摘 要：檔案數字化是數字檔案建設的一項最基礎性工作，是將各種形態(tài)檔案以數字化形式存儲、以網絡化形式互連，并利用計算機技術進行管理，從而構建起有序結構的檔案信息庫，實現檔案信息資源共享。需要通過前端、中端、末端全過程質量控制，切實提高檔案數字化質量。此外，檔案數字化形成大量電子檔案數據信息，與傳統(tǒng)檔案管理面臨的安全形式不同，需要切實提高檔案數字化安全控制能力和水平。

關鍵詞：檔案數字化;數字化掃描;安全控制

根據《紙質檔案數字化規(guī)范》的相關規(guī)定，數字化是指利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。檔案數字化是將紙質、圖片、錄音、錄像等不同載體檔案資源轉化為數字化檔案信息，它是隨著數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、掃描線性CCD技術、計算機技術、掃描技術、OCR技術和存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。檔案數字化是數字檔案建設的一項最基礎性工作，是將各種形態(tài)檔案以數字化形式存儲、以網絡化形式互連，并利用計算機技術進行管理，從而構建起有序結構的檔案信息庫，實現檔案信息資源共享[1 ]。

由于各類檔案形成的歷史沿革不同，以紙質檔案為例，其形成的紙質載體種類多樣，有宣紙、麻紙、再生紙等，若需要滿足檔案掃描后圖像符合查閱瀏覽要求，就需要根據不同紙質載體質地、類型、大小、字跡的掃描技術條件，通過前端、中端、末端全過程質量控制，切實提高檔案數字化質量。此外，檔案數字化形成大量電子檔案數據信息，與傳統(tǒng)檔案管理面臨的安全形式不同，需要切實提高檔案數字化安全控制能力和水平[2 ]。

1 檔案數字化掃描全過程質量控制原則

從檔案數字化前端、中端、末端全過程質量控制的內容、要求和特點來看，應堅持全過程質量控制的原則，把這些原則和要求貫穿于檔案數字化掃描全過程。

1.1 質量控制原則

所謂質量控制是指為達到質量要求所采取的作業(yè)技術和活動。就檔案數字化掃描而言，就是要通過質量控制，使紙質、照片等不同載體形態(tài)的檔案掃描達到數字化標準和要求。這就需要堅持全業(yè)務流程、全員、全方位質量控制原則。認真梳理檔案數字化掃描業(yè)務流程節(jié)點，確定節(jié)點質量、標準和要求、業(yè)務人員與其關系、檔案流轉情況、工序內容等，通過“工序環(huán)節(jié)”為基礎的質檢和“業(yè)務人員”為基礎的管理兩套流程體系，全面、全員、全流程把控檔案數字化掃描質量。

1.2 問題導向原則

所謂問題導向，就是把“問題”作為研究制定政策的落腳點，把解決最突出的矛盾作為著力點，系統(tǒng)分析、研判檔案數字化過程中各類風險隱患，明確影響質量控制的各類因素，從而在后期數字化實施過程中進行有效規(guī)避。從檔案數字化掃描前端、中端、末端的分析來看，其風險因素包括管理、規(guī)范、業(yè)務、技術、機構及安全等六個方面，每一個方面中又涉及若干情況，需要具體問題具體分析。

1.3 價值、保護和利用優(yōu)先原則

檔案數字化掃描是一項規(guī)模浩大的系統(tǒng)性、基礎性工作，需要按照價值從優(yōu)、保護從優(yōu)和利用從優(yōu)的原則，循序漸進、穩(wěn)步實施[3 ]。價值優(yōu)先，即，優(yōu)先將特殊館藏、字跡褪變、年代久遠的珍貴檔案優(yōu)先進行數字化掃描。如河東區(qū)檔案館檔案數字化掃描優(yōu)先將珍貴歷史資料29223卷、照片檔案78冊2596張進行整理以及數字化掃描。保護優(yōu)先，一方面要求對字跡模糊、破損等具有高滅失風險的檔案優(yōu)先進行掃描;另一方面則是要求始終把保護放在首位，貫穿于檔案數字化全過程。利用優(yōu)先，則是指根據館藏檔案借閱登記、查詢利用情況的分析，確定高頻利用檔案范圍，優(yōu)先對其進行數字化掃描。如，河東區(qū)檔案優(yōu)先將教育、就業(yè)、醫(yī)療、養(yǎng)老、社保、不動產等檔案優(yōu)先進行數字化掃描。

1.4 適宜性原則

檔案掃描數字化應用到各種先進技術，有些檔案因技術制約而暫時達不到預期轉化效果;或達到轉化效果而因容量大、傳遞速度慢、利用不便又不適宜檔案數字化。這時就需要暫緩對這一部分檔案數字化，待技術發(fā)展成熟再進行數字化掃描，總之，檔案數字化掃描應始終堅持適宜性原則，綜合考慮成本、技術等各方因素。

2 前端控制：檔案數字化掃描前質量控制

檔案數字化掃描前端質量控制，是指在紙質檔案等檔案轉化為電子檔案信息之前進行適時的前端控制、干預，保證檔案齊全完整、數據信息長期可用和安全。在開展檔案數字化掃描之前，需要開展一項十分重要的基礎性工作，需要通過拆卷、修復、整理等對數字化檔案的對象進行梳理和界定，為檔案數字化做好各項準備工作。

2.1 成立工作機構

檔案數字化掃描涉及諸多業(yè)務、技術和法律問題，尤其是技術應用，需要擁有過硬業(yè)務能力的人才能承擔。人員素質直接關乎著檔案數字化掃描工作質量。因此，在開展檔案數字化掃描工作前，應成立高質量的檔案數字化工作領導小組，小組負責人由單位主要負責人擔任，領導小組成員由分管負責人、相關技術、法律及檔案管理人員組成，定期研判檔案數字化質控過程中遇到的問題，及時予以解決[4 ]。如，某檔案館成立檔案數字化工作領導小組，領導小組下設設計組、數據組、編碼組、測試組、文檔組合服務組，各小組按項目流程協同工作，在領導小組領導下分工負責、各司其職。

備注：人員數量及工作分配可根據實際調配。

2.2 把準工作需求

在正式開展檔案數字化掃描前，需要對館藏檔案資源數量、類型、利用等方面的現狀進行深入調研，結合檔案館自身的經濟能力、技術儲備等進行準備。既不能蠻干硬上，無論檔案是多是少“先數字化了再說”，也不能毫無目標、漫無目的地為了數字化而數字化。需要在充分進行現狀調研的基礎上，進一步地分析研判或通過發(fā)放征求意見表等形式，開展檔案數字化需求調研，并制定檔案數字化進程時間表、任務書等，掌握進度，控制質量[5 ]。

2.3 選定工作對象

按照價值優(yōu)先、保護優(yōu)先、利用優(yōu)先和適宜性原則，選定檔案數字化掃描對象，結合本次檔案數字化工作，進一步明確館藏檔案中哪些檔案資料需要數字化，哪些檔案資料不需要數字化，及時剔除無價值、應銷毀的檔案，將寶貴的檔案管理資源應用到關鍵處。在選定檔案數字化掃描之后，根據數字化目標要求，進一步確定檔案數字化順序，保證檔案數字化掃描工作循序漸進，壓茬推進。

2.4 制定工作方案

制訂詳細的檔案數字化實施方案，涵蓋檔案內容及數量、檔案數字化環(huán)節(jié)及質量要求、檔案驗收、檔案安全要求等檔案數字化需求分析;人員及設備配套等檔案數字化實施準備;檔案借出、分卷、錄入、檢查、掃描、處理、掛接、刻盤、入庫等檔案數字化項目實施流程質量要求;以及現場安全事項?？傊?，檔案數字化方案應是針對整體檔案數字化全過程中各環(huán)節(jié)、因素制訂詳細計劃、程序，用以指導檔案數字化工作有序開展。

2.5 嚴控工作流程

從調卷、核對、整理和目錄對接等四個方面全流程把控質量。例如，調卷，需要以“年度”為單位，安排專人負責將館藏檔案原件調出至數字化工作現場，并逐一進行清點、核對和登記。再如，核對，由工作人員認真核對即將進行數字化掃描的檔案材料，按照年度、機構、目錄號逐件、逐卷、逐頁核對清點。還如，整理，在核對無誤后，將領取的檔案根據掃描需要進行平整、分頁、糾正等整理工作。最后是目錄對接，即檔案材料與檔案管理系統(tǒng)中的目錄一一對應。

3 中端控制：檔案數字化掃描中質量控制

掃描工作是檔案數字化工作的核心和關鍵，其質量控制直接影響到檔案數字化工作整體質量，就紙質檔案掃描而言，需要把控好檔案掃描、圖像預處理、圖像處理、圖像質檢等工序環(huán)節(jié)中的每個流程質量關，嚴把流程質量控制點。

3.1 檔案掃描

根據館藏檔案紙張幅面大小、破損程度確定相應規(guī)格及型號的掃描儀，例如，對紙張狀況較差且保存年代久遠、出現嚴重破損的紙質檔案推薦使用平板快速掃描儀，在后期掃描過程中應將紙質檔案端正放置，避免前后紙張出現重疊的情況，可確保掃描的紙質檔案內容完整，而相對于紙張狀況保存較好、保存年代較近的紙質檔案，建議使用高速掃描儀，增強紙質檔案掃描的速度和效率。

3.2 圖像預處理

在紙質檔案掃描后、分配給圖像處理人員圖像處理前，還需要對掃描后的圖像進行相應的預處理。先是要對紙質檔案圖像進行矯正傾斜度，去除紙質檔案中的雜點、黑邊，提升紙質檔案文字效果等自動批量化處理，要保證圖像經預處理后的傾斜度<90%，處理后的圖像雜點、黑邊被大面積去除。

3.3 圖像處理

經過預處理之后，還需要根據檔案保存標準和要求，進一步做好圖像的相關再處理。逐頁檢查掃描后的圖像，即，要做到掃描圖像文件檢查全覆蓋，對仍然存在黑邊、傾斜、網紋的掃描圖片要進一步做好去黑邊、糾偏、去網紋等技術性處理，要保證掃描圖像正文內容、頁眉頁腳、印章、注釋等內容與原紙質檔案內容一致。進一步清除干凈因掃描過程中操作不到位而留下的黑線、陰影及指印等。對于分開處理的圖片檔案，經相關處理后，還需要對其進行拼接，確保紙質檔案掃描圖像的完整性。

3.4 圖像質檢

紙質檔案經掃描、預處理、處理后，檔案數字化質檢人員應按照規(guī)定，以不低于50%的比例抽檢處理后的紙質檔案。納入抽檢范圍并經過抽檢的圖像文件，要確保經99%以上的質量合格率。未達到這一合格率的，需要將不合格圖像進行返工處理，交由檔案掃描人員和圖像處理人員重新進行處理，經質檢合格的圖像文件則進入下一步工序。

4 末端：檔案數字化掃描后質量控制

檔案經掃描、預處理、處理和質檢合格后，還需要進行一系列“后期”處理，這一環(huán)節(jié)的質量控制也十分關鍵，直接影響到前期檔案掃描成果，以及后期檔案數字化利用及安全。

4.1 圖像掛接

經質檢合格的圖像文件按照卷內目錄意義對應的原則，掛接于專門的檔案管理應用系統(tǒng)，且，掛接完成的圖像文件應保持與卷宗中的實物檔案順序一致，即，掃描的圖像文件與檔案條目數據之間保證對應關系，掛接準確率應保證在100%。

4.2 掛接質檢

為了保證圖像掛接準確率達到100%，需要進一步做好掛接質檢工作，以免影響到檔案數字化結束后檔案利用效果。質檢的內容既包括圖像與條目數據質檢是否一一對應，也要檢查掛接的每一張圖片是否達到可讀性、正確性、完整性，以及是否滿足相應的技術處理的相關要求。

4.3 檔案整理

為滿足檔案掃描的現實需要，需要對檔案文件進行相應的拆卷、修補等工序，經掃描完成后，需要按照歸檔標準對其進行整理。例如：原文順序是否準確，破損紙質文件是否修復、裝裱，不合格的裝訂物是否進行了更換，“三孔一線”裝訂后是否存在壓字、缺頁、順序顛倒、裝訂不齊、脫頁等情況，以及卷皮、卷內目錄與原文不一致等情形。

4.4 數據備份

數據備份旨在進一步加強檔案信息的安全性，通常選用移動硬盤備份或者一次性寫入光盤備份，且至少應備份2套。

4.5 成果驗收

主要是將掃描后的實體檔案驗收和數字化掃描成果的成品總驗收。檔案數字化掃描完成相關的圖像掛接、質檢、數據備份等工序后，需要將實體檔案歸還，要做到當日領卷當日歸還，主要驗收歸還的檔案卷數、件數是否與實際一致，是否存在應歸還未歸還的情況。另一方面的驗收，就是按照檔案數字化的標準和要求，驗收目錄錄入準確率、圖像掛接正確率、圖像處理及檔案材料掃描質量、破損文件材料修復，以及實體檔案和移交數據的完整性。經驗收合格的，需要交驗雙方簽署“成品數據提交清單”，驗收不合格的，就要糾正。

5 檔案數字化掃描安全控制

近年來，隨著經濟社會的快速發(fā)展，尤其是技術進步、更新迭代加快，數字檔案館建設步伐加快，檔案數字化成為時代發(fā)展的趨勢和要求。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案數字化過程中也面臨著許多非傳統(tǒng)的安全因素威脅，應綜合施策，確保紙質材料及電子數據安全，從人、物、技三個方面織密安全網。

5.1 人防：增強安全保密意識

建立檔案數字化安全保密領導小組，加強安全保密知識培訓，增強安全保密意識及能力。根據檔案數字化掃描前、掃描中、掃描后的工序特點，采取針對性、精細化的安全保密法則培訓。例如，掃描前要重點做好環(huán)境、制度等方面安全保密培訓，嚴禁私自帶入移動存儲工具進入工作場所;掃描中要做好檔案本身安全;掃描后，則要重點做好網絡利用等安全，委托第三方數字化掃描的，應及時將數字化成品信息載體或復制件返還、銷毀。

5.2 物防：營造良好工作環(huán)境

為保證檔案數字化掃描工作的安全、高效進行，需要建立與之相適應的軟硬件環(huán)境，做好物防。如，做好服務器、網絡交換機、計算機選用，空調、恒溫機、除濕機也是安全設施的重要保障，購買高質量一次性可讀寫光盤或移動硬盤。及時做好數據遷移和載體更新，避免因技術升級不及時或設備載體老化影響檔案數字化安全。

5.3 技防：注重技術保障應用

運用先進技術，建立完備的檔案數字化安全風險監(jiān)控體系。例如，運用好計算機病毒檢測、入侵檢測、防火墻、漏洞掃描、網絡監(jiān)控、安全審計、身份認證等技術手段，安裝操作系統(tǒng)，及時更新查殺病毒軟件，防止非法訪問。重要涉密檔案數字化信息應與互聯網物理隔離，使用密鑰、單導盒等，阻止網絡攻擊。

參考文獻：

[1]劉卉.紙質檔案數字化質量控制與管理研究[J].蘭臺內外，2021（21）：31—32.

[2]李建朋.檔案數字化面臨的風險及其防控[J].四川檔案，2011（2）：20—23.

[3]方彥.PDCA循環(huán)下館藏紙質檔案數字化質量控制[J].中國檔案，2020（12）：44—45.

[4]黃偉麗.檔案數字化過程質量控制研究[J].檔案時空，2013（6）：26—28.

[5]韓雪晨.檔案數字化過程中質量控制策略研究[J].質量與市場，2021（6）：44—45.

作者簡介：李如巖（1964— ），本科，臨沂市河東區(qū)檔案局副研究館員，主要從事檔案管理、指導等工作。

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