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        提升辦公室檔案管理策略探析

        2021-12-31 17:08:02
        內(nèi)蒙古電大學(xué)刊 2021年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息技術(shù)

        陳 慧

        (內(nèi)蒙古開放大學(xué),內(nèi)蒙古 呼和浩特 010011)

        進入21世紀,科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展在進一步加快,社會經(jīng)濟不斷增長,現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)廣泛地應(yīng)用在人們生活的各個領(lǐng)域,辦公室檔案管理工作的效率也有了進一步的提升,信息技術(shù)對保證檔案管理工作的完整性和連續(xù)性起到了非常大的作用。運用現(xiàn)代技術(shù)手段提高檔案管理的質(zhì)量,不但提升了檔案資料的利用效率,而且最大化地發(fā)揮了檔案管理在辦公室工作中的價值。

        一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

        隨著改革的不斷深化,辦公室管理制度得到了進一步完善,在檔案管理方面不僅提升了檔案資料的利用效率,還使檔案資料的服務(wù)范圍得到拓寬。原來的檔案管理是通過增加工作人員數(shù)量,使檔案管理得到精細化的收集和整理,從而達到檔案管理效率和服務(wù)的提升?,F(xiàn)階段,隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用,管理的方式也在逐步提升,工作人員的數(shù)量正在逐漸減少,檔案管理質(zhì)量和使用效率有了較大的提升。針對當前辦公室在檔案收集和整理方面的工作,還有很多方面的問題需要進一步解決完善,辦公室的檔案管理工作,在新技術(shù)的支撐下需要更新工作觀念,遵循檔案管理的基本原則,創(chuàng)新檔案管理理念,探索更加高質(zhì)量的、高效率的檔案管理方法。

        二、辦公室檔案管理的重要性

        科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新,對各行業(yè)辦公室檔案管理人員提出了更高要求,工作人員不但要具有豐富的理論知識,還要有較高的思想覺悟和職業(yè)素養(yǎng)。在辦公室工作中,檔案管理是一項重要的工作內(nèi)容,它不僅記錄各單位發(fā)展的全過程,還對企事業(yè)單位發(fā)展過程中的行政決策、人力資源配置、相關(guān)信息整理利用有著重要的影響,提升辦公室檔案管理工作效率,對于提升單位的管理水平、提高員工的工作效率、塑造單位的良好形象,具有重要的現(xiàn)實意義。

        三、辦公室檔案管理存在的問題

        1.對檔案管理的認識不夠到位

        在各企事業(yè)單位的具體工作中,檔案管理只是辦公室工作的一部分內(nèi)容,較多的單位沒有認識到檔案管理工作的重要性,重視程度不夠,沒有將其作為單位的重點工作來抓,在工作過程中還是按照傳統(tǒng)的工作觀念進行檔案管理工作。在檔案管理的實施過程中,檔案管理的模式?jīng)]有及時更新,不能夠合理建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,致使單位的檔案管理工作不能發(fā)揮應(yīng)有的效用。

        2.現(xiàn)代檔案管理模式有待提升

        在辦公室工作中,檔案管理工作是有一定特殊性的,在把收集到的紙質(zhì)資料進行歸檔時,需要工作人員將紙質(zhì)版的文字資料手動錄入檔案管理信息系統(tǒng),使數(shù)據(jù)資料成為電子版的形式,這是辦公室檔案現(xiàn)代管理信息化中最為基礎(chǔ)性的工作。當前各單位都處于信息現(xiàn)代化環(huán)境中,檔案管理也必須緊跟時代的發(fā)展,建立完善的檔案管理信息系統(tǒng),創(chuàng)新檔案管理模式,這是單位檔案管理工作的發(fā)展趨勢。現(xiàn)代信息化管理模式有其獨特的優(yōu)勢,主要體現(xiàn)在檔案信息的查找和共享方面,它比傳統(tǒng)的管理模式更便于操作。因此,在檔案管理工作的實施過程中,單位內(nèi)部的管理措施尤為重要,科學(xué)合理的檔案管理制度,規(guī)范的操作流程,是現(xiàn)代信息化檔案管理工作的重要保障。在現(xiàn)代檔案管理工作中,信息數(shù)據(jù)庫的不斷完善,有力地推動了檔案信息化的建設(shè),使檔案管理工作發(fā)揮出更大的作用。

        3.檔案管理專職人員不足

        在各單位檔案管理工作中,從事檔案管理的人員多數(shù)是兼職的,沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),對于檔案管理的專業(yè)知識掌握得不夠,對檔案管理的重要性認識不夠,工作缺乏條理性,對于現(xiàn)代檔案管理信息系統(tǒng)的操作流程不熟悉,導(dǎo)致在具體工作中不能夠有效地完成檔案的收集整理。檔案管理員由于是兼職,工作崗位不確定,流動性較大,這就給辦公室檔案管理帶來了非常大的困難,因此,只有加強管理人員的培訓(xùn),確定專職的檔案管理人員,才能適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的需要。

        四、辦公室檔案管理應(yīng)遵循的原則

        1.嚴謹性原則

        嚴謹性原則是辦公室檔案管理工作中必須遵循的原則。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度的逐步加快,辦公室檔案管理的效率也應(yīng)不斷提升。隨著人事制度的進一步改革,各單位的人員也在不斷變動,單位檔案的信息資料也變得更加多樣化,在信息化辦公不斷進步的新時期,辦公室檔案管理工作的開展,更需要遵循嚴謹性原則,審核檔案內(nèi)容是否客觀真實,檔案記錄的信息是否準確完善,這就要求檔案管理人員具備科學(xué)嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,有較強的職業(yè)道德素質(zhì),還應(yīng)該有應(yīng)用現(xiàn)代新技術(shù)、新方法的能力。只有遵循嚴謹性原則,才能準確地完成檔案管理工作。

        2.合作性原則

        隨著時代的進步,合作在工作中顯得越來越重要,同事之間、部門之間要講求合作,只有合作才能提高協(xié)同作戰(zhàn)的能力。在辦公室眾多工作中,檔案管理工作的順利開展,需要單位多個部門進行合作才能夠完成,如各部門的文件信息資料,需要各部門進行搜集和整理后與辦公室合作進行歸檔,這就要求辦公室檔案管理人員與各部門之間進行交流與溝通,相關(guān)人員要遵循合作性的原則,以高效達成檔案管理工作的目標和任務(wù)。

        3.準確性原則

        在檔案管理中,需要收集、記錄、整理及傳遞檔案的資料信息,在收集整理過程中必須要保證資料的準確性,因為檔案資料是否準確,直接關(guān)系到檔案資料的使用價值。因此,在檔案資料的管理過程中,檔案資料的整理、信息的搜集、相關(guān)會議內(nèi)容的記錄等都需要保證信息的準確性、真實性、時效性,只有精細化的管理,才能夠保證檔案管理工作有效進行,為單位的各項決策提供有力的依據(jù)。

        五、提升辦公室檔案管理的有效策略

        1.突出辦公室檔案管理的科學(xué)性

        隨著信息技術(shù)時代的進一步發(fā)展,檔案管理工作也需要與時代的發(fā)展相適應(yīng),傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代信息社會發(fā)展的需求,在辦公室檔案管理工作中,針對檔案管理出現(xiàn)的新問題和新趨勢,管理者必須緊跟時代步伐,明確新時期辦公室檔案管理工作在單位總體工作中的重要性。在管理過程中運用新時期檔案管理工作的新理念和新模式,充分體現(xiàn)辦公室檔案管理的科學(xué)性。在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的新問題,要及時調(diào)整工作方法,改變工作思路,運用科學(xué)的檔案管理體系,使單位檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。

        2.健全辦公室檔案管理體系

        “時代是思想之母,實踐是理論之源”,中國特色社會主義進入新時代,各行各業(yè)的工作都有了全新的發(fā)展,利用現(xiàn)代信息技術(shù)作輔助,積極創(chuàng)建現(xiàn)代檔案管理體系,科學(xué)收集、整理各類檔案數(shù)據(jù),建立健全科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展背景下檔案管理的新體系,是加強辦公室檔案管理、保障其合理應(yīng)用的有效途徑。在新時代管理理念和管理制度的影響下,檔案管理工作必須建立、健全與本單位相適應(yīng)的檔案管理體系,才能解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。健全檔案管理信息化體系建設(shè),可以有效提高單位檔案管理的工作效率,不僅可以減輕辦公室檔案管理工作人員的壓力,而且能夠為辦公室檔案管理工作提供有力的依據(jù),更好地推進檔案信息化管理的進程,不斷提高檔案管理在現(xiàn)代社會中的應(yīng)用效率,使辦公室檔案管理發(fā)揮出更大的作用。

        3.創(chuàng)新辦公室檔案管理理念

        新時代檔案管理工作是集網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化為一體的服務(wù)體系,辦公室檔案管理需要緊跟時代步伐,更新管理理念,要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展檔案管理工作,特別是現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,加強了檔案數(shù)據(jù)搜集與整理的可操作性,使得數(shù)據(jù)的篩選和分析更加便捷和準確,給檔案管理工作帶來了變革性的提升,對檔案管理工作的開展起到了至關(guān)重要的作用。所以,在檔案管理過程中,要合理運用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢,創(chuàng)新管理理念,不斷提升管理工作效率,使檔案管理適應(yīng)于現(xiàn)代社會生活的發(fā)展需求,更好地服務(wù)于社會。

        4.優(yōu)化辦公室檔案管理流程

        在辦公室工作中,檔案管理也是重要內(nèi)容之一。由于信息時代的進一步發(fā)展,使得單位處理的信息檔案越來越多,數(shù)據(jù)的增加對單位檔案管理人員的工作也提出了更高的要求,這就需要檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理流程,讓檔案管理工作更加系統(tǒng)、規(guī)范,面對信息化時代檔案管理工作出現(xiàn)的新特點,轉(zhuǎn)變工作思路,更新管理理念,創(chuàng)新管理方法,逐步健全科學(xué)規(guī)范的信息化檔案管理體系,建立起一套完整的辦公室檔案管理細則。在優(yōu)化管理流程時結(jié)合本單位的具體工作性質(zhì),依據(jù)檔案管理的基本原則,制定符合本單位實際工作的檔案管理流程,并要求工作人員嚴格按照指定的工作標準和工作流程執(zhí)行,使檔案管理工作的效率得到綜合提高,更好地適應(yīng)新時期檔案管理工作的發(fā)展。

        5.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

        隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進步,人類進入了網(wǎng)絡(luò)信息時代,新型信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中,這就對檔案管理人員提出了更高的要求。在檔案管理工作過程中,管理人員要有較高的專業(yè)素質(zhì),熟悉信息系統(tǒng)操作流程,學(xué)習(xí)信息錄入操作規(guī)范,并能夠了解現(xiàn)代信息化檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢。因此,加強辦公室檔案管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn),提升檔案管理人員專業(yè)信息化水平至關(guān)重要。這就需要對檔案管理人員定期開展專業(yè)能力方面的培訓(xùn),或者聘請相關(guān)專家舉辦講座,采取讓工作人員走出去的方法進行技術(shù)交流。加強工作人員之間的學(xué)習(xí)交流,通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提高檔案管理工作人員的信息化水平,提升辦公室檔案管理工作的效率,使檔案管理工作向更加科學(xué)化的方向發(fā)展。

        新時期的檔案管理人員,應(yīng)當緊跟時代發(fā)展的腳步,樹立自身愛崗敬業(yè)的精神,站在服務(wù)群眾的角度上看待問題、考慮問題,主動地提升自身在檔案管理工作方面的業(yè)務(wù)能力,不斷提高自我學(xué)習(xí)的意識,積極地參與到檔案管理部門組織的專業(yè)培訓(xùn)工作當中,提高自身的管理思想素質(zhì),把創(chuàng)新檔案管理工作作為必修課,學(xué)習(xí)先進的檔案管理工作方法,完善操作流程,不斷提升辦公室檔案管理的水平。

        6.完善信息化檔案管理制度

        利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立標準化檔案,不斷完善檔案管理措施,使檔案更有效地產(chǎn)生服務(wù)效能,需要建立比較規(guī)范完善的管理標準。在新時代信息技術(shù)不斷更新的背景下,辦公室檔案的管理要適應(yīng)時代發(fā)展的需求,把現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,使檔案管理工作不斷向信息化邁進。例如,在整理檔案時應(yīng)用自動分析技術(shù)、數(shù)字化技術(shù),會使得電子檔案的信息更加詳細,從而提高辦公室檔案管理水平。

        7.加大檔案開發(fā)利用力度

        在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下,辦公室檔案管理也要適應(yīng)時代發(fā)展的需求,科學(xué)地收集數(shù)據(jù)信息,在合理收集整理信息的同時,將信息加工為可采集的數(shù)據(jù),充分利用信息時代的發(fā)展優(yōu)勢,創(chuàng)新檔案管理理念,充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用,探索檔案管理具體的應(yīng)用途徑。通過對標準化規(guī)范體系的構(gòu)建,針對檔案信息資源加強開發(fā),實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)化。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行數(shù)據(jù)收集與整理,對分析出的數(shù)據(jù)進行歸檔,此外,還應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢,建立健全辦公室檔案管理的措施,充分發(fā)揮出辦公室檔案信息資源的價值,促進檔案管理向多元化方向發(fā)展,不斷提升檔案管理在單位服務(wù)過程中的利用率。

        總之,在企事業(yè)單位的各項工作中,辦公室檔案管理是一項重要工作,應(yīng)該給予足夠重視。在檔案管理工作實踐中,管理人員要具備專業(yè)的管理知識,創(chuàng)新檔案管理理念,遵循檔案管理原則,做到系統(tǒng)、科學(xué)地進行檔案管理工作,同時積極采取有效措施,優(yōu)化檔案管理流程,不斷提升個人業(yè)務(wù)素質(zhì),積極應(yīng)用先進的管理理念開展檔案的建設(shè)工作,不斷學(xué)習(xí)新的管理方式并全面應(yīng)用到實際工作中,從而促進辦公室檔案管理水平不斷提升。

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