楊 彬

（鐵嶺縣現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展服務中心，遼寧 鐵嶺 112008）

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設必要性

檔案管理信息化是指把傳統(tǒng)的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，即上傳到電子系統(tǒng)或在電腦上進行登記、錄入，這樣可以讓相關管理人員脫離尋找紙質檔案的麻煩，在電腦上更快捷地找到檔案信息。首先，隨著科學技術的發(fā)展，網絡大數(shù)據(jù)的到來，使人們的生活進入信息化時代，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網等新技術在很多領域的成功應用，引起了社會各界的關注，同時也引發(fā)了各種各樣的新興管理方法，這就對事業(yè)單位檔案管理提出了新要求。所以，在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要轉變傳統(tǒng)的思維模式與管理觀念，利用信息化技術更好地將檔案進行收集、管理、歸檔、利用，以滿足新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的新需求。其次，在信息不斷更新的時代，不管是社會群體還是事業(yè)單位都急切希望使自己的檔案管理方式更加先進、便利，他們對檔案信息化管理懷著極強的熱忱，所以事業(yè)單位檔案管理信息化建設這一措施已是大勢所趨，檔案管理信息化建設對事業(yè)單位來說是很有必要的。最后，隨著我國經濟水平不斷提高，信息化發(fā)展極為迅速，事業(yè)單位檔案管理信息化建設這一舉措可以在很大程度上提高其檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理流程。當然，信息化的發(fā)展給事業(yè)單位帶來機遇的同時，也對事業(yè)單位發(fā)出了不小的挑戰(zhàn)，如事業(yè)單位在檔案信息化管理工作中，因檔案人員缺乏相關經驗，也缺少技術的支撐，嚴重影響檔案信息化工作的效率。事業(yè)單位在檔案信息上傳環(huán)節(jié)中，應實時安排相關責任人對檔案內容進行交接管理，在將檔案信息上傳至電腦系統(tǒng)時，檔案管理交接雙方管理人員都應在場，時刻關注其正確性避免出現(xiàn)失誤，如出現(xiàn)錯誤，及時核對解決。

二、事業(yè)單位檔案管理效率的影響因素

1.管理人員缺乏重視度

在事業(yè)單位的建設與發(fā)展過程中，往往不被大家所重視。甚至許多單位的管理人員對于檔案管理工作也不關心，覺得檔案管理工作無關緊要，這樣的思想觀念不僅會影響事業(yè)單位的健康發(fā)展，而且還會使檔案管理工作缺乏整體性和完善性，甚至會影響到社會的發(fā)展。

2.檔案管理理念落后

當前在事業(yè)單位內部還存在重管理、輕使用的錯誤理念。在事業(yè)單位職工隊伍中，一些人員仍將檔案看作是一些簡單的紙質材料，認為其沒有價值，所以也不會有利用檔案創(chuàng)造效益的意識。在現(xiàn)代化背景下，檔案工作的主旨早已轉變?yōu)榉罩辽希绻聵I(yè)單位工作人員不能及時轉變思想觀念，將會拉低檔案管理現(xiàn)代化建設進度和事業(yè)單位檔案管理工作水平。

3.檔案信息管理缺乏相應的保護措施

大數(shù)據(jù)下的檔案信息管理依然是紙質檔案存儲，在電子檔案出現(xiàn)問題的情況下，通過對紙質檔案的查詢來判斷對錯，所以對檔案信息的存儲需要具有安全性和完整性，這樣才能確保電子檔案的可信度，事業(yè)單位存儲檔案的過程中，目前很多部門所提供的檔案，并不能將信息化的技術應用在里面，主要還是通過人工的方式進行紙質方式收藏，這種模式，不僅增加了工作人員的工作量也增加了保存的難度。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作有效路徑分析

1.健全管理制度

檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化少不了強有力的制度支持，這就要求事業(yè)單位結合自身實際情況，健全檔案管理制度，以此更好地應對由事業(yè)單位轉型領導交替帶來的檔案管理不規(guī)范問題。第一，制訂規(guī)范化制度框架，明確制度制訂的方向，確保制度框架實效。第二，對制度框架進行細化，依據(jù)檔案管理工作內容及各崗位職責標準，給出標準行為規(guī)范，對檔案管理人員產生一定指導與約束。此外，以檔案管理部門為主導細化制度，結合工作細節(jié)進行完善，突顯檔案價值，完成初步檔案制度制訂后，邀請業(yè)務科室結合自身檔案應用調閱情況提出建議，對檔案制度進行補充，以此提升檔案管理制度實際效果，使后續(xù)檔案管理工作能夠在規(guī)范化制度指導下有序推進。第三，檔案管理制度應具有一定約束力，約束檔案管理人員的工作行為，并對其他業(yè)務科室人員的檔案調閱行為產生限制，提升檔案管理全過程對檔案資源的保護，降低檔案篡改、丟失、竊取隱患。第四，在規(guī)范性、約束性制度條例外，輔以績效制度、激勵獎懲制度等，賞罰分明，對于優(yōu)異員工進行獎勵，形成一定激勵，對于管理失誤犯錯的員工，則需進行懲罰，借助績效獎懲增強檔案管理工作活力，調動檔案管理人員工作熱情，以此更好地促進高效檔案管理模式的形成。

2.完善人才培訓機制，優(yōu)化人才考核指標體系

完善人才培訓機制，根據(jù)檔案管理信息化的發(fā)展進程，不斷調整人才培訓模式和計劃，豐富培訓的內容和形式，更新檔案管理人員的專業(yè)知識技能，使其能夠積極適應新工作模式。培養(yǎng)復合型人才，要求檔案管理人員快速掌握計算機技術與網絡通信技術及終端操作系統(tǒng)技術等先進技術，為檔案管理工作模式創(chuàng)新獻計獻策。完善人才考核機制，全方位考核檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務能力，優(yōu)化考核指標體系，將其考核結果與薪資待遇等掛鉤，將其從傳統(tǒng)的工作觀念和態(tài)度中脫離出來，積極適應現(xiàn)代化的檔案管理工作。完善人才激勵機制，要求檔案管理人員貫徹執(zhí)行規(guī)章制度，形成相互制約與相互監(jiān)督的良好工作氛圍。提高薪資待遇水平，留住員工與吸引人才的同時，激發(fā)員工的工作潛能與主觀能動性，樹立終身學習意識，主動借鑒優(yōu)秀的經驗，摸索性地引入先進的做法，提高檔案管理工作的創(chuàng)造性與科學性及時代性，實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)優(yōu)勢的充分發(fā)揮。

3.完善檔案管理隊伍建設

3.1 對檔案管理人員進行培訓教育，提升其業(yè)務素質

目前部分人員的專業(yè)知識及實踐經驗比較匱乏，業(yè)務能力不足以勝任檔案管理工作，所以事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員參加政治理論學習、專業(yè)知識學習及文化知識學習。通過政治理論學習可以堅定檔案管理人員的政治立場，使檔案管理人員擁有更高的政治素養(yǎng)，以此保證檔案工作的真實可靠。通過專業(yè)知識學習可以提高檔案管理人員對檔案管理工作的認知、豐富其專業(yè)技能，以確保人員熟悉、精通事業(yè)單位檔案管理業(yè)務，并能夠運用先進的檔案管理理論及手段開展檔案管理工作[1]。

3.2 調整專兼職檔案員隊伍配置

當前的事業(yè)單位中，存在兼職檔案管理這一崗位，有些單位因為專職人員較少，所以會招聘或調配檔案管理知識相對匱乏的人員兼職檔案管理工作，以解決檔案管理工作無人開展的問題。從現(xiàn)實角度來講，設置兼職崗是有必要的，但如果對兼職人員運用或管理不當，就會給單位的檔案管理工作及其他業(yè)務帶來許多負面影響。

3.3 運用激勵與懲罰措施提高檔案管理隊伍工作積極性與主動性

在經濟高質量發(fā)展時期，事業(yè)單位可結合當前形勢構建適合自身且有利于檔案管理工作開展的激勵機制，將檔案管理工作納入考核，以此調動各檔案管理人員的積極性與主動性，從而提高檔案管理效率。通過建立激勵機制和懲罰手段，可以增強人員的責任意識，提高人員對檔案管理工作的重視度。例如，事業(yè)單位可制訂檔案管理過程管理及結果的考核制度，定期對檔案管理工作進行復盤，對檔案管理人員的專業(yè)技能、服務意識、工作作風等進行考察，及時發(fā)現(xiàn)思想松懈、作風不端的人員并予以口頭警告或是降薪之類的懲罰。

4.檔案管理的共享模式，互聯(lián)網+檔案管理

在信息技術支持下，云技術誕生了，它發(fā)展至今也較為成熟，有著廣泛的應用空間、范圍。云技術需要智能設備等物理接口去聯(lián)通，智能設備在現(xiàn)階段的普及率也較高。為此，在信息化的檔案管理中，單位需要對云技術的運用提高關注，應該通過它的優(yōu)勢，讓內部檔案能夠極大地提高共享水平，逐步實現(xiàn)云管理檔案的目標。而在云技術的正確使用中，還需要提高對網絡安全的關注，相應的工作人員也應該具備檔案安全、網絡安全的知識儲備。在技術運用中，從檔案的權限設置、防火墻設置、定期維護等多方面抓起，使得檔案安全獲得充分保障，將檔案放進“保險箱”。最后，在共享模式的建設中，檔案部門不能單獨運轉，需要不同部門之間彼此互通、協(xié)作，檔案部門要高度保持工作的主動意識，做好檔案共享的紐帶和橋梁。對于主動完善檔案管理體系，實現(xiàn)共享模式，促使互聯(lián)網＋檔案管理能夠順利實施，還需要不斷創(chuàng)新[2]。

5.制定合理的管理制度

各領域要想不斷提高檔案管理工作的水平，必須要制定符合時代發(fā)展的管理制度，同時構建一個完整的檔案管理系統(tǒng)，以此建立科學的文件管理模式。因此就需要各行業(yè)不斷革新檔案管理方式，從而強化管理能力，通過現(xiàn)代化管理機制順應時代的變化和進步，圍繞科學的發(fā)展腳步，搭建科學化、現(xiàn)代化的檔案管理模式。此外，檔案管理部門必須要明確規(guī)定個工作人員的工作職責，具體到當管理出現(xiàn)問題時可以直接落實到人，同時將檔案管理質量與工作人員的業(yè)績考核聯(lián)系在一起，從而提高薪資分配的合理性和平等性，從本質上強化檔案管理工作的效果。與此同時，各行業(yè)開展的檔案管理工作內容必須要符合國家法律法規(guī)，同時結合自身的發(fā)展需求，選擇合適的管理系統(tǒng)，制定合理的管理機制，從而有效控制檔案管理人員和管理工作。在實際檔案管理工作中，管理人員必須將管理工作的質量和效率放在首位，同時在工作執(zhí)行中落實相應的管理制度。此外還要加強檔案信息的整理、儲存等工作效果，借助信息技術強化檔案管理效果，從而推動檔案管理資源利用率的提升。

6.健全檔案管理的保護措施

大數(shù)據(jù)管理中的檔案管理以紙質檔案居多，在電子檔案完善的情況下，建立紙質檔案的現(xiàn)實管理模式，針對檔案管理中紙質檔案的對照和儲存及紙質檔案信息的健全要做好相應的保護措施，解決檔案管理中對事業(yè)單位信息的完善和補充，保障信息化安全的情況下，對紙質檔案的保護措施和信息化情況下操作員安全意識的增強，健全檔案管理的保護引領措施，減少工作量，增加可信度和精細化水平，針對工作人員工作量增加的難度要適當減壓，減少后期審核和管理費用[3]。

7.加強安全管控

事業(yè)單位部分檔案具有保密性、私密性，要在檔案管理期間加強安全保護，避免泄露，而在現(xiàn)代化檔案管理工作中，已逐步開始了信息化建設工作，檔案管理工作實現(xiàn)了線上、線下同步管理，在此形勢下，不僅需做好線下原始紙質檔案的安全管理工作，更需重視電子檔案的網絡安全，強化安全管控。首先，搭建健全高效的安全管理機制，制定檔案安全制度，健全責任制度，完善追責體系，以此引起檔案管理人員對檔案安全的重視。其次，引入并落實現(xiàn)階段行之有效的安全防范措施，改良優(yōu)化傳統(tǒng)防火墻，增加加密監(jiān)控技術，消除病毒隱患，避免事業(yè)單位檔案被惡意竊取或篡改。最后，形成規(guī)范化安全防控體系，定期組織安全檢查工作，檢查檔案信息化系統(tǒng)運行環(huán)境及線路設備，判斷其是否存在潛在隱患，在此基礎上進行維護更新。此外，將病毒、木馬的查殺工作視為日常工作項目，將安全防護措施落實到位，全方位提升事業(yè)單位檔案管理安全性[4]。

8.正確認識檔案管理工作

當前，大部分事業(yè)單位領導人員對檔案管理的認知程度不高，因此投入的資金不足，管理人員的管理能力較弱。這說明了在單位的發(fā)展過程中并沒有意識到檔案管理的重要性。如果檔案管理工作失去相應的資金支持，則管理工作難以在市場競爭激烈的情況下順利進行，因此只有在檔案管理工作中投入足夠的資金，才能不斷提高檔案管理的質量，保證管理工作的價值得到充分發(fā)揮，從而確保單位能夠順應時代的發(fā)展。對此，相關管理人員要全面認識檔案管理工作的含義，提高檔案管理人員的工作意識，強化工作人員的綜合能力，從而體現(xiàn)檔案管理工作的重要意義。此外全面認識檔案管理工作后，要及時根據(jù)發(fā)展情況建立合理的管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理流程，確保在發(fā)展中充分利用檔案資料的價值作用。

9.改變傳統(tǒng)的管理理念

首先，要改變事業(yè)單位管理層人員的傳統(tǒng)思維，使他們在思想上認識到檔案管理創(chuàng)新的重要性和必要性，提升管理層人員對檔案管理工作的重視度，進而推動檔案管理工作的快速改進與提升。其次，加強對檔案管理工作人員的專業(yè)化培訓，不僅要提升他們的專業(yè)素養(yǎng)水平，還要加強他們的思想政治建設，因為檔案管理工作具有很強的保密性，作為檔案管理工作人員必須要能夠擔負起相應的職責，確保檔案信息的安全性[5]。

結語

綜上所述，作為事業(yè)單位工作比較重要的一個環(huán)節(jié)，事業(yè)單位的檔案管理能否有效、合理、完整地進行有效的改革，也是當前需要不斷摸索的過程，對于未來事業(yè)單位檔案管理的方法及原則，包括新形勢下事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息的實施程度，需要進一步地探討；紙質檔案的保存及電子檔案的實時更新，對事業(yè)單位檔案管理人員也提出了新的要求；針對檔案管理中專項費用及參與人員的培訓等，也是未來事業(yè)檔案檔案管理中不可或缺的一個重要路徑；在滿足檔案管理要求的同時，明確檔案管理中重點問題和突出問題的集中解決機制，以助力同時為了事業(yè)單位長期、有效、合理地發(fā)展。