趙曦

摘 要：退休人員這一群體具有一定的特殊性，他們?cè)诠ぷ髌陂g多為企業(yè)與國(guó)家的發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)，其較強(qiáng)的工作能力，深厚的知識(shí)底蘊(yùn)以及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，均是一筆寶貴的財(cái)富。不斷深化的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革，日益增多的退休人員數(shù)量，讓我國(guó)社會(huì)工作開始更多地注重退休人員的檔案管理。目前，我國(guó)退休人員的檔案管理中還有諸多問題存在，包括檔案管理缺乏良好的設(shè)備設(shè)施，檔案管理人員不熟悉業(yè)務(wù)等，這些均對(duì)退休人員的檔案管理工作效率造成了嚴(yán)重影響。對(duì)此，本文簡(jiǎn)要介紹了強(qiáng)化退休人員檔案管理工作的實(shí)際意義，并對(duì)其存在的問題展開了論述，提出了具體的解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：退休人員;檔案管理;制度;設(shè)施

退休人員檔案主要是指各企業(yè)、單位、組織以及人事等部門在一系列工作（招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等）中所形成的諸多文件材料，其包括退休人員的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)和工作變動(dòng)等，能夠?qū)⑼诵萑藛T情況全面真實(shí)地反映出來。例如，人事檔案、業(yè)務(wù)檔案和健康檔案等均屬于退休人員檔案的范疇。面對(duì)不斷增加的退休人員數(shù)量，全面推進(jìn)老齡工作，愈加突顯出退休人員檔案管理工作的重要性與緊迫性，要求我們通過各種措施以有效應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的各種問題，從而與退休人員管理工作的各項(xiàng)需要相適應(yīng)。

一、強(qiáng)化退休人員檔案管理工作的實(shí)際意義

1.有利于落實(shí)退休人員社會(huì)福利保障

隨著《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作意見》的出臺(tái)，明確了廣大檔案管理工作人員的工作內(nèi)容，為切實(shí)做好退休人員的檔案管理工作打下了良好基礎(chǔ)?！兑庖姟分星宄榻B了退休人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)，規(guī)定了相關(guān)福利待遇執(zhí)行的實(shí)際工作內(nèi)容，并明確要求企業(yè)和社會(huì)團(tuán)體建立的勞動(dòng)合同關(guān)系，一定要參與社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)，且社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的實(shí)際福利待遇直接掛鉤工作年限，這些方面為機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員管理也提供了有效參考。在傳統(tǒng)粗放型管理轉(zhuǎn)化為集約型管理的過程中，檔案管理工作直接影響著退休人員的社會(huì)福利。針對(duì)退休人員檔案施以高效管理，可準(zhǔn)確采集、歸納他們的實(shí)際信息，進(jìn)而及時(shí)準(zhǔn)確地開展社會(huì)福利機(jī)制。

2.有利于促進(jìn)企業(yè)和單位標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案是計(jì)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)的一項(xiàng)重要依據(jù)。如果不能第一時(shí)間統(tǒng)計(jì)退休人員的檔案，會(huì)對(duì)養(yǎng)老保障發(fā)放的數(shù)量與質(zhì)量造成影響。檔案管理還可詳細(xì)記載退休人員的各項(xiàng)信息，包括年齡、姓名、工作時(shí)間、學(xué)歷情況、工齡、家庭情況等，一旦其發(fā)生問題能夠根據(jù)檔案內(nèi)容將實(shí)際情況真實(shí)反映出來。從某種程度上來說，標(biāo)準(zhǔn)化的開展退休人員檔案管理工作，既可對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化開展起到積極促進(jìn)作用，也能夠讓在職人員的工作積極性進(jìn)一步增強(qiáng)，將檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)出來。

3.有利于服務(wù)退休人員晚年生活

退休人員是嚴(yán)格根據(jù)我國(guó)規(guī)定的退休年齡，按照國(guó)家法律、相關(guān)退休政策規(guī)定離開工作崗位、享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的人員。檔案中詳細(xì)記錄了退休人員在工作期間的升職、獎(jiǎng)勵(lì)情況以及單位調(diào)動(dòng)情況等。在退休時(shí)，利用退休人員的檔案就可以將其工作檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)生活服務(wù)管理檔案，可對(duì)其生活水平和享受社會(huì)服務(wù)的水平產(chǎn)生直接影響。單位應(yīng)同時(shí)承擔(dān)起廣大職工的工作發(fā)展職能與退休人員的生活服務(wù)職能，真正讓退休人員的老年生活得到保障。

二、我國(guó)退休人員檔案管理存在的問題

進(jìn)入21世紀(jì)后，我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展迅猛，隨著人們生活質(zhì)量的不斷提高，越來越注重人身權(quán)益和社會(huì)的保障。但就現(xiàn)階段的退休人員檔案管理工作來說還有諸多問題存在，亟待解決。

1.管理制度有待完善

雖然社會(huì)保障檔案工作正在全國(guó)各地如火如荼地開展，但還是有一些退休人員人事檔案管理制度不夠完善，存在一些弊端，部分問題有待處理，具體表現(xiàn)在：缺乏統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理發(fā)展失衡、未明確規(guī)定細(xì)節(jié)事項(xiàng)等，且不發(fā)達(dá)地區(qū)和大城市、發(fā)達(dá)地區(qū)的狀況形成了鮮明對(duì)比。在建設(shè)管理社保機(jī)構(gòu)方面，部分小縣城以及農(nóng)村、落后地區(qū)基本上是毫無作為，未將相應(yīng)的檔案管理制度建立起來。這種情況對(duì)我國(guó)檔案管理與社保工作的整體發(fā)展造成了嚴(yán)重影響。

2.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

調(diào)查顯示，有些單位在退休人員檔案管理工作中缺乏較好的基礎(chǔ)設(shè)施，不能良好接軌現(xiàn)代化檔案管理模式。首先，工作環(huán)境較差。一些地區(qū)甚至連單獨(dú)存放資料的庫(kù)房都沒有，辦公室成了放置資料的地方，或是將其隨意堆放在臨時(shí)租借之地，而這些地方往往缺乏完善的防火、防潮、防蟲措施，檔案損失概率較高。在沒有檔案庫(kù)房的情況下，檔案資料被存儲(chǔ)于箱子中，查詢、檢索不便，再加上管理人員意識(shí)松懈，更增加了檔案資料遺失損壞的風(fēng)險(xiǎn)。這些問題的出現(xiàn)根本上是因?yàn)闆]有經(jīng)費(fèi)的保障，須知充足的資金投入是保障人員建設(shè)、部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及庫(kù)房建設(shè)順利開展的一項(xiàng)重要條件。

3.退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂

諸多企業(yè)單位的人事檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)，甚至一些負(fù)責(zé)檔案管理的職員還是隨便錄用的社會(huì)人員，他們根本不了解國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定，也不知道退休人員的人事檔案材料及社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容，經(jīng)常隨意堆放檔案，未對(duì)其進(jìn)行分類整理，檔案缺失、材料不全的情況屢見不鮮。因?yàn)橥诵萑藛T人事檔案在移交接收管理方面缺乏有序性，所以才導(dǎo)致頻頻發(fā)生相關(guān)民事訴訟案件。

4.信息化建設(shè)滯后

有的單位對(duì)退休人員檔案管理缺乏先進(jìn)的信息化建設(shè)，管理人員未形成信息化管理觀念，很多單位的信息資源編研、數(shù)字化建設(shè)及可視信息管理系統(tǒng)尚在規(guī)劃之中。甚至一些檔案管理部門還在沿用傳統(tǒng)手工檢索方式，嚴(yán)重降低了檔案的利用效率。進(jìn)入信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已與時(shí)代的發(fā)展格格不入，讓檔案管理工作的改革和創(chuàng)新無法順利實(shí)施。

5.檔案管理人員數(shù)量少，專業(yè)技能有待提高

人力資源與社會(huì)保障部門承擔(dān)著繁重的工作任務(wù)，涉及方面較廣，不僅要負(fù)責(zé)退休人員的檔案管理工作，還有其他很多工作需要其完成。這就導(dǎo)致很少有專門從事退休人員檔案管理的人員，無法讓退休人員檔案管理工作的需要得到滿足。同時(shí)，退休人員檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要經(jīng)常學(xué)習(xí)充電，但就現(xiàn)階段基層檔案管理人員普遍都未有較高的專業(yè)技能，亟待提高。

三、新時(shí)期做好退休人員檔案管理工作的具體策略

1.建立健全退休人員檔案管理制度

第一，要想切實(shí)做好退休人員的檔案管理工作，先要改變?nèi)松绮块T相關(guān)人員的思想意識(shí)。很多問題的出現(xiàn)多是因?yàn)樗枷胍庾R(shí)所導(dǎo)致，意識(shí)是行動(dòng)的指南，對(duì)此有必要讓相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到退休人員檔案管理的重要性，使之知曉退休人員檔案管理工作具有很強(qiáng)的政策性與規(guī)范性。

第二，人社部門應(yīng)不斷完善退休人員檔案管理，把控制的重點(diǎn)放在主要崗位、薄弱環(huán)節(jié)上，在基層崗位上落實(shí)責(zé)任，真正把責(zé)任落到人頭上，實(shí)現(xiàn)以制度管人，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理手段、技術(shù)以及管理方式的投入。

第三，立足于實(shí)際情況，建立完善的退休人員檔案管理制度，重視檔案管理的歸檔整理。嚴(yán)格遵循相關(guān)材料要求與分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔內(nèi)容予以認(rèn)真審查，就歸檔材料展開準(zhǔn)確甄別，把收集、分類、整理、裝訂四個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格落實(shí)到退休人員檔案管理過程中，盡可能做到準(zhǔn)確分類、整齊裝訂，確保目標(biāo)清晰，促進(jìn)退休人員檔案管理內(nèi)在質(zhì)量的提高，提供真實(shí)準(zhǔn)確的資料依據(jù)給相關(guān)人員利用。除此之外，必須嚴(yán)格遵循退休人員檔案管理的規(guī)章制度。根據(jù)制度管理檔案材料的收集、歸檔、轉(zhuǎn)進(jìn)和轉(zhuǎn)出，尤其借閱一定要做好記錄，調(diào)出由專人負(fù)責(zé)傳遞，選擇固定時(shí)間檢查所管理的退休人員檔案，第一時(shí)間解決發(fā)現(xiàn)的問題，防止發(fā)生管理漏洞，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，使退休人員檔案的重要作用被更好地發(fā)揮出來。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)階段，社會(huì)化管理服務(wù)經(jīng)費(fèi)是退休人員檔案管理經(jīng)費(fèi)的主要來源，但這筆經(jīng)費(fèi)投入明顯較少。鑒于此，就要求政府對(duì)退休人員檔案管理引起重視，進(jìn)一步加強(qiáng)公共財(cái)政投入，提供充足的資金保障給檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施過程中一定要將防火、防潮、防蟲設(shè)施配備齊全，以有效保護(hù)檔案資料。同時(shí)，為了讓退休人員檔案信息安全得到充分保障，還需加強(qiáng)維護(hù)實(shí)體檔案，在保障實(shí)體檔案真實(shí)性、有效性的前提下，針對(duì)如何修復(fù)破裂、水浸、酸化、霉變、折痕的檔案，制訂出具體方案，從而使檔案資料的完整度得以恢復(fù)。

3.要做好退休人員檔案的接收整理工作

若要把退休人員的檔案管理工作做好，需要先將其接收整理工作做好，如此方可獲得齊全完整的檔案資料，確保其質(zhì)量。應(yīng)根據(jù)退休人員檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定把檔案接收整理落到實(shí)處。在接收檔案時(shí)，需嚴(yán)格審查每份檔案內(nèi)容是否齊全，核實(shí)目錄記載是否和檔案內(nèi)容一致、裝訂有無與規(guī)定相符，在確認(rèn)每份檔案內(nèi)容與卷數(shù)后才能進(jìn)行移交。同時(shí)，還需針對(duì)已接收的退休人員檔案進(jìn)行檔案目錄的編寫，根據(jù)順序?qū)n案資料進(jìn)行整理、印制頁(yè)碼、裝訂成冊(cè)、編寫檔案號(hào)，進(jìn)行《退休人員人事檔案花名冊(cè)》的填寫等。通常都要存檔退休人員檔案材料的原件，如果需要復(fù)印件存檔，需將“與原件內(nèi)容相符”字樣附在復(fù)印件內(nèi)，并加蓋單位印章。根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案號(hào)的編排，一人一號(hào)，組成共分為三部分，分別是管理機(jī)構(gòu)名稱的拼音首位、退休人員退休年份、順序號(hào)。如果遇到檔案轉(zhuǎn)移或是被銷毀的情況，則檔案號(hào)暫時(shí)空缺。退休人員檔案在裝訂成冊(cè)后，一定要保證其完整性，才可將歷史面貌真實(shí)反映出來，嚴(yán)禁隨意增減。

4.加快檔案管理信息化建設(shè)

把現(xiàn)代化的信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到退休人員檔案管理中，加快建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，讓檔案工作從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)型為信息化管理，促進(jìn)檔案管理效率的提升。在信息化管理環(huán)境下，檔案管理人員可以電子文檔取代紙質(zhì)檔案，并統(tǒng)一管理電子文檔。同時(shí)，檔案管理人員可借助信息管理系統(tǒng)將退休人員的檔案形式進(jìn)一步豐富，在數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)文字、影像、音頻等。如果需要調(diào)用檔案，只需將關(guān)鍵字輸入便可快速調(diào)閱，使檢索效率大大提高。除此之外，管理系統(tǒng)還可授權(quán)給使用者，使用者可經(jīng)終端設(shè)備在相關(guān)網(wǎng)站上登錄，檢索檔案資料，使檔案得到更好的利用。為了讓檔案資源服務(wù)能力不斷提高，檔案管理部門可通過引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來優(yōu)化庫(kù)存檔案結(jié)構(gòu)，并借助云技術(shù)促進(jìn)資源利用率的提高，共享檔案信息資源，提供技術(shù)方面的支撐給退休人員檔案服務(wù)工作。

5.加強(qiáng)檔案管理人員的激勵(lì)和考核

（1）積極爭(zhēng)取各級(jí)政府的支持

退休人員檔案管理工作帶有一定的公益性質(zhì)，各級(jí)政府的支持力度在很大程度上決定了其推廣開展力度。所以，各級(jí)政府可投入專項(xiàng)資金用以提高檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)待遇，可聯(lián)系當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，增加部分事業(yè)單位編制，對(duì)在平時(shí)工作中具有突出表現(xiàn)但卻未有編制的檔案管理人員進(jìn)行褒獎(jiǎng)。立足于現(xiàn)有經(jīng)費(fèi)投入，從市、縣（區(qū)）兩級(jí)分別增加適當(dāng)經(jīng)費(fèi)來補(bǔ)助基層檔案管理人員，每年結(jié)束時(shí)開展統(tǒng)一評(píng)分，以考核評(píng)分結(jié)果來決定獎(jiǎng)金發(fā)放的多少，以此激勵(lì)基層檔案管理人員的工作積極性。

（2）積極提高基層檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)能力

首先，各地人社部門應(yīng)營(yíng)造一個(gè)尊重基層檔案管理人員的良好氛圍，使優(yōu)秀的基層檔案管理人員能夠脫穎而出，引導(dǎo)其健康成長(zhǎng)?，F(xiàn)階段，退休人員檔案管理工作任務(wù)較重，迫切需要引進(jìn)高層次檔案管理人才。各地人社部門一定要將退休人員檔案管理工作特點(diǎn)結(jié)合起來對(duì)優(yōu)秀人才予以培養(yǎng)，借助一系列激勵(lì)優(yōu)惠措施將更多的優(yōu)秀檔案管理人員吸引過來，讓基層檔案管理人員結(jié)構(gòu)性短缺問題得到有效改善。其次，鼓勵(lì)基層檔案人員積極參加各種培訓(xùn)、進(jìn)修活動(dòng)，汲取更多知識(shí)。其中，針對(duì)技術(shù)培訓(xùn)應(yīng)盡量多參加，如電子文檔、檔案數(shù)字化加工培訓(xùn)等。最后，需對(duì)激勵(lì)機(jī)制予以合理運(yùn)用，如此可引導(dǎo)基層檔案管理人員根據(jù)既定發(fā)展目標(biāo)開展工作，從而順利完成退休人員的檔案管理。同時(shí)，借助激勵(lì)機(jī)制還可引導(dǎo)基層檔案管理人員樹立正確的三觀，不斷提高其業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識(shí)與思想素質(zhì)，認(rèn)真做好本職工作，工作動(dòng)力十足。

6.要強(qiáng)化退休人員檔案的安全性與信息資源的開發(fā)利用

開發(fā)利用是退休人員檔案管理工作的最終目的，只有有效的開發(fā)利用，才能更好地服務(wù)退休人員，使退休人員檔案應(yīng)有的價(jià)值充分發(fā)揮出來。在確保檔案安全、保障其機(jī)密性的基礎(chǔ)上，切實(shí)把檔案提供利用工作落到實(shí)處。因?yàn)楣ぷ餍枰殚喭诵萑藛T檔案時(shí)，須通過單位介紹信，并在得到退管工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫查閱登記表，才可順利查閱。通常退休人員檔案是不允許借出的，如果是特殊情況，則必須得到退管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并按照相關(guān)登記手續(xù)辦理，且歸還一定要準(zhǔn)時(shí)。經(jīng)退管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料在經(jīng)管理人員的核實(shí)后，加蓋“經(jīng)核實(shí)與原件相符”印章及檔案證明專用章，其效力和原檔案相同。嚴(yán)格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的查閱與外借，檔案材料嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換，當(dāng)然檔案內(nèi)容也不得泄露或擅自向外公布，從而使檔案的絕對(duì)安全得到保障。

四、總結(jié)

總而言之，要想將退休人員的檔案管理工作切實(shí)做好，就必須建立相應(yīng)的管理制度，不斷提高檔案工作人員的管理水平，使退休人員檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展保持同步，讓退休人員的社會(huì)福利得到切實(shí)維護(hù)，確保其擁有一個(gè)幸福的老年生活。

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（作者單位：?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局）