劉 菁

（鎮(zhèn)江市人力資源社會(huì)保障檔案管理中心，江蘇鎮(zhèn)江， 212003）

以“業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化”為核心的政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型已成為當(dāng)前政府改革的大趨勢(shì)。對(duì)于人力資源和社會(huì)保障部門(mén)而言，人社檔案數(shù)字化建設(shè)是政務(wù)服務(wù)效能提升，利用科技與數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一監(jiān)管的關(guān)鍵一招。

一、“放管服”改革推進(jìn)人社檔案數(shù)字化建設(shè)

近年來(lái)，隨著我國(guó)“簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)”的“放管服”改革的推進(jìn)，政府也由重審核向強(qiáng)監(jiān)管、優(yōu)服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變。圍繞“放管服”改革核心與便民利民的重要標(biāo)準(zhǔn)，各地、各部門(mén)也在積極推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，如江蘇省提出了“1234+”總體架構(gòu)，完善“不見(jiàn)面審批”機(jī)制，從而全面打造“數(shù)字化、智能化、一體化”數(shù)字政府。

數(shù)據(jù)是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)，在人社部發(fā)布的《“互聯(lián)網(wǎng)+人社”2020行動(dòng)計(jì)劃》、金保工程二期建設(shè)要求等文件中均強(qiáng)調(diào)了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的重要地位。檔案方面，《社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理暫行辦法》依據(jù)上位法明確社保電子檔案的法律效力，加強(qiáng)電子檔案在社保經(jīng)辦管理服務(wù)各環(huán)節(jié)的使用。人社檔案的憑證與參考作用在人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦、領(lǐng)導(dǎo)決策上都有很高的利用價(jià)值。解決檔案管理問(wèn)題，保障檔案“四性”，開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作也成了人社數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

二、人社檔案數(shù)字化建設(shè)之鎮(zhèn)江實(shí)踐

鎮(zhèn)江人社1987—2010年檔案中，80%以上為紙質(zhì)手寫(xiě)材料，經(jīng)年累月，部分檔案已出現(xiàn)紙張破損和字跡模糊的情況，由于這部分資料未與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的個(gè)人社保信息、就業(yè)信息、人事信息等進(jìn)行關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致參保人員在辦理退休時(shí)，有一部分待遇的審核工作必須通過(guò)手工查找紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行。而材料書(shū)寫(xiě)的不規(guī)范、不完整又增加了查檔的難度，使得檔案難以為業(yè)務(wù)體系與管理體系提供支撐，進(jìn)而降低業(yè)務(wù)部門(mén)的工作效率，影響辦事群眾的體驗(yàn)感。為破解上述難題，提高檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，鎮(zhèn)江人社以“放管服”改革為遵循，以建立檔案數(shù)據(jù)收集、管理和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的“四性”檢測(cè)為抓手，以改善數(shù)據(jù)的可靠性和質(zhì)量為思路，以實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案一一對(duì)應(yīng)、數(shù)字化檔案與參保人員一一對(duì)應(yīng)為目標(biāo)，通過(guò)“三步走”開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)。

1. 梳理服務(wù)事項(xiàng)，建設(shè)電子檔案系統(tǒng)

服務(wù)事項(xiàng)梳理就是在制定檔案整理與利用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，按照江蘇省人社一體化平臺(tái)的規(guī)范，依托鎮(zhèn)江人社現(xiàn)有的工作體制和機(jī)制，重新制定每一項(xiàng)服務(wù)事項(xiàng)的業(yè)務(wù)材料標(biāo)準(zhǔn)、登記信息標(biāo)準(zhǔn)、審核標(biāo)準(zhǔn)、電子材料標(biāo)準(zhǔn)、檔案實(shí)體標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案收集數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容規(guī)范、要素齊全、前后統(tǒng)一。電子檔案系統(tǒng)是幫助標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)的關(guān)鍵，鎮(zhèn)江人社將新標(biāo)準(zhǔn)與軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)相結(jié)合，各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為一個(gè)個(gè)可配置的系統(tǒng)參數(shù)，這樣既機(jī)械式地規(guī)定了各個(gè)功能節(jié)點(diǎn)中應(yīng)該產(chǎn)生怎么樣的數(shù)據(jù)與電子材料，又可在標(biāo)準(zhǔn)變化時(shí)通過(guò)配置能力進(jìn)行調(diào)整，完成了對(duì)整個(gè)檔案管理流程的自動(dòng)化校驗(yàn)。

2. 加強(qiáng)檔案與業(yè)務(wù)融合，增量檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理

鎮(zhèn)江人社檔案管理系統(tǒng)通過(guò)相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，按第一步中梳理的標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行能力集成：在業(yè)務(wù)受理環(huán)節(jié)，收集登記信息及電子化受理材料，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦與收集歸檔深度嵌套；在業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)，能提供電子檔案數(shù)據(jù)輔助審批并收集審批信息，利用數(shù)字證書(shū)、電子印章等加密傳輸技術(shù)，為每個(gè)電子檔案穿上“防彈衣”；在財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)，聯(lián)動(dòng)獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和審批信息。檔案與業(yè)務(wù)的融合讓檔案工作由“被動(dòng)接收”變“主動(dòng)管理”，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)，完成各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的“四性”驗(yàn)證，讓底層數(shù)據(jù)能夠互通共享，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和檔案管理工作深度融合。

3. 推進(jìn)存量檔案數(shù)字化加工，利用難題有效破解

鎮(zhèn)江人社針對(duì)存量紙質(zhì)檔案的問(wèn)題，規(guī)劃并已組織開(kāi)展了存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作，利用3年時(shí)間，通過(guò)“檔案整理及數(shù)字化加工”政府投資項(xiàng)目，累計(jì)數(shù)字化加工人事檔案約27萬(wàn)件900多萬(wàn)頁(yè)、業(yè)務(wù)檔案約11000卷500多萬(wàn)頁(yè)，并上傳到電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化永久儲(chǔ)存及檔案目錄數(shù)據(jù)化。同時(shí)，為鞏固數(shù)字化加工成果，將實(shí)體檔案庫(kù)房與電子檔案管理系統(tǒng)中的虛擬庫(kù)房深度融合，實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)體檔案融合，提升了檔案庫(kù)房管理水平與檔案利用效率。

回顧整個(gè)數(shù)字化項(xiàng)目，鎮(zhèn)江人社遇到的最具代表性的問(wèn)題就是社保歷史檔案分類(lèi)問(wèn)題。此類(lèi)檔案形成于國(guó)家3號(hào)令發(fā)布之前，當(dāng)時(shí)的表格和材料沒(méi)有規(guī)范格式，業(yè)務(wù)辦理沒(méi)有按9大類(lèi)分開(kāi)，致使該部分檔案無(wú)法正常地融入現(xiàn)在的電子檔案管理體系當(dāng)中。為此鎮(zhèn)江人社檔案中心會(huì)同市檔案館、業(yè)務(wù)部門(mén)共同研判檔案內(nèi)容，最終將歷史社保業(yè)務(wù)檔案分為變更材料、社?？ü芾怼⒗U費(fèi)花名冊(cè)、繳費(fèi)憑證、結(jié)算報(bào)表、一次性支付表、人保資料、其他材料等八大類(lèi)，其中變更材料又按年度、系統(tǒng)、單位進(jìn)行二次細(xì)化排列。分類(lèi)完成后借由電子檔案系統(tǒng)靈活可配的能力，在不改變現(xiàn)行的檔案標(biāo)準(zhǔn)下成功將數(shù)據(jù)掛接到了電子檔案系統(tǒng)中。

三、人社檔案數(shù)字化建設(shè)的積極影響

檔案數(shù)字化使日常人社業(yè)務(wù)產(chǎn)生的增量檔案有了系統(tǒng)化的管理工具，在提高工作效率的同時(shí)也保障了檔案質(zhì)量。因此，檔案數(shù)字化對(duì)提升人社政務(wù)服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生了積極的影響。

1. 提升人社政務(wù)服務(wù)效能

鎮(zhèn)江人社原來(lái)的政務(wù)服務(wù)與檔案管理采用雙線進(jìn)行的模式，有接觸但相互間是脫離的，現(xiàn)在通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)完成了兩條線的串聯(lián)。一條線是將檔案標(biāo)準(zhǔn)融入服務(wù)事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，以檔案規(guī)范要求事項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)電子材料的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)將電子檔案采集服務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的登記功能相結(jié)合。服務(wù)大廳工作人員在完成政務(wù)事項(xiàng)登記時(shí)，會(huì)自動(dòng)完成電子檔案的采集與檢測(cè)，一個(gè)人就能夠完成事項(xiàng)登記與檔案收集兩項(xiàng)工作。第二條線是在審批環(huán)節(jié)，審核員需要有登記材料與歷史檔案的支持，檔案數(shù)字化后，審核時(shí)可以調(diào)用電子檔案輔助審批，并且電子檔案系統(tǒng)在審核后還能夠自動(dòng)完成審核材料的整理以及校驗(yàn)工作，尤其是涉及多部門(mén)、跨區(qū)域的業(yè)務(wù)聯(lián)辦，電子檔案的利用將大大減少時(shí)間成本。檔案服務(wù)便捷性的提高，對(duì)于支撐服務(wù)事項(xiàng)的整體經(jīng)辦周期量化工作、輔助加速經(jīng)辦效率、打造便民檔案服務(wù)品牌等，均產(chǎn)生了積極影響。

2. 推進(jìn)人社檔案單套制管理

檔案“雙套制”管理屬于目前人社領(lǐng)域以及其他領(lǐng)域根深蒂固的模式，由于之前的技術(shù)局限，電子檔案在可用性、真實(shí)性上都弱于紙質(zhì)檔案。但是檔案“雙套制”的工作量大、管理成本高，且互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代紙質(zhì)檔案的應(yīng)用明顯跟不上社會(huì)需求，所以在人社數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，檔案“單套制”管理是大勢(shì)所趨。目前鎮(zhèn)江人社通過(guò)電子檔案系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子檔案的自動(dòng)化收集、組卷、裝盒、虛擬庫(kù)房管理、電子簽名（簽章）、四性檢測(cè)、安全控制、資源共享等能力，基本滿(mǎn)足了“單套制”的管理與技術(shù)需要。在保障電子檔案合法合規(guī)的前提下，將電子檔案融入人社各項(xiàng)工作與管理事務(wù)當(dāng)中，逐步降低日常工作對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴(lài)。鎮(zhèn)江人社通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)不斷提高電子檔案的利用價(jià)值與利用率，為應(yīng)對(duì)未來(lái)取消紙質(zhì)檔案、向檔案“單套制”管理轉(zhuǎn)型進(jìn)行了積極探索。

四、人社檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)

檔案大數(shù)據(jù)分析與檔案數(shù)據(jù)挖掘是人社業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)未來(lái)發(fā)展的重要方向。人社業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主的特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)程度不夠，數(shù)據(jù)難以有效利用。鑒于人社業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀與OCR的技術(shù)限制，暫時(shí)還難以對(duì)這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)。與檔案數(shù)據(jù)挖掘不同，隨著檔案目錄的數(shù)據(jù)化與業(yè)務(wù)經(jīng)辦流轉(zhuǎn)信息的共享，人社業(yè)務(wù)檔案大數(shù)據(jù)分析已逐漸具備條件。以人為中心、時(shí)間為軸，抽取其學(xué)習(xí)、就業(yè)、參保、失業(yè)、創(chuàng)業(yè)等重要節(jié)點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)，可以形成“個(gè)人電子檔案袋”；以業(yè)務(wù)為中心，時(shí)間為軸，抽取業(yè)務(wù)受理、審批、審核、辦結(jié)等各階段的檔案數(shù)據(jù)，可以形成“業(yè)務(wù)稽核鏈”；對(duì)材料進(jìn)行分類(lèi)與利用價(jià)值分析，抽取業(yè)務(wù)檔案中的材料，可以形成“材料復(fù)用庫(kù)”?！皞€(gè)人電子檔案袋”能夠輔助高頻事項(xiàng)“秒批秒辦”服務(wù)找人、政策找企，同時(shí)再結(jié)合“材料復(fù)用庫(kù)”還能實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)申報(bào)“一表集成”。“業(yè)務(wù)稽核鏈”在業(yè)務(wù)稽核時(shí)可以展開(kāi)業(yè)務(wù)全流程收集的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，并直觀地展示“何時(shí)何人做何事”。

信息化在不斷地發(fā)展，社會(huì)需求在不斷地提高，人社檔案領(lǐng)域也將迎來(lái)更多的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新。加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案數(shù)字化水平，夯實(shí)檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)，是人社檔案數(shù)字化建設(shè)不變的方向。