余亞榮 吳振宇

摘? 要：本文回顧了中國(guó)電子檔案長(zhǎng)期保存工作的歷程，并從目的性出發(fā)加以審視，指出傳統(tǒng)備份方式存在的瓶頸，引入電子檔案數(shù)據(jù)保全理念，闡述基于電子憑證效力維護(hù)的電子檔案長(zhǎng)期安全保管模式，以期為檔案業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展電子檔案長(zhǎng)期保存提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案?jìng)浞?數(shù)據(jù)保全;電子證據(jù);長(zhǎng)期保存

Abstract：? This article reviews and examines the process of long-term preservation of electronic Archives in China， pointing out the bottleneck of traditional Archives backup methods. It introduces the concept of electronic archival data preservation， and expounds the long-term security management mode of electronic Archives based on electronic evidence preservation， so as to provide suggestions for archival department to carry out long-term preservation of electronic Archives.

Keywords：? Electronic archives backup; Archival data preservation; Electronic evidence; Long-termpreservation.

本文通過(guò)對(duì)電子檔案異質(zhì)異地備份模式和檔案數(shù)據(jù)保全模式開(kāi)展研究和對(duì)比，分析基于長(zhǎng)期保存視角的電子檔案保存方案。

1 傳統(tǒng)電子檔案?jìng)浞莸哪康募捌款i分析

1.1 電子檔案?jìng)浞莸哪康?。從目的性角度?lái)分析，開(kāi)展電子檔案?jìng)浞莨ぷ鞯母灸康脑谟跈n案機(jī)構(gòu)要確保館藏檔案在長(zhǎng)期保管過(guò)程中的絕對(duì)安全，這里的安全既包括載體安全也包括內(nèi)容安全。從傳統(tǒng)意義上的備份策略來(lái)看，載體安全主要用備份多套來(lái)規(guī)避存儲(chǔ)載體的老化或損傷，內(nèi)容安全主要依賴傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和電子檔案的紙質(zhì)副本或電子縮微品來(lái)實(shí)現(xiàn)，這也是我們常見(jiàn)的電子檔案異質(zhì)異地備份保管。

1.2 電子檔案?jìng)浞荽嬖诘钠款i

1.2.1 電子檔案存儲(chǔ)載體不穩(wěn)定，數(shù)據(jù)易丟失。與紙張等介質(zhì)相比，電子檔案存儲(chǔ)所依賴的磁性介質(zhì)、光介質(zhì)、電離介質(zhì)均不同程度存在易老化、穩(wěn)定性不足等問(wèn)題。根據(jù)國(guó)外數(shù)據(jù)公司Crashplan發(fā)布的《存儲(chǔ)介質(zhì)使用壽命情況》顯示，包括硬盤(pán)、固態(tài)硬盤(pán)等在內(nèi)的諸多存儲(chǔ)介質(zhì)，在常規(guī)使用情況下僅有數(shù)十年的使用壽命，完全無(wú)法滿足電子檔案所需的長(zhǎng)期或永久保存需求，存在極大的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.2 電子檔案原始性保護(hù)無(wú)有效手段，數(shù)據(jù)易被篡改。電子檔案在管理模式上與傳統(tǒng)載體檔案存在較大差異，最顯著的就是針對(duì)電子檔案“原始性”的維護(hù)，電子檔案特有的“載體與信息內(nèi)容的可分離性”“信息內(nèi)容易修改”[1]給保存帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，基于保護(hù)載體就是保護(hù)內(nèi)容的模式不再適用，而能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案固化的技術(shù)工具尚未在管理中加以運(yùn)用，采用異質(zhì)異地備份模式，可以在一定程度上降低因誤操作或有意篡改而造成的電子檔案內(nèi)容失真的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.3 電子檔案對(duì)技術(shù)環(huán)境具有依賴，數(shù)據(jù)存在識(shí)讀風(fēng)險(xiǎn)。檔案機(jī)構(gòu)在開(kāi)展電子檔案保管工作中，不但需要確保電子檔案內(nèi)容的原始性維護(hù)有效，還需要對(duì)電子檔案的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行管理，更為致命的在于，文件格式、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等關(guān)系電子檔案識(shí)讀的技術(shù)環(huán)境也擁有自己的生命周期，早前產(chǎn)生的部分熱門(mén)和常見(jiàn)文件格式現(xiàn)在已經(jīng)走向式微，這與電子檔案永久保管的需求不相適應(yīng)。檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展電子檔案?jìng)浞?，將電子檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件等形式進(jìn)行存儲(chǔ)，部分原因也是出于對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)的無(wú)奈應(yīng)對(duì)。

1.2.4 人為安全事故或自然災(zāi)害頻發(fā)，安全保管風(fēng)險(xiǎn)加大。除上述三個(gè)因電子檔案自身特性而必須采取備份手段加以規(guī)避的因素外，因內(nèi)部管理不到位所導(dǎo)致的人為安全事故或因自然災(zāi)害原因使電子檔案受到安全威脅也是各地開(kāi)展這一工作的主要原因。伴隨著社會(huì)信息化的深入推進(jìn)和電子檔案?jìng)浞莨ぷ鞔笠?guī)模展開(kāi)，采用該模式的瓶頸也逐步顯現(xiàn)。

首先，電子檔案?jìng)浞菰斐蓸I(yè)務(wù)工作效率降低。信息化系統(tǒng)和工具在日常工作、生活中普及后，經(jīng)由信息系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)設(shè)備直接形成電子文件成為主流，業(yè)務(wù)活動(dòng)中大量形成的電子文件在進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)時(shí)卻需要按照規(guī)定形成其他載體形式，而這其中絕大部分的工作是由文件形成部門(mén)在歸檔前需要完成的任務(wù)，這對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)而言變成了負(fù)擔(dān)，且因大量重復(fù)性文書(shū)工作的羈絆，造成業(yè)務(wù)工作效率降低。

其次，電子檔案?jìng)浞菰龃髾n案管理難度。電子檔案?jìng)浞菪枰纬啥嗵讛?shù)據(jù)，并存儲(chǔ)于不同空間和介質(zhì)，數(shù)據(jù)的拷貝、檢測(cè)等工作極大地耗費(fèi)檔案工作者的時(shí)間和精力，并在一定程度上形成無(wú)形的管理壓力，如多套數(shù)據(jù)的定期檢測(cè)、數(shù)據(jù)一致性的檢查與維護(hù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體遷移等。

再者，電子檔案?jìng)浞菰斐少Y源大量浪費(fèi)。電子檔案的備份工作需要使用大量的紙張、存儲(chǔ)器、存放空間及配套環(huán)境，同一份檔案需要在多種介質(zhì)、多個(gè)空間下進(jìn)行存儲(chǔ)，需要消耗數(shù)倍的資源。

更為重要的是，電子檔案?jìng)浞轃o(wú)法完全確保電子檔案的長(zhǎng)久安全保全需要。依賴多套數(shù)據(jù)備份無(wú)法從根本上確保電子檔案的安全存儲(chǔ)，且因電子檔案憑證效力的維護(hù)與傳統(tǒng)載體檔案在方法上的不同，使用傳統(tǒng)的異質(zhì)異地備份模板無(wú)法滿足“數(shù)字轉(zhuǎn)型”背景下的檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)與利用。

2 檔案數(shù)據(jù)保全

2.1 檔案數(shù)據(jù)保全的含義?；谏衔牡年U述，僅僅采用異質(zhì)異地備份模式無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)久安全管理，也無(wú)法徹底根除信息技術(shù)存在的瓶頸。

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，新出現(xiàn)的技術(shù)工具成為推動(dòng)解決電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的有力手段，如2004年《中華人民共和國(guó)電子簽名法》頒布施行，其中明確“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，并在法條中規(guī)范了提供電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的相應(yīng)要求。

近些年來(lái)，區(qū)塊鏈、可信時(shí)間戳、哈希特征值校驗(yàn)等證據(jù)收集、固定和防篡改的技術(shù)手段陸續(xù)進(jìn)入司法機(jī)構(gòu)關(guān)于“電子數(shù)據(jù)證據(jù)”采信的規(guī)則之中 ，則在相當(dāng)大程度上給予了檔案管理機(jī)構(gòu)以啟示，檔案界也在此方面展開(kāi)了諸多有益的探索，如“區(qū)塊鏈技術(shù)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中的應(yīng)用”[2]“基于區(qū)塊鏈技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)共享策略”[3]等。

2018年，蘇州大學(xué)成立檔案數(shù)據(jù)保全中心，首次提出“檔案數(shù)據(jù)保全”理念，采取電子檔案數(shù)據(jù)固化、第三方數(shù)據(jù)存證[4]、數(shù)據(jù)狀態(tài)實(shí)時(shí)性監(jiān)管等技術(shù)和管理方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期安全管理。根據(jù)張照余教授的觀點(diǎn)，“檔案數(shù)據(jù)保全是指采用一定的技術(shù)手段和管理措施將檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容固定并長(zhǎng)久保管，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整、可用和安全，維護(hù)數(shù)字檔案的真實(shí)性和法定證據(jù)價(jià)值”。

2.2 檔案數(shù)據(jù)保全的實(shí)現(xiàn)

2.2.1 電子檔案數(shù)據(jù)丟失監(jiān)測(cè)。從業(yè)務(wù)部門(mén)長(zhǎng)期實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，電子檔案數(shù)據(jù)丟失的主要原因有三個(gè)，一是因存儲(chǔ)載體老化失效造成保存于其上的電子檔案發(fā)生信號(hào)丟失;二是因存儲(chǔ)環(huán)境中存在強(qiáng)磁環(huán)境而造成數(shù)據(jù)丟失，三是在管理過(guò)程中因人為或其他因素發(fā)生的數(shù)據(jù)誤刪除等。

基于上述原因，避免電子檔案數(shù)據(jù)丟失的關(guān)鍵在于對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)開(kāi)展科學(xué)的監(jiān)測(cè)，及時(shí)獲取電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)狀態(tài)。檔案數(shù)據(jù)保全模式基于系統(tǒng)算法，對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)開(kāi)展實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與預(yù)警，并根據(jù)數(shù)據(jù)狀態(tài)的異常變化開(kāi)展數(shù)據(jù)保全與數(shù)據(jù)修復(fù)，恢復(fù)電子檔案原始狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容安全。

2.2.2 電子檔案數(shù)據(jù)篡改控制。電子檔案因存在信息的可操作性和易變性等技術(shù)特性，電子檔案內(nèi)容極易發(fā)生改變?，F(xiàn)有技術(shù)環(huán)境下，電子檔案存儲(chǔ)過(guò)程的內(nèi)容真實(shí)性、完整性維護(hù)大多采用諸如權(quán)限控制、元數(shù)據(jù)記錄、數(shù)據(jù)冗余備份等形式予以實(shí)現(xiàn)。

檔案數(shù)據(jù)保全模式從數(shù)據(jù)固化角度審視電子檔案能否與傳統(tǒng)載體一樣，用信息記錄載體或其他中間要素去固定檔案內(nèi)容，并能從信息記錄載體或中間要素在長(zhǎng)期保存過(guò)程中的變化情況校驗(yàn)電子檔案內(nèi)容的原始性。

檔案數(shù)據(jù)保全借助區(qū)塊鏈技術(shù)中的防篡改機(jī)制，采用散列算法生成完整性校驗(yàn)值并予以存證，實(shí)現(xiàn)電子檔案內(nèi)容的固化。在日常監(jiān)測(cè)中，對(duì)電子檔案按周期重新生成完整性校驗(yàn)值并與初次形成的完整性校驗(yàn)值進(jìn)行比對(duì)，以此來(lái)判定電子檔案原始性情況。

2.2.3 電子檔案長(zhǎng)期可讀管控。電子檔案的可讀、可用是影響電子檔案長(zhǎng)期保存的重要因素。傳統(tǒng)的電子檔案?jìng)浞荻嗖捎棉D(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案的方式解決可能存在的電子檔案識(shí)讀問(wèn)題。然而，單套制管理模式的推進(jìn)、復(fù)雜數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（如三維模型、聲像文件等）的發(fā)展均對(duì)簡(jiǎn)單的打印輸出方式提出挑戰(zhàn)。

檔案數(shù)據(jù)保全模式對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式建立格式數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展數(shù)據(jù)格式全生命周期管控，對(duì)諸如數(shù)據(jù)格式名稱、版本、維護(hù)者、讀取軟件、遷移路徑等信息進(jìn)行記錄與跟蹤，并結(jié)合檔案長(zhǎng)期保存需要開(kāi)展數(shù)據(jù)遷移與轉(zhuǎn)換方案研究，極大地提升了數(shù)據(jù)管理質(zhì)量，能夠有效解決電子檔案在長(zhǎng)期保存過(guò)程中的使用問(wèn)題。

2.2.4 電子檔案憑證效力維護(hù)。電子檔案憑證效力的維護(hù)是電子檔案能夠以電子形式提供利用的核心前提。電子檔案憑證效力的發(fā)揮主要基于電子檔案自身“四性”的保障及長(zhǎng)期保存過(guò)程中的管理紀(jì)實(shí)。

檔案數(shù)據(jù)保全模式采用可信數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、電子檔案數(shù)據(jù)固化、數(shù)據(jù)狀態(tài)監(jiān)測(cè)、數(shù)據(jù)存證等方案實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性及安全性的維護(hù)。

與此同時(shí)，該模式倡導(dǎo)以電子檔案憑證效力維護(hù)為中心，對(duì)接電子數(shù)據(jù)證據(jù)的司法規(guī)則適用，從證據(jù)的高度開(kāi)展電子檔案收集、監(jiān)管、轉(zhuǎn)換和使用等工作，切實(shí)履行在全生命周期中對(duì)電子檔案實(shí)施管理紀(jì)實(shí)和技術(shù)保障，維護(hù)電子檔案作為證據(jù)的證明力。

基金項(xiàng)目：國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“電子檔案數(shù)據(jù)法律證據(jù)價(jià)值的保全策略與方法研究”（編號(hào)：2019-R-22）;本研究得到江蘇高校“青藍(lán)工程”資助;蘇州大學(xué)人文社會(huì)科學(xué)團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目“檔案數(shù)據(jù)保全研究”（批準(zhǔn)號(hào)：NH33712620）。

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[4]余亞榮.蘇州大學(xué)推出首個(gè)對(duì)外服務(wù)檔案數(shù)據(jù)保全平臺(tái)[N].中國(guó)檔案報(bào)，2018-12-06（01）.

（作者單位：余亞榮，蘇州城市學(xué)院;吳振宇，張家港市城建檔案館 來(lái)稿日期：2021-10-20）