陳秀潔 廣東省奧林匹克體育中心

人事檔案是記錄和反映個人經(jīng)歷、社會活動、思想品德、能力素養(yǎng)的記實材料，也是個人綜合能力素質評價的重要基礎。但從實際情況來看，由于歷經(jīng)不同年代時期現(xiàn)狀及個人原因，造成有些人事檔案“三齡二歷一身份”前后不一致、缺失、造假等情況。根據(jù)現(xiàn)階段人事檔案管理規(guī)定要求，對人事檔案管理實際工作談談幾點體會。

一、干部人事檔案材料收集

按規(guī)定人事檔案根據(jù)內容分十類，保證全面規(guī)范、真實準確、鮮活及時收集。人事檔案材料收集是干部人事檔案完整、真實的重要基礎。尤其是“三齡二歷一身份”重要材料，由于各單位人事檔案管理人員業(yè)務水平及情況參差不齊，有的單位人事檔案管理人員要身兼多職，比較繁忙，分配用于人事檔案管理工作時間少；有的單位領導對人事檔案重要性認識不足，不夠重視；人事檔案管理人員業(yè)務水平不高，缺少專業(yè)培訓，人事檔案材料未及時收集歸檔、歸檔材料不準確或被遺漏，待上級組織部門檢查復核時才發(fā)現(xiàn)材料缺失，有些材料如《干部履歷表》《工資變動審批表》可以后補，但大部分材料必須要原始材料才能入檔。由于未及時收集歸檔，遺失時間太久、無法追補，將影響干部錄用、選拔任用、調配，影響干部的進一步發(fā)展。因此，人事檔案材料及時準確收集歸檔，是日常人事檔案管理工作的重中之重。

二、干部人事檔案審核甄別工作

（一）出生日期前后不一致

檔案中最早材料與最新材料的出生日期不一致，由于早期年代對檔案的重要性認識不足，重視程度低，對待出生日期登記不夠嚴謹，有些個人為達到某種利益目的，將出生日期改大或改小，有關部門把關不嚴，未經(jīng)查實就蓋章通過，使虛假材料順利進入檔案，造成人事檔案存疑，給組織人事部門認定正確的出生時間、退休時間帶來困難。情況五花八門，有為了入伍、招工年齡不夠填大的，有招錄運動員年齡填小的，有填陰歷的，有因為超生或其他家庭原因填小或填大的等等。例如，在審核檔案過程中發(fā)現(xiàn)檔案最早與最新材料的出生日期不一致，經(jīng)推算該同志的學歷，顯示其3歲讀小學，15歲讀大學的情況，經(jīng)與本人及其父親溝通了解到，該同志當前身份證的出生日期確實不是其真實的出生年月。因為家庭特殊原因，在家里接生的，出生后父母未及時給予辦理出生證和入戶口，隔幾年后才辦理，且未按正確的出生時間登記，出生證填寫信息不明，無法從出具出生證的醫(yī)院查證。經(jīng)與戶籍所在地派出所征詢，由于入戶時用的是信息不準確的出生證辦理入戶口及身份證，派出所無能證實該同志真實年齡的材料，而在就讀小學學校的學籍表中記載該同志準確的出生日期，是屬于正常適齡入學兒童。因此，該同志從辦理出生證到入戶口開始，就一直使用不準確的出生日期，這對該同志更正和認定出生日期造成很大困難，出生日期未更正認定前，將對其進入體制內單位工作形成很大的障礙。建議相關部門錄入個人信息時，應以負責任的工作態(tài)度核實，嚴把關，避免錯誤信息材料進入要陪伴一生的檔案中。

（二）參加工作時間不一致

有的單位人事部門在形成檔案材料時，未確認的情況下錯誤錄入個人信息，造成檔案中出現(xiàn)多個不同的參加工作時間，給工齡認定及工資晉升等帶來許多麻煩。在審核認定正確的參加工作時間時，應在檔案中找出組織人事部門批復的有效材料記載為準。例如，以招工日期、應征入伍時間、運動員最后一次參加集訓時間、知青上山下鄉(xiāng)時間、錄（聘）用時間為正確參加工作時間，若檔案缺失這類材料，建議從其他有效佐證材料來認定真正的參加工作時間。比如，畢業(yè)生轉正定級審批表、工資審批表、年度考核登記表及其他有效佐證材料記載鑒定。

（三）入編材料缺失

第九類任免材料，是檔案中最為重要的材料，主要是組織人事、勞動部門批復的錄用、聘用、招用、入伍、統(tǒng)招統(tǒng)配、工人轉干、軍轉干部、聘用干部、考察、任免、調配、軍隊轉業(yè)（復員）安置、職級晉升、退（離）休、辭職、辭退等等，是證明個人身份及成長歷程、也是難以補辦的重要材料，尤其是進入干部隊伍應具有的材料。由于各個年代時期現(xiàn)狀原因，若檔案中缺失入編材料和個人身份證明材料，當前又無法追補，將是干部錄用、選拔任用、人員調配的攔路虎。如何補救？建議從相關途徑查找有效佐證材料予以認定。例如，從批準的組織人事、勞動部門備案材料查找原始記錄材料復印，或從同批次入編人員所在單位查找相關記錄材料復?。恢袑?、專科、大學畢業(yè)生就業(yè)的，建議根據(jù)報到（派遣）通知書或從學校檔案室查找學生就業(yè)去向記錄；招工材料建議在當?shù)貦n案館查找復印招工記錄存根。復印件蓋“與原件相符”和公章作為認定的佐證材料。

三、干部人事檔案存在問題的思考

（一）普及提高人事檔案重要性的認識

大力宣傳《檔案法》及相關的人事檔案管理規(guī)定，使人員深刻了解人事檔案的重要性，從上至下樹立誠信堡壘，實事求是，不弄虛作假，領導者不以個人的主觀喜好做出對職工不公正的評價，誰批注，誰承擔責任。建議單位領導參與人事檔案管理工作業(yè)務學習，只有對人事檔案工作足夠了解，認識到其重要性，在人事檔案審核工作過程中發(fā)現(xiàn)存在問題時，能得到領導的支持，帶頭配合整改，嚴格遵循人事檔案管理的規(guī)定要求，配合做好規(guī)范管理工作，在填寫個人信息材料時能夠嚴肅認真對待，如實反映個人情況、杜絕隨意錯填漏填及造假行為。因此，單位領導的重視和支持是順利開展人事檔案工作的關鍵。

（二）加強人事檔案管理隊伍建設，提高專業(yè)技術水平

按照檔案專業(yè)性要求，在人事檔案管理工作中，離不開管理人員端正、積極的工作態(tài)度，能嚴格遵守工作紀律，有較強的職業(yè)操守，責任心強，積極勤奮和作風正派的黨員干部。單位要考察篩選符合條件的黨員干部加以培養(yǎng)，加強人事檔案管理業(yè)務培訓工作，熟悉相關法律法規(guī)，建設人事檔案管理高素質的專業(yè)技術人才隊伍。充分調動檔案管理人員的積極性和責任感，使管理人員在工作中遇到不配合和阻攔整改時，能保持平和和為人民服務的工作態(tài)度，耐心做好解釋工作，同時做到嚴守工作紀律、堅持原則、忠于職守、嚴把關。確保入檔材料規(guī)范真實、準確有效，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保人事檔案的安全[1]。

（三）完善收集材料工作制度

為確保檔案材料真實、準確、完整，及時收集整理歸檔，建議完善人事檔案管理制度，建立收集檔案材料工作制度，并把制度傳達到單位每個人，深入人心，引起重視，使人員對符合歸檔的材料主動及時提交歸檔。尤其是單位行政、人事組織部門形成的檔案材料。例如，每年年度考核表、正常晉升薪級工資審批表，新進人員工資審批表、工資調整審批表、招錄、調配、職級晉升、崗位任免、政審、獎勵、違規(guī)違紀違法等等材料，及時整理歸檔，個人和材料形成部門必須如實、規(guī)范填寫材料，材料形成部門應當在材料形成后1個月內主動移交到人事檔案室。人事檔案管理人員要按規(guī)定審核甄別，嚴格把關，確保歸檔材料的真實性、完整性、可用性、安全性。

四、干部人事檔案審核的建議

（一）明確主要工作內容

在進行干部人事檔案審核工作中，工作人員需要按照實際情況明確主要工作內容，只有這樣才可以優(yōu)化當前的工作模式，避免產生較為嚴重的偏差而影響檔案審核管理工作的科學規(guī)范進行。在審核工作開展的過程中，主要是以干部的“三齡二歷一身份”為主線重點對干部人事檔案進行全面而清晰的審核，快速發(fā)現(xiàn)檔案中歸檔材料不準確和分類不規(guī)范的問題，保證各項工作能夠具備較強的科學性，并做好審核情況的記錄、匯總。為檔案利用、管理工作提供重要的基礎。在重點信息審核過程中，工作人員需要加強對細節(jié)的重視程度，防止忽略了重要信息虛假或前后不一致的情況發(fā)生。在發(fā)現(xiàn)問題時，要把檔案前后反復細致多查看幾次，確保審核甄別情況無誤，理出存在問題的解決辦法，并把情況反饋到個人，了解當時的真實情況，向當事人解釋當前檔案規(guī)范管理要求，以及需當事人配合做好解決問題的相關工作。如仍解決不了的，向上級主管部門反映情況請求協(xié)助解決好問題。與材料形成部門提出有效的整改方案和應對措施，為檔案管理工作提供多樣化的支持。另外還需要相對有用的佐證資料，與原始材料依據(jù)具有同等效力，保證檔案管理工作能夠具備較強的公信力和科學性，再按照相關要求及標準完成檔案的規(guī)范整理，使干部人事檔案審核效果能夠符合有關規(guī)定的要求[2]。

（二）加大宣傳力度

從整體上看，干部人事檔案權威性較為突出，能夠為組織提供真實準確的資料，同時也可以保證后續(xù)人力資源管理決策的科學性和準確性。因此，在實際工作中需要加強對干部人事檔案工作的重視程度，并且在部門內部強化宣傳力度，充分發(fā)揮人事檔案的價值，為選拔培養(yǎng)人才提供重要的依據(jù)和幫助。由于在干部人事檔案管理工作時需要有較強的政策性和科學性，所以各部門內部設置對應的檔案材料收集歸檔的責任機制，把工作真正落到實處。還需要進行人力和物力的多方位支持，將人事檔案工作放在單位總體工作的一個重要位置上，促進人事檔案管理工作的科學進行。同時，單位還需要加強對基礎設備設施規(guī)范配置的力度，融入信息化的操作模式，為人事檔案管理工作的科學進行提供重要的基礎。單位領導及人員對人事檔案足夠認識，按照實際情況不斷更新現(xiàn)有的工作模式，使整體的人事檔案管理工作取得的效果能夠符合當前國家有關規(guī)定和管理要求，另外，也可以在部門內部形成良好的監(jiān)督管理機制，配合多樣化的宣傳方式，使各個工作人員能夠認識到干部人事檔案專項審核所發(fā)揮的重要價值，具備較強的思想認知，更好地服務于人事檔案管理服務利用工作，按照其中所反饋的問題優(yōu)化管理機制，有效地降低對檔案管理不規(guī)范所產生的影響[3]。

（三）完善審核機制

為了及時地發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在的問題，離不開規(guī)章制度支持，因此，相關工作人員需按照實際情況完善整體的管理機制，靈活地應對其中所產生的問題。促進人事檔案管理工作能夠朝著規(guī)范化、科學化的方向不斷發(fā)展。在審核工作中需要落實于最終的工作質量提升，按照實際工作要求總結工作經(jīng)驗，完善現(xiàn)有的規(guī)章制度，遵守工作紀律，約束不良工作作風，提高人事檔案管理、審核效果，積累豐富的工作經(jīng)驗來解決存在的各種問題，配合著高效率的工作策略，保證檔案材料審核鑒別的準確性，促進人事檔案審核認定工作的順利進行。完善應對問題的監(jiān)督管理機制，主要包含檔案接收、整理分類、裝訂等等工作程序到審核認定管理全過程的思路，調整以往的工作方式，解決在審核中存在的各項問題，并建立事故防范機制，有效地應對在其中所產生的問題，使人事檔案管理工作能夠具備較強的整體性。在工作過程中發(fā)現(xiàn)一部分制度落實不到位和監(jiān)督管理不到位有著密切的關系，因此，有關部門應加強對監(jiān)督管理機制執(zhí)行的重視程度，按照實際所反饋的問題建立實施監(jiān)督管理機制。

（四）常態(tài)化的專項審核

建立常態(tài)化專項審核機制，主要是為了使檔案材料能夠及時收集完整，讓檔案處于規(guī)范管理常態(tài)化，落實科學化的工作原則，高效率地完成審核工作任務，及時發(fā)現(xiàn)問題進行有效的解決，做好資料的安全以及完整性管理，防止出現(xiàn)造假和涂改問題的發(fā)生，使各個檔案信息能夠更加完整，嚴格按照相關規(guī)定完成的檔案審核工作。在出現(xiàn)問題之后，要督促人事部門進行材料的整改補全，并且優(yōu)化對應的規(guī)章制度，確保人事檔案的安全。

五、結語

干部人事檔案管理工作是一項煩瑣、周期長的工作，源于個人原因及不同年代特征留下的問題，在人事檔案審核認定工作中困難重重，對工作人員業(yè)務能力要求可想而知，需要勤于學習專業(yè)技術知識，熟悉人事檔案相關政策法律法規(guī)，積累豐富的工作經(jīng)驗，堅持原則，忠于職守，在尊重歷史，實事求是，合法合規(guī)的情況下保障干部個人合法權益。