張小宇
(濰坊科技學(xué)院 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,山東 濰坊 262700)
中小企業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的生力軍,其信息化程度影響著我國(guó)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型的進(jìn)程,加快中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化建設(shè),已經(jīng)成為我國(guó)實(shí)施信息化發(fā)展戰(zhàn)略的重要一環(huán)。“大智移云”是指將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)綜合到一起的時(shí)代。在此大背景下,加快中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)步伐,不僅能夠提高財(cái)務(wù)工作效率、優(yōu)化核算流程、為企業(yè)輸出高質(zhì)量財(cái)務(wù)信息,還有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理,增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范能力,提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
會(huì)計(jì)信息化是企業(yè)利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展會(huì)計(jì)核算,并將會(huì)計(jì)核算與其他經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有機(jī)結(jié)合,其產(chǎn)生和發(fā)展經(jīng)歷了會(huì)計(jì)電算化階段、會(huì)計(jì)信息化階段,伴隨著財(cái)務(wù)機(jī)器人等人工智能的出現(xiàn),未來(lái)將向著會(huì)計(jì)智能化階段發(fā)展。在“大智移云”背景下,企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)可以說(shuō)是大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、Web3.0、云計(jì)算及5G通信技術(shù)綜合應(yīng)用的結(jié)果,是通過(guò)各類技術(shù)將企業(yè)財(cái)務(wù)各類要素全面融合與數(shù)據(jù)資源深度整合的集成性平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)是“大智移云”背景下中小企業(yè)會(huì)計(jì)發(fā)展的必由之路。
利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)各類會(huì)計(jì)信息進(jìn)行搜集,可以充分發(fā)揮其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)資源整合能力,對(duì)海量企業(yè)會(huì)計(jì)管理信息數(shù)據(jù)分析、歸納、預(yù)測(cè)、評(píng)估,提高數(shù)據(jù)處理效率。此外,傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的人工操作模式在核算過(guò)程中易受人為因素影響,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真,同時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)模式占據(jù)大量空間且不易查找,影響會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性與完整性。會(huì)計(jì)信息化的應(yīng)用既可以避免違規(guī)操作又能實(shí)現(xiàn)云端存儲(chǔ),提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀的會(huì)計(jì)信息。
“大智移云”等技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算,將財(cái)務(wù)人員從繁雜的會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)工作中解放出來(lái),使專業(yè)會(huì)計(jì)人員在事后核算與監(jiān)督職能的基礎(chǔ)上,更多地參與到事前預(yù)測(cè)、事中控制中,與企業(yè)管理人員進(jìn)行配合,提供有用的會(huì)計(jì)信息輔助決策,同時(shí)為業(yè)財(cái)融合奠定基礎(chǔ),打通數(shù)據(jù)傳遞、共享流程、管控關(guān)鍵業(yè)務(wù)。
在“大智移云”背景下,特別是企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)管理思想和系統(tǒng)的提出,要求企業(yè)實(shí)施一體化管理。通過(guò)會(huì)計(jì)信息化建設(shè),可以實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,將財(cái)務(wù)同采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、研發(fā)各業(yè)務(wù)端口相結(jié)合,打通業(yè)務(wù)壁壘,對(duì)流程重組改造,提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率,更好的抵御風(fēng)險(xiǎn),增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí),通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一信息平臺(tái),匯集財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)信息,實(shí)現(xiàn)各部門、各企業(yè)間信息共享與整合,有效降低中小企業(yè)各項(xiàng)成本。
2021年12月,財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021—2025 年)》(以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)劃》”)指出,我國(guó)“十三五”期間會(huì)計(jì)信息化成果顯著。相關(guān)調(diào)查顯示,截止到2018年底,全國(guó)已有77.84%以上的中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息化,50%~65%企業(yè)賬目審核、資金分配以及賬目報(bào)銷等環(huán)節(jié)采取電子化操作,年經(jīng)營(yíng)收益提高近1.75%。但是,這些中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化多為初級(jí)階段即會(huì)計(jì)電算化階段,應(yīng)用僅停留在數(shù)據(jù)處理層面,真正能夠?qū)崿F(xiàn)“財(cái)務(wù)云、移動(dòng)支付、電子支票、電子檔案、財(cái)務(wù)機(jī)器人、遠(yuǎn)程審計(jì)、新一代 ERP”的所占比重較低。
一方面,管理層對(duì)會(huì)計(jì)信息化重視不夠,不懂ERP具體應(yīng)用,誤將會(huì)計(jì)信息化等同于會(huì)計(jì)電算化,認(rèn)為用會(huì)計(jì)軟件代替了手工記賬便實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息化,無(wú)須投入大量資金,甚至極少數(shù)中小企業(yè)認(rèn)為大企業(yè)才需要會(huì)計(jì)信息化,手工記賬和代理記賬完全可以滿足核算需求;此外,會(huì)計(jì)信息化需要長(zhǎng)期建設(shè)和投入才能取得好成效,與大企業(yè)相比,大多中小企業(yè)在資金獲取方面面臨一定的難題,管理者更愿意將資金用于短期內(nèi)可取得高投資回報(bào)率的項(xiàng)目,即便想推進(jìn)“云會(huì)計(jì)”、大數(shù)據(jù)的建設(shè)與應(yīng)用,離不開(kāi)軟件的租賃與維護(hù),中小企業(yè)難以有過(guò)多資金投入。
另一方面,除了財(cái)務(wù)部門外,其他部門也未對(duì)會(huì)計(jì)信息化有充分認(rèn)識(shí),認(rèn)為會(huì)計(jì)信息化是財(cái)務(wù)部門的事,未能認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)公司整體運(yùn)營(yíng)、科學(xué)決策的重要作用,各部門之間配合度低。
首先,受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)操作模式及中小企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模等影響,會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)相對(duì)簡(jiǎn)單,人員所需的工作水準(zhǔn)不高,使部分財(cái)務(wù)人員僅能圍繞會(huì)計(jì)核算完成一些簡(jiǎn)單的憑證錄入、輸出報(bào)表等系統(tǒng)操作,而對(duì)于大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)等技術(shù)的應(yīng)用知之甚少,思想觀念跟不上技術(shù)進(jìn)步。
其次,大多數(shù)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)的認(rèn)知僅停留在會(huì)計(jì)記賬、編制報(bào)表層面,未將會(huì)計(jì)信息與管理相結(jié)合,使公司缺乏既懂管理又懂財(cái)務(wù)、信息技術(shù)的復(fù)合型人才,導(dǎo)致會(huì)計(jì)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)脫節(jié)。長(zhǎng)期從事會(huì)計(jì)工作的人員不懂大數(shù)據(jù)分析與業(yè)務(wù)整合;業(yè)務(wù)或管理人員又不懂財(cái)務(wù)流程,難以發(fā)揮會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合優(yōu)勢(shì)。另外,中小企業(yè)無(wú)法像大企業(yè)一樣組建技術(shù)團(tuán)隊(duì),日常業(yè)務(wù)遇到軟、硬件問(wèn)題,需要等待專門人員進(jìn)行處理,降低了工作效率,也增加了維護(hù)支出。對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō),難以擁有復(fù)合型人才,一定程度上阻礙了會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的推進(jìn)。
大多數(shù)中小企業(yè)仍處于會(huì)計(jì)信息化初級(jí)階段,雖利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理,但不同業(yè)務(wù)信息在多個(gè)端口輸入,各部門、各系統(tǒng)間協(xié)同性差,缺乏統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源與信息無(wú)法充分共享,形成信息孤島。而且各子系統(tǒng)之間缺少統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口,無(wú)法對(duì)企業(yè)整體數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析,進(jìn)而無(wú)法輸出有效信息,為管理層決策提供輔助支持。
此外,大部分企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息化的應(yīng)用僅停留在操作層面,只是為了提高會(huì)計(jì)核算效率,忽視了數(shù)據(jù)分析。企業(yè)利用會(huì)計(jì)軟件雖然可以獲得高效且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),更重要的是數(shù)據(jù)背后的價(jià)值,而企業(yè)獲取信息的方式多來(lái)源于會(huì)計(jì)報(bào)表,未與行業(yè)、官方統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等多元數(shù)據(jù)相接軌,在利用信息時(shí)也多以手工或讀取數(shù)據(jù)庫(kù)方式,缺乏大數(shù)據(jù)支持,使得信息挖掘程度不高,無(wú)法更好地了解資金流、客戶、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。
中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化建設(shè)離不開(kāi)會(huì)計(jì)軟件的使用,大部分的中小企業(yè)不具備自主研發(fā)能力,多以購(gòu)買商品化軟件為主,這些軟件通用程度高,進(jìn)而導(dǎo)致個(gè)性化減弱,難以滿足特殊行業(yè)或不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境下特殊業(yè)務(wù)需求,同時(shí)軟件需要定期進(jìn)行維護(hù)更新,增加了企業(yè)維護(hù)成本。而且部分財(cái)務(wù)軟件帶有“反記賬、反結(jié)賬”功能,與會(huì)計(jì)制度要求不符,違背了《會(huì)計(jì)信息化操作規(guī)范》,反向操作不留痕跡,易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真及人員舞弊。
伴隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及各類會(huì)計(jì)軟件的使用,數(shù)據(jù)安全問(wèn)題成為會(huì)計(jì)信息化建設(shè)不可忽視問(wèn)題之一。一是在數(shù)據(jù)收集時(shí),財(cái)務(wù)人員操作失誤或者不具有相應(yīng)操作權(quán)限的人員以非法方式登錄,產(chǎn)生虛假會(huì)計(jì)信息;二是數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí),人員若保存、操作不當(dāng)或更新過(guò)程中數(shù)據(jù)易丟失,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)若被黑客攻擊或感染網(wǎng)絡(luò)病毒則造成數(shù)據(jù)被篡改、刪除、泄露,這些都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大損失。
大部分企業(yè)處于會(huì)計(jì)信息化初步階段,多停留于軟件操作層面,管理層認(rèn)識(shí)不夠充分,使與會(huì)計(jì)信息化建設(shè)相配套的制度指導(dǎo)不規(guī)范,內(nèi)部控制不健全。例如,企業(yè)通常僅制定會(huì)計(jì)電算化制度,針對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)內(nèi)容作出要求,缺少會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)運(yùn)行的控制管理、授權(quán)管理等內(nèi)容;對(duì)于人員操作權(quán)限劃分不清晰,易相互推諉、以權(quán)謀私。此外,在核算時(shí),會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)唯一數(shù)據(jù)來(lái)源便是會(huì)計(jì)憑證,對(duì)原始數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性提出了較高要求,而會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中缺少了人工階段的賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)等數(shù)據(jù)的稽核管控,操作人員誤用虛假信息或者故意舞弊,導(dǎo)致信息失真。
針對(duì)上文中中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題,從以下幾個(gè)方面提出相關(guān)建議,促進(jìn)其信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。
管理層要及時(shí)更新觀念,緊跟“大智移云”時(shí)代潮流,認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)信息化不僅是財(cái)務(wù)部門的事情,不能簡(jiǎn)單等同于會(huì)計(jì)電算化,它是企業(yè)信息化重要組成部分。云財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)機(jī)器人等新技術(shù)的應(yīng)用將優(yōu)化會(huì)計(jì)流程,推進(jìn)會(huì)計(jì)人員轉(zhuǎn)型,創(chuàng)新企業(yè)決策與管理模式,要使全體人員認(rèn)識(shí)到其重要性,實(shí)現(xiàn)上下配合。加大資金支持力度,了解會(huì)計(jì)領(lǐng)域最新技術(shù),適時(shí)引入“云會(huì)計(jì)”的應(yīng)用。
會(huì)計(jì)信息化建設(shè)離不開(kāi)復(fù)合型人才。首先,要加強(qiáng)宣傳,從思想上轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)人員傳統(tǒng)記賬思維,企業(yè)內(nèi)部利用各種形式積極宣傳新一代ERP管理思想、云財(cái)務(wù)、大數(shù)據(jù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,使其認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)、智能化是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì),特別是財(cái)務(wù)機(jī)器人的出現(xiàn)必將對(duì)財(cái)務(wù)人員產(chǎn)生沖擊,提高員工學(xué)習(xí)信息化、新技術(shù)的積極性與主動(dòng)性;其次,豐富培訓(xùn)內(nèi)容,既有會(huì)計(jì)理論知識(shí)又有軟件操作,增加計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)分析、大數(shù)據(jù)應(yīng)用,可以培訓(xùn)員工利用云財(cái)務(wù)操作新業(yè)務(wù),使其了解新技術(shù)的應(yīng)用模式,還可以增加信息化思維、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)相關(guān)培訓(xùn);最后,鼓勵(lì)非財(cái)會(huì)部門但懂信息化的人員加入會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中,提供良好待遇,聘請(qǐng)高技能型人才。此外,也可以與當(dāng)?shù)卮髮W(xué)簽訂合作協(xié)議,共同培養(yǎng)既懂會(huì)計(jì)知識(shí)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。
以會(huì)計(jì)核算為出發(fā)點(diǎn),建立一體化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),涵蓋數(shù)據(jù)輸入、接收與歸檔。及時(shí)更新軟件系統(tǒng),搭建好平臺(tái),將會(huì)計(jì)核算、預(yù)算管理、薪資管理、銷售管理、成本核算等各系統(tǒng)接口關(guān)聯(lián),借助信息技術(shù)使得工資、采購(gòu)、成本、銷售等數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)充分共享,減少重復(fù)錄入,使各部門間信息能夠相互接收與匯總,真正將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相融合,為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、績(jī)效考核提供幫助;在輸出會(huì)計(jì)信息時(shí),將不同形式的報(bào)表信息進(jìn)行統(tǒng)一,減少數(shù)據(jù)整理工作,提高信息質(zhì)量。
此外,會(huì)計(jì)信息化的建立有助于推動(dòng)會(huì)計(jì)人員向著事前預(yù)測(cè)與事中控制職能轉(zhuǎn)型,管理層與財(cái)會(huì)人員都需重視數(shù)據(jù)輸入后的挖掘與分析。在獲取決策用相關(guān)信息時(shí),購(gòu)入和建立本企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù),充分利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng),整理本企業(yè)全年相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),深挖數(shù)據(jù)價(jià)值,找出數(shù)據(jù)變動(dòng)背后的業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)。也可以將同行業(yè)、政府相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、客戶供應(yīng)商等數(shù)據(jù)信息的采集納入分析范圍,加大資源整合力度,從而更好地了解市場(chǎng)環(huán)境,為管理者制定戰(zhàn)略、預(yù)測(cè)及決策提供幫助。
有條件的企業(yè)可以組建信息化團(tuán)隊(duì),團(tuán)隊(duì)涵蓋財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)及信息技術(shù)相關(guān)人員,根據(jù)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)特點(diǎn)及核算需要搭建適配度高的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)平臺(tái);或者與軟件供應(yīng)商合作,對(duì)通用軟件進(jìn)行升級(jí),刪除重復(fù)、冗雜的核算模塊,強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析模塊。一些小型企業(yè)受制于規(guī)模、業(yè)務(wù)與人才因素,則盡可能選擇差異性大、適用于本行業(yè)軟件。
制定數(shù)據(jù)安全保障,一方面,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)提高各部門操作員數(shù)據(jù)安全防范意識(shí),設(shè)置權(quán)限、人臉識(shí)別等確保訪問(wèn)認(rèn)證安全。制定數(shù)據(jù)共享制度和流程,對(duì)共享數(shù)據(jù)可查閱的權(quán)限進(jìn)行加密,同時(shí)做好系統(tǒng)定期備份工作。另一方面,選擇口碑好、科學(xué)、正規(guī)的軟件供應(yīng)商,可與供應(yīng)商簽訂保密條款,明確服務(wù)的安全級(jí)別與責(zé)任劃分。此外,隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及云財(cái)務(wù)的普及,部分中小企業(yè)可引入“混合云”平臺(tái),財(cái)務(wù)軟件在云端運(yùn)行,關(guān)鍵的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)至“私有云”,公共數(shù)據(jù)及非關(guān)鍵數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在“公有云”,最大程度保障數(shù)據(jù)安全性,同時(shí)還可以減少中小企業(yè)在軟硬件方面的投入,節(jié)約成本。
以ERP管理思想為指導(dǎo),在原有會(huì)計(jì)電算化制度基礎(chǔ)上增加管理制度等內(nèi)容,同時(shí)再次明確各部門的職能與分工,貫徹落實(shí)不相容崗位相分離原則,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)全流程跟蹤控制,加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的授權(quán)審批,重點(diǎn)核查數(shù)據(jù)來(lái)源的真實(shí)性,防止舞弊造成信息失真。
在“大智移云”背景下,加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)不僅能優(yōu)化核算流程,提高會(huì)計(jì)人員數(shù)據(jù)處理與分析能力,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,也能提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率,已成為中小企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展浪潮的必然選擇。但大部分中小企業(yè)處于會(huì)計(jì)信息化建設(shè)初、中級(jí)階段,在取得一定成效的同時(shí)也面臨著企業(yè)內(nèi)部對(duì)其認(rèn)識(shí)不足、會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)不足、軟件差異化弱、數(shù)據(jù)安全存在隱患及內(nèi)控漏洞的問(wèn)題,因此,企業(yè)要通過(guò)轉(zhuǎn)變理念、培養(yǎng)專業(yè)復(fù)合型人才、引入云財(cái)務(wù)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全、完善內(nèi)控等進(jìn)行優(yōu)化,推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化建設(shè),助力企業(yè)健康、穩(wěn)健發(fā)展。