趙軼賓

（內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010017）

引言

數(shù)字檔案館就是各級(jí)各類的檔案館為了在日益增長(zhǎng)的信息社會(huì)中有效生存，滿足檔案信息資源管理和運(yùn)用的需求，以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，收集、加工、保存和管理數(shù)字檔案信息，通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享，滿足信息社會(huì)對(duì)檔案信息管理和利用日益增長(zhǎng)的需求[1]?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，將繼續(xù)發(fā)展數(shù)字檔案，到2020年，地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館將全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案館。各級(jí)檔案館也應(yīng)將此視為一個(gè)良好的機(jī)會(huì)，積極改進(jìn)規(guī)劃和利用，整合和建設(shè)與檔案館藏兼容的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)和應(yīng)用安全可控的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。建設(shè)數(shù)字檔案館藏基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。促進(jìn)建設(shè)，支持檔案安全系統(tǒng)[2]。目前，數(shù)字檔案館正在開發(fā)中，這將改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，開辟新的檔案管理模式。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)存在的意義

1.保障信息安全

數(shù)字檔案的建設(shè)和發(fā)展可以促進(jìn)文件和各類信息的安全和保存。這不僅對(duì)文化有影響，而且對(duì)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展也有較大的影響。首先，檔案的數(shù)字化可以給社會(huì)帶來(lái)一股現(xiàn)代化的浪潮，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資料的數(shù)字化，讓人們快速獲取不同的信息來(lái)源，從而促進(jìn)社會(huì)走向現(xiàn)代化發(fā)展的道路。另外，它還使檔案記錄的初始管理向更快、更方便的方向發(fā)展，使檔案資源得到更有效的組織和管理。從紙質(zhì)存儲(chǔ)到使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的需要，使信息可以更持久的存儲(chǔ)，并大大提高了使用的安全性。數(shù)字化檔案的建立不僅方便了信息獲取，還可以利用大數(shù)據(jù)搜索各類內(nèi)容，從而快速提高管理的質(zhì)量和效率[3]。

2.適應(yīng)時(shí)代需要

數(shù)字檔案館的初步建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展的需要，已經(jīng)開始從以前的保存形式向現(xiàn)代化和自身的效率發(fā)展，提高自身的效率?？梢哉f現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，擁有更多信息的人有更大的發(fā)展優(yōu)勢(shì)。建筑檔案的數(shù)字化有望不斷提高中國(guó)的信息化發(fā)展水平，增強(qiáng)綜合國(guó)力。

二、數(shù)字檔案館的特點(diǎn)

1.具有一定的開放共享性

目前，數(shù)字檔案館主要以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，一旦建成，這些信息的保存不僅可以在網(wǎng)絡(luò)中完成傳輸和交換，還可以有效整合不同的資源。此外，通過在大數(shù)據(jù)時(shí)代基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)對(duì)用戶進(jìn)行分析，將有可能更準(zhǔn)確的定位他們想要的資源。

2.技術(shù)的多樣化和持續(xù)創(chuàng)新

目前，數(shù)字檔案的建設(shè)和運(yùn)行主要依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，由于目前互聯(lián)網(wǎng)上的信息發(fā)展和變化很快，數(shù)字檔案建設(shè)技術(shù)也需要不斷更新。如果不這樣做，就不可能跟上當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展。

3.信息資源復(fù)雜多樣

數(shù)字檔案館具有多功能性的優(yōu)勢(shì)，可以整合當(dāng)前的信息、數(shù)字發(fā)展中的職業(yè)、當(dāng)前和傳統(tǒng)檔案館的信息發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)。信息數(shù)據(jù)的有效整合形成了一個(gè)非常復(fù)雜的信息系統(tǒng)，并允許人們獲取廣泛的信息。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容與現(xiàn)狀

數(shù)字檔案館的建設(shè)由許多要素組成，是一個(gè)收集、處理、保存、管理和使用檔案信息的綜合管理系統(tǒng)和平臺(tái)。建立數(shù)字檔案的前提是，在清楚了解其基本含義的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案建設(shè)。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)正在發(fā)生變化。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)的，而數(shù)字檔案可以在數(shù)字或電子媒體上復(fù)制。傳統(tǒng)的檔案館需要大量的空間來(lái)儲(chǔ)存檔案材料，而數(shù)字檔案館不僅節(jié)省空間，而且在一定程度上也節(jié)省了人力，因?yàn)樗饕莾?chǔ)存數(shù)據(jù)，可以靈活的獲取檔案材料，因此效率更高。數(shù)字檔案室的建設(shè)通常涉及標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)、基本設(shè)計(jì)、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案材料的數(shù)字化和歸檔服務(wù)。由于這是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)項(xiàng)目，它需要相關(guān)部門之間的密切合作和分工協(xié)作[4-5]。

1.建設(shè)數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

所謂基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，是指滿足建設(shè)和管理數(shù)字檔案的要求，確保歸檔信息的安全，為建設(shè)數(shù)字檔案提供技術(shù)支持的硬件和軟件設(shè)施。

2.開發(fā)數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)

該系統(tǒng)必須易于使用和安全，是一個(gè)多功能的應(yīng)用程序，并能夠證明它與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)有什么不同，例如，使檔案事務(wù)自動(dòng)化。

3.應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和方法實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理

一方面，它是將原始檔案材料數(shù)字化，為數(shù)字管理奠定基礎(chǔ)；其次，它必須形成一個(gè)完整的、可用的和安全的數(shù)字檔案資源系統(tǒng)，嚴(yán)格按照檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，為后續(xù)的數(shù)字保存、管理和使用檔案提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

4.持續(xù)改進(jìn)并完善數(shù)字檔案室工作流程、管理制度、人員建設(shè)

為了數(shù)字檔案信息的安全平穩(wěn)運(yùn)行，需要明確數(shù)字檔案服務(wù)的基本內(nèi)容和服務(wù)流程，對(duì)檔案類型進(jìn)行分類管理，加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)和更新，有效確保數(shù)字檔案信息順利與安全運(yùn)行。數(shù)字檔案室建設(shè)極大提高了人才與技術(shù)的要求，使傳統(tǒng)檔案室人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)必須重組和優(yōu)化，特別是，數(shù)字檔案的建設(shè)和后續(xù)管理需要發(fā)展智力保證，包括加強(qiáng)對(duì)檔案員的培訓(xùn)，引進(jìn)不同角色和職責(zé)的工作人員，加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的知識(shí)管理，以應(yīng)對(duì)新技術(shù)和新方法。數(shù)字檔案室建設(shè)必須嚴(yán)格注意以下幾點(diǎn)：一是推動(dòng)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化發(fā)展，豐富數(shù)字檔案館的檔案信息資源；二是形成規(guī)范化、高功能的體制結(jié)構(gòu)，優(yōu)化工作流程，有效利用檔案信息資源，為相關(guān)領(lǐng)域提供可靠的決策依據(jù)，并向公眾提供社會(huì)和個(gè)性化的檔案管理服務(wù)[6]。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)中面臨的困境

1.檔案信息安全性難點(diǎn)依然存在

在建立數(shù)字檔案館時(shí)，信息安全始終是一個(gè)重要的問題，雖然現(xiàn)階段信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息數(shù)據(jù)量的增加，但信息存儲(chǔ)技術(shù)還存在一定的不足，其中怎樣有效延長(zhǎng)數(shù)字信息的使用時(shí)間是信息存儲(chǔ)需要關(guān)注的一個(gè)重要方面，如果數(shù)字信息檔案儲(chǔ)存的條件發(fā)生了變化，那么會(huì)影響數(shù)字信息的可靠性、兼容性與原始性，進(jìn)而影響數(shù)字檔案信息儲(chǔ)存的安全性。另一方面，網(wǎng)絡(luò)病毒帶來(lái)的技術(shù)困難尚未被克服，仍然是當(dāng)前對(duì)數(shù)字檔案安全的主要威脅因素[7]。

2.缺乏專業(yè)的技術(shù)人才

技術(shù)人才直接影響了數(shù)字檔案館的建設(shè)與運(yùn)行，針對(duì)數(shù)字檔案館，識(shí)別、檔案檢索、電子簽名、信息加密和信息共享是數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行中的一核心技術(shù)問題。如果軟件公司因合同原因發(fā)生變化或公司員工調(diào)動(dòng)，數(shù)字檔案館的運(yùn)行和維護(hù)就會(huì)受到影響，這在一定程度上限制了數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展。

3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范亟須完善

為推動(dòng)全國(guó)數(shù)字檔案館的全面發(fā)展，國(guó)家檔案局近日發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試方法》[8]。這些準(zhǔn)則更加詳細(xì)和具體，包括檔案服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子文件的接受和管理、紙質(zhì)文件的微細(xì)化和數(shù)字化、數(shù)字資源的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和信息安全等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，然而，目前還沒有適合當(dāng)?shù)厍闆r的具體技術(shù)應(yīng)用或工作流程，而且目前的情況還不足以為數(shù)字檔案館的所有功能建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，包括多媒體檔案管理技術(shù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案評(píng)估系統(tǒng)。

4.缺少深入實(shí)踐研究

首先，數(shù)字檔案建設(shè)缺乏理論基礎(chǔ)。目前，中國(guó)的數(shù)字檔案建設(shè)研究仍處于理論分析和實(shí)踐探索階段，嚴(yán)重缺乏對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與模式化的深入探討，在系統(tǒng)測(cè)試后沒有進(jìn)一步指導(dǎo)研究后續(xù)數(shù)字檔案館的工作；其次，對(duì)新的檔案類型、新的檔案模式和具有悠久歷史的檔案收藏缺乏詳細(xì)的研究。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案的管理方法、管理特點(diǎn)和儲(chǔ)存條件，需要進(jìn)一步研究如何納入和利用有價(jià)值的檔案，包括過大和過小的格式、不規(guī)則的布局、特殊材料、手寫文本和小語(yǔ)種文本[9]。

五、數(shù)字檔案室建設(shè)的創(chuàng)新對(duì)策

1.提升數(shù)字檔案應(yīng)用的整體效應(yīng)

數(shù)字化檔案建設(shè)必須積極應(yīng)對(duì)新時(shí)代，改變?cè)瓉?lái)'信息孤島'式的檔案材料建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的一體化發(fā)展和材料利用的綜合效應(yīng)。首先是根據(jù)當(dāng)時(shí)的環(huán)境，與時(shí)俱進(jìn)地加快數(shù)字檔案的更新，特別是通過硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的創(chuàng)新，確保數(shù)字檔案始終處于當(dāng)時(shí)環(huán)境的最前沿?，F(xiàn)在，數(shù)字檔案館利用信息網(wǎng)絡(luò)的各種資源，建立獨(dú)特的地方檔案空間，具有明顯的優(yōu)勢(shì)，首先提高自己的知名度和吸引力，為自己的檔案創(chuàng)造品牌。其次，還要注意進(jìn)行集成化工作[10]。綜合管理意味著充分利用檔案館的各種信息資源和業(yè)務(wù)。在全國(guó)普遍開展專項(xiàng)檔案建設(shè)的基礎(chǔ)上，要充分發(fā)揮資源共享的有益補(bǔ)充作用，通過構(gòu)建更加開放的檔案管理體系，使國(guó)家數(shù)字檔案館對(duì)檔案資料的信息掌握得更加全面。它還可以改善檔案館內(nèi)部的溝通和協(xié)作，從而帶動(dòng)數(shù)字檔案館的整體發(fā)展，提高其整體效率。

2.保障數(shù)字檔案平臺(tái)的高效運(yùn)行

數(shù)字檔案室的很多服務(wù)都是借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，從而保證數(shù)字檔案平臺(tái)的正常有效、安全運(yùn)轉(zhuǎn)尤為重要。首先，政府應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理能力。一般來(lái)說，檔案有更多的社會(huì)使用價(jià)值，如檢索、證明、決策、分析、宣傳教育等的使用，有很高的社會(huì)使用價(jià)值。但是海量的數(shù)據(jù)資料放在人們眼前，如果缺乏適當(dāng)?shù)钠脚_(tái)就很難實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。提升數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理性能就是要轉(zhuǎn)變信息的存放形態(tài)，進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化處理，使相關(guān)參與者可以運(yùn)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)信息，增強(qiáng)數(shù)據(jù)歸檔的可靠性[11]。其次，將各種形式的數(shù)據(jù)歸檔整合在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上。數(shù)字檔案服務(wù)也包括了文字、影像、圖表、影像等的各種形式，要把各種數(shù)據(jù)資料信息加以有機(jī)集成，這樣才能增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的有效性，包括為客戶決策過程提供最有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，從而充分地發(fā)揮了數(shù)字檔案室的優(yōu)勢(shì)作用。再次，加強(qiáng)與數(shù)字檔案室等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的交互性。為了建立新時(shí)代的數(shù)字檔案館，必須了解市場(chǎng)的需求并收集用戶的反饋。它應(yīng)被用作與觀眾溝通的渠道，并作為不斷改進(jìn)檔案館服務(wù)的參考。用戶的反饋也被儲(chǔ)存為數(shù)據(jù)，可以通過收集、整理和分類來(lái)考慮更有針對(duì)性的專題檔案服務(wù)，加速檔案的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。

3.有機(jī)整合數(shù)字檔案資源

數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理者的積極參與和學(xué)術(shù)指導(dǎo)，以彌補(bǔ)現(xiàn)階段理論研究和實(shí)踐創(chuàng)新的不足。首先，檔案主管部門應(yīng)承擔(dān)好數(shù)字檔案室建設(shè)的指導(dǎo)、監(jiān)測(cè)、審核、教育、考核的功能，使自身成為數(shù)字檔案室建立和后續(xù)工作的平臺(tái)。數(shù)字檔案室管理者要積極掌握先進(jìn)信息技術(shù)、增強(qiáng)數(shù)字檔案創(chuàng)建和管理工作意識(shí)，參與領(lǐng)域內(nèi)先進(jìn)的學(xué)術(shù)交流項(xiàng)目或?qū)嵉卦L問參觀，總結(jié)各地和相關(guān)機(jī)構(gòu)的成功經(jīng)驗(yàn)與方法。在實(shí)踐的過程中應(yīng)發(fā)揮積極性，勇于突破與革新并能不斷作出反映，出現(xiàn)問題進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)一步引導(dǎo)歸檔工作者提升檔案服務(wù)意識(shí)與水平[12]。其次，加強(qiáng)對(duì)歸檔數(shù)據(jù)來(lái)源的挖掘能力。改變傳統(tǒng)檔案管理方式，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)文檔的智能化搜索，從大量的信息來(lái)源中進(jìn)行快速、準(zhǔn)確搜索，進(jìn)行智能化的數(shù)據(jù)挖掘和處理同樣，需要建立一個(gè)數(shù)字檔案空間系統(tǒng)。開放性是數(shù)字檔案的一個(gè)重要特征，但作為一個(gè)虛擬概念，提高檔案的開放性應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：其中之一是將檔案數(shù)據(jù)的出版和資源共享納入國(guó)家數(shù)字檔案館發(fā)展的長(zhǎng)期規(guī)劃，在發(fā)展數(shù)字平臺(tái)的同時(shí)加強(qiáng)相關(guān)功能。其次，需要充分考慮不同檔案材料之間的相互關(guān)系，以避免數(shù)字材料轉(zhuǎn)換中的重復(fù)和浪費(fèi)，提高數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換的效率。數(shù)字檔案館的建設(shè)首先要搞好資源建設(shè)，按照現(xiàn)代環(huán)境的要求充實(shí)檔案和數(shù)字資料，同時(shí)要注意提高質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，使數(shù)字檔案館向高質(zhì)量發(fā)展[13]。

結(jié)語(yǔ)

總之，數(shù)字檔案館的建設(shè)是時(shí)代的產(chǎn)物，也是時(shí)代的要求。雖然我國(guó)采取了相關(guān)政策在全國(guó)范圍內(nèi)推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)，并取得了一定的成效，但在建設(shè)過程中仍存在一些困難，阻礙了數(shù)字檔案館的作用。因此，應(yīng)重點(diǎn)核查數(shù)字檔案系統(tǒng)的各項(xiàng)指標(biāo)，構(gòu)建數(shù)字檔案保障體系，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，搭建信息服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)技術(shù)人員培訓(xùn)，在大數(shù)據(jù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)中展現(xiàn)檔案的價(jià)值，確保數(shù)字檔案的 建設(shè)應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)化和國(guó)際化的大趨勢(shì)為指導(dǎo)。