王 偉

(上海大學(xué)檔案館，上海，200444)

我國(guó)高校學(xué)生檔案工作的主管部門(mén)一般為學(xué)校檔案館、人事處、學(xué)生處、研究生院、就業(yè)辦或各學(xué)院，無(wú)論由哪個(gè)部門(mén)主管，都涉及新生檔案歸檔和檢查工作。但是，傳統(tǒng)的新生檔案歸檔和檢查工作以人工為主，存在費(fèi)時(shí)費(fèi)力、重復(fù)勞動(dòng)多、效率不夠高等不足。因此，本文以學(xué)校檔案館主管學(xué)生檔案工作的情況為例，對(duì)新生檔案歸檔和檢查方式的革新進(jìn)行探討。

一、新生檔案歸檔的革新

(一)新生檔案歸檔的傳統(tǒng)方式

檔案館新生檔案歸檔和檢查涵蓋新生檔案歸檔、新生檔案檢查和整理、新生檔案補(bǔ)歸三大階段。傳統(tǒng)歸檔方式幾乎全為線下工作，很少有線上部分。

在新生檔案歸檔和檢查工作開(kāi)始前需要進(jìn)行新生檔案的接收工作。新生檔案的接收分為一級(jí)接收和二級(jí)接收兩種方式：一級(jí)接收方式不經(jīng)過(guò)學(xué)院，直接由檔案館接收；二級(jí)接收由學(xué)院先行接收新生檔案，經(jīng)過(guò)學(xué)院整理檢查后再行歸檔。

以上海大學(xué)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)我校)為例，其采用的是二級(jí)接收的方式。按照我校在2021年之前傳統(tǒng)的工作方式，學(xué)院在向檔案館歸檔前需先完成新生檔案的實(shí)體移交，在一式兩份的紙質(zhì)版歸檔登記表由檔案館和輔導(dǎo)員簽字確認(rèn)后雙方各持一份，即完成歸檔流程。

歸檔登記表是非常重要的原始文件，其與其他歸檔材料一樣，應(yīng)遵循“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，內(nèi)容和名稱(chēng)規(guī)范”[1]的原則。我校各類(lèi)歸檔登記表包括的內(nèi)容如下。

本科新生材料歸檔登記表包括學(xué)號(hào)、姓名、新生入學(xué)登記表、身份證復(fù)印件、戶(hù)口簿復(fù)印件、高中畢業(yè)生登記表、考生材料、團(tuán)/黨材料、獎(jiǎng)懲材料、其他材料等內(nèi)容。

碩士新生材料歸檔登記表包括學(xué)號(hào)、姓名、身份證復(fù)印件、戶(hù)口簿復(fù)印件、研究生新生入學(xué)登記表、報(bào)考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表、復(fù)試表、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績(jī)單、入團(tuán)志愿書(shū)、正式黨員材料、其他材料等內(nèi)容。

博士新生材料歸檔登記表包括學(xué)號(hào)、姓名、身份證復(fù)印件、戶(hù)口簿復(fù)印件、博士研究生新生入學(xué)登記表、報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表、復(fù)試表、碩博連讀發(fā)文、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績(jī)單、碩士新生材料、碩士成績(jī)單、碩士畢業(yè)生登記表、碩士學(xué)位材料、入團(tuán)志愿書(shū)、正式黨員材料、其他材料等內(nèi)容。

(二)新生檔案歸檔的革新

對(duì)新生檔案歸檔進(jìn)行革新的關(guān)鍵在于，實(shí)現(xiàn)歸檔登記表電子版在系統(tǒng)中的上傳和系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)新生檔案。無(wú)論是一級(jí)接收還是二級(jí)接收，都應(yīng)該采用電子版歸檔登記表，并將其上傳學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的前提是學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)具有歸檔功能。我校已于2020年1月建成學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)，該系統(tǒng)已具備登記歸檔、利用、轉(zhuǎn)檔的能力，但仍需加強(qiáng)新生材料歸檔登記表的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)新生檔案的自動(dòng)在線比對(duì)，做到內(nèi)容全面、無(wú)所遺漏。

學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的歸檔應(yīng)兼有批量上傳歸檔和搜索學(xué)號(hào)歸檔兩種方式。批量上傳歸檔是指系統(tǒng)能夠依據(jù)庫(kù)存數(shù)據(jù)對(duì)上傳數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，如遇信息不匹配的情況應(yīng)及時(shí)彈出提示。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)具有兼容性，能夠讀取各版本電子表格的內(nèi)容并進(jìn)行上傳。搜索學(xué)號(hào)歸檔是指通過(guò)搜索學(xué)號(hào)，系統(tǒng)就能檢索學(xué)號(hào)、姓名、學(xué)院、專(zhuān)業(yè)等信息，方便登記者核對(duì)信息。

在新生檔案集中歸檔時(shí)，各學(xué)院由于歸檔數(shù)量大、工作時(shí)間緊，一般優(yōu)先使用批量上傳歸檔，對(duì)個(gè)別疑難雜癥和遺漏的數(shù)據(jù)則使用搜索學(xué)號(hào)歸檔。在進(jìn)行新生檔案零星歸檔時(shí)，如不超過(guò)5卷適合使用搜索學(xué)號(hào)歸檔，5卷以上則適合使用批量上傳歸檔。

二、新生檔案檢查和整理的革新

(一)新生檔案檢查和整理的傳統(tǒng)方式

檢查和整理新生檔案是檔案館一年一度的常規(guī)工作，也是一項(xiàng)十分棘手的工作。這主要是因?yàn)楦咝W(xué)生檔案專(zhuān)職工作人員的數(shù)量一般較少。例如，我校本科生和研究生新生檔案數(shù)量接近10000份，但學(xué)生檔案室僅有3名工作人員，新生檔案檢查工作往往到第二年的5月才能全部完成。此外，工作人員需要檢查和整理檔案袋中所有的材料，檢查和整理的內(nèi)容包括材料是否錯(cuò)塞、完整，還要進(jìn)行袋內(nèi)材料的排序和拆舊袋等善后工作，工作內(nèi)容十分煩瑣，效率不高。

(二)新生檔案檢查和整理的革新

1.樹(shù)立結(jié)合信息技術(shù)從實(shí)際出發(fā)的觀念

一方面，檔案館要區(qū)分“煩瑣”和“精細(xì)化管理”，不能在檢查檔案時(shí)僅以細(xì)致程度為標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為只有核實(shí)過(guò)每一張紙才算完成了檢查和整理工作。這種主張看似追求極致，實(shí)際上卻忽視了檔案館利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)輔助歸檔工作的作用，也脫離了檔案館人手嚴(yán)重不足的實(shí)際情況。因此，檔案館要轉(zhuǎn)變觀念，從實(shí)際出發(fā)，基于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)新生檔案檢查和整理工作的革新。

另一方面，檔案館要給予學(xué)院足夠的信任，適當(dāng)放權(quán)。事實(shí)上，新生檔案檢查和整理工作相對(duì)機(jī)械，對(duì)專(zhuān)業(yè)能力的要求不高，因此，各學(xué)院可以發(fā)動(dòng)學(xué)生進(jìn)行新生檔案的檢查工作?！霸合涤胸S富的學(xué)生資源， 可以輔助完成新生檔案的收集、核驗(yàn)等工作，避免了全校新生檔案收集的重?fù)?dān)壓在一兩個(gè)人事檔案工作人員身上?！盵2]因此，檔案館可以將部分工作下放至學(xué)院，減輕本就不多的工作人員的工作壓力。

2.由全面檢查法改為重點(diǎn)抽查法

事實(shí)上，新生檔案錯(cuò)塞的概率非常低，缺材料的情況相對(duì)常見(jiàn)。因此，新生檔案檢查工作應(yīng)將焦點(diǎn)集中在缺材料這一問(wèn)題上。也就是說(shuō)，新生檔案檢查并不一定需要全部檢查，而應(yīng)重點(diǎn)抽查，抽查的數(shù)量可以根據(jù)歸檔質(zhì)量靈活調(diào)整，即歸檔質(zhì)量高的學(xué)院可以少抽查甚至不抽查，歸檔質(zhì)量差的學(xué)院多抽查甚至全部檢查。

重點(diǎn)抽查的工作方式能較好地適應(yīng)檔案館人手不足的現(xiàn)狀，適應(yīng)學(xué)院對(duì)新生檔案已整理檢查的現(xiàn)狀，在不降低檔案館檢查質(zhì)量的基礎(chǔ)上，檔案館工作人員應(yīng)騰出更多時(shí)間和精力投入學(xué)生檔案的改革和發(fā)展事業(yè)。

3.提前進(jìn)行新生檔案整理工作

為理順新生檔案整理流程，解決檔案館在新生檔案整理上碰到的困難，檔案館應(yīng)明確要求學(xué)院在歸檔前就做好新生檔案的整理工作。檔案館應(yīng)梳理好新生檔案整理的方法和標(biāo)準(zhǔn)，如要求拆舊袋、無(wú)歸檔意義的舊袋可以舍棄不用歸檔、對(duì)各項(xiàng)歸檔材料編好序號(hào)排序放置等。需要注意的是，新生檔案整理工作特別要提防“袋中有袋”的現(xiàn)象。[3]檔案館應(yīng)該提前將整理的方法和標(biāo)準(zhǔn)告知輔導(dǎo)員，在學(xué)院層面對(duì)學(xué)生進(jìn)行提前培訓(xùn)，提高學(xué)院的新生檔案整理工作質(zhì)量，從而節(jié)省檔案館的新生檔案整理工作壓力。

三、新生檔案補(bǔ)歸工作方式的革新

(一)新生檔案補(bǔ)歸的傳統(tǒng)方式

傳統(tǒng)的新生檔案補(bǔ)歸工作方式為檔案館工作人員使用Excel表格記錄問(wèn)題，主要為需要補(bǔ)歸的材料，在新生檔案檢查結(jié)束后，以信息、電子郵件、電話等方式全部反饋給輔導(dǎo)員。輔導(dǎo)員按照檔案館記錄的問(wèn)題，通知新生自行補(bǔ)齊材料，之后交由輔導(dǎo)員送至檔案館歸檔。雖然與前兩項(xiàng)工作相比，新生檔案補(bǔ)歸工作的流程看似簡(jiǎn)單了不少，但其因?yàn)橐韵聝蓚€(gè)原因，依然存在效率低下的問(wèn)題。

1.持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，工作緩慢

在傳統(tǒng)模式下，新生檔案檢查工作結(jié)束后，輔導(dǎo)員和新生就已經(jīng)明確需要補(bǔ)充的材料。但是，由于缺少外部尤其是檔案館的監(jiān)督壓力，輔導(dǎo)員和新生往往不重視這一問(wèn)題，一般在檢查工作結(jié)束后數(shù)月才能基本完成補(bǔ)歸工作?？梢?jiàn)，雖然補(bǔ)歸工作的流程相比其他工作要簡(jiǎn)單，但其消耗在拖延上的時(shí)間非常長(zhǎng)，工作進(jìn)程比較緩慢。

2.溝通不暢，信息共享不全面

傳統(tǒng)新生檔案補(bǔ)歸工作方式溝通不暢是指其一般由檔案館聯(lián)系輔導(dǎo)員，再由輔導(dǎo)員聯(lián)系學(xué)生，所有的溝通都是單向的通知和命令，很容易出現(xiàn)溝通不暢的問(wèn)題。同時(shí)，檔案館直接對(duì)接輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員直接對(duì)接學(xué)生，檔案館與學(xué)生很少直接交流。因此，在補(bǔ)歸工作的流程中，檔案館是發(fā)起者，學(xué)生是實(shí)施者，輔導(dǎo)員則扮演著上傳下達(dá)的角色，這種方式十分依賴(lài)輔導(dǎo)員，而輔導(dǎo)員需要承擔(dān)的綜合事務(wù)較多，也不直接對(duì)檔案工作負(fù)責(zé)，這就很容易出現(xiàn)工作拖延和傳達(dá)不到位的現(xiàn)象。

傳統(tǒng)新生檔案補(bǔ)歸工作方式信息共享不全面是指學(xué)生對(duì)自己需要補(bǔ)交的檔案信息認(rèn)知是不全面的。事實(shí)上，作為補(bǔ)充檔案材料的直接承擔(dān)者，學(xué)生只能通過(guò)輔導(dǎo)員了解需要補(bǔ)充的材料的信息，而對(duì)自己的新生檔案歸檔記錄和目錄，包括材料的來(lái)源、內(nèi)容、用途等幾乎沒(méi)有了解的渠道。這就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)新生檔案補(bǔ)歸工作可能出現(xiàn)需求和行動(dòng)脫節(jié)的情況。

(二)新生檔案補(bǔ)歸的革新

1.在線展示新生檔案歸檔記錄和歸檔細(xì)目

學(xué)生對(duì)自己的新生檔案歸檔記錄和歸檔細(xì)目應(yīng)有足夠的知情權(quán)，以此提醒學(xué)生對(duì)自己檔案完整性的重視。為此，檔案館要建立合適的平臺(tái)展示新生檔案歸檔記錄和細(xì)目，還要用恰當(dāng)?shù)男问街笇?dǎo)學(xué)生查詢(xún)信息的方式。對(duì)學(xué)生歸檔信息的展示宜細(xì)不宜粗，讓學(xué)生有全面了解自己檔案的渠道。

我校將新生檔案歸檔記錄和歸檔細(xì)目展示在學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的學(xué)生檔案查詢(xún)功能里，每名新生都可以使用自己的學(xué)號(hào)或身份證號(hào)加姓名登錄系統(tǒng)在線查詢(xún)。查詢(xún)結(jié)果頁(yè)面顯示的歸檔詳情包括新生材料歸檔、畢業(yè)生材料歸檔、學(xué)籍發(fā)文等，均具體到歸檔細(xì)目。我校的學(xué)生檔案查詢(xún)須知還會(huì)提示學(xué)生，新生檔案的齊全完整具有非常重要的作用，如檔案材料不全可能會(huì)影響學(xué)生以后的就業(yè)、政審、檔案轉(zhuǎn)遞、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)職務(wù)晉升、社會(huì)保險(xiǎn)、退休等。[4]

2.在線展示新生檔案自動(dòng)比對(duì)結(jié)果

在新生檔案歸檔時(shí)，輔導(dǎo)員上傳電子版歸檔登記表、檔案館工作人員確認(rèn)接收后，系統(tǒng)需要即刻比對(duì)新生材料，及時(shí)判定材料是否齊全，并將結(jié)果上傳學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。之后，輔導(dǎo)員在指導(dǎo)學(xué)生在一定期限之前自主查詢(xún)，以此引起學(xué)生的重視，同時(shí)給予補(bǔ)歸工作足夠的提前量。

我校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的新生檔案比對(duì)包括以下材料；本科新生檔案比對(duì)包括高中畢業(yè)生登記表、新生入學(xué)登記表；碩士新生檔案比對(duì)包括研究生新生入學(xué)登記表、報(bào)考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表、復(fù)試表、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績(jī)單；博士新生檔案比對(duì)包括博士研究生新生入學(xué)登記表、報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表、復(fù)試表、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績(jī)單、碩士成績(jī)單、碩士畢業(yè)生登記表。

3.提前提醒輔導(dǎo)員和學(xué)生的時(shí)間點(diǎn)

檔案館對(duì)新生檔案檢查采取重點(diǎn)抽查的方式，極大地提高了檢查工作效率，能更早發(fā)現(xiàn)需要補(bǔ)充材料的新生，并提前通知輔導(dǎo)員督促新生自主查詢(xún)自己的檔案情況。在這一過(guò)程中，輔導(dǎo)員要指導(dǎo)學(xué)生利用好檔案查詢(xún)功能附帶的學(xué)生檔案查詢(xún)須知，以便學(xué)生更好地理解查詢(xún)結(jié)果和下一步的行動(dòng)。

通過(guò)在線公布新生檔案歸檔記錄和細(xì)目，檔案館和學(xué)生實(shí)現(xiàn)了直接對(duì)接。在新生檔案檢查工作中，學(xué)生也實(shí)現(xiàn)了由被督促者的角色向監(jiān)督者角色的轉(zhuǎn)變，可以隨時(shí)查詢(xún)檔案的歸檔進(jìn)展。同時(shí)，學(xué)生還實(shí)現(xiàn)了向檔案工作參與者角色的轉(zhuǎn)變，在檔案查詢(xún)須知的提示下，對(duì)自己作為新生檔案缺材料補(bǔ)歸直接承擔(dān)人的角色有了更清晰的認(rèn)知，提升了完成補(bǔ)歸任務(wù)的責(zé)任感。這也體現(xiàn)了以人為本的管理理念，突出了學(xué)生的主體地位。[5]

檔案館要根據(jù)系統(tǒng)對(duì)新生檔案自動(dòng)比對(duì)的結(jié)果，扮演好督促者的角色，不斷提醒輔導(dǎo)員和學(xué)生盡快完成補(bǔ)歸工作。由于檔案館和學(xué)生產(chǎn)生了直接的互動(dòng)，學(xué)生在檔案完整性的知識(shí)上得到了強(qiáng)化教育，有了自覺(jué)承擔(dān)補(bǔ)歸任務(wù)的責(zé)任心，對(duì)完成補(bǔ)歸任務(wù)有據(jù)可循，不僅有利于提高補(bǔ)歸任務(wù)的完成質(zhì)量，還能減輕輔導(dǎo)員的指導(dǎo)負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)了檔案館、輔導(dǎo)員、學(xué)生的共贏。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，傳統(tǒng)的檔案館新生檔案歸檔及檢查方式在檔案行業(yè)信息化建設(shè)如火如荼的當(dāng)下急需革新。為順利推進(jìn)革新，高校檔案館應(yīng)切實(shí)地做到以下六個(gè)轉(zhuǎn)變。第一，轉(zhuǎn)變思想觀念，由煩瑣的人工主義轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合信息技術(shù)從實(shí)際出發(fā)的理念。第二，轉(zhuǎn)變歸檔方式，由幾乎全部線下的歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榫€下、線上相得益彰的歸檔。第三，轉(zhuǎn)變檢查方式，由煩瑣的全面檢查轉(zhuǎn)變?yōu)橹攸c(diǎn)抽查。第四，轉(zhuǎn)變整理方式，由以檔案館為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫W(xué)院為主。第五，轉(zhuǎn)變新生檔案歸檔結(jié)果的查看方式，由輔導(dǎo)員告知轉(zhuǎn)變?yōu)樵跈n案館網(wǎng)站在線查詢(xún)。第六，轉(zhuǎn)變學(xué)生在新生檔案檢查中的角色，由被督促、被催促者轉(zhuǎn)變?yōu)楸O(jiān)督者、參與者。