牛聯(lián)紅

（長治市上黨區(qū)自然資源局，山西 長治 047100）

在行政事業(yè)單位的發(fā)展過程中，職工占有著非常重要的位置，因而做好對行政事業(yè)單位職工的人事檔案管理，能夠有效提升行政事業(yè)單位的綜合管理水平和能力，對于實現(xiàn)行政事業(yè)單位的穩(wěn)健長期發(fā)展作用顯著。然而現(xiàn)實情況是，目前很大一部分行政事業(yè)單位自身的人力資源管理工作整體存在不規(guī)范、不專業(yè)的現(xiàn)象，尤其是人事檔案管理，使得職工的工作動力和創(chuàng)造力無法被完全激發(fā)，職工才能無法完全展現(xiàn)，容易對行政事業(yè)單位其他工作的展開產(chǎn)生嚴重的負面影響。在當(dāng)前行政事業(yè)單位改革持續(xù)深化的進程中，加強對單位人力資源檔案管理，構(gòu)建起更加科學(xué)合理的管理模式，使人事檔案管理工作規(guī)范和專業(yè)，充分開發(fā)和利用哈人力資源的潛力和優(yōu)勢，由此激發(fā)單位的內(nèi)在活力，使其綜合實力提高。

一、行政事業(yè)單位人力資源檔案管理的作用

行政事業(yè)單位的日常運營中，人力資源的檔案管理工作所起到的作用非常顯著，它能夠明確行政事業(yè)單位內(nèi)部對人才的需求，幫助行政事業(yè)單位實現(xiàn)對人力資源的優(yōu)化配置，從而最大限度地激發(fā)人才的潛力，由此支撐各項工作的順利展開和效率提高，具體效果如下：

（一）明確單位人才需求

行政事業(yè)單位的人力資源管理工作的主要內(nèi)容就是負責(zé)招聘人才，通過人力資源管理，可以幫助行政事業(yè)單位明確自身所需要的人才數(shù)量和類型，通過構(gòu)建人才檔案，可以幫助單位建立對在職員工及招聘的人才全面的認識，避免單位浪費過多的招聘時間和人力成本，從而切實提高行政事業(yè)單位各項工作的效率。

（二）優(yōu)化人才資源配置

行政事業(yè)單位的人力資源檔案中包含了單位在職員工的個人資料，比如員工的學(xué)習(xí)和成長經(jīng)歷，員工的身份信息，員工畢業(yè)院校和所屬專業(yè)，員工在其成長過程中所獲得的獎懲榮譽，員工自身的特長和愛好等等。完整真實的人力資源檔案可以讓事業(yè)單位對所屬員工的優(yōu)勢和短板有更加客觀全面的認識，由此制定其科學(xué)合理的用人標(biāo)準(zhǔn)，對今后人才招聘方向更加明確，切實增強相關(guān)員工和對應(yīng)崗位之間的匹配性實現(xiàn)各項資源的優(yōu)化配置。讓員工可以在合適的崗位上，展現(xiàn)自己的才能，發(fā)揮自身的作用，創(chuàng)造出更多的價值。

（三）提高單位管理水平

現(xiàn)代企業(yè)單位的管理工作中，本質(zhì)上就是實現(xiàn)對人的管理。人作為各項工作計劃制定和實施的主體，自身的思想認識、專業(yè)素養(yǎng)對于具體工作的實施情況和效果有著深遠的影響。行政事業(yè)單位通過加強并優(yōu)化人力資源檔案管理，可以切實提高自身對人才的管理水平和利用能力，可以幫助單位樹立更加科學(xué)的管理理念，構(gòu)建起更加高效的人才管理模式，采取更加新穎有效的管理方法，在保證自身人才隊伍整體質(zhì)量提升的同時，使其可以具備應(yīng)對新時期下各項管理工作挑戰(zhàn)的素質(zhì)，做好單位人力資源布局，讓合適的人在合適的崗位上做合適的事。

二、行政事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對人力資源檔案管理不夠重視

從目前我國行政事業(yè)單位的管理工作情況來看，有很大一部分行政事業(yè)單位，特別是偏遠地區(qū)的基層行政事業(yè)單位缺乏對人力資源檔案管理工作應(yīng)有的重視，僅僅將人力資源檔案管理視作是記錄員工信息的工作，而沒有意識到人力資源檔案管理對于其他各項工作的促進作用。單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致員工對于自身所負責(zé)的人力資源檔案管理工作也缺乏全面地認識，檔案管理工作流于形式。意識形態(tài)上的不重視導(dǎo)致很多行政事業(yè)單位尚未建立健全科學(xué)完善的人力資源檔案管理體系，缺乏合理的規(guī)章制度，使得實際的檔案管理工作缺乏明確的方向和制度保障，整體秩序和流程混亂，檔案的收集、分類、保管和保密工作都沒有認真地執(zhí)行，比較隨意和混亂。

伴隨著當(dāng)前我國行政事業(yè)單位的改革深入，行政事業(yè)單位的員工數(shù)量也在不斷增加，因此，行政事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)，但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)和員工的不重視，無論是在制度建設(shè)，還是在經(jīng)費支持以及員工培訓(xùn)上都顯得乏力，而來自不同地區(qū)、不同年齡段的員工又有著明顯的差異，這使得原本負責(zé)檔案管理的工作人員會出現(xiàn)分身乏術(shù)、力不從心的情況，依然延續(xù)著以往的管理模式和方法，其間就很容易出現(xiàn)檔案信息遺漏或是錯誤的情況，直接影響到人力資源檔案管理工作的整體質(zhì)量。加上單位和員工的宣傳不夠積極，員工主動性的缺乏，檔案收集資料不完整，材料不齊全的問題時有發(fā)生，人力資源管理工作未能落實到位就會對后續(xù)其他工作的展開埋下隱患。

（二）人力資源檔案管理方式落后，技術(shù)含量低

近幾年來，互聯(lián)網(wǎng)和科技的快速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用變得常態(tài)化，各行各業(yè)都在積極推進信息化建設(shè)，加強對信息技術(shù)的開發(fā)和利用可以有效提升工作效率和質(zhì)量，行政事業(yè)單位的人力資源檔案管理也不例外。檔案牽涉到大量的數(shù)據(jù)資料，尤其是在事業(yè)單位員工數(shù)量增加的情況下，海量復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息會讓檔案管理工作人員變得迷茫和混亂，依靠人工方式來完成對檔案信息的審核、分類和管理效率低下，就會出現(xiàn)大量的錯誤和遺漏。而目前一些行政事業(yè)單位對于自身管理成本控制得相當(dāng)嚴格，對于人力資源檔案管理工作的相關(guān)建設(shè)不夠重視，信息化建設(shè)相對滯后，傳統(tǒng)的管理方式盛行，反倒增加了檔案管理的成本和風(fēng)險。

常規(guī)的紙質(zhì)檔案管理一般需要單位開設(shè)檔案室和檔案柜，做好檔案的分類，同時還應(yīng)當(dāng)做好通風(fēng)和防火措施，以避免紙質(zhì)檔案材料發(fā)生霉變或是引發(fā)火災(zāi)，這樣齊全的措施就需要消耗更多的成本來建設(shè)相應(yīng)的環(huán)境。而在現(xiàn)代檔案管理工作中，采取線上管理的模式，借用計算機和硬盤等設(shè)備可以快速實現(xiàn)對檔案信息的收集、整理和分類，通過加強網(wǎng)絡(luò)信息防護可以避免檔案的遺失和泄露，還可以長久保存，也不必應(yīng)對霉變或引發(fā)火災(zāi)等問題，因而加強信息化建設(shè)非常有必要。

（三）人力資源檔案管理人員素養(yǎng)不高，動力不足

行政事業(yè)單位員工數(shù)量的增加致使人力資源檔案信息數(shù)量也在不斷增加，人力資源檔案管理工作變得愈加復(fù)雜，對于負責(zé)檔案管理的工作人員有了更加嚴格的要求，必然要引進專業(yè)的檔案管理人才，如果工作人員自身對檔案管理工作不夠重視，或者自身專業(yè)素養(yǎng)較低，就會極大影響管理工作效率和質(zhì)量。但是目前部分行政事業(yè)單位負責(zé)人力資源檔案管理的工作人員分布情況來看，普遍非專業(yè)對口，并不具備深厚的學(xué)術(shù)背景，未能掌握更多專業(yè)有關(guān)檔案數(shù)據(jù)收集和整理的業(yè)務(wù)知識，對于人力資源檔案管理的認識非常片面，也缺乏基本的職業(yè)道德感和責(zé)任感，難以真正保證檔案管理工作的科學(xué)高效落實。

而多數(shù)行政事業(yè)單位對人力資源檔案管理工作的不重視也使其未能給在職員工提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機會，加強對檔案管理團隊的思想政治教育，使全員提高對人力資源檔案管理的重視并掌握更多專業(yè)知識和技能。單位制度建設(shè)的不完善也無法激發(fā)起在職員工的工作動力和信心，給予的薪資待遇不高，考核評價不科學(xué)，長時間面對重復(fù)單一的整理分類工作易使員工產(chǎn)生倦怠情緒。

三、行政事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升策略

在行政事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作的開展過程中，單位必須要考慮全面，提高重視，加強宣傳，針對檔案管理制定科學(xué)合理的方案，建立健全管理配套制度；推動人力資源檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，融入信息技術(shù)，提高技術(shù)含量；加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提高其專業(yè)素質(zhì)，加強宣傳，提高全員重視，建立健全管理制度。

（一）全方位做好宣傳，提高全員重視

在新的時代背景下，面對變化多端的形勢，行政事業(yè)單位要想保證自身活力，保證自身能夠從容應(yīng)對新時期給予的挑戰(zhàn)，完善公共服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，樹立良好的聲譽和形象，就必須要對自身的內(nèi)部管理工作提高重視，尤其要注重對人才的管理，注重人力資源檔案管理工作的優(yōu)化。為了提高全員對人力資源檔案管理工作的重視，單位就必須要加大投入，加強宣傳，為人力資源檔案管理工作的順利展開奠定堅實基礎(chǔ)。單位的人事管理部門可以負責(zé)宣傳工作，利用宣傳手冊、ppt、宣傳視頻等途徑讓更多員工了解這項工作，從而配合人事部門，充分滿足人力資源檔案管理工作的相關(guān)要求。

行政事業(yè)單位針對人力資源檔案管理工作加大投入后，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)設(shè)一個良好的管理環(huán)境。常規(guī)的人力資源檔案管理硬件設(shè)施包括檔案室以及基本的辦公設(shè)備，單位必須要做好對基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的購置和安排工作，保證管理工作中所需要的各種材料的齊全，定期做好對相關(guān)設(shè)施設(shè)備的檢修與維護，以保證檔案管理工作能夠順利展開并保證檔案資料的安全。

（二）做好制度建設(shè)，完善制度保障

要想切實提高行政事業(yè)單位人力資源檔案管理質(zhì)量和水平，在做好思想上的動員之后，單位就應(yīng)當(dāng)做好制度上的建設(shè)，以制度為引領(lǐng)和保障，推動行政事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的規(guī)范、科學(xué)和專業(yè)發(fā)展，構(gòu)建其文件的檔案管理秩序和流程。單位可依照目前人力資源檔案管理存在的問題以及檔案管理的實際需求，針對檔案的收集、整理、分類、傳輸、儲存和保密等環(huán)節(jié)入手，全方位做好檔案的補充與完善工作，制定管理細則，在實踐中進行補充和調(diào)整。針對與員工的簽訂合同和對員工工作績效的考核與評價，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)建立健全相應(yīng)的考核評價管理制度，動態(tài)跟進檔案的管理應(yīng)用。

四、加快推動信息化建設(shè)，提高檔案管理技術(shù)含量

（一）構(gòu)建人力資源檔案管理平臺

進入知識經(jīng)濟時代，融入信息化潮流是大勢所趨，任何一個行業(yè)和企業(yè)單位都是如此。已有大量的實踐證明，通過合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以讓各項工作的效率和質(zhì)量顯著提高，節(jié)省成本。行政事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)對自身人力資源檔案管理工作的信息化建設(shè)提起重視，加強關(guān)注，加大投入，立足本單位的實際情況和管理需求，搭建行政事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫。在搭建信息管理平臺的過程中，單位需要將原來的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)為電子檔案，在信息管理平臺中統(tǒng)一保存，做好備份。為了確保電子檔案的準(zhǔn)確和完整，單位可以利用掃描方式來轉(zhuǎn)化圖片。需要注意的是，行政事業(yè)單位在搭建信息管理平臺和數(shù)據(jù)庫的過程中，不能夠完全地摒棄紙質(zhì)檔案的管理方式，而是應(yīng)當(dāng)以更加嚴謹?shù)膽B(tài)度來對紙質(zhì)檔案的收集、整理等工作進行優(yōu)化，監(jiān)督紙質(zhì)檔案出入數(shù)據(jù)庫的情況。

而人力資源檔案數(shù)據(jù)庫也不是一成不變的，必須要跟隨單位人事管理的變更來進行及時的更新，從而保證線上信息資源的準(zhǔn)確，避免信息化建設(shè)和管理流于形式，始終讓電子信息管理和紙質(zhì)檔案管理保持一致，從而有效規(guī)避和減少檔案管理風(fēng)險，讓人力資源檔案管理工作往更加標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)的方向發(fā)展。

（二）開發(fā)檔案管理功能，創(chuàng)新方式

行政事業(yè)單位在搭建好了信息化管理平臺之后，要高度重視人力資源檔案管理系統(tǒng)或平臺在設(shè)計上存在的不足。管理平臺的個性化特征以及功能設(shè)計必須要充分結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，以滿足實際的檔案管理工作需求。此外，行政事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注意系統(tǒng)的兼容問題，從而保證檔案資源的共享效率。標(biāo)準(zhǔn)有效的行政事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)所具備的功能包括：高速集中掃描；雙服務(wù)器以及備份光盤數(shù)據(jù)等等，這樣可以讓各類人事檔案資料及時、完整、準(zhǔn)確地歸檔，又能保證檔案管理的安全。針對人力資源檔案的應(yīng)用，單位還需要搭建相應(yīng)的查詢系統(tǒng)，以幫助檔案管理人員和有使用需求的員工借助計算機快速完成信息檢索，加強檔案資料的數(shù)字化和智能化管理。對于各個信息平臺和系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)定期做好檢查，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的隱患和不足，并進行改進和完善，由此使行政事業(yè)單位的信息管理平臺和系統(tǒng)更加高效、便捷且安全。

（三）加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，做好信息管理

互聯(lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，在提升了工作效率和質(zhì)量的同時，也不可避免地會加劇網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。行政事業(yè)單位的人力資源檔案資料非常重要，影響的不僅是員工自身，更會影響單位本身。作為公職人員，一旦單位員工的信息泄露，就會造成極大的隱患。行政事業(yè)單位在積極推動自身信息化建設(shè)的同時，也應(yīng)當(dāng)做好網(wǎng)絡(luò)安全防護，加強對檔案信息的安全管理。單位可以應(yīng)用信息加密技術(shù)，通過數(shù)據(jù)簽名、身份證認證、指紋認證、人臉認證等方式來有效提高職工登錄平臺和系統(tǒng)的安全性。通過應(yīng)用數(shù)據(jù)加密和密鑰交換，規(guī)避系統(tǒng)中的算法漏洞，強化信息收集、傳遞過程中的薄弱環(huán)節(jié)，提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

五、加強人才培訓(xùn)，提高檔案管理團隊專業(yè)素養(yǎng)

要切實提高行政事業(yè)單位人力資源檔案管理的能力和水平，不僅要在意識形態(tài)、制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理方式創(chuàng)新上下功夫，最重要的是要重視管理人員和團隊的建設(shè)與發(fā)展，致力于提高負責(zé)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和思想認識，強化其職業(yè)道德和責(zé)任感。

（一）加強單位思想政治教育

行政事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作自身具有很強的專業(yè)性，政治性特征非常明顯，單位的工作也多牽涉政治領(lǐng)域，因此除了做好物理層面的安全防護之外，更應(yīng)當(dāng)筑牢負責(zé)檔案管理工作人員的思想根基，使其從意識形態(tài)上做出轉(zhuǎn)變，真正意識到人力資源檔案管理工作的重要性，增強對做好這份工作的自覺性和認同感，始終保持正確的政治方向，提高自身政治覺悟，從而做好思想和行動的統(tǒng)一。行政事業(yè)單位就必須要加強對全員的思想政治教育，宣傳國家有關(guān)行政事業(yè)單位檔案管理所做出的政策要求及規(guī)章制度，增強單位全員的使命感和責(zé)任感，使其能夠自覺主動地進入到工作的落實實踐中。

（二）組織員工參與培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

鑒于目前多數(shù)行政事業(yè)單位的人力資源管理部門成員學(xué)歷不高，專業(yè)知識和技能缺乏，學(xué)習(xí)能力低下，整體素養(yǎng)參差不齊的情況，單位就必須致力于建設(shè)更加專業(yè)的人力資源檔案管理團隊，提高管理人員的綜合素養(yǎng)。行政事業(yè)單位要組織人力資源檔案管理人員參與各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其能夠掌握更加全面正確的檔案管理知識和技能。單位可將員工的培訓(xùn)學(xué)習(xí)、工作情況、考核績效、工資待遇等掛鉤，從而激發(fā)員工積極參與各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動的動力，在單位內(nèi)部營造出濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，從而促使單位檔案管理人員以及其他員工及時更新其管理理念，增強自覺學(xué)習(xí)的意識和能力，主動拓寬自身知識領(lǐng)域，發(fā)展自身更多技能，充分滿足新時期下對于行政事業(yè)單位各項工作所提出的要求。行政事業(yè)單位的管理者自身應(yīng)當(dāng)堅持終身學(xué)習(xí)的理念，既要對與檔案管理有關(guān)的政策文件、法律法規(guī)和專業(yè)知識有一定的了解，也要對單位的實際檔案管理事務(wù)有充分的把握，更要積累起人力資源管理、現(xiàn)代企業(yè)管理等專業(yè)領(lǐng)域知識，提高管理者自身的管理能力和水平，才能夠指導(dǎo)各項管理工作的順利展開。

（三）提高管理人員信息素養(yǎng)

社會在快速發(fā)展的進程中促使各行各業(yè)的競爭變得愈加激烈，即便是行政事業(yè)單位也面臨著自身服務(wù)工作質(zhì)量不盡如人意、難以樹立良好公共形象的情況，要想改變這一現(xiàn)狀，行政事業(yè)單位就不僅要注重對職工專業(yè)領(lǐng)域的知識技能培訓(xùn)，更應(yīng)當(dāng)使其具備符合新時期下優(yōu)秀人才和團隊的基本素養(yǎng)，包括協(xié)調(diào)和組織能力、合作精神以及信息素養(yǎng)。行政事業(yè)單位要創(chuàng)設(shè)一個良好的內(nèi)部溝通環(huán)境，促進內(nèi)部各部門各崗位的協(xié)調(diào)溝通，使各單位、各崗位能夠明確人事管理部門的工作需求，進而配合和支持其工作，及時反饋檔案管理中存在的問題，而單位更需要大力支持負責(zé)人力資源檔案管理的職工熟練掌握計算機知識和操作技能，以推動當(dāng)前行政事業(yè)單位人力資源檔案管理數(shù)字化發(fā)展進程。單位可以專門組織計算機操作技能培訓(xùn)活動，鼓勵單位全員參與。

而行政事業(yè)單位在面向社會招聘人力資源檔案管理人才時，更應(yīng)當(dāng)嚴格考察應(yīng)聘人員的綜合素養(yǎng)，把控其學(xué)歷和專業(yè)以及實踐經(jīng)驗。在招聘工作完成后，采取以老帶新的培訓(xùn)方式，促進新老員工的協(xié)作互動，從而組建一支高素質(zhì)的人力資源檔案管理隊伍。

六、結(jié)束語

現(xiàn)代社會不斷發(fā)展和變化的今天，行政事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作也必然要與時俱進，做好管理理念、方式的改革和創(chuàng)新。人力資源的檔案管理在行政事業(yè)單位的管理中地位突出，作用顯著，做好對行政事業(yè)單位人力資源檔案的科學(xué)管理，有助于幫助行政事業(yè)單位招聘到更多符合自身管理和發(fā)展需要的專業(yè)人才，實現(xiàn)對人力資源的優(yōu)化配置，充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢和潛能，提高行政事業(yè)單位的整體管理能力和水平。