朱玥樺， 林 露， 張 琪， 吳保根

(東華大學(xué) 發(fā)展聯(lián)絡(luò)處，上海 200051)

校友是高校的寶貴財(cái)富，是能為高校教育事業(yè)發(fā)展帶來(lái)潛在的人力、物力、財(cái)力、信息、社會(huì)關(guān)系與美譽(yù)度等的重要資源。20世紀(jì)末以來(lái)，我國(guó)越來(lái)越多的高校意識(shí)到校友工作的重要性，開(kāi)始嘗試開(kāi)發(fā)和利用校友資源，依托校友的力量助力學(xué)校發(fā)展。作為高校與校友聯(lián)絡(luò)溝通的基礎(chǔ)性工作和有效工具，校友檔案顯得尤為重要，可以說(shuō)校友檔案越完善，與校友的聯(lián)絡(luò)溝通越高效，越有利于校友資源的開(kāi)拓。然而，目前國(guó)內(nèi)高校校友檔案開(kāi)發(fā)工作可供推廣的好的做法并不多，對(duì)校友檔案的理論研究時(shí)間也不長(zhǎng)，筆者在中國(guó)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)中按“主題”分類搜索“校友檔案”，最早的研究論文發(fā)表于2007年且后期的研究成果也難以對(duì)現(xiàn)實(shí)工作提供實(shí)質(zhì)性支撐。如何及時(shí)高效地獲取校友信息，促進(jìn)高校與校友的有效溝通，是校友工作者面臨的難題，也是本文研究的意義所在。

一、高校校友檔案的內(nèi)涵

1.高校校友檔案的界定

目前，高校校友檔案的研究人員以檔案工作者居多，多是從檔案角度出發(fā)，對(duì)校友的內(nèi)涵把握有失偏頗。比如將校友檔案定義為“高校各類在校生、應(yīng)往屆畢業(yè)生在校期間及畢業(yè)后形成的對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”[1]。該定義中的校友在狹義內(nèi)涵即一所學(xué)校的各類學(xué)歷教育畢業(yè)生的基礎(chǔ)上向前延伸到了在校生。而廣義上的校友是指在同一所學(xué)校學(xué)習(xí)、工作過(guò)的學(xué)生、教職工或擔(dān)任過(guò)學(xué)校各種名譽(yù)職務(wù)者的統(tǒng)稱。校友身份獲得的時(shí)間點(diǎn)不是“畢業(yè)”，而是“離?！?，畢業(yè)只是離校的一種原因，此外退學(xué)、肄業(yè)、離職、退休等均可以導(dǎo)致離校，從而成為校友。為了凝聚更多的校友力量，在實(shí)際工作中一般也都采用廣義上的校友定義。因此，高校校友檔案的內(nèi)涵可以拓展為在一所高校學(xué)習(xí)、工作過(guò)的學(xué)生、教職工或各類名譽(yù)職務(wù)者在校期間及離校后形成的對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄。

2.高校校友檔案開(kāi)發(fā)的意義及內(nèi)容

校友檔案開(kāi)發(fā)的內(nèi)容應(yīng)以“對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)是否有保存價(jià)值”作為主要判斷標(biāo)準(zhǔn)[2-5]。這三者是一個(gè)遞進(jìn)包含關(guān)系，對(duì)社會(huì)有保存價(jià)值的必然值得學(xué)校保存，對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的也必然是校友個(gè)人檔案中較為重要的內(nèi)容。因此，保存對(duì)校友個(gè)人有價(jià)值的信息資料是校友檔案內(nèi)容開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵一環(huán)，對(duì)校友工作的服務(wù)能力、效率、質(zhì)量乃至后期由服務(wù)到反哺的轉(zhuǎn)化都有著深遠(yuǎn)的影響。

建立完備的校友檔案，可以尋之有道，有助于快速獲得聯(lián)系校友的有效途徑，提升服務(wù)能力；可以言之有物，通過(guò)事先全面了解校友的相關(guān)信息，快速消除前期聯(lián)系過(guò)程中的疑慮，提高溝通效率；可以用之有方，通過(guò)深入挖掘校友性格特征、興趣愛(ài)好、社交偏好、事業(yè)發(fā)展等個(gè)性化信息或需求，有針對(duì)性地提供個(gè)性化定制的校友服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，用服務(wù)催生校友對(duì)母校的反哺行動(dòng)。

要建立完備的校友檔案，需要采集海量的數(shù)據(jù)加以支撐。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，判斷“對(duì)個(gè)人是否有保存價(jià)值”的標(biāo)準(zhǔn)不宜過(guò)于刻板，要不拘一格，從校友個(gè)人的角度換位思考，除了常規(guī)的學(xué)籍檔案、人事檔案、榮譽(yù)檔案登記的信息外，還應(yīng)考慮采集那些能觸景生情引起校友共鳴的信息。如校友在校園生活的印記實(shí)物、師生書(shū)信往來(lái)、班級(jí)或教研活動(dòng)信息、校園媒體上的作品、社團(tuán)或社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等記錄校友成長(zhǎng)成才的信息；校友畢業(yè)之后與母校、老師或同學(xué)之間互動(dòng)方面的信息；校友事業(yè)發(fā)展歷程、終身教育方面的信息記錄；校友的性格特征、興趣愛(ài)好、社交偏好等各種個(gè)性化信息等?？傊皩?duì)個(gè)人是否有保存價(jià)值”本身就是因人而異，建立完備的校友檔案，需要盡可能多渠道、不間斷地搜集更新校友信息。只要技術(shù)成熟、條件上許可，與校友相關(guān)的信息都有保存價(jià)值。

二、高校校友檔案的開(kāi)發(fā)現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

筆者對(duì)國(guó)內(nèi)多個(gè)地區(qū)的50多所高校官網(wǎng)進(jìn)行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)目前還沒(méi)有一所高校將校友檔案單列進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。廈門大學(xué)檔案館官網(wǎng)上設(shè)置有“校友檔案”欄目，但登載的主要是校友捐贈(zèng)的新聞報(bào)道。部分高校將“知名校友”“杰出校友”納入“人物檔案”進(jìn)行開(kāi)發(fā)，如中南大學(xué)2016年開(kāi)展了以知名校友為主的信息征集活動(dòng)并建立校友人物檔案。值得關(guān)注的是，部分高校已開(kāi)始從傳統(tǒng)的學(xué)籍、榮譽(yù)等檔案管理轉(zhuǎn)向關(guān)注校友在校期間的生活、學(xué)習(xí)和社會(huì)活動(dòng)，如上海交通大學(xué)2018年發(fā)起面向畢業(yè)生的檔案信息征集活動(dòng)，征集內(nèi)容包括課堂筆記、日記、與家人及師友的往來(lái)書(shū)信、有意義的贈(zèng)禮、在讀期間有意義且保存完好的生活物品等；華北電力大學(xué)分別在2012和2013年頒布了《華北電力大學(xué)學(xué)生組織社團(tuán)檔案管理辦法》和《華北電力大學(xué)學(xué)生班級(jí)檔案管理實(shí)施辦法》，注重對(duì)學(xué)生組織社團(tuán)和學(xué)生班級(jí)在校期間的紙質(zhì)、實(shí)物和電子聲像檔案的收集?？偟膩?lái)說(shuō)，我國(guó)高校校友檔案的開(kāi)發(fā)工作尚處于起步探索階段，在實(shí)際工作中還存在諸多問(wèn)題。

1.缺乏規(guī)范的制度支撐

目前，檔案館和校友會(huì)是高校涉及校友檔案工作的主要部門。高校檔案館依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》，負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理，但這兩個(gè)辦法中均沒(méi)有設(shè)置校友類目，僅在10個(gè)一級(jí)類目中涉及部分與校友相關(guān)的信息。校友會(huì)則主要管理校友檔案信息。校友會(huì)一般都會(huì)建設(shè)校友信息數(shù)據(jù)庫(kù)作為工作支撐，但由于缺乏規(guī)范的指導(dǎo)意見(jiàn)和管理制度，在校友檔案的卷宗分類上也沒(méi)有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致無(wú)論從收集、整理到歸檔都存在很大的盲目性和隨意性。

2.缺乏有效的數(shù)據(jù)采集方式

主要管理校友檔案信息的校友會(huì)采集信息的方式仍較為傳統(tǒng)，比如:通過(guò)教務(wù)處或研究生院(部)等部門采集新生入學(xué)的基礎(chǔ)信息，構(gòu)建基礎(chǔ)校友信息數(shù)據(jù)庫(kù)；通過(guò)二級(jí)校友組織登記備案理事會(huì)成員及會(huì)員信息、班級(jí)校友秘書(shū)采集提交班級(jí)同學(xué)的基礎(chǔ)信息、校友活動(dòng)采集參與校友的報(bào)名信息、電話或郵件問(wèn)候校友核對(duì)其相關(guān)信息等途徑更新校友信息數(shù)據(jù)。通過(guò)以上方式采集到的多為學(xué)生入學(xué)或畢業(yè)時(shí)登記的基礎(chǔ)信息，且多為靜態(tài)數(shù)據(jù)，無(wú)法完成自主更新。隨著時(shí)間的推移，校友的工作單位、職務(wù)、聯(lián)系電話和聯(lián)系地址等基礎(chǔ)信息也在不斷發(fā)生變化，而數(shù)據(jù)庫(kù)中的這些靜態(tài)數(shù)據(jù)都將成為無(wú)效信息。雖然實(shí)際校友工作中每年都會(huì)有一定比例的數(shù)據(jù)更新，但與高校動(dòng)輒數(shù)十萬(wàn)的校友數(shù)量以及每年成千上萬(wàn)的增長(zhǎng)數(shù)字相比，幾乎忽略不計(jì)。因此，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集方式已難以滿足校友工作的實(shí)際需求。

3.缺乏合理的人員配置

除了幾個(gè)規(guī)模較大的校友會(huì)，如清華大學(xué)校友會(huì)、浙江大學(xué)校友會(huì)等，國(guó)內(nèi)高校校友會(huì)大多存在人員編制緊張的問(wèn)題，一般編制數(shù)為1～5人，有些高校校友會(huì)甚至尚未獨(dú)立成部門，幾乎沒(méi)有能力去做好大體量的校友檔案開(kāi)發(fā)工作。同時(shí)，數(shù)據(jù)采集、挖掘和智能應(yīng)用是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要配置專業(yè)的人才加以支撐，才能從海量的數(shù)據(jù)中獲取有價(jià)值的信息，而這在現(xiàn)實(shí)中也是普遍缺乏的。

三、大數(shù)據(jù)與人工智能技術(shù)在校友檔案開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用

1.應(yīng)用可行性分析

首先，大數(shù)據(jù)是指無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，具備數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)類型多樣化，數(shù)據(jù)呈碎片狀態(tài)廣泛分布、價(jià)值密度低，具有較強(qiáng)時(shí)效性四大特征[6]。校友檔案的信息明顯符合大數(shù)據(jù)的特征：(1)數(shù)據(jù)量大。高校一般都有數(shù)萬(wàn)至數(shù)十萬(wàn)校友，并且每年都以數(shù)以千計(jì)的數(shù)量增加，僅基礎(chǔ)信息就已數(shù)目可觀。(2)數(shù)據(jù)類型多樣化。除了文字、表格外，校友檔案的信息還包括聲像視頻、對(duì)話記錄、實(shí)物掃描件等。(3)數(shù)據(jù)價(jià)值密度低。校友的很多信息廣泛地分布在各類網(wǎng)頁(yè)和社交媒體中，比如使用網(wǎng)絡(luò)時(shí)留下的地理位置、班級(jí)微信群中的對(duì)話記錄、電子相冊(cè)里的老照片掃描件、新聞報(bào)道中的聲像視頻等，這些碎片信息單獨(dú)看似乎并無(wú)太大意義，但多條結(jié)合往往隱藏著巨大的信息價(jià)值。(4)數(shù)據(jù)時(shí)效性強(qiáng)。無(wú)論是校友的地理位置、工作信息還是社交偏好，都是隨時(shí)可能發(fā)生變化的，如果不及時(shí)采集并加以分析，那么掌握的數(shù)據(jù)很可能會(huì)成為無(wú)效數(shù)據(jù)。

其次，大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的突飛猛進(jìn)使得海量信息的存儲(chǔ)不再成為問(wèn)題，而人工智能(AI)技術(shù)的飛速發(fā)展可以改變校友檔案的采集方式，變被動(dòng)等待信息提交為主動(dòng)挖掘有效信息。比如通過(guò)抓取技術(shù)全網(wǎng)搜索知名校友，采取與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)智能比對(duì)的方式，挑選其中匹配的信息關(guān)聯(lián)至校友個(gè)人檔案；開(kāi)發(fā)微信機(jī)器人管理員，及時(shí)傳達(dá)有效信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)互動(dòng)，并智能過(guò)濾將群中有價(jià)值的信息自動(dòng)關(guān)聯(lián)至校友檔案；利用人工智能的快速反應(yīng)代替人工服務(wù)，為校友提供全天候的答疑解惑服務(wù)，及時(shí)送上母校的關(guān)懷，并挖掘校友興趣點(diǎn)和行為習(xí)慣等，針對(duì)性地推送母校資訊和活動(dòng)信息等[7]。

2.校友檔案云平臺(tái)開(kāi)發(fā)思路

(1)實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息的互通互聯(lián)。參照政府政務(wù)大廳“一窗受理、集成服務(wù)”的“一站式”開(kāi)發(fā)理念，提升高校校友工作的地位，將校友檔案云平臺(tái)嵌入高校辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，打通與高校教務(wù)、學(xué)工、團(tuán)委、科研、就業(yè)、人事、檔案等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享通道，消除內(nèi)部信息壁壘，做到校內(nèi)信息數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，避免信息“碎片化”、數(shù)據(jù)“孤島化”等現(xiàn)象。在校友檔案云平臺(tái)中，可通過(guò)大數(shù)據(jù)和AI技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校OA系統(tǒng)中各條塊海量數(shù)據(jù)的有效駕馭，最終可在平臺(tái)上集成校內(nèi)部門登記或發(fā)布與校友相關(guān)的在校期間或離校后的信息，并憑預(yù)設(shè)的識(shí)別標(biāo)識(shí)(比如學(xué)號(hào)/工號(hào)、姓名等)實(shí)現(xiàn)快速對(duì)校友信息進(jìn)行檢索利用。

(2)根據(jù)校友的共性需求或興趣愛(ài)好，開(kāi)發(fā)有特色的模塊化網(wǎng)絡(luò)社交互動(dòng)服務(wù)，如尋找校友、學(xué)籍證明、校友雜志訂閱、校友活動(dòng)發(fā)起與管理、校友商店等，吸引校友主動(dòng)在平臺(tái)上注冊(cè)更新個(gè)人信息，通過(guò)在線獲取服務(wù)、參與線上線下活動(dòng)等舉措增加校友用戶的黏度，從而實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)收集數(shù)據(jù)向主動(dòng)提供數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變。常見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò)社交互動(dòng)服務(wù)模塊見(jiàn)表1。

四、高校校友檔案的開(kāi)發(fā)策略與展望

1.從高校戰(zhàn)略發(fā)展層面推進(jìn)校友檔案開(kāi)發(fā)工作

從某種意義上說(shuō)，校友是高校發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源，校友資源的開(kāi)發(fā)可惠及教學(xué)、科研、就業(yè)等諸多方面，所以校友工作應(yīng)從校級(jí)層面統(tǒng)一規(guī)劃和推進(jìn)。具體來(lái)說(shuō)，校友檔案開(kāi)發(fā)工作的首要目標(biāo)是校友會(huì)以最終需求為切入點(diǎn)，聯(lián)合信息化辦公室，以打通現(xiàn)有的教務(wù)、學(xué)工、團(tuán)委、科研、就業(yè)、人事、檔案等系統(tǒng)或網(wǎng)站數(shù)據(jù)共享通道為抓手，盡快實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息的互聯(lián)互通，提高數(shù)據(jù)信息共享和利用的效率；同時(shí)，要圍繞所提供的網(wǎng)絡(luò)社交互動(dòng)服務(wù)模塊，與相關(guān)部門共同規(guī)劃、共同論證、共同開(kāi)發(fā)，確保所開(kāi)發(fā)的每一個(gè)服務(wù)模塊都能從學(xué)校層面推進(jìn)并真正落地，所提供的服務(wù)能真正體現(xiàn)學(xué)校的人文關(guān)懷并具有足夠的吸引力。

表1 校友檔案云平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)社交互動(dòng)服務(wù)模塊

2.配置必要的專業(yè)人員

由于校友檔案的數(shù)據(jù)采集、挖掘和智能應(yīng)用是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須配備既懂大數(shù)據(jù)技術(shù)又懂AI技術(shù)的專業(yè)人員，才能有效地駕馭校友檔案云平臺(tái)。因此，有條件的高?？芍苯右M(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，條件尚不成熟的高校也可尋求與第三方專業(yè)公司合作；同時(shí)要積極構(gòu)建數(shù)據(jù)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)體系，加強(qiáng)校友工作人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高對(duì)大數(shù)據(jù)和AI技術(shù)的認(rèn)知水平。

3.強(qiáng)化信息安全責(zé)任意識(shí)

人民網(wǎng)的一項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)調(diào)查結(jié)果顯示，90%的被訪網(wǎng)民表示曾遭遇個(gè)人信息泄露，89%的被調(diào)查者表示不堪個(gè)人信息泄露之?dāng)_[8]。顯然，校友檔案云平臺(tái)的信息安全問(wèn)題是懸在校友工作人員頭頂?shù)倪_(dá)摩克利斯之劍。一旦出現(xiàn)隱私泄露等信息安全問(wèn)題，不僅高校的社會(huì)聲譽(yù)會(huì)受損，更會(huì)失去廣大校友的信任，從而造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，校友檔案云平臺(tái)的開(kāi)發(fā)要納入高校信息化統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)，統(tǒng)一納入高校網(wǎng)站服務(wù)器和網(wǎng)站信息安全保障工作。為確保數(shù)據(jù)的完整和安全，應(yīng)盡可能將服務(wù)器架設(shè)在高校內(nèi)部物理空間并及時(shí)備份，避免使用第三方云存儲(chǔ)空間造成的數(shù)據(jù)丟失或泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語(yǔ)

未來(lái)，數(shù)據(jù)科學(xué)必將成為一個(gè)專門學(xué)科，被越來(lái)越多的人所認(rèn)知。而基于大數(shù)據(jù)思維和技術(shù)的校友檔案云平臺(tái)建設(shè)，也必將成為各高校校友工作核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵一環(huán)。工欲善其事，必先利其器。高校應(yīng)對(duì)校友檔案建設(shè)給予足夠的重視，從學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展層面進(jìn)行推進(jìn)，打通校內(nèi)各部處、學(xué)院的信息共享通道，重視大數(shù)據(jù)專業(yè)人才的培養(yǎng)、引進(jìn)及合作，設(shè)計(jì)信息安全保障機(jī)制，早規(guī)劃、早啟動(dòng)、早實(shí)施、早受益。