謝文杰

摘? 要：隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各高校已基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、電子化管理，教學(xué)、科研、管理等職能活動(dòng)中形成了大量的電子文件。按傳統(tǒng)的檔案歸檔管理方式已難于滿足業(yè)務(wù)增量電子化及高效管理的行政要求，電子文件的信息化管理勢(shì)必會(huì)成為數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容。本文將研究高校電子文件如何實(shí)現(xiàn)在線歸檔，從而為高校實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理提供參考樣例。

關(guān)鍵詞：電子文件;平臺(tái)設(shè)計(jì);信息化管理;統(tǒng)一接口;在線歸檔

Abstract： With the wide application of computer and network technology， colleges and universities have basically realized office automation， electronic management， teaching， scientific research， management and other functional activities formed a large number of electronic documents. According to the traditional Archives management mode has been difficult to meet the incremental business electronic and efficient management of administrative requirements， electronic documents information management is bound to become an important content of the construction of digital Archives. This paper will study how to realize online archiving of electronic files in colleges and universities， so as to provide reference examples for the realization of information management of electronic files in colleges and universities.

Keywords： Electronic documents; Platform design; Information management; Unified interface; Online archive

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的發(fā)展，信息和文件長(zhǎng)期保存電子化已經(jīng)成為檔案管理的主流趨勢(shì)。本文將立足于電子檔案的管理規(guī)范，旨在以建立檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一接口平臺(tái)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)高校電子文件在線歸檔。

1 電子文件在線歸檔的實(shí)現(xiàn)方式

數(shù)字檔案館系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線歸檔的建設(shè)，要充分考慮未來(lái)業(yè)務(wù)需求及系統(tǒng)可擴(kuò)展性，以提供良好的可擴(kuò)展性、可重用性、可維護(hù)性和可管理性。[1]本文將采用由檔案管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口的方式以實(shí)現(xiàn)在線歸檔。通過(guò)檔案管理平臺(tái)統(tǒng)一提供restful接口來(lái)保證、實(shí)現(xiàn)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫銜接。

1.1 實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。目前各高校不同院系、二級(jí)部門(mén)間往往存在多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)并存，各個(gè)系統(tǒng)間產(chǎn)生的電子文件散落在不同的服務(wù)器上，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、保存格式也會(huì)有所不同，不同渠道的電子文件按傳統(tǒng)的歸檔方式，難于保證電子檔案數(shù)據(jù)接收的規(guī)范性。采用統(tǒng)一歸檔接口設(shè)計(jì)可以實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔的應(yīng)用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2 實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)共享與歸檔業(yè)務(wù)的一體化要求。在利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)基礎(chǔ)上，各高校開(kāi)始大力推進(jìn)智慧校園戰(zhàn)略，整合各院系之間的信息資源，打破部門(mén)間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)信息共享。統(tǒng)一接口平臺(tái)為不同渠道、不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)提供一套標(biāo)準(zhǔn)的集成方案，響應(yīng)高校對(duì)智慧校園信息共享的要求，可實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)歸檔與業(yè)務(wù)一體化設(shè)計(jì)，為學(xué)校信息化建設(shè)提供良好的檔案信息資源支撐。[2]

1.3 節(jié)約成本，減少不必要的信息化建設(shè)投入。統(tǒng)一接口平臺(tái)設(shè)計(jì)充分考慮了未來(lái)各業(yè)務(wù)需求及系統(tǒng)可擴(kuò)展性要求，通過(guò)檔案系統(tǒng)提供統(tǒng)一歸檔業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)要求，提供良好的可擴(kuò)展性、可重用性、可維護(hù)性和可管理性。當(dāng)各個(gè)二級(jí)部門(mén)更新上一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，可以有效避免重新開(kāi)發(fā)及調(diào)整檔案系統(tǒng)電子文件歸檔接口的情況。

1.4 滿足檔案安全管理需要。在實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景中，統(tǒng)一接口平臺(tái)通過(guò)采用SM4加密算法（國(guó)密）對(duì)預(yù)歸檔電子文件進(jìn)行加密處理，結(jié)合IP白名單校驗(yàn)，再為每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)分配一個(gè)校驗(yàn)身份的渠道名稱和密碼，以保證電子檔案的安全性要求，每次接口數(shù)據(jù)交互都會(huì)被有效地記錄和監(jiān)管。

2 統(tǒng)一接口平臺(tái)實(shí)現(xiàn)

2.1 架構(gòu)設(shè)計(jì)。本次統(tǒng)一接口平臺(tái)設(shè)計(jì)通過(guò)制定電子文件/檔案接收元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，要求各產(chǎn)生數(shù)據(jù)的異構(gòu)系統(tǒng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)生成JSON，接收系統(tǒng)對(duì)JSON進(jìn)行檢查和校驗(yàn)之后進(jìn)行接收操作。

2.1.1 接口平臺(tái)基礎(chǔ)保障體系。電子檔案在線歸檔接口應(yīng)能滿足海量電子文件的流轉(zhuǎn)與歸檔處理，基于歸檔接口可靠性和穩(wěn)定性要求，統(tǒng)一接口管理主要通過(guò)三大部分組成，分別由負(fù)載均衡服務(wù)、服務(wù)注冊(cè)中心、反向代理服務(wù)組成。（1）負(fù)載均衡服務(wù)進(jìn)行負(fù)載分配，將服務(wù)請(qǐng)求均衡分配到實(shí)際執(zhí)行的服務(wù)中，從而保證整個(gè)接口服務(wù)的響應(yīng)速度。（2）服務(wù)注冊(cè)中心，負(fù)責(zé)注冊(cè)外部接口、接口服務(wù)狀態(tài)監(jiān)測(cè)、通知集群更新接口服務(wù)信息、接口服務(wù)狀態(tài)管理、接口服務(wù)清單展示。（3）反向代理服務(wù)，負(fù)責(zé)接口服務(wù)反向代理、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)、數(shù)據(jù)攔截、接口服務(wù)調(diào)用日志。

2.1.2 接口平臺(tái)技術(shù)概述。平臺(tái)提供Restful接口來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔。Restful是一種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序的設(shè)計(jì)風(fēng)格和開(kāi)發(fā)方式，基于HTTP，可以使用XML格式定義或JSON格式定義。Restful適用于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)廠商作為業(yè)務(wù)使用接口的場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)第三方OTT調(diào)用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)資源的功能，動(dòng)作類(lèi)型為新增、變更、刪除所調(diào)用資源。

在目前主流的三種Web服務(wù)交互方案中，REST相比于SOAP（Simple Object Access protocol，簡(jiǎn)單對(duì)象訪問(wèn)協(xié)議）以及XML-RPC更加簡(jiǎn)單明了，無(wú)論是對(duì)URL的處理還是對(duì)Payload的編碼，REST都傾向于用更加簡(jiǎn)單輕便的方法設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)如圖1所示。

（1）檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成采用建立檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口的方式，以提供良好的可擴(kuò)展性、可重用性、可維護(hù)性和可管理性、安全校驗(yàn)機(jī)制。（2）檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口提供與外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口規(guī)范、統(tǒng)一模型、數(shù)據(jù)交換格式定義等。（3）業(yè)務(wù)系統(tǒng)主動(dòng)將數(shù)據(jù)上傳到檔案服務(wù)器，即采用“推送”的方式將包含了元數(shù)據(jù)和電子原文的檔案數(shù)據(jù)主動(dòng)推送給檔案系統(tǒng)。（4）檔案系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送過(guò)來(lái)的檔案數(shù)據(jù)不做二次加工，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和原始性。（5）檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口的日志與監(jiān)測(cè)通過(guò)檔案系統(tǒng)接口平臺(tái)統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)。（6）檔案系統(tǒng)定時(shí)處理業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的檔案數(shù)據(jù)。

2.2 在線歸檔業(yè)務(wù)分解。目前高校電子文件在線歸檔主要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案條目數(shù)據(jù)和附加電子文件、審批信息的在線移交、歸檔。[3]

檔案條目信息歸檔實(shí)現(xiàn)是各系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)預(yù)歸檔數(shù)據(jù)的交互，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、信息歸檔數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)定義的無(wú)縫銜接。檔案電子全文在線移交分為兩種模式。一是推送檔案目錄數(shù)據(jù)及電子文件信息，對(duì)應(yīng)文件小的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建議一個(gè)接口，在檔案條目信息推送同時(shí)直接關(guān)聯(lián)電子文件一起推送;二是對(duì)應(yīng)電子全文比較大的可以將檔案目錄信息和電子全文分開(kāi)推送。[4]

接口的開(kāi)發(fā)，將依照ISO14721開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS）中關(guān)于檔案管理的規(guī)范流程，同時(shí)采用模塊化開(kāi)發(fā)技術(shù)。高校檔案電子文件種類(lèi)繁多，同時(shí)又是按季度進(jìn)行已完結(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中歸檔的模式，因此本文采用檔案目錄信息和電子全文分開(kāi)推送，以保證接口穩(wěn)定性。

2.3 接口平臺(tái)技術(shù)實(shí)現(xiàn)

2.3.1 檔案條目數(shù)據(jù)。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用檔案統(tǒng)一歸檔接口，按檔案歸檔業(yè)務(wù)要求，結(jié)合接口數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范化，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)所需歸檔的檔案條目信息加密處理后，推送到統(tǒng)一接口平臺(tái)中。檔案系統(tǒng)再定時(shí)或?qū)崟r(shí)去輪詢接口任務(wù)，獲取符合檔案歸檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

接口采用主流的分層結(jié)構(gòu)，分成接口層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問(wèn)層，而實(shí)體類(lèi)則貫穿各個(gè)層為其所用。服務(wù)以歸檔接口為入口，其負(fù)責(zé)將請(qǐng)求分發(fā)給API層，API層獲取了參數(shù)并校驗(yàn)成功后，調(diào)用Service層執(zhí)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)邏輯。而Service層則調(diào)用DAO層或訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)或通過(guò)HTTP請(qǐng)求其他外部服務(wù)（如OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等）。實(shí)體類(lèi)會(huì)在各層被加工和消費(fèi)。

2.3.2 電子文件傳輸方案。電子文件內(nèi)容本身具有容易被更改和易于傳播的特點(diǎn)，所以在檔案管理工作過(guò)程中極易造成文件的泄密，因此電子檔案的在線歸檔方式應(yīng)視情況而定，必須在有效監(jiān)控過(guò)程中進(jìn)行。

基于檔案管理規(guī)范要求，我們?cè)诒敬卧诰€歸檔實(shí)踐中采用通過(guò)FileZilla軟件連接基于sftp協(xié)議的文件服務(wù)器進(jìn)行文件傳輸，OA系統(tǒng)可通過(guò)FileZilla軟件，通過(guò)root用戶將電子附件推送到文件服務(wù)器中。

檔案系統(tǒng)根據(jù)接口中的存放路徑說(shuō)明，到服務(wù)器中獲取相對(duì)應(yīng)的電子文件，然后導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，并關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的檔案信息。電子文件獲取成功后，對(duì)已接收的中間庫(kù)數(shù)據(jù)做標(biāo)志。檔案系統(tǒng)接收到電子文件后會(huì)通過(guò)四性檢測(cè)控制歸檔的規(guī)范性和數(shù)據(jù)完整性。

3 結(jié)語(yǔ)

高校業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子文件的在線歸檔具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義與價(jià)值。值得注意的是，目前檔案管理更多是依據(jù)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案分類(lèi)體系，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)抓取相應(yīng)紙質(zhì)分類(lèi)電子文件，包括相關(guān)元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子、紙質(zhì)檔案雙軌制管理。實(shí)現(xiàn)增量紙質(zhì)檔案電子化、系統(tǒng)化自動(dòng)歸檔管理將具有極其重要的作用。具體實(shí)踐過(guò)程中在推進(jìn)信息技術(shù)深入應(yīng)用的同時(shí)，也應(yīng)綜合考慮多方面因素，制定合理化工作策略，從而有效規(guī)范高校檔案在線歸檔工作。

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（作者單位：廣東惠州學(xué)院 來(lái)稿日期：2021-10-20）