國(guó)網(wǎng)河北省電力有限公司 陳穎，趙洋

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平快速提升背景下，信息的透明程度提升，并實(shí)現(xiàn)了更高的智能化水平。檔案管理工作的重要性也越發(fā)凸顯出來(lái)，智慧技術(shù)、智慧管理逐漸成為全新的發(fā)展趨勢(shì)。

一、新技術(shù)發(fā)展與數(shù)字檔案館的局限性

數(shù)字檔案館的產(chǎn)生解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)存在的許多問(wèn)題，存儲(chǔ)的數(shù)量限度、傳播的途徑、安全性等都得到了極大的提升。對(duì)于檔案管理工作帶來(lái)了革命性的改變。但是在數(shù)字檔案館建設(shè)和使用過(guò)程中，會(huì)受到多方面因素的限制，存在一定的局限性。從理念層面進(jìn)行分析，數(shù)字檔案館僅僅是對(duì)外在條件進(jìn)行了改變，在管理方面并沒(méi)有進(jìn)行真正的改革，僅僅是以信息化作為依托，實(shí)現(xiàn)了檔案本身的變革，在管理檔案實(shí)體上并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)革命性的進(jìn)展。在技術(shù)層面，相比于傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)了信息鏡像化，極大提升了大眾使用的便捷性，但是對(duì)于管理人員而言，在開(kāi)展業(yè)務(wù)、信息篩選過(guò)程中并沒(méi)有享受到便利，難以將檔案信息用戶的思維作為依據(jù)開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作。在資源方面，數(shù)字檔案館信息資源會(huì)受到一定限制，主要源自傳統(tǒng)檔案信息基礎(chǔ)方面。數(shù)字化的檔案信息是其主要的核心資源，同時(shí)還包括了原生態(tài)的電子檔案，對(duì)于傳統(tǒng)檔案館既有局限性難以作出突破。想要解決這個(gè)問(wèn)題需要借助全新的思路，同時(shí)對(duì)新技術(shù)進(jìn)行研發(fā)。對(duì)于檔案部門(mén)而言，不僅需要對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行鞏固，同時(shí)還需要對(duì)建設(shè)成果進(jìn)行提升。運(yùn)用云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)對(duì)智慧檔案館進(jìn)行建設(shè)，并討論如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能化，從而推動(dòng)我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作邁向全新的階段。

二、檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然要求

所謂管理現(xiàn)代化，就是指將管理工作信息化、最優(yōu)化。針對(duì)管理工作中存在的規(guī)律性問(wèn)題，著重使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法、手段等進(jìn)行研究和處理，逐步完善管理工作。

（一）要解決檔案工作發(fā)展中存在的突出問(wèn)題，檔案管理現(xiàn)代化是必然出路

當(dāng)前的檔案工作中存在著很多較為突出的問(wèn)題，比如，檔案數(shù)量劇增、新型信息介質(zhì)和記錄方式逐漸產(chǎn)生，如何有效保護(hù)檔案、如何適應(yīng)利用檔案的社會(huì)需求變化等，這些對(duì)傳統(tǒng)手工管理手段、方法帶來(lái)了極大的沖擊。首先，因?yàn)楣芾砟芰?、管理效率較低，難以適應(yīng)當(dāng)前檔案數(shù)量劇增、檔案數(shù)量范圍擴(kuò)大等需求。其次，僅僅局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理范圍，并沒(méi)有很好的方法管理新型檔案，難以適應(yīng)實(shí)際需要。面對(duì)這種情況，自然就需要實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化，這也成為解決檔案工作發(fā)展中突出問(wèn)題的有效方法。

（二）檔案管理現(xiàn)代化是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)工作中的必然要求

首先，檔案管理工作主要承擔(dān)著對(duì)我國(guó)歷史上各個(gè)時(shí)期形成的檔案進(jìn)行收藏、保護(hù)的任務(wù)，這項(xiàng)工作直接關(guān)系著國(guó)家的寶貴文化財(cái)富，對(duì)于子孫后代的發(fā)展具有十分重要的作用。其次，這項(xiàng)工作也擔(dān)負(fù)著提供檔案的責(zé)任，并且直接服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)工作。想要開(kāi)展后續(xù)各項(xiàng)工作，檔案是重要的依據(jù)，也是必要的條件，需要將檔案充分利用起來(lái)，能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等方面的顯著提升。“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”這一科學(xué)論斷，對(duì)科技儲(chǔ)備形式的科技檔案進(jìn)行妥善利用，可以極大地促進(jìn)我國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的建設(shè)工作。

（三）檔案管理現(xiàn)代化將提高檔案工作整體水平，推進(jìn)全面建設(shè)

1.提高貯存、收藏能力

通過(guò)有效應(yīng)用縮微技術(shù)和光盤(pán)技術(shù)等行動(dòng)技術(shù)，可以對(duì)存貯密度進(jìn)行很大程度的提升，也可以有效減少貯存空間。對(duì)于當(dāng)前逐漸增多的檔案而言，為存儲(chǔ)和管理工作提出了有效的解決方法，從而提高了檔案部門(mén)的收藏能力進(jìn)行，可以明顯增加貯存的信息量，真正成為社會(huì)貯存回溯性信息的基地。

2.提高信息處理能力

在檔案管理現(xiàn)代化工作中，電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用是核心內(nèi)容。電子計(jì)算機(jī)的工作效率、信息處理能力都非常強(qiáng)，可以用于組卷、編目、分類、鑒定等工作，從而開(kāi)展各種統(tǒng)計(jì)分析。在開(kāi)展這些業(yè)務(wù)期間，可以對(duì)一些人為操作進(jìn)行代替，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息處理能力的提高，工作進(jìn)度明顯加快，相應(yīng)的工作效率、服務(wù)質(zhì)量也可以得到提升。

3.提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用能力

對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用最成功也是最主要的方面就是檔案編目、檢索、借閱管理等工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)具有準(zhǔn)確性高、速度快等特點(diǎn)，可以實(shí)現(xiàn)多樣化的檢索方式，能夠進(jìn)行大批量地提供利用，從而滿足系統(tǒng)、專利等方面的利用需要。能夠?qū)崿F(xiàn)多次重復(fù)利用和聯(lián)網(wǎng)檢索，借此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的共享。通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)能力、效率可以得到顯著提高，從而針對(duì)檔案資源進(jìn)行高效利用。

三、智慧檔案的服務(wù)方向

智慧檔案館是基于互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等新技術(shù)而構(gòu)建的，屬于一個(gè)智能模塊，借助這個(gè)模塊，可以實(shí)現(xiàn)多元化的管理，豐富檔案資源，同時(shí)可以對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)感知和處置，屬于提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。借助智慧檔案館，可以基于數(shù)字檔案館將采集終端、各類有線和無(wú)線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)利用起來(lái)，有效聯(lián)通物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)，針對(duì)檔案的環(huán)境信息、檔案變化動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)采集。在信息提取方面，智慧檔案館有十分顯著的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)檔案資源可以隨時(shí)作出反饋，將智能服務(wù)提供給需求者。借助智慧檔案館可以將數(shù)字檔案的資源、傳播優(yōu)勢(shì)充分發(fā)掘出來(lái)，基于數(shù)字檔案館信息化，將發(fā)達(dá)的通信技術(shù)、科技手段充分利用起來(lái)，分析并整合檔案資源，同時(shí)可以對(duì)動(dòng)態(tài)的檔案信息進(jìn)行感知。在實(shí)際收集和整理檔案資料的過(guò)程中，針對(duì)用戶的需求作出智能響應(yīng)和智能支持，提供更為便捷、人性化的基礎(chǔ)條件。

四、智慧檔案管理的特點(diǎn)

構(gòu)建智能化的智慧檔案館，需要基于數(shù)字檔案館開(kāi)展技術(shù)革新工作，同時(shí)需要樹(shù)立智能管理理念，構(gòu)建更加方便的管理模式，從而更為廣泛地使用檔案，讓檔案室具備更強(qiáng)的綜合處置能力，同時(shí)建立更為先進(jìn)的檔案管理體系，借助一個(gè)綜合處理平臺(tái)妥善完成檔案處理工作。

（一）資源多元化

檔案作為智慧檔案館的基礎(chǔ)，直接決定著智慧檔案館的智能化水平，在各個(gè)媒體、網(wǎng)站中所傳播的信息，都可以成為智慧檔案館的信息資源。同時(shí)，資源多元化還體現(xiàn)在智慧檔案館的管理模式上，因此具有廣泛的資源面，針對(duì)不同的檔案，有時(shí)需要采用不同的管理方式，資源多元化相應(yīng)地促進(jìn)了檔案管理工作的多元化。

（二）感知更全面

感知屬于一種預(yù)測(cè)能力，同時(shí)也是對(duì)智慧管理的第一要求。在實(shí)際的智慧檔案管理工作中，需要將高科技手段利用起來(lái)，借此實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，管理人員也需要具備高端的管理策略。在有效聯(lián)系互聯(lián)網(wǎng)和檔案實(shí)體的同時(shí)，針對(duì)檔案內(nèi)容、檔案管理信息，還需要進(jìn)行交互式的信息通訊、信息交換。借助對(duì)RFID技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)感知檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容信息、檔案管理信息等方面的內(nèi)容。在檔案內(nèi)容的感知方面，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別，對(duì)檔案資源信息進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容信息的抽取和挖掘。在檔案管理狀況的感知方面，主要依靠人為因素，借助管理人員所具備的管理能力和管理技巧，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理狀態(tài)的智能化檢測(cè)和評(píng)價(jià)。

（三）綜合處置能力更強(qiáng)

智慧檔案管理之所以先進(jìn)，是因?yàn)樵擁?xiàng)技術(shù)具有成熟的處理應(yīng)對(duì)和反饋機(jī)制。通過(guò)解析、識(shí)別檔案信息的需求特征，與相應(yīng)管理策略進(jìn)行對(duì)應(yīng)，管理人員借助自身管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)科學(xué)評(píng)價(jià)感知到的檔案信息，檔案信息保障機(jī)制、查全率可以得到有效提升。在實(shí)際應(yīng)對(duì)和處置檔案管理業(yè)務(wù)工作的需求過(guò)程中，在檔案實(shí)體、管理信息等方面獲得綜合的分析。

五、檔案現(xiàn)代化管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

（一）貫徹實(shí)用原則問(wèn)題

實(shí)用就是指將本企業(yè)、本單位實(shí)際需要作為出發(fā)點(diǎn)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠切實(shí)提高工作和管理效率。如果脫離了實(shí)用原則，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也就是失去了意義，成為裝飾門(mén)面的累贅。部分企業(yè)的檔案管理部門(mén)為了應(yīng)對(duì)檔案管理升級(jí)考核，計(jì)算機(jī)檢索科技檔案目錄系統(tǒng)建設(shè)十分草率。在進(jìn)行升級(jí)以后，計(jì)算機(jī)并沒(méi)有得到應(yīng)用而是閑置狀態(tài)，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。我們需要以實(shí)際需要作為出發(fā)點(diǎn)，在避免功能不足的同時(shí)，還需要避免功能多余，如果成功研制出了應(yīng)用系統(tǒng)，需要第一時(shí)間投入使用，避免閑置。

（二）軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)各個(gè)地區(qū)的檔案部門(mén)已經(jīng)建立看計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)，但是存在許多相似之處，其中存在著許多低水平的重復(fù)現(xiàn)象，這在一定程度上造成了浪費(fèi)。一些單位中過(guò)于關(guān)注自己的成果，因此并不愿意應(yīng)用其他單位研發(fā)的軟件。因此，在后續(xù)工作中相關(guān)檔案部門(mén)需要借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)重點(diǎn)關(guān)注對(duì)通用軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，通用軟件可以提供靈活擴(kuò)充的功能，同時(shí)還可以提供自編程軟件接口。各個(gè)軟件之間相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，充分融合各自的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)通用的各類應(yīng)用軟件進(jìn)行研制和優(yōu)化。在當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展背景下，電子檔案的發(fā)展和應(yīng)用是一種必然趨勢(shì)。在電子檔案管理工作中，最為關(guān)鍵的問(wèn)題就是電子檔案的數(shù)據(jù)保護(hù)，對(duì)此需要相關(guān)人員予以重視，解決這類問(wèn)題以后，才能夠保證檔案部門(mén)電子化、數(shù)據(jù)化，使檔案管理工作得到穩(wěn)定發(fā)展。

（三）計(jì)算機(jī)應(yīng)用兩種知識(shí)的結(jié)合問(wèn)題

在借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行開(kāi)發(fā)試驗(yàn)的過(guò)程中，曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)兩種欠妥的做法。首先，研制工作需要完全依賴計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，但是這些技術(shù)人員并不了解檔案管理業(yè)務(wù)，導(dǎo)致最終研制出的成果并不具備較強(qiáng)的實(shí)用性。其次，主要借助檔案工作者進(jìn)行研制，最終的研制成果缺乏較強(qiáng)的功能性。針對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)，只有進(jìn)行深刻的了解，針對(duì)檔案業(yè)務(wù)在改進(jìn)過(guò)程中具備科學(xué)的創(chuàng)想，才能夠科學(xué)地分析、設(shè)計(jì)并應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，在對(duì)計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)予以重視的同時(shí)也需要關(guān)注檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，這兩者都是不可缺少的。因此，今后為了擴(kuò)大檔案管理工作中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍，更加需要結(jié)合上述兩種知識(shí)，在檔案業(yè)務(wù)人員工作中具備主動(dòng)進(jìn)取的精神。

（四）檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案工作人員的要求

1.增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)

所謂增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)，就是在檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，相關(guān)檔案工作人員需要樹(shù)立與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模、方法等相互適應(yīng)的思想觀念，充分適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。以管理科學(xué)理論作為指導(dǎo)，以實(shí)際情況作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)以往實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，并進(jìn)行大膽的探索和改革，全面推進(jìn)科學(xué)管理，不斷加強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識(shí)。

2.調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握多種技能

想要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求工作人員調(diào)整自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而逐步形成一支具有較高知識(shí)化、專業(yè)化水平的工作隊(duì)伍。對(duì)多元化知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行構(gòu)建，對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的掌握，同時(shí)對(duì)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識(shí)、管理科學(xué)知識(shí)等方面的內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)并掌握，特別是電子計(jì)算機(jī)等學(xué)科知識(shí)，借此實(shí)現(xiàn)對(duì)復(fù)合型專業(yè)人才的培養(yǎng)，有效提升檔案工作人員的素質(zhì)，充分適應(yīng)現(xiàn)代化需求。

六、結(jié)語(yǔ)

在對(duì)智慧檔案館進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，需要經(jīng)歷一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，同時(shí)這項(xiàng)工作也具有較高的復(fù)雜性。在技術(shù)方面、管理方面都會(huì)遇到很多問(wèn)題。在對(duì)技術(shù)進(jìn)行發(fā)展、推進(jìn)的過(guò)程中，可以將一定的基礎(chǔ)保障提供給智慧檔案館建設(shè)工作，但是在政策、理論等方面仍然缺少足夠的支持，另外沒(méi)有形成完善的法律規(guī)范，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并沒(méi)有得到統(tǒng)一，很多方面都需要進(jìn)一步完善。