劉雪峰

關(guān)鍵詞：辦公自動化;計算機技術(shù);應(yīng)用

引言

辦公效率的大幅提升，得益于計算機技術(shù)在辦公方面的拓展運用，自動化技術(shù)將傳統(tǒng)辦公方式與計算機技術(shù)緊密結(jié)合，節(jié)省了更多勞動力和工作時間。在這個過程中會出現(xiàn)許多問題，例如企業(yè)管理層以及個人對自動化的了解不夠充分，計算機維修人員不能及時更新相關(guān)的知識儲備并提高自身的技術(shù)水平，進而導(dǎo)致計算機技術(shù)本身先進性和優(yōu)越性難以完全表現(xiàn)出來。只有通過提高對計算機技術(shù)的深入認(rèn)識，提升自身對計算機技術(shù)的操作水平，用科學(xué)合理且有效的方法，才能使計算機技術(shù)在辦公自動化中全面推廣使用。

1 計算機技術(shù)在辦公自動化中的顯著優(yōu)勢

1.1 促進內(nèi)部交流和管理

辦公自動化在運行過程中，通過計算機技術(shù)將企業(yè)內(nèi)部人員之間、部門與部門之間、人員與部門之間都相互聯(lián)系起來，形成網(wǎng)狀的聯(lián)系整體。內(nèi)部人員可以利用計算機技術(shù)在網(wǎng)上進行辦公交流，交換工作意見，部門之間也可以利用計算機技術(shù)就具體的工作問題進行探討，部門對工作人員的各項管理工作也可以在計算機技術(shù)的保障下有條不紊地進行。在這個內(nèi)部相互聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)中，不論是部門還是個人之間的交流都更加順暢和密切，內(nèi)部管理也更加便捷合理[1]。

1.2 減少辦公資源的浪費

傳統(tǒng)辦公方式不論是在人力資源還是在物質(zhì)資源的消耗上都遠超于新型辦公方式，辦公自動化可以將各種文件審批流程轉(zhuǎn)移到線上進行，省去了線下員工在各個部門之間走流程的時間，而計算機技術(shù)取代了大量的紙質(zhì)辦公，減少了紙質(zhì)辦公物品的消耗，并且方便儲存辦公信息，避免了信息儲存不當(dāng)帶來的問題。這些都為企業(yè)的運行節(jié)省了一大筆成本消耗，保障了企業(yè)的穩(wěn)定運行。

1.3 提升辦公效率

辦公效率的水平高低，很大程度會上影響一個企業(yè)的短期甚至是長期發(fā)展，在信息時代競爭激烈的當(dāng)下，工作效率直接影響企業(yè)的生存。傳統(tǒng)辦公方式通常采用紙質(zhì)書面溝通交流或者是通過電話聯(lián)系交流，這些方法或多或少都會造成信息傳達不明確和不及時，影響工作上的問題。然而在計算機技術(shù)支持下的辦公自動化，更方便企業(yè)實時更新內(nèi)部工作信息和決策，大大降低了信息傳遞方面的問題，同時提升了辦公效率。

2 辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用

2.1快速的文字處理能力

辦公的過程中，最基本的需求就是文字處理，傳統(tǒng)辦公過程中對于文字處理所采用的方式主要是書面記錄以及整合，這種方式需要工作人員花費大量的時間和精力，還需要消耗不少的紙張，而且效率低下。在如今快節(jié)奏的企業(yè)競爭中，這種方式只能面臨被淘汰的命運，而辦公自動化可以依托于計算機技術(shù)，將文字處理工作從具體變?yōu)樘摂M，從線下轉(zhuǎn)到線上，而且可以通過文字處理技術(shù)直接對文字進行整理，使工作效率大幅度提升。例如在辦公過程中最常見的Word文檔編輯功能，就可以對文字進行全方位的處理，使文字處理更加便捷快速，也使文字記錄更加美觀，充分體現(xiàn)了其杰出的文字處理能力。

2.2 提高數(shù)據(jù)處理能力

大量的數(shù)據(jù)處理工作是阻礙傳統(tǒng)企業(yè)辦公進步的重要問題，在過去，面對大量的數(shù)據(jù)處理，需要大量的人力物力進行計算、統(tǒng)計、匯總，而且還經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤而，辦公自動化在計算機技術(shù)系統(tǒng)的幫助下，解決了繁雜瑣碎的數(shù)據(jù)處理問題。例如辦公時的基礎(chǔ)軟件Office中頻繁使用的Excel，囊括了對數(shù)據(jù)處理的基本所有需求，可以對大量的數(shù)據(jù)進行排序、篩選、分類匯總等操作，將大量數(shù)據(jù)分析整理成清晰明了、邏輯明顯的表格。在對大量數(shù)據(jù)進行加減乘除的基礎(chǔ)性計算時，也可以利用固定公式，然后將一組數(shù)據(jù)輸入，之后便能夠?qū)⑼活愋筒煌瑪?shù)據(jù)的結(jié)果都計算出來并排列于指定區(qū)域，然后再根據(jù)需要，對結(jié)果進行排序、篩選等一系列的其他操作[2]。

2.3 多媒體技術(shù)

辦公過程不是單一的文字和數(shù)據(jù)處理過程，尤其是在現(xiàn)代化辦公方式中，更需要用圖片、視頻等與文字?jǐn)?shù)據(jù)相結(jié)合的方式，使文字?jǐn)?shù)據(jù)更加生動形象，呈現(xiàn)多樣化，這些要求都可以通過在計算機技術(shù)支持下的PPT等軟件來實現(xiàn)，進一步將多媒體技術(shù)與辦公過程結(jié)合，提高辦公質(zhì)量。多媒體技術(shù)主要是通過將視頻、圖片、語音等信息與主體所需要表達的文字?jǐn)?shù)據(jù)信息相結(jié)合，并可以對它們相互之間表達順序安排、呈現(xiàn)形式等進行自主編輯，使主體所要表達的想法以動靜結(jié)合且生動有趣的方式展現(xiàn)出來，使辦公更加便捷。

2.4 實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將世界聯(lián)系成一個無形的“巨網(wǎng)”，不論是對一個企業(yè)而言的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)還是外部網(wǎng)絡(luò)都身處其中。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加速了一個企業(yè)的迅速成長，同時也在不斷以外部和內(nèi)部的作用方式影響企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部的信息流通和傳遞，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下更加準(zhǔn)確快捷，通過線上辦公交流的方式也促進了不同部門間工作人員的交流，進一步加強了企業(yè)內(nèi)部的團結(jié)關(guān)系[3]。企業(yè)外部可以通過商業(yè)郵箱、官方微博等各種網(wǎng)絡(luò)渠道，構(gòu)建自身與其他企業(yè)及商業(yè)合作伙伴的溝通與交流，提高自身商業(yè)價值。在經(jīng)濟全球化的大背景下，企業(yè)不免存在一些跨國型的商業(yè)合作，如果出現(xiàn)由于某些特殊原因無法親自到場參加會議交流等突發(fā)情況，這時通過線上網(wǎng)絡(luò)視頻會議或者語音會議的方式就能很好的解決這些問題，實現(xiàn)零距離信息傳遞與交流，消除了距離對企業(yè)發(fā)展的阻礙，進而實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f。

結(jié)語

在當(dāng)前社會發(fā)展、科技進步的時代背景下，計算機技術(shù)廣泛滲透于大眾生活的各個方面，與生活緊密交織在一起。而隨著計算機技術(shù)在辦公自動化中的運用，兩者相互影響并不斷發(fā)展，深刻改變了辦公方式，提高了辦公效率，豐富了工作形式，同時也推動了企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳長全.關(guān)于辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用研究[J].科技與企業(yè)，2019（4）：68-69.

[2]張婧.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究[J].科技風(fēng)，2019（5）：95-96.

[3]張文明.關(guān)于辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用探討[J].品牌（下半月），2020（6）：34.