田麗萍

摘 要：文書檔案對于單位日常運營與管理工作具有不可忽視的作用，隨著時代發(fā)展與市場變化，相關(guān)管理工作也開始面臨全新轉(zhuǎn)變。為盡可能提高管理質(zhì)量，需要從創(chuàng)新角度出發(fā)，探索應(yīng)當(dāng)采取的管理方案，確保文書檔案能夠得到科學(xué)管理。通過分析文書檔案管理本身所具有的相關(guān)內(nèi)容與特征，可以明確當(dāng)前管理過程中存在的主要問題，為創(chuàng)新管理方案提供重要參考，具有關(guān)鍵研究價值。本文主要針對文書檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新方式進(jìn)行深入研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理分析;創(chuàng)新策略

文書檔案管理能夠直接反映單位實際運行狀態(tài)，同時也可以為后續(xù)追溯提供重要參考，具有重要應(yīng)用價值。在管理工作中，由于環(huán)境條件的變化與單位運營狀態(tài)的轉(zhuǎn)變，執(zhí)行流程經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，不利于單位展開文書檔案的管理與應(yīng)用工作。通過對當(dāng)前文書檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，能夠明確存在的問題與其根源因素，可以為后續(xù)管理創(chuàng)新工作提供重要參考。因此，需要重視相關(guān)內(nèi)容的探究，并從多個角度入手，落實管理創(chuàng)新方案，確保文書檔案管理能夠達(dá)到理想效果。

一、文書檔案管理簡析

文書檔案屬于管理工作的重要組成部分，針對相關(guān)內(nèi)容或文件進(jìn)行管理，能夠直接決定其應(yīng)用價值，同時也可以為單位展開運營、改革等其他活動，提供重要參考依據(jù)。與其他管理活動相對比，文書檔案管理具有多種顯著特征。例如，其需要針對原始資料內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)整理與存儲，這些信息共同構(gòu)成了文書檔案框架，屬于保障檔案完整性的重要環(huán)節(jié)之一。同時，文書檔案還需要展開大規(guī)模文案處理工作，包括對信息進(jìn)行綜合收集、登記相關(guān)重要內(nèi)容、完成文件轉(zhuǎn)運處理等?？梢哉J(rèn)為，文書檔案管理屬于原始信息被整理為文件的實際流程，因此文書檔案管理工作對于人員與文案操作要求較為嚴(yán)格。除此之外，文書檔案管理還具有多元化、形式化特征，其需要覆蓋單位運營的所有流程，同時載體也存在多種基礎(chǔ)類型，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、光碟等。這些特征使文書檔案管理難度大幅提升，同時也需要解決當(dāng)前管理活動中存在的問題，以確保其能夠得到科學(xué)管理，降低出現(xiàn)不良情況的概率，為單位后續(xù)應(yīng)用夯實基礎(chǔ)條件。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀探究

1.工作基礎(chǔ)條件不完善

目前，在大部分單位開展文書檔案管理工作的過程中，普遍由于基礎(chǔ)條件或體系較差，導(dǎo)致執(zhí)行效果不理想或管控出現(xiàn)錯漏等問題產(chǎn)生。在社會環(huán)境與單位運營需求影響下，文書檔案管理經(jīng)常采用封閉式方案進(jìn)行處理，將避免丟失內(nèi)容作為核心原則。雖然此類原則可以有效降低文書檔案損毀概率，但其沒有注重整理需求，同時也忽視了價值挖掘任務(wù)，導(dǎo)致實際管理效果不符合單位運營標(biāo)準(zhǔn)，最終影響文書檔案的應(yīng)用質(zhì)量。同時，管理團(tuán)隊人員對于相關(guān)工作的重視程度較低，沒有從資金與人力投入兩個方面進(jìn)行綜合考慮，導(dǎo)致實際管理階段經(jīng)常會出現(xiàn)負(fù)面問題，不利于管控質(zhì)量提升。因此，需要明確工作基礎(chǔ)條件較差對于文書檔案管理工作的影響，同時也應(yīng)當(dāng)采取有效措施進(jìn)行處理，確保單位能夠正常開展管理工作。

2.文書與檔案管控脫節(jié)

在實際管理工作中，文書與檔案管理活動存在脫節(jié)也屬于較為凸顯的問題之一。當(dāng)前大部分單位所采用的管理方式普遍為分塊處理類型，即文書與檔案需要由不同團(tuán)隊或人員負(fù)責(zé)。在這種情況下，工作銜接可能會受到團(tuán)隊或人員之間的交流影響，產(chǎn)生處理脫節(jié)問題，進(jìn)而在后續(xù)管控流程中產(chǎn)生漏洞，不利于文書檔案的實際應(yīng)用。同時，一部分團(tuán)隊對于管理工作的認(rèn)識不足，導(dǎo)致文書與檔案處理綜合性較差，存在大量不規(guī)范操作，包括規(guī)格不符、裝訂不到位、數(shù)字化管理混亂、編號隨意設(shè)置等。這些問題都會對后續(xù)銜接處理造成不可忽視的負(fù)面影響，因此會導(dǎo)致整體管控質(zhì)量大幅下降。為盡可能提高文書檔案管理效果，需要重視工作銜接處理，并采取對應(yīng)措施，使管理活動能夠在良好的溝通條件下進(jìn)行，為后續(xù)單位展開文書檔案應(yīng)用工作提供重要支持。

3.管理人員重視程度不足

在文書檔案管理工作展開階段，單位管理層態(tài)度與執(zhí)行策略會對管控效果產(chǎn)生直接影響。一部分領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為文書檔案應(yīng)用價值較低，分配人手或資源會導(dǎo)致單位效益受到負(fù)面影響，因此對相關(guān)活動采取輕視態(tài)度。在這種因素影響下，文書檔案管理工作資金投入不斷降低，同時人員招聘標(biāo)準(zhǔn)也隨之下降，繼而對管理活動質(zhì)量造成了不可磨滅的影響。此外，一部分文書檔案管理活動需要建立在完善的設(shè)備條件基礎(chǔ)上。在管理人員不重視的情況下，相關(guān)應(yīng)用設(shè)備無法得到完整配備，導(dǎo)致實際工作無從展開，進(jìn)而影響了文書檔案的管控效果。

4.工作團(tuán)隊專業(yè)素養(yǎng)不佳且存在借調(diào)現(xiàn)象

文書檔案管理工作需要依靠人員開展，在這一過程中，時代更替帶來的信息化革新趨勢與應(yīng)用技術(shù)轉(zhuǎn)變對人員素質(zhì)提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。由于環(huán)境限制或單位運營活動影響，大部分工作人員沒有接受過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致文書檔案管控始終依靠過往經(jīng)驗開展，無法針對變化進(jìn)行靈活調(diào)整。同時，一部分單位由于人手不足，選擇借調(diào)方式補充文書檔案管理崗位。這些借調(diào)人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，同時對于管理工作的了解程度較少，屬于無證上崗。在這種情況下，相關(guān)管理工作可能會出現(xiàn)頻繁出錯等問題，最終對文書檔案應(yīng)用價值造成潛在損害。因此，單位需要明確文書檔案管理工作對人員的需求，并從相關(guān)角度入手，確保人員問題能夠得到有效解決，為后續(xù)展開管理流程提供理想條件。

5.應(yīng)用技術(shù)較為落后

在文書檔案管理工作中，應(yīng)用技術(shù)對于實際活動的重要性不言而喻。由于大部分單位對于文書檔案解決方案的重視程度處于相對不足狀態(tài)，因此應(yīng)用技術(shù)革新速度較慢，無法滿足新時代工作需求。信息化技術(shù)能夠有效解決文書檔案管理流程內(nèi)存在的主要問題，同時也能夠節(jié)約人力資源投入，使信息應(yīng)用價值得到充分發(fā)揮。但是，單位對于這些優(yōu)勢的認(rèn)識尚不到位，導(dǎo)致技術(shù)更替活動無法正常展開，對文書檔案管理質(zhì)量造成了一定程度的負(fù)面影響，有待采取措施進(jìn)行解決。

6.協(xié)調(diào)與溝通不到位

在文書檔案管理工作開展階段，人員溝通具有較為關(guān)鍵的影響作用。相關(guān)團(tuán)隊需要通過溝通等方式，對信息進(jìn)行全面收集與整理，并確保其真實性符合后續(xù)應(yīng)用需求。然而，當(dāng)前大部分管理人員忽視了溝通活動的重要性，同時也沒有展開合理協(xié)調(diào)工作，導(dǎo)致文書檔案的真實性受到不良影響。同時，溝通不到位還有可能導(dǎo)致信息錄入失敗或出錯，進(jìn)而削弱文書檔案應(yīng)用價值，不利于進(jìn)一步展開管理流程。因此，需要重視管控活動的協(xié)調(diào)與溝通措施，并注重采用對應(yīng)方案進(jìn)行處理，確保文書檔案能夠得到科學(xué)管理，降低出現(xiàn)不良問題的可能性。

三、文書檔案管理創(chuàng)新路徑研究

1.注重管理活動基礎(chǔ)條件建設(shè)

為實現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新目標(biāo)，單位應(yīng)當(dāng)從基礎(chǔ)條件入手，采取科學(xué)、有效的應(yīng)用措施，使管理工作能夠在完善環(huán)境下展開，降低不良問題出現(xiàn)的可能性，為后續(xù)管理提供重要支持。管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實際運營方向與內(nèi)部狀態(tài)，對文書檔案信息進(jìn)行綜合管控，保障其真實性符合應(yīng)用需求。同時，還應(yīng)當(dāng)重視管理體系建設(shè)，從根源層面出發(fā)，探索實際工作中可能遇到的漏洞問題，并將解決方案整合于規(guī)范內(nèi)容中。通過此類方式，使文書檔案的管控效果能夠達(dá)到理想標(biāo)準(zhǔn)，為單位進(jìn)一步展開相關(guān)工作夯實基礎(chǔ)條件。

2.協(xié)調(diào)文書與檔案管理活動

在實際管理工作中，文書與檔案管控屬于相互關(guān)聯(lián)的活動類型。傳統(tǒng)分割處理方式容易導(dǎo)致兩者脫節(jié)問題出現(xiàn)，不利于提高管理質(zhì)量，同時也容易導(dǎo)致人手分散，引發(fā)不良現(xiàn)象。因此，單位在開展文書檔案管理工作時，應(yīng)當(dāng)將兩者視為整體，保證相關(guān)活動能夠共同進(jìn)行。通過此類方式，使脫節(jié)問題能夠從根源層面得到控制，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的差異現(xiàn)象。在實踐工作中，相關(guān)團(tuán)隊需要強化信息收集與整理意識，建立文書檔案一致化認(rèn)知體系，并從專業(yè)知識學(xué)習(xí)方面入手，確保管理效果能夠顯著提升。同時，文書與檔案的管理制度條例也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)融合，并保留關(guān)鍵差異點，防止趨同化策略出現(xiàn)錯漏問題。在管理階段，工作團(tuán)隊需要嚴(yán)格執(zhí)行核對與歸檔措施，確保文書檔案能夠得到科學(xué)整理，防止丟失情況出現(xiàn)。在完善兩者合并管理體系后，決策層還需要結(jié)合單位實際運營狀態(tài)，對文書與檔案的應(yīng)用方向進(jìn)行規(guī)劃，使兩者價值能夠得到充分挖掘，實現(xiàn)理想處理目標(biāo)。通過采取這些措施，能夠最大限度降低管理脫節(jié)問題出現(xiàn)可能性，同時也可以強化文書與檔案的管理效果，對于單位運營而言具有重要執(zhí)行價值。

3.加強管理層對文書檔案工作的重視

管理層需要從文書檔案管控角度出發(fā)，分析相關(guān)活動需要準(zhǔn)備的基礎(chǔ)條件。通過提升投入與管理力度等措施，能夠使文書檔案相關(guān)工作在理想環(huán)境下開展，有效避免由于重視程度不足導(dǎo)致的負(fù)面問題。在這一過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要重視文書檔案管理隊伍的建設(shè)工作，加強人員篩選科學(xué)性，使活動團(tuán)隊能夠具備基礎(chǔ)素養(yǎng)，盡可能避免出現(xiàn)借調(diào)問題。此外，為盡可能強化文書檔案管理質(zhì)量，還需要提高基礎(chǔ)投入，使相關(guān)工作能夠在資金充足的情況下開展，有效解決成本引發(fā)的負(fù)面問題，為后續(xù)展開管理活動提供重要支持。

4.合理開展數(shù)字化建設(shè)與革新活動

數(shù)字化屬于文書檔案管理工作的重要發(fā)展方向之一，通過落實相關(guān)改革理念，可以使管理工作所需資源得到有效縮減，同時也能夠節(jié)約人力投入，使工作團(tuán)隊可以將更多精力集中在其他活動方面。數(shù)字化建設(shè)也可以有效規(guī)避人為錯誤問題，對于保障文書檔案安全性具有不可忽視的作用。因此，單位應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注數(shù)字化建設(shè)需求，并采取多種有效措施，使相關(guān)流程能夠與數(shù)字化理念相整合，實現(xiàn)理想創(chuàng)新目標(biāo)。例如，可以建設(shè)數(shù)字化文書檔案管控平臺，通過強化其開放性特征，能夠使文書檔案的價值得到充分應(yīng)用，同時也可以有效縮減人員處理成本，提高工作效率。在建設(shè)階段，需要保證數(shù)字化理念能夠集中在單位基層，重視一線人員的需求。若平臺數(shù)字化僅為管理層提供服務(wù)，則其基礎(chǔ)優(yōu)勢便會受到嚴(yán)重限制，不利于單位文書檔案管理質(zhì)量提升，同時也容易引發(fā)各式各樣的負(fù)面問題。因此，在數(shù)字化建設(shè)階段，相關(guān)團(tuán)隊需要充分考慮單位內(nèi)部情況，并結(jié)合未來管控需求，貫徹落實相關(guān)理念標(biāo)準(zhǔn)，使整體建設(shè)效果能夠達(dá)到最佳級別。

5.明確溝通協(xié)調(diào)意義

溝通與協(xié)調(diào)活動對于文書檔案管理工作具有重要影響，若忽視相關(guān)需求，便容易導(dǎo)致實際工作效果出現(xiàn)問題，同時也容易導(dǎo)致文書檔案應(yīng)用價值受損。因此，在實踐改革活動中，需要從溝通協(xié)作角度出發(fā)，分析當(dāng)前管理體系存在的障礙問題。通過采取針對性方案，使溝通協(xié)作障礙得到有效清除，能夠為后續(xù)管理活動提供重要支持，有利于強化共享特質(zhì)，使文書檔案得到充分應(yīng)用。除此之外，相關(guān)團(tuán)隊還需要成立全新溝通機制或體系，使文書檔案管理能夠在實時條件下進(jìn)行協(xié)調(diào)，有效解決傳統(tǒng)體系內(nèi)存在的負(fù)面問題，實現(xiàn)理想管控目標(biāo)。

6.科學(xué)利用新技術(shù)改革存儲環(huán)節(jié)

文書檔案存儲在傳統(tǒng)體系下屬于費時費力的工作類型之一，紙質(zhì)載體或光盤載體應(yīng)用較為困難，且容易出現(xiàn)污損問題，不利于長久保存或及時應(yīng)用。在信息化時代，軟件與硬件都產(chǎn)生了較為顯著的變革。過往應(yīng)用難度較高、成本較大的硬盤或可移動磁盤已經(jīng)得到了充分改善，能夠適應(yīng)當(dāng)前單位文書檔案管控需求。

因此，未來應(yīng)當(dāng)貫徹落實創(chuàng)新存儲措施，應(yīng)用可移動磁盤或硬盤存儲相關(guān)文件，使文書檔案應(yīng)用難度得到顯著縮減，并提高其存儲安全性。在這一過程中，需要注意對病毒或木馬的防范，避免在復(fù)制文書檔案數(shù)據(jù)時出現(xiàn)問題，導(dǎo)致不必要的損失。通過貫徹落實存儲創(chuàng)新策略，可以使單位進(jìn)一步提高文書檔案管理質(zhì)量，有利于相關(guān)工作展開。

7.綜合搜索引擎與數(shù)據(jù)庫技術(shù)

在文書檔案展開信息整理與分類工作時，傳統(tǒng)方式可能會消耗大量人力、物力，同時也有可能引發(fā)出錯問題。為解決相關(guān)缺陷，應(yīng)當(dāng)充分利用創(chuàng)新措施，包括搜索引擎、數(shù)據(jù)庫等，使資料處理流程能夠得到簡化，從根源為后續(xù)進(jìn)一步應(yīng)用創(chuàng)造條件。在這一過程中，搜索引擎與數(shù)據(jù)庫的結(jié)合屬于創(chuàng)新發(fā)展趨勢之一。通過采用此類綜合方案，管理人員僅需輸入相關(guān)關(guān)鍵字，即可瞬間獲得文書檔案內(nèi)容。同時，還可以借由拓展搜索方式，獲得關(guān)鍵資料信息的其他內(nèi)容，能夠有效挖掘文書檔案應(yīng)用價值，有利于相關(guān)工作展開。因此，需要重視綜合技術(shù)創(chuàng)新的應(yīng)用趨勢，確保其能夠在單位文書檔案改革工作中得到重視，實現(xiàn)理想改革效果。

8.加強人才儲備建設(shè)

在文書檔案改革工作展開階段，為實現(xiàn)創(chuàng)新處理目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)重視人才隊伍建設(shè)工作。文書檔案管理需要依靠人員執(zhí)行，即使技術(shù)得到充分革新，其實際操作仍然需要通過人工操作。因此，人員素養(yǎng)與專業(yè)技能掌握程度會對文書檔案管理產(chǎn)生不可忽視的影響。為創(chuàng)新相關(guān)管理工作，單位需要對招聘環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)與調(diào)整，注重信息化人才特征價值，同時從社會層面廣納檔案管理人才，建立良好的隊伍儲備。通過此類方式，使文書檔案改革工作能夠順利展開，為進(jìn)一步應(yīng)對時代發(fā)展夯實基礎(chǔ)條件。

四、結(jié)論

綜上所述，在文書檔案管理工作中，單位需要重視當(dāng)前存在的主要問題，并采取對應(yīng)改善措施，使存在的負(fù)面因素得到有效排除，進(jìn)一步提高管理質(zhì)量與效率，為應(yīng)對未來挑戰(zhàn)提供理想條件。

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（作者單位：吉林省白城市洮北區(qū)市容環(huán)境管理服務(wù)中心）