徐亦平

(四川電力設(shè)計(jì)咨詢有限責(zé)任公司 四川成都 610000)

企業(yè)在信息化建設(shè)與數(shù)字轉(zhuǎn)型過(guò)程中，電子文件大量產(chǎn)生并增速迅猛，這些電子文件貫穿于生產(chǎn)和管理的全過(guò)程，是企業(yè)各類活動(dòng)的真實(shí)記錄和重要的檔案信息資源[1]。2020 年以來(lái)，電力行業(yè)逐步將勘測(cè)設(shè)計(jì)電子文件歸檔和電子檔案管理提上日程，并制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度，新檔案法規(guī)定“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，因此梳理勘測(cè)設(shè)計(jì)電子文件單軌制管理流程，從宏觀上構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)協(xié)同與流轉(zhuǎn)，建立電子文件可信歸檔和電子檔案長(zhǎng)期保管系統(tǒng)，勢(shì)在必行。

1 美國(guó)聯(lián)邦政府?dāng)?shù)字檔案館系統(tǒng)ERA2.0案例

美國(guó)國(guó)家檔案與文件署的電子文件檔案館（ERA）項(xiàng)目，曾經(jīng)作為最有代表性和實(shí)踐性的項(xiàng)目之一，因?yàn)槠銭RA1.0 系統(tǒng)在功能、實(shí)施、運(yùn)維等方面暴露出來(lái)不少問(wèn)題，所以ERA2.0在此基礎(chǔ)上重新梳理了電子文件移交業(yè)務(wù)和系統(tǒng)需求，更好地實(shí)現(xiàn)電子文件及其元數(shù)據(jù)的移交、接收、歸檔和提供利用。

ERA2.0 從整體上將系統(tǒng)功能定義為三大虛擬工作區(qū)[2]：“存取”“存儲(chǔ)”與“查詢”工作區(qū)，對(duì)應(yīng)3 個(gè)功能即子文件的移交、進(jìn)館處理和長(zhǎng)期保存。據(jù)此設(shè)計(jì)出了“業(yè)務(wù)對(duì)象管理”“數(shù)字處理環(huán)境”“數(shù)字對(duì)象倉(cāng)儲(chǔ)”三大核心模塊[3]。

如圖1 所示，BOM 模塊對(duì)原生電子文件和紙質(zhì)檔案數(shù)字化版本做實(shí)施準(zhǔn)備，DPE 模塊對(duì)電子檔案做接收和處理，最后的DOR模塊保證數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存和開放利用，ERA2.0整個(gè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)字檔案的自動(dòng)化管理。

圖1 ERA2.0系統(tǒng)功能及工作區(qū)

與ERA2.0三大核心模塊理念相一致，企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)依然遵循相似的階段——?dú)w檔移交、數(shù)據(jù)處理、長(zhǎng)期保存，主要是存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間。企業(yè)數(shù)字檔案館不同于實(shí)體的檔案庫(kù)房獨(dú)立存放大量紙質(zhì)檔案，或紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化版本（掃描件），滿足方便利用的需求，而是與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合，在流程上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，讓電子文件在整個(gè)生命周期滿足來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)中的流程再造

借鑒ERA2.0關(guān)于電子檔案管理的思路，電力勘測(cè)設(shè)計(jì)領(lǐng)域的數(shù)字檔案館建設(shè)要從業(yè)務(wù)特點(diǎn)和歸檔流程等方面重新梳理，需要全面部署電子文件管理和長(zhǎng)期保存系統(tǒng)[4]，即具有電子文件管理和歸檔保存功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（勘測(cè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)），所謂流程再造，就是基于業(yè)務(wù)阻隔、數(shù)據(jù)孤島、系統(tǒng)自循環(huán)困境的改進(jìn)。以勘測(cè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館為例，以往，數(shù)字檔案館沒(méi)有設(shè)置文件管理功能，甚至沒(méi)有設(shè)置文件接收，勘測(cè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)“達(dá)成生產(chǎn)成品交付所需要的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”，并沒(méi)有業(yè)務(wù)之外歸檔或長(zhǎng)期保存利用的環(huán)節(jié)，這種停留在各自業(yè)務(wù)層面的自循環(huán)系統(tǒng)，并不是“電子文件管理和長(zhǎng)期保存系統(tǒng)”。

在電子文件“單軌制”[5]運(yùn)行管理模式中，文件從生成到銷毀或永久保存的整個(gè)生命周期都不會(huì)出現(xiàn)非電子形式的文件類型，是一種純粹的電子化運(yùn)作模式[6]，數(shù)字檔案館建設(shè)改變了檔案工作原有的文件收集、分類、整理、錄入、利用的方式，傳遞手段也發(fā)生了根本性變化，越來(lái)越強(qiáng)調(diào)信息采集、描述、組織、存儲(chǔ)、檢索和提供利用的方式，強(qiáng)調(diào)與其他系統(tǒng)之間的集成，以及業(yè)務(wù)流程的銜接，所謂“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”正是對(duì)傳遞中子文件的客觀要求。

2.1 勘測(cè)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造

勘測(cè)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程如圖2所示。該流程是勘測(cè)設(shè)計(jì)過(guò)程管理所涉及的流程環(huán)節(jié)，也是目前公司勘測(cè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)中構(gòu)建的新業(yè)務(wù)流程，該流程圖保證了勘測(cè)設(shè)計(jì)電子文件的來(lái)源可靠、程序規(guī)范，同時(shí)融入了電子文件管理和歸檔保存功能，打破了原有的業(yè)務(wù)邊界與流程。

圖2 勘測(cè)設(shè)計(jì)過(guò)程管理業(yè)務(wù)流程

2.1.1 系統(tǒng)文件待歸檔區(qū)（自動(dòng)歸檔準(zhǔn)備）

以勘測(cè)設(shè)計(jì)原始文件為例，將需要?dú)w檔的原始文件與流程對(duì)應(yīng)設(shè)置，如設(shè)置原檔類型為Y1-Y8，分別對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中的哪些流程，便于之后自動(dòng)分類匯總。根據(jù)Y1-Y8的原檔類型設(shè)置自動(dòng)提取并匯總到待歸檔臺(tái)賬中。待歸檔區(qū)的每一條記錄，對(duì)應(yīng)走過(guò)的每一個(gè)流程，在移交的時(shí)候，會(huì)自動(dòng)把流程對(duì)應(yīng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、表單PDF文件、批量附件進(jìn)行歸檔。

2.1.2 最終歸檔節(jié)點(diǎn)的確認(rèn)

如圖3 所示，勘測(cè)設(shè)計(jì)過(guò)程管理流程圖中電子文件歸檔有兩個(gè)環(huán)節(jié)：設(shè)計(jì)四校審（成品驗(yàn)證）之后和正式出版之后（如圖4 所示），這種情況會(huì)出現(xiàn)兩處歸檔的電子文件內(nèi)容或版式不一致，無(wú)法保證電子檔案唯一性。所以，根據(jù)勘測(cè)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程以及電子文件歸檔要求，最合適的歸檔節(jié)點(diǎn)應(yīng)設(shè)置在“成品發(fā)送”之后，使現(xiàn)場(chǎng)文件與歸檔電子文件一致，同時(shí)保證設(shè)計(jì)人員對(duì)電子文件全流程可追溯、可反饋。

圖3 改進(jìn)前電子文件歸檔環(huán)節(jié)

圖4 改進(jìn)后電子文件歸檔環(huán)節(jié)

2.2 數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)流程

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)也涉及多個(gè)流程且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)各環(huán)節(jié)密切相關(guān)：電子文件接收、電子文件四性檢測(cè)、歸檔信息包XML封裝、電子檔案長(zhǎng)期保管、電子檔案利用及審批等。

2.2.1 電子檔案接收流程

該流程主要是指接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如勘測(cè)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)）電子文件的移交歸檔，與勘測(cè)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程相對(duì)應(yīng)，將上一環(huán)節(jié)待歸檔的電子文件完整接收[7]，并在功能上支持?jǐn)?shù)據(jù)批量導(dǎo)入，這一環(huán)節(jié)是數(shù)字檔案館延伸原有業(yè)務(wù)邊界和流程的主要表現(xiàn)。

2.2.2 電子檔案四性檢測(cè)流程

業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)形成辦理階段、收集歸檔階段、檔案管理階段、長(zhǎng)期保存階段實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的“四性”（真實(shí)性、完整性、可用性、安全性）檢測(cè)方案。（1）真實(shí)性，通過(guò)對(duì)歸檔數(shù)據(jù)包結(jié)構(gòu)中所涉及的元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行檢測(cè)，運(yùn)用哈希值MD5 數(shù)字摘要算法保證其來(lái)源可靠；（2）完整性，通過(guò)校驗(yàn)保證電子文件信息構(gòu)成完整、元數(shù)據(jù)完整，以及特殊軟硬件完整；（3）可用性，指電子文件的可讀性、可被利用性，如文件信息識(shí)別、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體兼容性和外觀是否完好；（4）安全性，電子文件歸檔保存后，定期抽查是否可用以及存儲(chǔ)介質(zhì)或服務(wù)器有無(wú)病毒入侵，以及物理存儲(chǔ)介質(zhì)是否制訂備份計(jì)劃。

2.2.3 電子檔案封裝流程

勘測(cè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)接口，直接訪問(wèn)數(shù)字檔案館提供的封裝WS 服務(wù)（Web Service 封裝服務(wù)），提交相應(yīng)的元數(shù)據(jù)和附件，經(jīng)過(guò)打包、簽名和上傳，WS服務(wù)接口中，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)歸檔信息、與檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并滿足元數(shù)據(jù)匹配對(duì)應(yīng)的四性檢測(cè)要求[8]。

2.2.4 電子檔案長(zhǎng)期保管流程

電子檔案的長(zhǎng)期保存，主要是指保存方案和存儲(chǔ)環(huán)境，保存方案即業(yè)務(wù)系統(tǒng)將需要長(zhǎng)期保存的檔案封裝成長(zhǎng)期保存信息包，并推送至數(shù)字檔案館長(zhǎng)期保管節(jié)點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)及電子文件存儲(chǔ)關(guān)系結(jié)構(gòu)清晰，勘測(cè)設(shè)計(jì)工程原始檔案，歸檔條目、歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)及附件，均單獨(dú)存儲(chǔ)；在線存儲(chǔ)按分類規(guī)則以多級(jí)文件夾的形式存儲(chǔ)電子檔案，并建立相應(yīng)的文件夾命名規(guī)則，文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)可配置，以便脫離應(yīng)用系統(tǒng)本身后，也能順利找到所需要的電子檔案[9]。

2.2.5 數(shù)字檔案利用流程

根據(jù)電子檔案信息的利用需求，數(shù)字檔案館門戶檔案利用包括信息發(fā)布：檔案規(guī)章制度的展示，包括國(guó)家、行業(yè)和公司級(jí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；檔案資源檢索：關(guān)鍵詞查詢、組合查詢、條件查詢、目錄樹瀏覽、跨檔案門類查詢等方式，并實(shí)現(xiàn)電子文件的全文檢索功能，提高查全率與查準(zhǔn)率；靈活瀏覽和下載權(quán)限，簡(jiǎn)化檔案人員的審核與控制，最大限度地實(shí)現(xiàn)條目級(jí)放權(quán)、全文級(jí)適度賦權(quán)并加以時(shí)限控制；借閱利用方面，利用者可以在檢索到相關(guān)條目后，直接瀏覽或者申請(qǐng)借閱，根據(jù)權(quán)限配置相應(yīng)流程；此外，系統(tǒng)配置日志管理功能，方便記錄瀏覽足跡及審批過(guò)程。

3 數(shù)字檔案館特點(diǎn)及系統(tǒng)效果

基于勘測(cè)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)勘測(cè)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件的直接歸檔，信息化條件下實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作流程再造，在企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一應(yīng)用、共享、便捷的檔案信息利用平臺(tái)，搭建起成規(guī)模、成體系、適應(yīng)當(dāng)今數(shù)字時(shí)代的檔案管理新模式。

3.1 元數(shù)據(jù)管理

隨著業(yè)務(wù)發(fā)展變化，檔案類型不斷增多，檔案元數(shù)據(jù)的收集會(huì)因業(yè)務(wù)類型不同而發(fā)生變化，通過(guò)元數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)各門類檔案元數(shù)據(jù)可配置、可定義，貼合業(yè)務(wù)需求，提高檔案收集工作的靈活性。

3.2 檔案資源數(shù)字化

企業(yè)檔案數(shù)字化主要有兩個(gè)過(guò)程，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)收集與歸檔，數(shù)字化掃描應(yīng)用OCR技術(shù)亦可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)檔案信息。

3.3 檔案管理信息化

信息化的關(guān)鍵點(diǎn)在于流程再造，數(shù)字檔案館將檔案管理的各個(gè)流程固化在系統(tǒng)中，建立了與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)連接，也實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的有效收集，通過(guò)數(shù)字檔案館檔案信息的存儲(chǔ)、利用也都以信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)[10]。

3.4 檔案知識(shí)服務(wù)化

檔案知識(shí)服務(wù)是檔案信息化發(fā)展的內(nèi)在要求，強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案館的知識(shí)屬性，通過(guò)大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，挖掘用戶需求、改善用戶體驗(yàn)，變被動(dòng)利用為主動(dòng)服務(wù)，有選擇、有針對(duì)性地提供利用，更好地發(fā)揮檔案輔助決策的價(jià)值。

3.5 數(shù)字檔案館與企業(yè)自身業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度融合

數(shù)字檔案館既是一個(gè)可以獨(dú)立存在的系統(tǒng)，同時(shí)又必須和公司現(xiàn)有信息化成果、底層架構(gòu)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行深度融合，通過(guò)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄、技術(shù)統(tǒng)一構(gòu)架等多種方式，文檔中心管理實(shí)現(xiàn)了組織機(jī)構(gòu)、人員統(tǒng)一、賬號(hào)唯一、消息互通等深度融合。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，是基于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和再造實(shí)現(xiàn)的，充分了解業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案的檢索與提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案在企業(yè)中的知識(shí)服務(wù)、輔助決策參考的屬性，更好地助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。