劉志超

（凌源市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，遼寧 凌源 122500）

大數(shù)據(jù)時代到來之后，機關(guān)事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時，已經(jīng)對原有管理理念和內(nèi)容進行了全面更新，并且引進了更加先進管理方式，通過構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，對文書檔案進行了科學(xué)分類，也根據(jù)不同檔案安全等級，對其進行了針對性管理。盡管當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位在開展文書檔案數(shù)字化管理工作時，已經(jīng)根據(jù)時代發(fā)展要求，對現(xiàn)有管理內(nèi)容進行了及時更新，但各項工作在開展時，依然存在一定不足之處，需要對其進行持續(xù)完善和優(yōu)化，才能提高文書檔案數(shù)字化管理工作開展質(zhì)量和效率[1]。

一、機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理要求

1.提高數(shù)據(jù)檢索效率

機關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展期間，產(chǎn)生的文書檔案，對各種業(yè)務(wù)活動進行了記載，可以對機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展情況進行真實反映，對機關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略制定，存在重要參考價值。傳統(tǒng)文書檔案管理工作在開展時，主要是對紙質(zhì)文件進行管理，在對各項數(shù)據(jù)進行檢索時，依靠人工作業(yè)形式開展相關(guān)工作，因此檢索效率比較低。在對檔案信息進行數(shù)字化處理之后，可以將其轉(zhuǎn)化為電子文本形式，通過對各項信息進行全文檢索，提高了檢索工作開展效率，檢索的內(nèi)容更加準(zhǔn)確。在對各項數(shù)據(jù)信息進行數(shù)字化管理時，只需要在信息化系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，就能在較短時間內(nèi)檢索到相關(guān)文檔，并且對文檔進行在線編輯和使用，可以為各項業(yè)務(wù)活動開展提供有效數(shù)據(jù)支持[2]。

2.提升綜合服務(wù)水平

在進行紙質(zhì)文書檔案應(yīng)用時，要到檔案保存地點，對紙質(zhì)檔案信息進行查詢和使用。用戶需要根據(jù)自身需求，對檔案信息進行查詢，還需要提交證明，才能獲取相應(yīng)信息。在對紙質(zhì)檔案信息進行使用時，主要存在復(fù)印和證明以及閱覽等業(yè)務(wù)。因為在對文書檔案信息進行使用時，涉及到的環(huán)節(jié)比較繁雜，且整體工作成本比較高，會對各項業(yè)務(wù)活動發(fā)展產(chǎn)生不良影響。在對文書檔案進行數(shù)字化儲存和管理時，可以提高檔案信息利用率，數(shù)字化檔案打破了空間和時間限制，用戶可以在信息化平臺上提交申請和證明。在獲得審批之后，可以對檔案信息進行在線利用和傳輸，用戶還可以借助自動查詢系統(tǒng)，對各項數(shù)據(jù)信息進行查詢和使用。盡管當(dāng)前檔案自助查詢系統(tǒng)使用范圍比較窄，但再對其進行推廣和使用之后，將成為檔案信息利用最主要方式，可以進一步提高檔案服務(wù)水平[3]。

3.對檔案原件進行全面保護

傳統(tǒng)管理工作在開展時，主要是對紙質(zhì)檔案信息進行保存和處理。機關(guān)事業(yè)單位在引進信息化技術(shù)之后，構(gòu)建了OA辦公系統(tǒng)，并且對系統(tǒng)進行了推廣使用。在進行辦公系統(tǒng)應(yīng)用時，可以對電子文檔信息進行傳輸和查詢。但實際上紙質(zhì)檔案信息，對各項工作開展依然存在重要影響。在對紙質(zhì)檔案信息進行保存時，會受到儲存環(huán)境濕度和溫度影響，容易出現(xiàn)原件數(shù)據(jù)遺失等情況。機關(guān)事業(yè)單位需要投入更多人力和物力資源，才能提高紙質(zhì)檔案管理水平。在對紙質(zhì)檔案信息進行使用時，如果查詢次數(shù)比較高，就會引發(fā)原件破損等問題，還存在字跡褪色等風(fēng)險。將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化文電子文件，在對其進行數(shù)字化儲存時，可以在信息化系統(tǒng)中對副本進行高效共享，還可以對數(shù)據(jù)信息進行整合應(yīng)用，減少了紙質(zhì)文書檔案使用頻次，降低了檔案信息損失風(fēng)險，可以對原件進行充分保護。但因為紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子信息工作量比較大，需要加強轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)管理，才能避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差等問題[4]。

二、機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理措施

1.建立長效管理機制

1.1 完善管理內(nèi)容。在對文書檔案進行管理時，要想提高數(shù)字化建設(shè)水平，就需要建立長效管理機制，并且對原有管理制度內(nèi)容進行更新和完善，才能為各項工作開展提供有效依據(jù)。機關(guān)事業(yè)單位在對文書檔案進行管理時，需要嚴格按照我國法律要求，制定針對性制度體系，促進數(shù)字化建設(shè)工作有序開展。機關(guān)事業(yè)單位要對數(shù)字化管理內(nèi)容進行科學(xué)梳理，并且從綜合層面開展頂層設(shè)計工作。國家政府也要出臺相應(yīng)法律法規(guī)，為各項工作開展提供行政依據(jù)。在對文書檔案進行數(shù)字化管理時，需要按照最新檔案法要求，對保管期限進行科學(xué)劃分，還要做好文書檔案數(shù)據(jù)處理。在對各類材料進行管理時，需要對現(xiàn)有工作流程進行完善和優(yōu)化，還要將數(shù)字化技術(shù)融合到管理各個環(huán)節(jié)中[5]。

1.2 規(guī)范管理流程。機關(guān)事業(yè)單位可以建設(shè)數(shù)字檔案室，并且嚴格按照管理標(biāo)準(zhǔn)，對各種載體檔案進行數(shù)字化處理，還要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度。在進行數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)時，要對保護等級進行科學(xué)劃分，還要引進更加先進技術(shù)，對系統(tǒng)功能進行完善和優(yōu)化，通過對系統(tǒng)進行定期收集，提高綜合管理水平。在對專門文件進行管理時，要對其進行保密處理。我國在進行機關(guān)檔案數(shù)字化管理師，已經(jīng)出臺了相應(yīng)參考標(biāo)準(zhǔn)，可以為機關(guān)事業(yè)單位管理工作開展提供科學(xué)指導(dǎo)。機關(guān)事業(yè)單位在開展相關(guān)工作時，需要積極積累經(jīng)驗，并且對現(xiàn)有管理標(biāo)準(zhǔn)和要求進行深入探究，通過對各項管理內(nèi)容進行完善和優(yōu)化，進一步提高數(shù)字化建設(shè)水平[6]。

2.構(gòu)建統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

在對文本檔案信息進行數(shù)字化管理時，工作系統(tǒng)性特征比較強，要從多個角度對影響因素進行全面分析和控制。在進行管理制度建設(shè)時，機關(guān)事業(yè)單位需要在現(xiàn)有制度體系基礎(chǔ)上，對其進行完善和優(yōu)化，還要構(gòu)建統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身管理要求，結(jié)合法律規(guī)定制定符合自身特色的管理制度。在進行數(shù)字化管理時，還要對各項工作流程進行完善和優(yōu)化，并且將管理內(nèi)容細化分解到具體建設(shè)環(huán)節(jié)中。因為在進行數(shù)字化管理時，會受到多元化因素影響，可能會出現(xiàn)管理缺陷問題。機關(guān)事業(yè)單位需要建立健全責(zé)任制度，將權(quán)責(zé)落實到個人身上，確保所有管理人員都能明確自身崗位職責(zé)和要求，要促進文書檔案管理工作向著規(guī)范化方向進行更好發(fā)展。在對紙質(zhì)檔案信息進行數(shù)字轉(zhuǎn)化時，需要引進更加先進設(shè)備，并且對各個環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一管理。如果機關(guān)事業(yè)單位采用了外包形式開展數(shù)字化建設(shè)工作，要對各個工作環(huán)節(jié)進行全方位追蹤和管理[7]。

3.優(yōu)化資源配置

3.1 提高資源利用率。要想提高文書檔案數(shù)字化管理水平，管理人員需要強化自身責(zé)任心，要轉(zhuǎn)變原有工作思路和方法，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動服務(wù)。在對現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源進行管理和應(yīng)用時，需要對各項資源潛力進行充分開發(fā)，還要為檔案管理工作開展提供有效支持。機關(guān)事業(yè)單位需要借助信息化技術(shù)構(gòu)建檔案網(wǎng)站。如果單位條件比較好，還可以創(chuàng)建專題網(wǎng)站，要對檔案行業(yè)相關(guān)信息進行定期推送，還可以公布可公開的檔案數(shù)據(jù)。在進行檔案網(wǎng)絡(luò)管理時，需要設(shè)置用戶入口，用戶可以通過在線申請調(diào)取檔案信息，并且對檔案資源進行科學(xué)利用。在對現(xiàn)有檔案信息進行開發(fā)和使用時，管理人員需要根據(jù)不同保護等級資源應(yīng)用特點，制定針對性管理措施，提高數(shù)據(jù)資源應(yīng)用安全性[8]。

3.2 加強工作宣傳。在對檔案專題進行編研時，機關(guān)事業(yè)單位需要利用重要時間節(jié)點，舉辦檔案展覽等活動，還要借助多媒體對檔案管理工作進行大力宣傳，要保證所有部門工作人員都能認識到這項工作重要性，還要強化工作人員檔案管理意識。每年6月9日屬于國家檔案日，機關(guān)事業(yè)單位可以利用這一日期，策劃檔案宣傳活動。在進行展覽活動設(shè)計時，可以將線上活動和線下活動進行有機融合，通過對檔案管理內(nèi)容進行宣傳。強化工作人員檔案管理意識。機關(guān)事業(yè)單位還可以開發(fā)檔案小程序，并且借助微博等軟件，對檔案信息資源進行開發(fā)和利用。在對檔案信息資源進行開發(fā)時，需要做好數(shù)據(jù)處理，要對可公開的數(shù)據(jù)和需要保密的數(shù)據(jù)進行準(zhǔn)確區(qū)分，還要強化安全意識，才能對各項資源進行科學(xué)利用。

4.加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

4.1 做好設(shè)備更新。在進行數(shù)字化建設(shè)和管理時，各項工作開展都需要充足設(shè)備支撐。但因為有些機關(guān)事業(yè)單位在開展數(shù)字化管理工作時，沒有加大資金投入力度，導(dǎo)致自身信息化建設(shè)水平比較低，影響了數(shù)字化管理工作開展。因此機關(guān)事業(yè)單位需要提高對管理工作重視程度，要根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要求，加大人力、物力資源投入力度。在進行數(shù)字化設(shè)施和設(shè)備建設(shè)時，需要引進最新設(shè)備，并且對設(shè)施應(yīng)用情況進行全方位管理。如果發(fā)現(xiàn)設(shè)施已經(jīng)存在問題，要對其進行針對性維修，還要對損壞比較嚴重的設(shè)施進行全面更新。機關(guān)事業(yè)單位在對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況進行管理時，需要對各項設(shè)施應(yīng)用情況進行詳細記錄，將其作為后期維修和保養(yǎng)依據(jù)。機關(guān)事業(yè)單位還要對市場上一些新型設(shè)備進行重點關(guān)注，并且將其融入到自身建設(shè)中，要盡可能引進性能更加優(yōu)越的設(shè)施和設(shè)備，確保各項設(shè)施和設(shè)備在使用時，能夠發(fā)揮更大作用。

4.2 規(guī)范設(shè)施建設(shè)。在進行基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)時，主要存在自動化辦公設(shè)備和管理系統(tǒng)以及檔案網(wǎng)站等內(nèi)容。在進行自動化辦公設(shè)備研發(fā)時，可以通過溫度和濕度控制系統(tǒng)以及監(jiān)控系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、數(shù)字化掃描儀等設(shè)備，提高辦公質(zhì)量和效率。在進行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身的管理需求，引進符合管理要求的檔案系統(tǒng)。系統(tǒng)不僅要具備基礎(chǔ)數(shù)字化管理功能，還要通過系統(tǒng)升級，對功能進行拓展。管理人員要借助這項系統(tǒng)進行檔案信息錄入和輸出，還要實現(xiàn)全文檢索以及資源在線利用。在進行網(wǎng)站建設(shè)時，可以構(gòu)建專題檔案或者設(shè)置專項管理模塊，要對有關(guān)檔案工作的信息進行定期推送，還可以將能夠進行公開的信息資源發(fā)布到網(wǎng)站中，提高資源利用率。

5.組建專業(yè)工作團隊

5.1 加強人才管理。在進行文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理時，對工作人員要求比較高，工作人員不僅要掌握基礎(chǔ)管理知識，還要學(xué)習(xí)一些新型信息化技術(shù)，才能提高數(shù)字化建設(shè)水平。目前大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位在進行管理人員選擇時，僅僅是對管理能力進行了考核，并沒有組織管理人員定期學(xué)習(xí)一些新型信息化技術(shù)和知識，導(dǎo)致管理人員數(shù)字化系統(tǒng)操作水平比較低，無法對檔案數(shù)據(jù)信息管理期間，存在的各項風(fēng)險問題進行及時發(fā)現(xiàn)和解決。且檔案管理行業(yè)缺乏有效人才支撐，很多管理人員缺乏專業(yè)背景，不具備數(shù)字化管理能力，難以滿足受到數(shù)字化管理要求。機關(guān)事業(yè)單位需要拓寬人才引進渠道，并且建立健全人才培養(yǎng)機制，為數(shù)字化管理工作開展，提供有效人才支持。在進行人才引進時，機關(guān)事業(yè)單位需要對人才專業(yè)背景進行全面了解，要引進能夠掌握基本數(shù)字化技能的專業(yè)人才，還要通過制定實踐活動，提高人才動手能力，對現(xiàn)有檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)進行完善和優(yōu)化。

5.2 提高人才能力。在人才進行教育和培訓(xùn)時，機關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展要求，對現(xiàn)有人才培養(yǎng)機制進行完善和優(yōu)化，并且對教育培訓(xùn)內(nèi)容進行定期更新，要鼓勵人才積極參與各項教育和培訓(xùn)活動，提高人才能力水平。機關(guān)事業(yè)單位也可以定期舉辦線上講座和研討會以及培訓(xùn)班等活動，還可以讓專家講授工作經(jīng)驗，并且在單位內(nèi)部營造積極愉悅工作范圍，對人才進行潛移默化影響，確保專業(yè)人才理論知識更加豐厚，實踐能力能夠得到進一步提升，還要提高人才綜合素質(zhì)。機關(guān)事業(yè)單位還可以建立健全人才激勵機制，要通過對人才能力進行定期考核，并且制定針對性獎勵和懲罰措施，充分調(diào)動人才積極主動性。機關(guān)事業(yè)單位還要對現(xiàn)有職務(wù)競爭機制和評優(yōu)評獎、職稱評價等措施進行適當(dāng)調(diào)整，通過對人才發(fā)展需求進行全面了解，并且制定針對性激勵內(nèi)容，促進人才進行更好發(fā)展。在對人才進行管理時，要對表現(xiàn)比較好的人才進行物質(zhì)獎勵，還要對存在重大失誤的人才進行嚴重懲罰，確保人才能夠自覺規(guī)范自身行為，降低失誤問題發(fā)生幾率。

結(jié)語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位在對文書檔案進行數(shù)字化管理時，不僅要從各個層面對管理風(fēng)險問題進行全面預(yù)防，還需要提高文書檔案服務(wù)水平。將傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式，是一項長期任務(wù)，不能一蹴而就。機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)文書檔案管理工作要求，對各項內(nèi)容進行同步更新，還要對數(shù)字化管理期間存在的技術(shù)難題進行深入分析和解決，才能降低檔案數(shù)據(jù)丟失等問題發(fā)生幾率。機關(guān)事業(yè)單位需要積極積累經(jīng)驗，提高自身綜合管控能力，還要引進更加專業(yè)復(fù)合型技術(shù)人員，提高數(shù)字化建設(shè)水平。