(huán)節(jié)的工作，考試后所留下來的紙質試卷也易于丟失。而隨著當前信息化技術的不斷發(fā)展，高職院校若想促進其自身更好的發(fā)展，就必須順應時代發(fā)展的趨勢，不斷加強學校內部的信息化建設[2]。

相較于紙質的檔案管理而言，電子試卷的檔案管理，需要在計算機系統(tǒng)的數據庫中生成相應的記錄就可以將這些檔案進行保存。而且電子試卷可以在很大程度上減少教師的工作量，也可以將以往繁雜的工作流程變得更為簡潔，同時對電子試卷進行存檔管理還可以有效提升電子試卷信息的管理效率，從而促使學校的整體教學水平和管理水平都能夠得到有效提升。由此可知，做好高職院校的電子試卷存檔管理工作，對于高校自身的管理和發(fā)展而言是十分重要的?，F階段，大多數高職院校都將電子試卷作為相應的考核方式，從而促使電子試卷的數量也越來越多。而這些電子試卷檔案的管理也對相關工作人員的素質提出了更高要求，不僅要求檔案管理人員具備專業(yè)的試卷管理知識和檔案管理技術，還需要充分掌握當下的信息化技術，從而才能有效加強電子試卷存檔管理的效果[3]。

二、高職院校電子試卷存檔管理注意事項分析

1.應注意對電子試卷檔案進行分類管理

高職院校的管理人員在對其內部電子試卷的管理過程中，還應當注意對電子試卷進行有效的分類管理。這就需要院校的管理者和相關工作人員，根據電子試卷類型和科目來對其進行科學的分類，從而促進電子試卷檔案管理的有效性能夠得到提升。通常情況下，高職院校電子試卷的存檔一般都有以下幾種類型。

第一種電子試卷就是高校專業(yè)課程常規(guī)類筆試考試的電子試卷。這些考試主要是學校對各個專業(yè)課程所組織的期末考試，這些電子試卷的內容較為繁雜，很容易在傳輸過程中造成混亂，所以管理人員應當根據不同學院、不同專業(yè)以及不同學習等來對電子試卷進行分類和裝訂，而且在進行裝訂之前，管理人員還需要根據每個班級內部的學生學號順序對其進行清點，從而保證電子試卷檔案的完整性和準確性，以此才能方便后期的檔案查閱[5]。

第二種電子試卷便是課程實習實訓類的考試。但這類電子試卷通常存在一定的主觀因素，再加上考核的時間跨度比較長，在收集方面也比較困難，所以教師或者相關管理人員應當根據不同課程的標準和要求在期末或者學期開始之前對這類電子試卷的內容進行收集和存檔，從而才能有效加強電子試卷的存檔管理水平。

第三種通常是以證代考類型的電子試卷，也就是高職院校根據本校所設置的不同專業(yè)的崗位需求，結合學生所學的專業(yè)課程和相應的教學目標設置的專業(yè)職業(yè)資格證書考試。現如今這類證書考試的形式大多都是計算機線上考試，這取代了傳統(tǒng)的專業(yè)課程考試，而在這個考試過程中所形成的電子試卷，院校的管理人員也可以根據相關證書的不同，按照相應的年份對其進行分類歸檔管理[4]。

第四種則是等級考試的電子試卷，主要包含了計算機二級考試和英語四、六級考試等類別的等級考試電子試卷，而院校的管理人員則需要根據學生的不同等級證書，按照相應的年份和性質對其進行分類存檔。

2.應當建立一個智能化的檔案管理系統(tǒng)

高職院校的管理者在對電子試卷進行存檔管理的過程中，還應當根據學校自身的辦學特色，聘請專業(yè)的第三方企業(yè)來給學校內部建立一個智能化的電子試卷檔案管理系統(tǒng)，從而才能有效加強學校自身的電子試卷存檔管理效果。而且在建立這個電子智能化的試卷管理系統(tǒng)時，高職院校的領導者還需根據國家教育部門的要求和相關標準，不斷地完善該系統(tǒng)，還應當結合學校的電子試卷存檔管理的目標和實際需求對其系統(tǒng)進行優(yōu)化。

而且在建立好了相應的電子智能化管理系統(tǒng)之后，高職院校的管理人員和相關技術人員還需要對其進行測試和試運行，院?？梢愿鶕荒昊蛘邇赡?、三年等時間段來劃分相應的試運行階段。在對這個系統(tǒng)展開試運行的過程中，院校的管理人員和相關技術人員還應當不斷挖掘和尋找該系統(tǒng)所存在的一些不足之處，及時排查一些系統(tǒng)故障問題。并且相關管理者和技術人員還應當對在校的師生進行問卷調查，以問卷的形式了解在校師生對于電子試卷智能管理系統(tǒng)的實際使用情況，結合師生所反饋的一些信息逐步完善這個電子智能管理系統(tǒng)，從而才可以有效提升該系統(tǒng)的運行質量和運行水平。

與此同時，高職院校的管理人員和相關技術人員還應當在系統(tǒng)中設置相應的人員權限，例如教師和檔案管理員通過登錄管理員的身份賬號認證，通?？梢栽谠撝悄芑碾娮釉嚲頇n案管理系統(tǒng)查看、修改、打印其所需的檔案。而且高職院校的管理人員和相關技術人員還需要充分明確相應的管理等級，要根據不同的管理等級來設置相應的檔案信息內容的管理。對于其內部的一些共享電子試卷，相關的管理人員和其內部的教師也應當對其質量進行嚴格把關，從而才能夠促使共享試卷的內容符合相關的教學要求。

除此之外，高職院校還應當充分發(fā)揮智能電子試卷管理系統(tǒng)的信息提取以及數據整合功能，在收集好相應的數據后，教師應當對近年度以來的不同學科的學生成績進行全面系統(tǒng)的分析，從而才可以更好地為每門課程的教學提供相應的數據支撐，以此才可以充分發(fā)揮電子試卷的功能和作用。

三、高職院校電子試卷存檔管理的優(yōu)化策略

1.加強電子試卷檔案的安全管理

由于每個高職院校所儲存的電子試卷檔案中，都包含了一些重要信息和學校一些前沿的教學內容，如果這些信息一旦泄露出去，便會對學校的信譽和名聲造成嚴重的負面影響。而且學生的身份信息倘若被篡改和泄露，就會給學生的就業(yè)造成一定的危害。針對這一常見的問題，高職院校的領導者和管理者必須要在思想上高度的重視電子試卷的存檔管理工作，并且要充分保證其內部電子試卷檔案的安全。

首先，高職院校的管理者和領導者應當結合學校自身的實際情況加大對電子試卷智能化管理系統(tǒng)的資金投入力度，不斷加強學校內部軟硬件等基礎設施的建設。并且高職院校還應當積極聘請一些三方企業(yè)來作為電子試卷智能化管理系統(tǒng)的維護主體，充分利用他們的專業(yè)知識和相關的專業(yè)信息技術來保證電子試卷檔案的安全性。

其次，高職院校的管理者和領導者還應當不斷加強檔案管理部門工作人員的安全意識和保密意識，并要定期組織檔案管理部門的所有工作人員參加專業(yè)的培訓，并要在培訓結束后對其進行嚴格的考核，然后與之簽訂相應的保密協(xié)議來約束相關工作人員的行為和意識。

最后，高職院校檔案部門的工作人員還應當對一些已經歸檔好的電子試卷檔案進行加密存檔保管，并且還要通過身份信息認證、身份驗證等多樣化的措施來查看這些檔案。而且對于一些比較重要的電子文件或檔案，檔案管理人員還應當充分將這些檔案資料的屬性更改為“只讀性”文件，這樣才能有效識別和保護電子文件的原始結構，從而才可以確保這些電子試卷檔案資料的安全性和可靠性。

2.不斷優(yōu)化電子試卷檔案的歸檔制度

高職院校內部所儲存的電子試卷涉及的內容和領域較為廣泛，而且電子試卷的存檔管理工作通常也會涉及計算機技術人員、信息管理人員、數據錄入人員等。所以高職院校的管理者和領導者在面對這種環(huán)境時，就必須依靠一些強有力的制度來對相關的工作人員進行約束，以此才能有效約束工作人員的態(tài)度和行為。

首先，這就需要高職院校的管理者和領導者結合學校自身的實際情況以及內部檔案管理的具體狀況，來制定相應的電子試卷的存檔歸檔制度。并且高職院校還應當在該制度中，對檔案管理部門所有工作人員以及其他相關工作人員的工作職責進行劃分，從而才能讓每一個工作人員都充分明確其自身的職責與義務，以此才能有效約束工作人員的工作行為。

其次，高職院校還應當嚴格執(zhí)行國家政府有關部門頒布實施的《電子公文檔案管理暫行辦法》以及《電子文件的歸檔和管理規(guī)范》等文件制度中的相關條例，并將其文件中的每一項條例和工作都積極落到實處，以此才能為高校的電子試卷存檔管理工作提供相應的科學依據。

最后，高職院校的管理者和檔案部門的工作人員應當不斷加強對電子試卷存檔管理工作的宣傳力度。并要利用一些合理有效的方式，積極增強檔案管理部門工作人員的電子試卷歸檔意識，保證電子試卷在進行歸檔后能夠被有效地管理和利用，以此才能夠進一步推動電子試卷存檔管理工作的順利展開。而且在對電子試卷檔案進行歸檔時，檔案部門的管理人員和工作人員也可以利用硬盤和一些外部的載體來進行儲存。

3.不斷加強檔案管理人員的綜合素質及管理水平

在當前互聯網信息化時代背景下，無紙化電子試卷的存檔管理工作對于工作人員的專業(yè)技能和管理水平也提出了更高的新要求。因此，高職院校若想有效優(yōu)化其內部的電子試卷存檔管理工作的效果，就必須不斷提升相關管理人員的綜合素質及管理水平。

首先，高職院校的管理層和領導者必須要嚴格要求檔案管理部門的所有工作人員在做好自身所在崗位工作的同時，還要在日常工作中不斷加強學習，利用業(yè)余時間學習一些計算機知識和管理知識，不斷提升自己和充實自己，以此才能有效提高自身的計算機水平和檔案管理能力。

其次，高職院校還應當結合檔案管理部門工作人員的實際工作情況來加強其工作人員的專業(yè)培訓。并且高職院校的管理層和領導者，還應當定期組織檔案管理部門的管理人員及工作人員參加一些檔案業(yè)務方面的培訓，不斷提高這些工作人員和管理人員的檔案管理知識理論以及專業(yè)技術。同時，高職院校還要增加檔案管理人員外出進修的機會，讓其在實踐中不斷積累相關的工作經驗，使其自身的專業(yè)技能水平能夠得到全面提升。

最后，高職院校檔案管理部門的工作人員及管理人員還應當緊跟時代的發(fā)展步伐，與時俱進，不斷學習與掌握一些先進的文字處理、排版、電子郵件的收發(fā)等技術方法，并且還要熟悉一些聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作。

除此之外，高職院校還應當結合學校自身的實際情況以及辦學特色來優(yōu)化檔案管理部門的人員結構及相應的知識層次。高職院校的管理層和領導者應當通過召開一些重大決策會議來選出一些具有先進計算機實踐技能，且熟悉及掌握電子文件管理技能的人員來擔任電子試卷檔案的專職管理人員，以此這些管理人員才可以通過一些現代化的信息技術和管理方式來提高電子試卷存檔管理水平，從而才可以促進學校檔案工作能夠朝著自動化、智能化方向發(fā)展。

結語

總而言之，對于高職院校的電子試卷進行存檔管理對于高校自身的發(fā)展和整體的管理而言，它是一項十分重要的工作。因此，高職院校的管理者和領導者必須高度重視電子試卷的存檔管理工作。而且高職院校的管理者在優(yōu)化電子試卷的存檔管理中還應該做好相關的注意事項。檔案管理人員也應當不斷提升電子試卷檔案的安全性和可靠性，并要不斷完善電子試卷檔案的歸檔管理制度，以此才能有效提升高校的試卷檔案管理水平。