張世海

摘要：檔案在各單位的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，在獎(jiǎng)懲決策中也起著決定性的作用。如果工程計(jì)算中檔案管理不充分，會(huì)對(duì)結(jié)算結(jié)果的準(zhǔn)確性產(chǎn)生不利影響，進(jìn)而給各方利益帶來極大損害。因此，要重視檔案管理的改進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理方法，將先進(jìn)技術(shù)融入其中，營(yíng)造積極和諧的檔案管理氛圍，使檔案管理逐步走向科學(xué)之路。為此，本文將從事業(yè)單位檔案管理人員存在的問題入手，提出促進(jìn)檔案管理科學(xué)化的重要對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理人員素質(zhì);檔案管理科學(xué)化

引言：

檔案管理是事業(yè)單位的重要組成部分。隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸暴露出許多問題，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展要求，也不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，注重新技術(shù)、新方法的有效運(yùn)用，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供重要保障。如今，國(guó)家檔案管理逐漸步入現(xiàn)代化，以往的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需要，檔案管理理念和方法的創(chuàng)新迫在眉睫。為了合理整合檔案管理的新技術(shù)、新方法，有必要注重培養(yǎng)檔案人員的綜合素質(zhì)，為檔案管理的高效率提供更好的保障。

1檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

1.1政治素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，它要求檔案管理人員必須具備社會(huì)上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛黨，熱愛社會(huì)主義，熱愛祖國(guó)和人民，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人利益，有獻(xiàn)身精神。尤其應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

1.2業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案人員必須具備的綜合文化知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識(shí)，工作起來才會(huì)得心應(yīng)手，才能解決工作中出現(xiàn)的困難和問題。這就要求檔案人員應(yīng)具有較深的專業(yè)知識(shí)、堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的人文素質(zhì)、較強(qiáng)的情報(bào)意識(shí)和熟練的信息技術(shù);熟練地掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的能力以及管理知識(shí)的能力;能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

1.3知識(shí)素質(zhì)。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識(shí)，例如，檔案管理人員應(yīng)該掌握一定的歷史知識(shí)、古漢語知識(shí)和與檔案內(nèi)容有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)或與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí);同時(shí)應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)。檔案管理人員要根據(jù)相關(guān)學(xué)科知識(shí)提高自己以下幾方面的能力。

（1）協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際工作中檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。檔案管理人員要和有關(guān)部門、有關(guān)人員打交道，除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過工作達(dá)到各部門檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

（2）寫作能力。檔案管理人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強(qiáng)的文字系統(tǒng)概括能力。有了一定文字水平，才能勝任檔案工作，才能將各種材料寫得更好，才能更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。

（3）管理能力。近年來，計(jì)算機(jī)替代了傳統(tǒng)的手工操作成為檔案管理自動(dòng)化工作非常重要的工具。檔案管理人員負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化，通過專用網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能促進(jìn)檔案人員對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。

（4）終身學(xué)習(xí)能力。檔案管理人員只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識(shí)更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷擴(kuò)展自己的知識(shí)，提高學(xué)歷層次，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀需要。

2分析檔案管理科學(xué)化發(fā)展中存在的問題

2.1管理手段落后

通過相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)檔案管理存在較大問題，直接阻礙了其科學(xué)發(fā)展的進(jìn)程。其中，檔案管理中使用的管理手段相對(duì)落后，先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)設(shè)備沒有及時(shí)應(yīng)用，檔案管理工作仍以人工抄寫、整理等方式進(jìn)行。，它形成以紙質(zhì)形式記錄的重要信息。這種管理手段有很大的弊端，容易導(dǎo)致檔案信息不完整或不真實(shí)，直接影響檔案的價(jià)值。另外，在這種管理模式下，用戶在咨詢時(shí)也會(huì)遇到很多麻煩，比如無法快速找到需要的文件，浪費(fèi)了大量的時(shí)間，受到時(shí)間、地點(diǎn)等條件的限制，使得文件利用率下降，非常不利于文件管理的科學(xué)發(fā)展。

2.2缺乏高素質(zhì)的管理人員

檔案管理工作量大、繁瑣。管理者必須耐心細(xì)致，遵守自己的職業(yè)道德，認(rèn)真對(duì)待相應(yīng)的工作，才能順利完成檔案管理工作。但在實(shí)際管理中，大多數(shù)管理者素質(zhì)不高，每天面對(duì)繁瑣的工作時(shí)無法保持良好的心態(tài)，工作緩慢，難以認(rèn)真完成相應(yīng)的工作，導(dǎo)致檔案信息的真實(shí)性喪失。也有長(zhǎng)期從事管理工作的管理者，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，逐漸放松警惕，逐漸弱化對(duì)檔案信息的保密意識(shí)，導(dǎo)致檔案信息泄露，嚴(yán)重影響檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程。

2.3文件利用率值低

檔案管理存在利用率低的現(xiàn)象，不利于其科學(xué)發(fā)展。在檔案管理中，工作人員沒有及時(shí)打開檔案信息，在收集整理檔案管理信息后，沒有共享相應(yīng)的信息，使得檔案信息無法得到充分利用，檔案本身的價(jià)值無法得到充分利用。此外，檔案管理和利用意識(shí)不高，管理人員沒有意識(shí)到其利用的重要性，導(dǎo)致用戶無法獲得所需的檔案信息，因此停止查找相關(guān)檔案信息。在這種情況下，檔案管理一直處于封閉狀態(tài)，無法實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，阻礙了未來的發(fā)展。

3提升事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)檔案管理科學(xué)化的對(duì)策

3.1強(qiáng)化工作人員檔案業(yè)務(wù)技能

要夯實(shí)事業(yè)單位工作基礎(chǔ)，必須把檔案工作者素質(zhì)建設(shè)擺在重要位置，著力提升其技能水平和文化素養(yǎng)，使其更全面發(fā)展。具體如下：一是提升檔案工作者的文化素養(yǎng)。檔案管理除了歸檔，還包含多樣化的知識(shí)，內(nèi)容有自己的深度和廣度。檔案的分析歸檔工作與文字息息相關(guān)，因此檔案管理者既要有較高的文化素養(yǎng)，也要有總結(jié)整理文字資料和系統(tǒng)簡(jiǎn)介的能力，確保能夠?yàn)槠髽I(yè)提供安全完整的單頁(yè)資料。因此，檔案管理部門要把檔案工作者的文學(xué)素養(yǎng)放在極其重要的位置，激發(fā)員工學(xué)習(xí)文化知識(shí)的積極性和主動(dòng)性，讓他們接觸到更多的知識(shí)，提升他們的專業(yè)水平，從而為企業(yè)發(fā)展提供有力保障。二是增強(qiáng)檔案管理者的信息意識(shí)。隨著信息化水平的不斷進(jìn)步，檔案管理也逐步步入電子化領(lǐng)域。因此，為了保證事業(yè)單位檔案的科學(xué)管理，有必要增強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí)，使他們具備一定的先進(jìn)技能。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要定期組織信息化學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)員工積極參與，多學(xué)習(xí)信息化檔案電子化管理技能，深入了解社會(huì)發(fā)展中檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，逐步提高檔案工作者的信息化水平，使其成為事業(yè)單位科學(xué)檔案管理的重要推動(dòng)力。

3.2提高信息技術(shù)水平

在信息技術(shù)應(yīng)用的大環(huán)境下，檔案管理的發(fā)展也受到了很大的影響，發(fā)展趨勢(shì)是科學(xué)化、信息化。在具體的發(fā)展過程中，離不開信息技術(shù)的支持，也需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備來更好地開展相應(yīng)的檔案管理工作。在職業(yè)經(jīng)理人的安排和操作下，相應(yīng)的設(shè)備可以高效地完成相應(yīng)的工作，極大地改變了檔案管理的形式，各種管理中存在越來越多的電子檔案，提高了檔案的利用率和發(fā)展性。

3.3提高管理者的溝通協(xié)調(diào)能力

檔案管理中的工作內(nèi)容很多，管理者需要與其他人員進(jìn)行有效的溝通和協(xié)調(diào)，共同完成相應(yīng)的工作。因此，應(yīng)采取有效的方法來提高管理者的溝通協(xié)調(diào)能力，從而促進(jìn)更好的合作與協(xié)作，提高檔案管理的效率。首先，用戶在訪問文件時(shí)，需要文件管理員的協(xié)助，與他們進(jìn)行有效溝通，充分了解用戶的需求，在遵守文件訪問規(guī)章制度的情況下約束用戶，明確歸還文件的時(shí)間等注意事項(xiàng)，讓用戶了解其中的規(guī)定，嚴(yán)格遵守并完成文件訪問。其次，在咨詢過程中，管理者要給予貼心的幫助，逐一解決問題，幫助其快速咨詢，從而提高檔案利用率。最后，檢查完成后，可以及時(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)查，與檢查人員進(jìn)行溝通，明確整個(gè)過程中存在的不足，并進(jìn)行深入反思和糾正，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，有利于檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

3.4注重激勵(lì)功能

在檔案管理中，對(duì)其內(nèi)涵沒有深入的了解。管理者認(rèn)為只要有耐心的員工就能完成檔案整理工作，所以對(duì)員工沒有培訓(xùn)教育，不僅降低了管理者的素質(zhì)，也阻礙了他們未來的發(fā)展。事實(shí)上，管理者的作用不容忽視。它們?cè)诠芾碇衅鹬匾淖饔?，這與檔案管理的質(zhì)量密切相關(guān)。因此，在檔案管理者的管理中，要注重其綜合素質(zhì)。為了有效提高他們的素質(zhì)，我們可以利用各種手段激勵(lì)他們滿足物質(zhì)需求，從而更好地把他們投入到工作中，提高檔案管理質(zhì)量。我們可以通過提高管理人員的薪酬待遇，提供晉升機(jī)會(huì)，充分激勵(lì)員工看到發(fā)展的未來并為之奮斗，不斷充實(shí)自己的力量，為檔案管理做出更多的貢獻(xiàn)。

3.5建立嚴(yán)格的考核機(jī)制

為了有效提高檔案管理人員的素質(zhì)，促進(jìn)檔案的科學(xué)管理，除了重視檔案管理外，還應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，防止他們產(chǎn)生消極的心態(tài)，同時(shí)要督促他們不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，以滿足檔案管理的各種需求。在檔案管理中，要制定嚴(yán)格的考核機(jī)制，并真正付諸實(shí)施，對(duì)使用過的管理者進(jìn)行考核，對(duì)實(shí)現(xiàn)得好的給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，不合格的則需要處罰。對(duì)長(zhǎng)期不進(jìn)步、不合格的要果斷淘汰，讓員工通過這種手段不斷學(xué)習(xí)和提高，從而提高員工整體素質(zhì)水平，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

3.6培養(yǎng)從業(yè)人員的創(chuàng)新精神

社會(huì)在發(fā)展，而促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的前提就是各行各業(yè)的不斷創(chuàng)新，國(guó)家若要不斷富強(qiáng)需要?jiǎng)?chuàng)新，單位想要更好的服務(wù)于社會(huì)和人民也要不斷的創(chuàng)新。創(chuàng)新的意義并不代表著傳統(tǒng)的管理辦法將會(huì)被徹底淘汰，有些傳統(tǒng)的辦法是人們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐當(dāng)中得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)當(dāng)保留的提倡保留，在滿足創(chuàng)新辦法的基礎(chǔ)上結(jié)合傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理這樣才能稱得上是真正的創(chuàng)新。要與時(shí)俱進(jìn)、不斷接受新制度、新辦法、新產(chǎn)品的出現(xiàn)結(jié)合本身的創(chuàng)新精神以開拓出更好的管理辦法。爭(zhēng)取將檔案管理工作團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)為一支經(jīng)得起考驗(yàn)、愛崗敬業(yè)、作風(fēng)優(yōu)良、道德高尚的良好隊(duì)伍。加強(qiáng)從業(yè)人員的創(chuàng)新精神會(huì)讓檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)滿足新時(shí)代當(dāng)中社會(huì)群體或個(gè)人更多的需求。

如今社會(huì)當(dāng)中的各種行業(yè)在生產(chǎn)作業(yè)及發(fā)展中不斷的遞增對(duì)檔案的需求數(shù)量，而檔案利用及開發(fā)水平也在與時(shí)俱進(jìn)的提升中，若要檔案管理工作在新時(shí)代突飛猛進(jìn)的步伐下得到與時(shí)俱進(jìn)的效果，責(zé)需要對(duì)從事檔案管理工作的人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行跨越性的提升。如從業(yè)人員素質(zhì)低下則不可滿足當(dāng)下時(shí)局社會(huì)對(duì)檔案的需求，一旦檔案工作沒有辦法更好的開展下去將沒辦法保障檔案存在的真實(shí)意義。

結(jié)束語：

事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容較為繁瑣，具有較強(qiáng)的服務(wù)性，在傳統(tǒng)管理理念和管理模式下，影響到了檔案管理工作人員自身完善和發(fā)展。在當(dāng)前信息時(shí)代下，需要完善檔案管理制度，優(yōu)化激勵(lì)制度，加強(qiáng)員工專業(yè)技能培訓(xùn)，從而促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]李小瑩.如何提高基層檔案管理人員的整體素質(zhì)[J].現(xiàn)代交際，2016，No.424（02）：138.

[2]努爾蘭·巴依哈達(dá)木.談如何提高事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)[J].卷宗，2017（20）