呂琳琳

（遼陽市第四人民醫(yī)院，遼寧 遼陽 111000）

醫(yī)院檔案信息化管理是其發(fā)展過程中的關鍵，就是將其在發(fā)展中所產(chǎn)生的各類信息資源加以搜集，整理和儲存，并將各類檔案信息加以應用。隨著計算機信息技術的快速發(fā)展和普及，我國各大醫(yī)院也逐漸改變了傳統(tǒng)的管理模式，開始將信息化技術應用到工作當中。在醫(yī)院辦公室檔案信息化管理工作開展期間，需要不斷完善管理制度，將信息化檔案在格式和存儲方式上統(tǒng)一起來，這樣才能保證檔案管理水平得到持續(xù)提高，給醫(yī)院的經(jīng)營管理工作帶來支持和幫助。

一、醫(yī)院檔案信息化管理工作的重要性

一些檔案管理人員對于檔案管理工作的重要性認識不足，以為檔案管理是單純地搜集各類檔案信息，卻不知道檔案資源在使用過程中才能凸顯其高價值。因此在進行現(xiàn)代化檔案管理時，需要注重檔案資源使用，順應時代發(fā)展潮流，強化信息化技術運用，是持續(xù)提升檔案管理工作水平的重要手段。目前醫(yī)院辦公室檔案管理方法仍較老舊，大大影響辦公室檔案管理水平。信息技術對各個行業(yè)都產(chǎn)生了越來越深刻的影響，特別是借助信息技術的裝備與手段，可以針對檔案管理工作進行整體提升，促進檔案管理與利用工作的開展，因此醫(yī)院檔案管理信息化建設是順應時代發(fā)展的一個重要手段。近些年來，我國醫(yī)院發(fā)展在不斷地進行改革和轉型，在其轉型和發(fā)展進程中，醫(yī)院經(jīng)營管理已經(jīng)成為了其中一個重要組成部分，基于此，促使醫(yī)院檔案信息日益豐富。做好檔案管理工作對于促進醫(yī)院健康穩(wěn)定的發(fā)展具有積極作用。

1.利于檔案的轉型發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理以手工管理為主，需花費巨大的人力、物力以及財力，而且若工作人員素質、業(yè)務能力較差，也會導致檔案管理工作中操作上的錯誤，若沒有對錯誤進行及時改正就會導致嚴重后果。并且將檔案進行信息化管理運用到計算機技術中，如：云計算技術和大數(shù)據(jù)技術，借助云計算技術建立統(tǒng)一存儲池來對檔案信息進行動態(tài)的分配，從而能夠最大限度地發(fā)揮出檔案資源的優(yōu)勢，減輕檔案管理工作人員的勞動負擔，減輕他們的壓力，有利于檔案管理轉型發(fā)展。

2.利于檔案的共享

檔案資源主要由紙質檔案，音像視頻數(shù)據(jù)組成，紙質檔案在保存過程中需占用較多存儲空間。在對檔案進行信息化管理，實現(xiàn)對不同檔案資源文件歸檔過程中，可大幅減少紙質檔案占用空間，借助云計算虛擬化技術，實現(xiàn)不同資料間相互轉化與共享，調(diào)閱便捷，迅速實現(xiàn)對檔案檢索與使用，便于儲存，避免檔案資源重復勞動，更加確保檔案信息時效性。通過醫(yī)院檔案信息化管理工作，可在電子信息查詢系統(tǒng)中輸入各種數(shù)據(jù)信息，需要幫助的使用者僅需搜索關鍵詞便可迅速瀏覽相關內(nèi)容，因此可確保檔案信息的查詢速度，此外檔案信息化管理還不受時空限制，可在任何時間、任何地點都可查詢，有利于檔案資源使用效率的持續(xù)提升。

3.促進醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院檔案信息化管理過程中要具備專業(yè)技術人才，因此需要對信息檔案管理人員加強培養(yǎng)，培養(yǎng)大量專業(yè)技術型人才來幫助醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)各種科研檔案，基建檔案，文書檔案，設備檔案和人事檔案的信息化管理，例如醫(yī)護人員學術論文管理，學術交流管理，科技成果管理，人員信息，發(fā)明專利管理，醫(yī)院基建工程管理，醫(yī)療設備管理與維修等等，并且可以使用檢索功能實現(xiàn)查詢和統(tǒng)計[1]。

4.改善醫(yī)院醫(yī)療質量

醫(yī)院醫(yī)療質量對醫(yī)院的發(fā)展至關重要，也是醫(yī)院改善服務的終極目的。在新時期，隨著醫(yī)學科學技術的不斷進步，人們對疾病預防與治療的需求越來越高，因此加強醫(yī)院管理尤為重要。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中一項基礎性工作，也是促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關鍵因素。醫(yī)院在發(fā)展過程中形成了大量的歷史檔案。醫(yī)院檔案管理水平的高低影響著我國醫(yī)院醫(yī)療質量，而病歷檔案管理在醫(yī)院檔案管理中占據(jù)著重要地位，通過對病史檔案進行采集與歸類，醫(yī)務人員能夠通過分析得到寶貴的醫(yī)療信息，這也將成為醫(yī)務人員研究與實踐工作的重要依據(jù)。

5.能夠長時間保存檔案信息

傳統(tǒng)檔案管理工作開展時，多數(shù)為紙質檔案，但因紙張自身特點，對保存環(huán)境有較高要求，特別注重防火、防蟲、防濕等，因此檔案管理成本較高，且紙質檔案資料因查閱不便，調(diào)度難度較大，因此檔案信息管理使用相對較少，通過采用數(shù)字檔案可對各類有價值的材料實現(xiàn)信息數(shù)字化，以電子文件方式直接保存于網(wǎng)絡上，不僅可有效規(guī)避檔案原件受損問題，還可減少檔案資料遺失風險，提高檔案利用率[2]。

二、檔案信息化管理中存在的問題

在計算機技術日益發(fā)展的今天，基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理飛速發(fā)展。檔案管理是企業(yè)日常管理工作的重要內(nèi)容，其對提升醫(yī)院管理水平和工作效率具有十分重要的作用。而信息技術與檔案信息之間有著緊密的聯(lián)系，因此，將信息技術應用于檔案管理工作之中非常有必要。由于信息管理發(fā)展時間比較短，因此在發(fā)展過程中難免存在著這樣那樣的問題。醫(yī)院在進行檔案信息管理時容易出現(xiàn)如下問題：

1.整體歸檔意識不強

近年來，雖然機構檔案管理取得了一定的進展，但隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，似乎遇到了瓶頸，很大程度上是由于醫(yī)院歸檔意識不強，沒有充分認識到它在醫(yī)院經(jīng)營與發(fā)展過程中的重要作用。工作者對檔案的理解仍然停留在文件管理的表面，檔案管理就是保存文件，所以自然不愿意花時間和精力進行檔案管理水平提升，導致檔案管理員在日常工作中只是按照檔案信息錄入的規(guī)定進行，沒有形成主動管理的意識。與此同時，檔案管理在醫(yī)院運營中重要性不夠凸顯，導致電子文件信息管理遇到很多阻力，使醫(yī)院無法享受大數(shù)據(jù)時代的便利[3]。

2.缺乏宏觀指導和統(tǒng)籌規(guī)劃

醫(yī)院在進行電子檔案信息管理時，缺乏相關統(tǒng)籌規(guī)劃能力，主要表現(xiàn)為以下幾點：第一，是對檔案信息資源利用意識不強。企業(yè)單位重視檔案工作而輕視其他管理工作的現(xiàn)象較為普遍。第二，是檔案部門內(nèi)部分工不夠明確。第三，是檔案管理人員專業(yè)素質不高。由于檔案管理對醫(yī)院運營并不產(chǎn)生直接的影響，認為只需維持當前的工作內(nèi)容就可以了，沒有動力去研究檔案管理新思想、新思路，所以檔案管理對醫(yī)院管理所占資源不多，對醫(yī)院今后的發(fā)展決策也沒有宏觀規(guī)劃。

3.檔案管理人員的專業(yè)水平參差不齊

電子檔案信息管理要想很好地發(fā)揮作用，離不開對檔案業(yè)務和信息技術都有了解的復合型人才。在招聘人才時，因對醫(yī)院檔案管理工作重視不夠，不愿花費時間精力去招聘檔案管理有關畢業(yè)生。在人才培養(yǎng)方面，醫(yī)院對于檔案管理人員繼續(xù)教育與培養(yǎng)也沒有給予足夠的重視。多數(shù)檔案管理員只將文件信息錄入電腦并分類保存?，F(xiàn)如今信息技術飛速發(fā)展，電子檔案信息管理不只是單純對信息內(nèi)容進行錄入工作，還需要采取一些措施來提升對管理檔案[4]。由此可見，醫(yī)院檔案管理人員要想更好地對電子檔案進行管理，除了要掌握信息技術之外，工作人員還應提升自身的管理能力。

4.缺乏有效的檔案信息知識庫

在大數(shù)據(jù)信息時代背景下，檔案信息化在轉變檔案管理模式的同時，也需要管理水平得到進一步提升。檔案管理工作在企業(yè)中占據(jù)著重要地位，作為一項重要的文件錄入工作，它不僅能夠為后續(xù)的后期管理提供基礎，而且還可以對其進行匯總與分析，從而提高文件管理的效率。然而，現(xiàn)有的各種專業(yè)數(shù)據(jù)庫中都沒有專門針對檔案信息進行存儲、檢索等功能的系統(tǒng)，這就使得檔案管理在很大程度上受到了限制。所以，信息知識庫不足也是限制檔案管理工作深入開展的一個主要因素[5]。

三、醫(yī)院檔案信息化安全管理的有效對策

1.加強醫(yī)院管理軟件建設

在醫(yī)院檔案管理信息化建設過程當中，需要加強對醫(yī)院管理發(fā)展軟件的分析，設計出的軟件應該結合醫(yī)院本身的條件有針對性地設計出來，避免軟件不符合醫(yī)院的實際條件。同時，還要做好相關人員培訓工作，不斷提高管理人員素質。只有對這些問題解決之后才能確保檔案管理信息化水平得到有效提升。在選購軟件前一定要對企業(yè)售后服務情況進行調(diào)查，并對軟件信息加強后期維護和管理，才能確保醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)揮應有作用。加強對醫(yī)院檔案管理信息歸檔工作，對各類數(shù)據(jù)資源及時填寫表格，以免造成資料混亂。在管理過程中需要對各個部門之間的工作關系加以明確，確保各項業(yè)務活動可以順利進行，同時做好檔案的備份以及歸檔工作[6]。要建立完善的制度和流程，提高工作人員素質。檔案管理信息化建設也要成立專門信息領導小組，以目前醫(yī)院系統(tǒng)界面為適配依據(jù)，避免出現(xiàn)醫(yī)院界面和檔案管理信息化軟件界面不符的情況，確保醫(yī)院檔案管理信息化軟件正常工作，只有強化對界面的理解，才能確保系統(tǒng)正常工作，并對后臺數(shù)據(jù)做出及時記錄和處理。

2.加強醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的宣傳工作

首先，在醫(yī)院檔案管理信息化建設過程中需要醫(yī)院領導的大力支持，此外，還需要加強對操作人員培訓，使操作人員了解醫(yī)院檔案管理的信息化建設情況，可以有效地降低人員工作強度和提升對數(shù)據(jù)的處理程度，此外，在信息化建設過程中還需要確保醫(yī)院領導大力支持，并通過醫(yī)院領導協(xié)調(diào)加強各部門合作，推動軟件技術飛速發(fā)展[7]。有關工作內(nèi)容對各個相關部門人員的實際使用情況分析和軟件設計公司之間的交流、對醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)等做出合理的優(yōu)化，以此來可以促進醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)運行質量的提升。

3.加強醫(yī)院信息化管理的認識

在醫(yī)院辦公室檔案管理的過程中要不斷地建立現(xiàn)代信息服務的觀念，促進醫(yī)院辦公室檔案管理水平的提升。從醫(yī)院角度出發(fā)，其領導人員需要重視檔案管理信息化的發(fā)展，并在整個醫(yī)院內(nèi)部達成共識，這樣才能為檔案管理工作的創(chuàng)新打下堅實基礎。加大檔案管理信息化建設的扶持力度，如拿出更多的經(jīng)費來建設檔案管理信息化，聘請專業(yè)化的檔案管理人員和裝備，從而為檔案管理創(chuàng)新打下基礎。

4.加強醫(yī)院軟硬件設施建設，提高檔案管理信息化水平

醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展期間，各項基礎條件的改善是檔案管理現(xiàn)代化開展的重要依據(jù)。因此，要想做好醫(yī)院辦公室檔案管理工作，就必須從這一角度出發(fā)，對傳統(tǒng)管理模式進行改進和創(chuàng)新，從而促進醫(yī)院檔案管理水平的提高。檔案信息化管理主要靠兩方面來實現(xiàn)，即硬件基礎好和軟件配備齊全。應加強各類硬件設備特別是計算機設備，數(shù)據(jù)存儲設備和服務器建設，這類硬件設施設備必不可少，才能為檔案信息化管理奠定良好的硬件基礎。強化軟件系統(tǒng)建設，檔案管理工作中信息化管理與軟件信息系統(tǒng)發(fā)展有著密不可分的關系，不同單位有著不同的檔案信息，所以檔案管理信息化管理工作中應結合醫(yī)院實際情況，設計出專用的檔案信息化管理系統(tǒng)并劃分系統(tǒng)，這樣可以方便檔案管理人員按照特定需求劃分檔案類別并存入不同欄目。

5.加強醫(yī)院檔案安全管理

目前計算機均由軟件與硬件兩大部分構成，各個環(huán)節(jié)均有危險，電腦病毒，黑客攻擊是造成醫(yī)院辦公室檔案信息遺失與外泄的重要原因。醫(yī)院辦公室檔案對于醫(yī)院發(fā)展具有非常重要的作用，對于信息化發(fā)展中存在的安全性問題，需要加大檔案安全性關注力度，主動強化檔案管理系統(tǒng)安全性保護，強化防病毒軟件和防黑客攻擊技術，還要做好檔案管理人員的教育工作，增強其對于檔案管理的關注度，降低不規(guī)范操作和上網(wǎng)現(xiàn)象，進行檔案收集和錄入時嚴格按照有關規(guī)定執(zhí)行，降低各類誤操作現(xiàn)象，促進檔案管理安全性。

結語

綜上所述，信息技術的快速發(fā)展，會為醫(yī)院檔案管理提供更多的幫助，然而，信息技術處于初步發(fā)展階段，所以在應用過程中會出現(xiàn)一些問題，所以，要對醫(yī)院檔案信息化管理的問題進行分析，通過不同內(nèi)容的分析，加強醫(yī)院檔案信息化建設的工作，提升檔案安全管理的水平，加快醫(yī)院檔案信息化管理的能力，推動醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。