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        關(guān)于提高紙質(zhì)檔案美觀度的思考

        2022-02-03 22:28:34董敏
        檔案天地 2022年1期
        關(guān)鍵詞:蓋印手寫美觀

        董敏

        檔案整理既是一門科學,也是一門藝術(shù)。一盒盒整理漂亮美觀的檔案,常常給人以賞心悅目的視覺享受。然而,現(xiàn)實中人們經(jīng)常見到的檔案,卻并不都盡人意。筆者在到有關(guān)部門指導時,發(fā)現(xiàn)一些影響檔案美觀的問題,概括起來主要有:整理紙質(zhì)文件材料拆除原書釘時損傷了檔案;裝訂不整齊;歸檔章蓋不正、印章欠清晰;填寫歸檔章里的內(nèi)容字跡潦草,不好辨認,甚至存在諸多糾錯改動;檔案盒正面和脊背內(nèi)容為手寫,欠正規(guī);雖為印刷字體,但文字和數(shù)字不整齊。這些問題如不及時糾正,將會為今后檔案進館帶來諸多麻煩,影響?zhàn)^藏檔案的整體美觀度。為解決上述問題,筆者認為可采取以下措施,較好地改善紙質(zhì)檔案的整體美觀度。

        一、對需要歸檔的文件材料,立檔單位宜在文件材料形成過程中直接規(guī)范化裝訂,以提高檔案美觀度

        所謂檔案美觀度,是指檔案完美的程度。提高檔案美觀度,主要是指在檔案形成的過程中,包括去除原有易銹蝕氧化的金屬或塑料裝訂物、蓋歸檔章、填寫檔號、檔案盒封面及側(cè)脊蓋印等各個環(huán)節(jié)工序精細規(guī)范,并盡量減少對檔案的二次損傷。

        立檔單位在對歸檔的文件材料進行裝訂前,首先應檢查文件材料的字跡清晰度,并對字跡模糊的頁予以更換。裝訂有兩種選材:第一種是線裝訂。較厚的文件材料,宜采取“三孔一線”裝訂;較薄的,可采取直角裝訂[1]。第二種是不銹鋼釘裝訂。采用此法,必須選取優(yōu)質(zhì)不銹鋼釘裝訂。這種裝訂最快捷省事,當然,對于保管期限10年的,一般金屬材質(zhì)裝訂即可。

        在文件材料形成過程中,對需要歸檔的文件材料直接進行規(guī)范化裝訂,至少有兩點好處:一是歸檔文件材料的原始形態(tài)得到了保護,避免了因拆除不符合要求的金屬或塑料裝訂物對檔案造成二次損傷;二是可減少去除不符合要求的裝訂物這道工序,減少工作量,從而提高整檔效率。當然,對于比較厚的文件材料,可選用左側(cè)三點一線裝訂。

        在文件材料形成過程中進行規(guī)范化裝訂,只能局限于立檔單位自身形成的文件材料。對于外來文件材料,在整檔時仍然需要拆除原有易銹蝕氧化的金屬或塑料裝訂物,損傷檔案之情形仍不可避免。要從根本上避免這種情況發(fā)生,尚需采取更加強有力的措施,即通過國務(wù)院以行政法規(guī)或國家檔案局以部門規(guī)章的形式,對文件材料裝訂進行規(guī)范化約束,全面推行國家機關(guān)、事業(yè)單位在文件材料形成過程中采用優(yōu)質(zhì)不銹鋼釘裝訂之規(guī)定,這樣可從根本上解決整檔的二次損傷問題,并大大提高工作效率。

        二、篆刻更加實用的歸檔章,減少手工書寫內(nèi)容,提高工作效率

        歸檔章一般包含全宗號、年度、件號、機構(gòu)或問題、保管期限、頁數(shù)六部分內(nèi)容。歸檔章大小一般為長45毫米,寬16毫米[1],歸檔章格式有三種可供選擇,分別展示如下:

        第一種,為通用歸檔章。歸檔單位刻制一枚歸檔章即可,6空內(nèi)容需全部手寫,格式如下:

        第二種,為選填式歸檔章。即全宗號、保管期限為固定刻制,其余內(nèi)容為手工填寫。此歸檔章填寫內(nèi)容相對簡化,但歸檔單位需制永久、30年、10年歸檔章各一枚,格式如下:

        第三種,為代碼式選填歸檔章。即保管期限用代碼表示,永久代碼為Y,30年代碼為D30,10年代碼為D10。全宗號不變。格式如下:

        第一種歸檔章為通用型,6空內(nèi)容需要全部手寫,比較麻煩;第二種、第三種歸檔章為選填型,每個章2空為固定刻制,4空為手寫,可以減少三分之一的工作量。立檔單位宜選擇篆刻第二種或第三種歸檔章較為便捷省事,而且能提高工作效率。

        三、定購專屬檔案盒,減少手工蓋印數(shù)量,提高檔案美觀度

        檔案盒是檔案的顏面,檔案盒正面和脊背填寫的內(nèi)容潔凈美觀,能從視覺上提高檔案的整體美觀度。檔案盒正面是立檔單位名稱,有的單位用毛筆書寫,有的用粗水筆書寫,也有的刻制蓋印,效果皆不美觀。若檔案盒脊背上的內(nèi)容較多,無論是手寫還是刻制蓋印,都難以達到理想效果。手寫顯得不正規(guī),蓋印又存在蓋不正、字體色澤不勻,有邊緣等問題。為減少檔案盒手寫和蓋印數(shù)量,檔案數(shù)量較多的立檔單位,可在檔案盒生產(chǎn)廠家集中定購適合本單位的專用檔案盒,檔案盒上印刷立檔單位名稱、全宗號、保管期限(永久、30年)、盒號等固定內(nèi)容。由于減少了手工操作量,這樣既美觀又省事,還能大大改善檔案的整體美觀度,提高整檔效率。

        參考文獻:

        [1]中華人民共和國檔案行業(yè)標準[DA/T 22-2015].北京:國家檔案局2015-10-25

        作者單位:山東省海陽市檔案館

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