徐亞麗

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)文件要求，唐山市檔案館在前期指導(dǎo)規(guī)范整理的基礎(chǔ)上，對(duì)2020年度我市新冠肺炎疫情防控工作中形成的檔案進(jìn)行依法接收，共接收市新冠肺炎疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組（包括市疫情防控辦及16個(gè)疫情防控組）檔案資料7800件進(jìn)館，其中文書(shū)檔案7760件、照片檔案40件。

疫情發(fā)生后，市檔案館第一時(shí)間指派專人24小時(shí)駐扎在防控辦，及時(shí)收集、廣泛征集疫情防控工作中形成的文字、圖表、照片、錄音、錄像等各種形式的文件材料，邊收集、邊整理、邊利用，做到應(yīng)歸盡歸、整理規(guī)范。同時(shí)，組織市防控辦和16個(gè)疫情防控組的牽頭單位開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助新檔案人員快速上手;針對(duì)共性問(wèn)題，定期開(kāi)展指導(dǎo);針對(duì)個(gè)別問(wèn)題，保持微信、電話隨時(shí)遠(yuǎn)程指導(dǎo)。

為確保接收工作順利開(kāi)展，市檔案館采取工作前置的方法，提前打通工作堵點(diǎn)，主動(dòng)聯(lián)系，預(yù)先溝通，細(xì)節(jié)提醒，隨時(shí)答復(fù)，督促限時(shí)，嚴(yán)格核檢，確保接收檔案質(zhì)量。一是提前與各疫情防控組溝通，摸清接收檔案底數(shù)，合理安排分組，分批接收進(jìn)館。二是制定下發(fā)《唐山市檔案館關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案接收工作的函》，明確移交檔案的質(zhì)量要求，規(guī)范檔案的交接程序，確定每個(gè)小組移交檔案的具體時(shí)間，為檔案移交接收工作提供指導(dǎo)性、規(guī)范性依據(jù)。三是扎實(shí)做好移交檔案抽驗(yàn)工作。按程序在正式接收前，對(duì)移交單位檔案進(jìn)行抽檢。市檔案館克服時(shí)間緊、任務(wù)重、人員少、檔案資料形成渠道多、相對(duì)分散等難題，對(duì)抽檢發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)跟進(jìn)，督促整改到位，確保移交進(jìn)館檔案整理質(zhì)量。四是加強(qiáng)處室協(xié)作，協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)做好檔案內(nèi)部交接。接收征集處接收檔案進(jìn)館完成清點(diǎn)，與移交單位辦理交接手續(xù)后，及時(shí)與信息技術(shù)處完成電子目錄交接，與管理利用處完成檔案實(shí)體和紙制目錄交接，實(shí)現(xiàn)檔案接收工作閉環(huán)管理。