文/余笑路

存在的問題

對檔案管理工作重視度不夠

檔案管理硬件設(shè)施落后

檔案管理專業(yè)水平偏低

檔案信息化管理水平落后

檔案管理具有隨意性

目前，我國社保檔案管理工作的低效率、高成本、低水平、高能耗的管理方式與我國社保檔案管理要求不符。要推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，加強檔案人才培養(yǎng)、提高檔案人員素質(zhì)、盡快建設(shè)一支高素質(zhì)和具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊伍至關(guān)重要。同時隨著城鄉(xiāng)一體化建設(shè)速度的不斷加快，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險問題得到社會各界的廣泛關(guān)注。因此，規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理工作，保證檔案真實、完整和安全，確保城鄉(xiāng)居民社會保險業(yè)務經(jīng)辦工作順利開展，更好地為參保單位及個人提供服務就顯得越來越重要。

社會保險檔案管理存在的問題

對檔案管理工作重視度不夠。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面、強化社會保險基金的征繳和確保離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理。加上社會保險檔案管理工作是近年來才開始開展的，其重視度不夠，社會保險檔案管理作用無法得到充分發(fā)揮。

檔案管理硬件設(shè)施落后。一是沒有專門的檔案管理庫房。根據(jù)人社部、國家檔案局有關(guān)規(guī)定和國標《社會保障服務中心設(shè)施設(shè)備要求》，部分單位還存在檔案專用庫房承重不達標、檔案安全保管受到威脅等問題。二是庫房安全措施不到位。業(yè)務檔案安全是檔案管理的重中之重，要時刻繃緊檔案安全弦。目前還存在后續(xù)硬件建設(shè)投入不足，“九防”措施落實不到位，空調(diào)、滅火器等硬件更新維護不及時等問題。

檔案管理專業(yè)水平偏低。社會保險檔案種類多、數(shù)量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業(yè)的知識和技術(shù)支撐。從社會保險檔案管理人員配備現(xiàn)狀來看，許多檔案管理人員身兼數(shù)職，且檔案管理專業(yè)知識水平不高，這也影響著社會保險檔案管理的水平。

檔案信息化管理水平落后。目前，社會保險檔案管理模式落后，以人工操作為主，效率不高。在查閱檔案資料的過程中，通常需要耗費大量的時間與精力，特別是數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的開展難度更大，為城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作帶來了不利影響。沒有檔案管理軟件和應用業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)，業(yè)務經(jīng)辦人員仍采用原始的手工錄入方式進行著錄，沒有對檔案進行數(shù)字化掃描，也沒有實現(xiàn)計算機管理和網(wǎng)上檢索，更無法實現(xiàn)業(yè)務檔案數(shù)字化掛接，檔案立卷效率和信息化管理水平較低，不利于檔案安全和風險防控。

檔案管理具有隨意性。一是檔案保管具有隨意性。目前，社會保險業(yè)務檔案管理工作缺乏相應的專項制度進行管理和約束，許多社會保險業(yè)務經(jīng)辦機構(gòu)沒有建立起檔案收集、整理、保管、查閱、保密、銷毀等規(guī)章制度。比如，在社會保險業(yè)務檔案利用工作中，由于沒有嚴格的借閱制度和規(guī)范程序，工作人員對檔案隨意取放，影響了檔案的安全保管和利用。二是檔案存放具有隨意性。一些社會保險機構(gòu)因為辦公用房緊張等問題，沒有專門的檔案室，或是檔案室、辦公室、閱覽室合在一起，導致檔案保管條件不合規(guī)范；有的社會保險機構(gòu)雖然設(shè)有檔案室，但是沒有對社保檔案實行統(tǒng)一集中管理，只統(tǒng)管了文書檔案，而業(yè)務檔案沒存或者只存了一部分。

加強社會保險檔案管理的對策

以統(tǒng)籌兼顧為重點，規(guī)范檔案管理程序。要按照“人人都要管檔案，事事都要有檔案”的總體要求，著力構(gòu)建“分工明確、責任到人、齊抓共管、層層落實”的檔案管理體系。要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國社會保險法》等制定城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案分類大綱，并明確保管期限。對各類檔案而言，要制定相應的管理制度，形成健全的制度體系，確保檔案管理工作有章可循。要進一步完善各種檔案管理制度，如檔案歸檔系統(tǒng)、檔案調(diào)查（借閱）系統(tǒng)、檔案工作保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案管理人員評估方法等，不斷完善程序，做好過程評審工作，嚴格遵守文件的收集、歸檔和傳輸，保證文件的安全性。

以規(guī)范化建設(shè)為硬指標，加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理部門要積極尋求支持，做好檔案管理設(shè)施的添置和更新，統(tǒng)一規(guī)劃標準化檔案室建設(shè)，有效增加硬件和軟件設(shè)施的投入。一是要有完備的檔案管理設(shè)施和設(shè)備。建立專門的防火防汛防潮綜合檔案室，安裝空調(diào)、除濕器、滅火器等設(shè)備；經(jīng)常檢查防洪、防盜、防光、防高溫等設(shè)施并制定安全措施。二是要加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。實施城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案計算機輔助管理，通過計算機、掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、音像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)檔案并存。

以問題導向為牽引，促進檔案管理信息化。隨著人們生活方式的改變，信息化管理已經(jīng)成為一種趨勢，檔案信息化管理工作迫在眉睫。電子檔案管理能有效提高檔案管理的社會效益與經(jīng)濟效益，破除紙質(zhì)檔案管理模式，構(gòu)建“平臺+檔案”模式，可以將大量的紙質(zhì)材料檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進行存放，借助互聯(lián)網(wǎng)就可以調(diào)用數(shù)據(jù)。加強檔案資料的整合，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)互通。形成電子檔案云存儲管理系統(tǒng)和本地留存“雙向備份”，解決電子檔案數(shù)據(jù)占據(jù)存儲空間大、管理不安全、調(diào)閱不便捷等問題，實現(xiàn)社會保險檔案電子化即時建檔、存檔、歸檔，確保參保信息全程留痕、可溯可查。

以提質(zhì)增效為目的，健全優(yōu)質(zhì)化檔案服務。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，通過互聯(lián)網(wǎng)共享不屬于保密范圍的檔案信息，積極提供服務，提高業(yè)務水平，增強利用檔案服務的能力，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，以及檔案的服務利用水平。要加強推廣宣傳力度，通過建立相應的微信公眾號或與其他部門進行合作推廣，提高城鄉(xiāng)居民的線上知曉率，并附贈介紹相應的填報、操作程序與規(guī)范要求，提高居民使用效率。定期對電子檔案系統(tǒng)進行升級，提高其數(shù)據(jù)傳輸力度，提高服務質(zhì)量。結(jié)合社保管理需要進一步進行程序開發(fā)，提高其功能性與其他服務的關(guān)聯(lián)性，幫助參保群眾在填報信息的同時能完成其他信息的填寫操作，進一步提高檔案管理的完整性。

以培訓提升為抓手，構(gòu)建專業(yè)化檔案隊伍。社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識，具備計算機實際操作能力。為此，社保部門應與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，積極組織社保檔案管理人員進行相關(guān)業(yè)務培訓，開展經(jīng)驗交流。同時，要加強檔案管理人員的思想、作風建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務精湛的社會保險檔案管理隊伍。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作水平的高低，針對工作人員中沒有檔案專業(yè)人員的現(xiàn)實，組織專、兼職檔案管理員積極參加省、市、縣舉辦的檔案培訓班或培訓會議，并采用“走出去”的方法到先進單位實地學習檔案收集、整理、歸檔、立卷的先進經(jīng)驗，不斷提升檔案管理工作水平。同時還可以采用“請進來”的辦法，邀請上級社會保險檔案管理業(yè)務骨干前來檢查指導工作,并就檔案管理標準及方法、法律法規(guī)、計算機運用、軟件操作等方面進行培訓，促進檔案管理人員不斷提高知識水平和技能。

我國的社會保障體系正在不斷完善的過程中，社會保險檔案管理也將隨之不斷發(fā)展。建立完善、規(guī)范化的社會保險業(yè)務檔案管理體系，是我國推進覆蓋城鄉(xiāng)居民一體化社會保障體系建設(shè)的根本，也是社保及相關(guān)部門的職責。把握好上述環(huán)節(jié)，將會在推動社會保險檔案管理規(guī)范化進程、保障社會保險檔案服務社會保險經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務工作、維護廣大參保者切身利益和加強國家檔案資源建設(shè)方面發(fā)揮更大作用。建立信息化社保檔案管理體系已成必然，相關(guān)部門一定要抓住全民社保信息化這一工作發(fā)展契機，充分借助像云計算、大數(shù)據(jù)這樣的先進信息化手段，加速完善社保檔案信息化管理信息數(shù)據(jù)工作，提高社保檔案信息化管理中的數(shù)據(jù)質(zhì)量，認真走好規(guī)范化、信息化社保業(yè)務檔案管理道路。