文/張夫莉 吉林市不動產(chǎn)登記中心 吉林吉林 132002
21 世紀是信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的新時代,各行各業(yè)均憑借著融合信息化元素,實現(xiàn)了自身的飛速增長與突破。行政事業(yè)單位作為公益性的社會服務(wù)部門,發(fā)展的核心宗旨即如何更好地“為人民服務(wù)”。不動產(chǎn)登記中心作為登記不動產(chǎn)權(quán)屬的重要行政事業(yè)單位,每日工作量大,這也從另一層面意味著不動產(chǎn)登記檔案的基數(shù)在不斷增長,實現(xiàn)檔案管理工作高效、安全開展的訴求早已迫在眉睫?!安粍赢a(chǎn)登記檔案信息化管理”這一概念的提出,使得傳統(tǒng)紙質(zhì)化、純?nèi)肆Φ墓芾砟J接瓉硇碌陌l(fā)展機遇。國內(nèi)學者研究發(fā)現(xiàn),開展不動產(chǎn)登記檔案信息化管理工作,將有助于不動產(chǎn)登記檔案管理工作整體效能提升。本次研究,旨在探討該項改革過程中可能面臨的問題,并提出一些解決辦法,以饗同道。
在不動產(chǎn)統(tǒng)一登記初期,全國各地不動產(chǎn)登記辦理時限長、黃牛倒號等現(xiàn)象不時會出現(xiàn)在各大媒體的報道中,不動產(chǎn)登記機構(gòu)成為全國的焦點。
究其當時原因,雖然存在登記機構(gòu)人員不足、職能移交不順暢、遺留問題多等歷史原因,但其中數(shù)據(jù)整合不到位,無法形成以歷史檔案為基礎(chǔ)的登記數(shù)據(jù)體系是最根本的原因。大量的房屋與土地檔案需要完成幢落宗形成統(tǒng)一的歷史檔案信息、林地與宅基地等需梳理檔案,建立測量結(jié)果數(shù)據(jù)等等,檔案信息化建設(shè)進程滯后嚴重影響了不動產(chǎn)登記效率。
在分散登記時期,多部門的各類不動產(chǎn)登記檔案管理水平千差萬別,登記數(shù)據(jù)庫標準不一,無法直接取之即用。不動產(chǎn)統(tǒng)一登記又是新生事物,大家都在摸著石頭過河,擺在大家面前的共性問題是迫切地需要準確的登記基礎(chǔ)數(shù)據(jù),而不動產(chǎn)登記檔案是對不動產(chǎn)自然狀況和權(quán)屬狀況真實的記錄和反映,檔案的唯一性與法定性使其成為登記的基石。為規(guī)避登記風險,就必須將登記基礎(chǔ)扎牢,不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)就猶如“兵馬未動,糧草先行”的道理。
為此,國務(wù)院辦公廳在《關(guān)于壓縮不動產(chǎn)登記辦理時間的通知》中明確指出:“夯實不動產(chǎn)登記信息基礎(chǔ),各地要加快存量數(shù)據(jù)整合與質(zhì)量提升,2019 年底前實現(xiàn)所有市縣城鎮(zhèn)登記數(shù)據(jù)成果的完善與匯交全覆蓋?!庇纱丝梢?,全力推進不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)進程是順利開展不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的保證。
不動產(chǎn)登記檔案作為登記基礎(chǔ),是由不動產(chǎn)登記資料經(jīng)歸檔后形成的。不動產(chǎn)登記資料包括不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果與不動產(chǎn)登記原始資料。不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè),簡單地說,是將分散登記時期的各類不動產(chǎn)登記資料收集整理,并進行數(shù)字化加工、儲存,形成統(tǒng)一標準的電子資料,包括電子檔案即紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖片與登記結(jié)果的電子信息。具體地講,它包括檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案管理平臺建設(shè)、應(yīng)用服務(wù)體系建設(shè)與檔案管理人員的隊伍建設(shè)四個方面。
通過資料收集、規(guī)范化整理、數(shù)據(jù)整合、質(zhì)量檢查等方式,整合集成土地、房屋、林業(yè)、農(nóng)業(yè)承包權(quán)等存量登記空間與屬性數(shù)據(jù)檔案,建立標準統(tǒng)一、內(nèi)容全面、相互關(guān)聯(lián)、實時更新、覆蓋全市的不動產(chǎn)登記檔案信息數(shù)據(jù)庫,記載不動產(chǎn)現(xiàn)時的自然屬性信息、權(quán)利狀況信息與歷史權(quán)利鏈,形成綜合登記信息,有效支撐全市不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作。
(1)歷史檔案信息數(shù)據(jù)庫規(guī)范化、電子化管理
為了盡快支撐不動產(chǎn)登記信息管理平臺運行,滿足不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的迫切需要,按照以下步驟優(yōu)化數(shù)據(jù)建庫流程:以市本級為單位分別收集各類不動產(chǎn)登記存量檔案數(shù)據(jù)成果;按照國家不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫標準,分別對各類不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)進行規(guī)范化轉(zhuǎn)換;分期分批對已完成規(guī)范化轉(zhuǎn)換的存量數(shù)據(jù)進行清理、整合和入庫,完善不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫。同時,通過日常數(shù)據(jù)庫建設(shè),優(yōu)化區(qū)域內(nèi)各類登記數(shù)據(jù)的整合集成,提升整合的質(zhì)量,滿足登記業(yè)務(wù)辦理需要。日常數(shù)據(jù)庫建設(shè)對日常工作中涉及到的登記數(shù)據(jù)進行變更和維護,通過日積月累的滾動更新,逐步沉淀到不動產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫。
(2)制定存量數(shù)據(jù)整合技術(shù)路線,完成歷史登記檔案數(shù)據(jù)歸集
按照先建標準化的原始庫,再按《不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫標準》整合成中間庫,最終建成用于支撐不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺運行的成果數(shù)據(jù)庫。整合流程包括:資料收集、規(guī)范化整理、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)檢查。
①資料收集:搜集國土、房產(chǎn)、林地、水利等部門的不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)。②規(guī)范化整理:按照《不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫標準》,先建各登記數(shù)據(jù)標準化的原始庫,整理原不動產(chǎn)登記有關(guān)數(shù)據(jù)。③數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián):將整理后的空間數(shù)據(jù)和非空間數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián),按照不動產(chǎn)單元編碼規(guī)則進行不動產(chǎn)單元編號,用宗地代碼把宗地和不動產(chǎn)單元進行關(guān)聯(lián),用不動產(chǎn)單元編號把不動產(chǎn)和不動產(chǎn)權(quán)利關(guān)聯(lián),用業(yè)務(wù)號實現(xiàn)不動產(chǎn)權(quán)利和登記過程的關(guān)聯(lián),最終形成空間數(shù)據(jù)、非空間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),歷史和現(xiàn)狀信息清晰完整的不動產(chǎn)登記信息。④數(shù)據(jù)整合:通過對整理后的數(shù)據(jù)圖層合并、冗余數(shù)據(jù)剔除、信息補錄等操作,形成符合《不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫標準》(試行)要求的空間數(shù)據(jù)以及與之關(guān)聯(lián)的屬性數(shù)據(jù)。⑤數(shù)據(jù)檢查:嚴格執(zhí)行質(zhì)量控制規(guī)范,按照國家和省不動產(chǎn)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)標準進行檢查。
(3)通過不動產(chǎn)登記日常對存量數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢驗與實時更新,實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理
不動產(chǎn)登記日常對存量歷史數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗與更新的模式是在申請人申請不動產(chǎn)登記事項時,首先由窗口在不動產(chǎn)登記系統(tǒng)中查詢地籍信息、房屋測繪成果等不動產(chǎn)成果信息,如果資料缺少則轉(zhuǎn)調(diào)查窗口進行相應(yīng)的權(quán)籍調(diào)查,由不動產(chǎn)登記中心對權(quán)籍調(diào)查成果進行審查,經(jīng)審核合格后,對權(quán)籍調(diào)查成果進行更新維護。在此之后,不動產(chǎn)登記窗口才可受理房地登記事項,開始進入不動產(chǎn)登記審批流程,并將流程數(shù)據(jù)實時進入不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫歸檔,實現(xiàn)檔案動態(tài)管理。
通過建立檔案管理與利用平臺實現(xiàn)對不動產(chǎn)登記檔案的電子化管理,平臺建設(shè)包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲與命名、歸檔等功能,以及對不動產(chǎn)登記檔案的查詢、借閱、查閱、輸出、管理、備份等功能。
(1)檔案整理:支持對不動產(chǎn)登記關(guān)鍵信息和檔案基本信息的著錄,并建立檔案目錄。
(2)檔案掃描:支持采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)不動產(chǎn)登記申請材料、待歸檔資料以及已歸檔的檔案等進行數(shù)字化加工。
(3)圖像處理:支持對檔案掃描圖像存在的偏斜、失真、不清晰等問題進行處理,包括糾偏、去污、旋轉(zhuǎn)、縮放、拼接、裁邊、打印等。
(4)圖像存儲與命名:支持將數(shù)字化成果以TIFF、JPEG 等通用格式存儲于不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫,存儲時可壓縮,并支持批量壓縮;支持對不動產(chǎn)登記檔案的資料類型進行命名。
(5)歸檔:支持對完成不動產(chǎn)登記的材料信息或紙質(zhì)已經(jīng)歸檔的辦件進行電子歸檔操作。
(6)檔案查詢:支持不同條件的圖文一體查詢、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)查詢、二次查詢、模糊查詢、一鍵查詢等,并根據(jù)需要出具相應(yīng)查檔證明。
(7)檔案借閱查閱:支持對紙質(zhì)檔案的借閱記錄功能和對電子檔案的線上依權(quán)限查閱功能。支持通過流程審批的方式,建立檔案借閱、查閱機制。
(8)檔案輸出:支持通過權(quán)限控制管理電子檔案的下載、打印,支持輸出為常用文件格式。
(9)檔案管理:支持不動產(chǎn)登記檔案的分類管理,對不同類型的檔案建立不同的檔案編號規(guī)則。
(10)檔案備份:支持對檔案的定期備份和日常備份。
在搭建檔案管理與利用平臺的基礎(chǔ)上,構(gòu)建多渠道檢索方式,實現(xiàn)快速精準查詢。在登記系統(tǒng)中融入歸檔材料目錄,由登記人員完成檔案資料的前期歸集,與歸檔后檔案員的整理相呼應(yīng),形成前后兩個時期互相監(jiān)管的機制。
建立統(tǒng)一的登記信息平臺為了更好地構(gòu)建綜合應(yīng)用服務(wù)體系。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要是通過對檔案信息的收集、管理、利用等方面,以檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),形成整體的不動產(chǎn)登記信息管理平臺應(yīng)用服務(wù)體系,具體包括權(quán)籍調(diào)查系統(tǒng)、登記管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、共享交換系統(tǒng)、協(xié)同共享系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)、分析統(tǒng)計系統(tǒng)。登記管理系統(tǒng)可以將相關(guān)收件材料和登記信息等推送到檔案管理系統(tǒng);檔案管理系統(tǒng)支持登記管理系統(tǒng)實時調(diào)用、查看掃描成果;其他管理系統(tǒng)通過調(diào)用登記管理系統(tǒng)中的登記結(jié)果電子檔案信息實時完成利用。整個應(yīng)用服務(wù)體系是建立在檔案電子信息的基礎(chǔ)上構(gòu)建的,檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量,集中體現(xiàn)了綜合應(yīng)用服務(wù)體系的服務(wù)效果,通過技術(shù)手段不斷地完善不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫和信息管理平臺建設(shè),進而實現(xiàn)不動產(chǎn)登記信息跨部門、跨區(qū)域互聯(lián)共享,以及面向社會的服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)與整個登記信息系統(tǒng)的建設(shè)密不可分,只有通過數(shù)據(jù)整合形成存量登記檔案數(shù)據(jù),才具備建立登記信息系統(tǒng)的條件。在此過程中需要檔案管理人員既懂檔案業(yè)務(wù),能夠?qū)⒎稚⒌怯洉r期的各類檔案完成接收與整理,同時又要具備信息化建設(shè)的敏感度,能夠適時提出檔案信息化建設(shè)的需求,為技術(shù)人員提供信息化建設(shè)的方向,還得具備熟練操作檔案信息化系統(tǒng)技能,能夠及時準確為各類查詢主體提供查詢服務(wù),歸納信息化建設(shè)成果應(yīng)用的狀況,進入不斷完善的良性循環(huán),檔案管理的復合型人才培養(yǎng)勢在必行。
在大數(shù)據(jù)時代背景下,不動產(chǎn)登記部門之所以開展不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè),是因為大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作提出新要求。因此,不動產(chǎn)登記檔案管理為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求,滿足于相關(guān)單位和部門對檔案信息資源的實際需求,應(yīng)積極拓展不動產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)功能。首先,不動產(chǎn)登記部門應(yīng)基于互聯(lián)網(wǎng)展開不動產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)工作,為檔案信息用戶開通網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)辦理渠道,申請者可以在網(wǎng)上提交查檔申請,并上傳查檔所要的各項文件資料,隨后檔案管理工作人員即可按照流程進行系統(tǒng)操作,并將查詢的檔案信息提供給查檔人員,如此可以形成一個完整且安全的不動產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)流程。其次,依托信息技術(shù)來創(chuàng)新檔案查詢手段,為提高檔案信息用戶的體驗感,可以基于信息技術(shù)手段提供24h 的自動查檔服務(wù)。如在服務(wù)中心設(shè)置24h自助式查檔服務(wù)設(shè)備,查檔者可以通過身份證掃描、人臉識別等方式進行自助查檔操作。最后,不動產(chǎn)登記部門應(yīng)針對相關(guān)單位和部門的特殊需求,提供一些特殊的查檔服務(wù),如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、CA認證等,以此不斷完善不動產(chǎn)登記檔案管理信息服務(wù)功能,滿足于檔案信息用戶的多樣化和個性化需求。只有這樣,不動產(chǎn)部門才能借助于不動產(chǎn)登記檔案管理信息化手段,使得不動產(chǎn)登記檔案信息在人們生產(chǎn)生活的方方面面發(fā)揮出積極作用。
全國各地不動產(chǎn)登記機構(gòu)通過前期對各類不動產(chǎn)登記檔案接收與整理,采用計算機等技術(shù)手段完成檔案信息化建設(shè),構(gòu)建了電子檔案與登記結(jié)果電子信息的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上,以應(yīng)用服務(wù)為導向,以網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施為基礎(chǔ),順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展方向,緊密貼近需求,統(tǒng)籌推進,建成了符合不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度設(shè)計和實施要求、覆蓋全市、各級互通、信息資源得到充分共享的不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺,促使不動產(chǎn)登記全面進入數(shù)字化時代。
工作人員在辦理不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)時,系統(tǒng)第一時間對存在查封等限制信息進行控制,實時提醒工作人員;卷內(nèi)目錄清單清晰地指導工作人員收取申請材料;審核人員可通過應(yīng)用服務(wù)體系查看正在辦理登記的不動產(chǎn)歷史產(chǎn)權(quán)狀況,直觀便捷的瀏覽、核查所辦業(yè)務(wù)的相關(guān)原始材料、登記動態(tài)等狀態(tài)。檔案信息化建設(shè)的成果得以使檔案信息嵌入到登記的每一個環(huán)節(jié)中,實時維護了不動產(chǎn)登記的嚴肅性、合法性,為登記保駕護航。
利用不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)成果,搭建了多元化信息利用平臺,通過綜合查詢,支持查詢一個或一類不動產(chǎn)單元,顯示與該不動產(chǎn)單元相關(guān)的登記、登記簿、檔案及歷史關(guān)聯(lián)關(guān)系等信息;通過信息查詢,支持不同條件、不同類型的圖屬互查、辦件狀態(tài)查詢、一鍵查詢和自定義查詢等。不動產(chǎn)權(quán)利人與公、檢、法等國家機關(guān)的工作人員查詢原始資料時,再也不用經(jīng)歷漫長調(diào)檔等待,分分秒秒即可領(lǐng)取打印的原始資料;對無法提供準確查詢信息,符合查詢條件的申請人,通過多種方式的復合查詢即可鎖定查詢標的物;對相關(guān)政府職能部門研討房地產(chǎn)市場發(fā)展,也可通過對歷年來檔案信息數(shù)據(jù)的匯總,分析市場走向,提供制定方針政策的依據(jù)。通過不動產(chǎn)信息共享集成升級改造項目,接通省廳一窗辦事平臺,實現(xiàn)檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)查詢利用。
國家為提升企業(yè)與群眾獲得感,幫扶小微企業(yè)紓難解困,提高不動產(chǎn)登記效率,相繼提出“讓信息多跑路,讓群眾少跑腿”“數(shù)據(jù)集成、最多跑一次”等多項改革措施。為將各項改革措施落實到位,各不動產(chǎn)登記機構(gòu)將信息化理念融入到不動產(chǎn)登記工作規(guī)則、業(yè)務(wù)流程中,開發(fā)不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)共享交換系統(tǒng),實現(xiàn)不動產(chǎn)登記信息與國家和省數(shù)據(jù)的上傳和接收,大力促進部門信息共享,打破“信息孤島”,與房產(chǎn)、稅務(wù)、民政等部門實現(xiàn)了信息共享。建立了不動產(chǎn)、稅務(wù)一窗受理平臺,利用數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)流、掃描材料和結(jié)果證明電子數(shù)據(jù)與圖片的互相推送,實現(xiàn)不動產(chǎn)登記和納稅兩個部門系統(tǒng)融合,完成兩個部門一窗受理,集成服務(wù)。在辦理不動產(chǎn)交易過程中,辦事群眾與企業(yè)在不動產(chǎn)綜合窗口一次申請、一套材料完成三個部門的事項,實現(xiàn)最多跑一次;開通不動產(chǎn)與公積金辦理業(yè)務(wù)直通車,通過改造不動產(chǎn)登記系統(tǒng)和公積金審批系統(tǒng),利用數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)流、掃描材料和結(jié)果證明電子數(shù)據(jù)與圖片的互相推送搭建跨部門、跨地區(qū)聯(lián)辦業(yè)務(wù),構(gòu)建無紙化辦公和“一站式”服務(wù)的新模式,該項舉措的成功使得多點“抵押進銀行”得以實施,辦事群眾通過人臉識別技術(shù)線上查詢、通過數(shù)據(jù)對接與傳送在銀行辦公網(wǎng)點貸款審批與不動產(chǎn)登記同步申請、不動產(chǎn)抵押登記不見面審批、通過互聯(lián)網(wǎng)申請與線上查詢實現(xiàn)跨省辦等等。以不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)成果為基礎(chǔ),形成統(tǒng)一標準的登記信息為主線,實現(xiàn)與多部門信息實時更新共享,確保不動產(chǎn)登記工作不斷提質(zhì)增效。
全國各地不動產(chǎn)登記機構(gòu)隨著信息化建設(shè)進程的推進,及時將檔案信息化建設(shè)成果與互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人臉識別、在線支付等技術(shù)相結(jié)合,推出“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”新模式。依托網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)平臺,推出網(wǎng)頁版、微信版、自助終端版等不動產(chǎn)登記網(wǎng)上申請平臺,為群眾提供多種選擇,構(gòu)建多層次、多維度不動產(chǎn)登記網(wǎng)上辦事大廳,實現(xiàn)24h 不打烊,隨時隨地可申請?;ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下填寫的不動產(chǎn)登記申請書、提交的權(quán)屬來源材料等以電子文件形式保存到檔案管理系統(tǒng)中,各部門實時信息共享,以“外網(wǎng)申請、內(nèi)網(wǎng)審核”的模式聯(lián)動辦理,實現(xiàn)服務(wù)企業(yè)和群眾零距離。
綜上所述,加快推進不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè),是提升不動產(chǎn)登記質(zhì)量、縮短辦理時限和提高檔案利用效率的必然趨勢,而這種趨勢會越來越明顯。時代的發(fā)展呼喚新技術(shù)作為風火輪加速推進前進的步伐,我們需要做的就是必須適應(yīng)這種發(fā)展趨勢,在管理和利用不動產(chǎn)檔案過程中科學構(gòu)建不動產(chǎn)檔案信息化發(fā)展平臺,使其更好地滿足現(xiàn)代城市發(fā)展需求。