■康云梅

為認(rèn)真貫徹實(shí)施《中華人民共和國檔案法》，今年3月份，省館（辦）制定印發(fā)了《河北省檔案館（河北省方志辦）關(guān)于開展到期檔案依法接收進(jìn)館的通知》（以下簡稱《通知》）（冀檔館發(fā)〔2022〕6號(hào)），有序開展了到期檔案依法接收進(jìn)館工作。結(jié)合各類檔案接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，筆者就幾個(gè)大的門類傳統(tǒng)載體檔案（包括文書、會(huì)計(jì)、科技檔案等）在整理過程中所遵循的原則、整理規(guī)范等分別進(jìn)行釋義，以供讀者參考。

一、文書檔案

按照《通知》要求，依年度排序，今年應(yīng)移交檔案為2002年及之前各立檔單位形成的永久保管的檔案，因此，相應(yīng)時(shí)期形成的文書檔案可按照當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。

（一）以“卷”為單位整理的文書檔案

2000年前的文書檔案是以“卷”為單位進(jìn)行整理的，文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背填寫等，應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-1988）要求。

1.整理原則。在對歸檔的文書檔案以“卷”進(jìn)行整理的過程中，要充分利用原來的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的聯(lián)系，便于保管和使用。檔案原來的整理基礎(chǔ)是前人整理檔案的成果，其中主要強(qiáng)調(diào)以下兩方面：

（1）已整理完成的。只要是經(jīng)過整理，有目錄可查有規(guī)可循的檔案，就應(yīng)力求保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，必要時(shí)可做適當(dāng)?shù)募庸ふ?，按照接收?biāo)準(zhǔn)及要求做好補(bǔ)充完善，分類排列。

（2）有必要進(jìn)行再次整理的。必須進(jìn)行一定整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎(chǔ)，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的，對整理不當(dāng)和錯(cuò)誤的部分要經(jīng)過仔細(xì)分析，摸清情況之后再進(jìn)行改動(dòng)和調(diào)整，避免人為破壞文件之間的聯(lián)系，保證檔案整理質(zhì)量。

2.整理內(nèi)容。以“卷”為單位整理的文書檔案每本案卷必須包含4方面內(nèi)容，即案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷內(nèi)容和卷內(nèi)備考表。

（1）案卷封面。文書檔案案卷卷皮為硬卷皮和軟卷皮兩種，案卷封面項(xiàng)目包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)，其中，常用的檔號(hào)包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。項(xiàng)目填寫需用耐久材料書寫準(zhǔn)確、規(guī)范、字跡工整清晰或計(jì)算機(jī)打印。案卷題名既要簡明確切又要結(jié)構(gòu)合理，體式一致，文字簡練，準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。案卷目錄號(hào)應(yīng)區(qū)分不同保管期限編制，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，要考證清楚后填寫。

（2）卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注，項(xiàng)目填寫需用耐久材料書寫或計(jì)算機(jī)打印，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化，對無題目的須重新擬寫題名，自擬內(nèi)容外加括號(hào)。沒有責(zé)任者或年、月、日的要考證清楚，用規(guī)定符號(hào)填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。會(huì)議記錄應(yīng)填寫出會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容，字跡工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

（3）卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括卷內(nèi)文件材料情況說明（可填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況）、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間，按規(guī)定逐項(xiàng)填寫齊全，準(zhǔn)確無誤，立卷人與檢查人不能是同一人，可手簽或蓋個(gè)人章。卷內(nèi)備考表置于卷尾。

3.案卷的裝訂。裝訂一般采用“三孔一線”左側(cè)線裝方式。對破損的文件材料應(yīng)按裱糊要求托裱，字跡擴(kuò)散或字跡模糊材料、不符合保護(hù)要求的材料，應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷裝訂。裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。卷內(nèi)應(yīng)剔除易銹蝕、易氧化的金屬物和塑料裝訂制品。原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章的位置在每件文件首頁的右上角，項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)。

4.頁碼編寫。卷內(nèi)材料宜在有文字的每頁材料正面右上角、背面左上角空白位置編寫阿拉伯?dāng)?shù)字頁號(hào)，整卷裝訂的編制大流水號(hào)，單份裝訂的編制小流水號(hào)。文件材料已印制成冊并編有頁碼的、擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

5.編制全引目錄。以“卷”為單位整理的文書檔案在進(jìn)館時(shí)，需要附上本單位編制的全引目錄，即案卷目錄+文件級目錄，又稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”，包括案卷檔號(hào)、案卷題名、起止日期、總頁數(shù)、保管期限、備注及卷內(nèi)文件目錄等項(xiàng)目，在備注一欄中，要詳細(xì)標(biāo)注檔案密級和鑒定開放內(nèi)容，如密級文件是否到期解密，非涉密文件是否滿25年后向社會(huì)開放及有無權(quán)限等問題。

6.裝盒。軟卷皮檔案應(yīng)裝入檔案盒。

（1）檔案盒封面為空白面。

（2）檔案盒脊背。項(xiàng)目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書寫準(zhǔn)確、規(guī)范，字跡工整清晰。盒脊項(xiàng)目包括全宗名稱、目錄號(hào)、年度、起止卷號(hào)，其中起止卷號(hào)填寫XX-X卷，其余項(xiàng)目的填寫方法同硬卷皮格式。

（二）以“件”為單位整理的文書檔案

2000年以后文書檔案應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理，歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目等，2000-2015年應(yīng)當(dāng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2000）要求；2016年后應(yīng)當(dāng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2015）要求。以2000年《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2000）為例：

1.整理原則。歸檔文件一般以每份文件為一件，歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

2.整理內(nèi)容。以“件”為單位整理的文書檔案一般以每份文件為一“件”，一般來說順序?yàn)椋赫驹谇?，定稿在后，發(fā)文處理單在正本之后定稿之前；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后，或者漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；有收文處理單的，可放在最前面。

3.歸檔章。歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端的空白居中位置，用紅色印泥蓋章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。

4.備考表。每盒應(yīng)附上備考表，置于盒尾，填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況和整理人、檢查人、日期，立卷人與檢查人不能是同一人，可手簽或蓋個(gè)人章。

5.文件裝訂。歸檔文件材料應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行裝訂，宜采取線裝法裝訂，頁數(shù)較少的，使用直角裝訂，文件較厚的，采用“三孔一線”左側(cè)線裝方式，裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀，應(yīng)剔除易銹蝕的金屬物和塑料制品。原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

6.頁碼編寫。一般以件為單位編制頁碼，頁碼應(yīng)逐頁編制，宜在有文字的每頁材料正面右上角、背面左上角空白位置編寫阿拉伯?dāng)?shù)字頁號(hào)；文件材料已印制成冊并編有頁碼的、擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

7.編制歸檔文件目錄。以“件”為單位整理的文書檔案在進(jìn)館時(shí)，應(yīng)編制歸檔文件目錄，編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索，包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

8.裝盒。按三級分類法整理的歸檔文件按順序裝入檔案盒，不同年度、保管期限的歸檔文件不能裝入同一檔案盒。

（1）檔案盒封面?？陶拢ㄊ褂媚途眉t印臺(tái)）或用耐久材料書寫，將立檔單位名稱（全稱或通用簡稱）蓋（寫）在檔案盒封面雙橫線上方。

（2）檔案盒脊背。項(xiàng)目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書寫，準(zhǔn)確、規(guī)范，字跡工整清晰。項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字自上而下填寫。保管期限用漢字填寫。盒號(hào)指檔案盒的排列順序號(hào)，可按進(jìn)館要求填寫，如機(jī)關(guān)檔案室認(rèn)為有必要填寫盒號(hào)，可用鉛筆填寫。

二、會(huì)計(jì)檔案

（一）整理原則。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（國家檔案局79號(hào)令） 在2016年1月1日起施行，舊的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》財(cái)會(huì)字(1998)32號(hào)同時(shí)廢止，無論如何變化，會(huì)計(jì)檔案有自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)，一般由財(cái)會(huì)部門隨時(shí)立卷，定期保管，因此在整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)不應(yīng)打亂原有基礎(chǔ)，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，保持其外形特點(diǎn)，然后分類排列。

（二）接收范圍。包括決算、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等。

（三）整理內(nèi)容。每本案卷要包含4方面內(nèi)容，即案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷內(nèi)容和卷內(nèi)備考表。

1.案卷封面。包括單位名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、案卷題名、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號(hào)，并有會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人分別簽名或蓋章。

2.卷內(nèi)文件目錄。同以“卷”為單位整理的文書檔案。

3.卷內(nèi)備考表。同以“卷”為單位整理的文書檔案。

（四）案卷的裝訂。同以“卷”為單位整理的文書檔案。

（五）編制全引目錄。同以“卷”為單位整理的文書檔案。

（六）裝盒。

1.檔案盒封面。會(huì)計(jì)檔案盒封面項(xiàng)目包括全宗名稱、案卷提名、時(shí)間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗名稱、案卷號(hào)等。

2.檔案盒脊背。會(huì)計(jì)檔案盒脊背項(xiàng)目包括年度、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、盒號(hào)、保管期限等。