石立松

（中國海洋石油國際有限公司，北京 100027）

在石油公司運營中，采辦管理工作對于支持和保障油氣田項目投產和生產運營、降低投資和運營成本、實現(xiàn)合規(guī)管控發(fā)揮著重要的作用。尤其在當前新冠肺炎疫情和國際油價不穩(wěn)定的環(huán)境下，石油企業(yè)采辦管理應不斷地提質增效，提高采辦質量和效率，把控合規(guī)，規(guī)避風險，有效保障油氣田項目建設及生產經營有序開展。

一、加強年度和項目采辦計劃與策略管理

“凡事預則立，不預則廢”。通過采辦計劃與策略管理，可以有效地加強前期規(guī)劃、控制和管理，實現(xiàn)規(guī)模和協(xié)同效應。同時，也有利于全面統(tǒng)籌和計劃一段時期內的各項采辦工作，做好人員和各類資源的籌備，降低計劃執(zhí)行中的風險，確保采辦工作按計劃實施。采辦計劃與策略的制定應遵循系統(tǒng)性、全面性、準確性、及時性、連續(xù)性和有效性的原則，應在確保項目和生產連續(xù)性與完整性的基礎上進行制定。

一般情況下，勘探、開發(fā)等資本化項目應在項目啟動前制定項目采辦計劃，而在產油田項目應在每年年初制定年度采辦計劃。在產項目可根據年度產量計劃制定“產量計劃大表”，在此基礎上制定年度作業(yè)和年度預算計劃，形成“工作計劃大表”，相關項目預算應分解充分，調研全面，有理有據。在“工作計劃大表”的基礎上，進而制定形成年度采辦計劃“采辦計劃大表”。年度采辦計劃一般包括所有的工程、服務、貨物類的采辦包和采辦合同，含長期協(xié)議、合同續(xù)簽等。每項采辦計劃的內容主要包括以下內容，采辦包名稱、采辦包主要內容、擬簽訂合同模式、擬簽訂合同有效期、合同期預估金額、當年預計采辦金額、采辦方式、推薦供應商名稱、計劃發(fā)標時間、要求交貨時間或服務起始時間、預計供貨周期等信息。

采辦計劃與策略制定并批復后，應結合業(yè)務實際，根據采辦計劃和策略文件及時制定采辦申請文件，啟動采辦工作，并對采辦計劃進行周期性回顧和滾動更新，充分掌握采辦計劃執(zhí)行情況，保證采辦工作有計劃、全面地實施。例如，有年度采辦計劃外的項目，及時增補上報，如采辦計劃執(zhí)行出現(xiàn)特殊情況（如計劃內項目合并、分拆、增加、減少等）應及時地進行調整。

為加強采辦管控，對于已經批準的采辦計劃，在執(zhí)行階段如果發(fā)生較大變化時，應重新進行報批，例如，采辦內容發(fā)生變更、標包和標段劃分發(fā)生變更、采辦方式的競爭性由強轉弱（即由公開招標→邀請招標→競爭性談判→議標方向發(fā)生變更）等情形。

另外，為不斷提升采辦計劃管理水平，提高采辦計劃制定的精確性，應定期回顧和評價采辦計劃執(zhí)行情況，如采辦計劃執(zhí)行率、覆蓋率、追加率等。對于產生的問題應認真分析其根源和原因，不斷總結經驗教訓，制定改進措施和計劃，提高年度采辦計劃的準確率和采辦計劃執(zhí)行率，推進采辦計劃管理水平的不斷提升。

二、加強長周期采辦項目管理

在油氣行業(yè)，經常存在一些長周期采辦項目，此類項目的明顯特征為采辦周期、生產周期或交貨周期較長，并且一般情況下金額較高，如油套管、井口采油樹等關鍵物資設備。在通常情況下，預算批準后啟動采辦活動，而對于長周期采辦項目，由于采辦周期、生產周期和交貨周期較長，如果預算批準后再啟動采辦活動，會經常導致“上半年招標，下半年干活”的被動局面，給項目進度及作業(yè)連續(xù)性帶來較大影響。因此，應創(chuàng)新和建立長周期采辦項目管理機制，主要包括以下措施內容。

⒈做好時間進度計劃安排，將預算審批時間提前，以滿足長周期采辦項目管理在時間方面的特殊需求。

⒉預算批準前，只要項目預估金額經過審核后即可先行開展采辦，預算審批環(huán)節(jié)置于授標環(huán)節(jié)或費用發(fā)生環(huán)節(jié)，可有效地解決制約項目采辦的瓶頸問題。

⒊對于關鍵上產的采辦項目，應形成周報及跟蹤機制，全力地推動與產量相關的重大、關鍵項目的采辦。根據用戶部門提供的合同簽訂時間，倒排時間節(jié)點計劃，專人跟蹤、協(xié)調、匯報，根據進展，隨時進行相應分析并采取措施。

⒋針對較大金額的項目，明確項目負責人，建立限時機制，由項目負責人進行協(xié)調相關事宜，提高采辦效率。建立合同全生命周期管理機制，項目負責人參與前期的計劃、采辦以及后期的合同簽訂和履行評估，加強對大項目的管控。

三、采辦部門與需求部門實現(xiàn)高效協(xié)作

采辦工作雖然歸屬采辦部門主導和管理，但其根本任務是為需求部門提供支持，同時涉及多領域協(xié)作。因此，在采辦運行過程中離不開相關部門的參與、支持和協(xié)作，例如，需求部門、法律部門、財稅部門、質量健康安全環(huán)保部門等，而其中與需求部門的高效協(xié)同尤為重要。

采辦部門應不斷地加強與需求部門的溝通交流，在采辦的各個環(huán)節(jié)中做好高效協(xié)作，包括項目和年度采辦計劃和策略制定環(huán)節(jié)、采辦需求環(huán)節(jié)、采辦申請環(huán)節(jié)、招投標階段、評標階段、授標階段、合同談判簽訂階段等。具體來講，在采辦計劃策略階段，應通過高效協(xié)作增強采辦的可預見性，變被動采辦為主動采辦，推動預測采購、規(guī)模采購和主動采購。同時，采辦部門和需求部門應根據要求的合同簽訂時間，倒排時間節(jié)點計劃，制定詳細的采辦執(zhí)行計劃，按照計劃組織推動采辦項目。作為內控和目標管理，由專人跟蹤和協(xié)調，并根據進展隨時分析并采取優(yōu)化措施，協(xié)調相關資源，努力推進項目的采辦進度；在采辦合同環(huán)節(jié)，需求部門應提供詳盡的工作范圍和技術要求，技術顆粒度應達到招標/詢價要求，相關技術要求應合理、詳細、可操作、無歧義，提出供應商資質要求及依據，提出評標原則建議，可以推薦供應商及技術評審小組成員，嚴格根據評標策略開展評標工作，嚴格做好內部信息保密；在合同磋商談判階段，需求部門應將技術要求整合到合同文件中，包含工作/供貨范圍、技術標準、進度要求、人員團隊、HSE要求等內容，并參與合同技術部分的磋商談判。

在日常溝通中，采辦部門與需求部門之間可以建立定期溝通機制，如周會、月會等方式，將重點采辦項目列入例會督辦事項中，在例會中雙方詳細溝通采辦事項具體進展和存在的問題，共同推動相關事項的解決。

四、強化需求管理，實現(xiàn)規(guī)模效應，優(yōu)化采辦方式

應仔細分析采辦品類的特征，進行采辦優(yōu)化，尋找潛在成本降低機會，對于零散、小額采辦比例過大以及重復性和同質性強的采購需求，應進行“合單”和“并單”。并盡量采取簽訂單價費率、框架協(xié)議的方式，將一單一采向“長協(xié)+訂單”采辦方式轉換，避免一單一采或一年一采的重復性工作，利用規(guī)模效用降低采購成本。

另外，對于各項目的業(yè)務特點，梳理共同需求，積極推動全公司范圍內的集中采購，例如，辦公用品、電腦、打印機、維修備件材料、通用設備等，以規(guī)模換取效益，實現(xiàn)規(guī)模效應。

在采辦方式方面，應結合市場資源情況選擇最為合適的采辦方式，例如，公開招標、邀請招標、詢價、單一來源采購等方式。采辦方式的選擇應具有充分的市場競爭性，應吸引更多的、有市場競爭力的供應商參與進來。

另外，對于國際化石油公司，應充分調研和了解項目所在地當地市場，根據項目特點和本地化要求，有序引進當地供應商，與供應商建立合作伙伴關系。合理評價供應商，有效激勵供應商，不斷提高本地化管理水平，在拓寬供應渠道的同時，實現(xiàn)協(xié)調社區(qū)關系的目的。

五、優(yōu)化采辦流程，提升采辦效率

應不斷地梳理和優(yōu)化采辦流程，取消不必要的工作環(huán)節(jié)，明確每一環(huán)節(jié)的工作要求，明確審批流程，平衡管控與效率，將精簡后的采辦流程標準化形成采辦程序，以大幅縮減采辦周期，提高采辦效率，降低時間成本。同時，可考慮制定用于采辦人員日常工作的采辦操作手冊等文件，手冊文件應在相關程序的基礎上結合具體操作要求而形成，可清晰地介紹采辦整體流程，有利于每位員工具體操作步驟一致，標準一致，同時也有利于新員工到崗后快速了解和熟悉本職工作。

同時，應不斷地加強文件標準化工作，例如，制定和發(fā)布招標文件模板、報價格式、標書澄清文件模板、合同標準化模板等。通過文件標準化可有效地提高采辦質量，縮短招標周期和合同談判周期，提高采辦工作效率，為公司節(jié)約時間成本，同時可以提升公司對外形象。

六、加強采辦員工思想教育，提升采辦隊伍戰(zhàn)斗力

應持續(xù)加強對采辦隊伍和員工的思想教育，將公司理念和文化傳達到每名員工身上，對于國際石油企業(yè)來說這一點尤為重要，應讓每一名中方外派員工、本地雇員、國際雇員都感受到壓力的所在，認真對待每一項采辦工作，牢記公司產量目標，為公司的鉆井、修井及生產部門做好采辦支持及推動工作，保證產量目標的如期實現(xiàn)。

應制定合理的員工績效考核指標體系，合理評價員工績效，實行優(yōu)勝劣汰制度，對于業(yè)務能力差、工作積極性不高的員工實行淘汰；對于工作表現(xiàn)較好、工作能力較強員工進行調級調薪，調動部門員工的積極性，營造積極向上的良好工作氛圍。

同時，應不斷加強對采辦從業(yè)人員的素質能力培養(yǎng)，使其具備與崗位相匹配的工作能力，熟悉并掌握采辦管理各項制度、程序、原則和流程，不斷地提高業(yè)務素質，精通采辦業(yè)務知識，掌握與業(yè)務相關的技術、財務金融、法律、外語以及科技信息等知識，積累實戰(zhàn)經驗，練就過硬的采辦專項技能本領。

綜上所述，石油企業(yè)應在多個方面加強采辦管理，實現(xiàn)提質增效，提高采辦質量和效率，降低成本，合規(guī)管控，有力保障和支持油氣田項目開發(fā)以及生產運營。