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        淺談生態(tài)工程檔案的系統(tǒng)性

        2021-12-31 06:29:58孫艷霞
        青海草業(yè) 2021年4期
        關(guān)鍵詞:檔案資料建設(shè)項(xiàng)目規(guī)范

        孫艷霞

        (青海省工程咨詢中心,青海 西寧 810008)

        一項(xiàng)重大的生態(tài)工程,涉及農(nóng)、林、牧、水、氣等多個(gè)部門、多個(gè)行業(yè),橫跨多州多市,生態(tài)工程布局面積遼闊,建設(shè)周期長,社會(huì)關(guān)注度高。檔案作為生態(tài)工程項(xiàng)目的重要組成部分,在生態(tài)工程項(xiàng)目建設(shè)上發(fā)揮著重要作用,生態(tài)工程管理的好壞,都集中反映在生態(tài)工程檔案之中。檔案管理工作跟不上或滯后于生態(tài)工程建設(shè),就不能客觀真實(shí)地反映工程建設(shè)的全貌,就不便于接受各級(jí)檢查和監(jiān)督 ,就難以組織有效的生態(tài)工程驗(yàn)收,甚至?xí)瞎こ探ㄔO(shè)的后腿,阻礙工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。由于重大生態(tài)工程建設(shè)項(xiàng)目工期長,要求高,涉及面廣,參與建設(shè)單位多,所以是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。系統(tǒng)的生態(tài)工程檔案,是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的,具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄,是全面翔實(shí)地記錄和反映工程建設(shè)從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理,直至竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)所直接形成的具有歸檔價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的真實(shí)寫照。本文就生態(tài)工程檔案如何加強(qiáng)系統(tǒng)性,使檔案管理水平再上一個(gè)新臺(tái)階,結(jié)合青海省重大生態(tài)保護(hù)建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案收集、管理等簡述如下。

        1 建立工程檔案組織管理體系

        生態(tài)工程檔案實(shí)行“分級(jí)負(fù)責(zé),屬地管理”的原則。如青海省發(fā)展和改革委員會(huì)下達(dá)的重大建設(shè)項(xiàng)目,省級(jí)主管部門實(shí)行總協(xié)調(diào)、總督察,全面負(fù)責(zé)工程檔案管理的協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查和驗(yàn)收;青海省有關(guān)部門作為省級(jí)行業(yè)主管部門,負(fù)有各自歸口項(xiàng)目檔案的組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理、歸檔驗(yàn)收等職責(zé);州縣(市)主管部門負(fù)責(zé)對本轄區(qū)內(nèi)工程檔案的綜合管理。項(xiàng)目法人單位為項(xiàng)目檔案管理的第一責(zé)任人,為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理,保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范,項(xiàng)目各建設(shè)單位負(fù)責(zé)監(jiān)督管理本單位和項(xiàng)目各參建單位做好檔案的形成、積累、整理和歸檔工作,并負(fù)責(zé)驗(yàn)收和集中保管本單位和各參建單位移交來的本項(xiàng)目全套檔案。建立行之有效的檔案組織管理體系,是維護(hù)檔案系統(tǒng)性的關(guān)鍵。

        2 建立檔案的歸存、分類及編號(hào)、歸檔及組卷規(guī)范要求

        生態(tài)工程檔案的系統(tǒng)性是指同類事物各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的文件材料按一定順序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。由于重大生態(tài)工程建設(shè)涉及的部門多、地域廣,為了便于檔案對各項(xiàng)目的建設(shè)、管理和維護(hù)服務(wù),采取集中統(tǒng)一管理,分級(jí)保管的原則,以項(xiàng)目組織實(shí)施管理單位為主歸存檔案。為便于生態(tài)工程檔案統(tǒng)一管理,使生態(tài)工程建設(shè)過程中形成的全部檔案成為一套科學(xué)的有機(jī)整體,因此采取統(tǒng)一的分類和編號(hào)方案。通過分類編號(hào),充分反映工程檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系,揭示生態(tài)工程檔案的投資計(jì)劃下達(dá)年度、生態(tài)工程標(biāo)識(shí)、檔案種類、項(xiàng)目類別、檔案歸檔單位類別、案卷數(shù)量;歸檔組卷及要求是依據(jù)基本建設(shè)程序建立歸檔范圍,能夠詳盡體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)全過程;歸檔范圍分為:項(xiàng)目依據(jù)性文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目建設(shè)勘察設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件。因此檔案的歸存、分類及編號(hào)、檔案及組卷要求,是維護(hù)檔案系統(tǒng)性的依據(jù)。

        3 建立生態(tài)工程檔案管理規(guī)范

        青海省生態(tài)保護(hù)和建設(shè)辦公室為加強(qiáng)三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程檔案管理工作,聯(lián)合青海省檔案局,結(jié)合三江源工程建設(shè)實(shí)際,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定及要求,建立和完善了適用于三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程及所有子項(xiàng)目的《青海三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程檔案資料管理規(guī)范》,主要包括青海三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程檔案資料管理規(guī)范(總章)、會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范、設(shè)備檔案資料管理規(guī)范、聲像檔案資料管理規(guī)范、招投標(biāo)檔案資料管理規(guī)范及農(nóng)牧項(xiàng)目檔案規(guī)范、林業(yè)項(xiàng)目檔案規(guī)范、水利項(xiàng)目檔案規(guī)范、人工增雨項(xiàng)目檔案規(guī)范、能源建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范、生態(tài)監(jiān)測項(xiàng)目檔案規(guī)范、科研課題及應(yīng)用推廣項(xiàng)目檔案規(guī)范、科技培訓(xùn)項(xiàng)目檔案規(guī)范共14個(gè)部分?!兑?guī)范》從三江源生態(tài)保護(hù)建設(shè)工程涉及的各行業(yè)和各階段的組織管理、檔案歸存、分類編號(hào)、歸檔組卷、檔案驗(yàn)收、檔案移交、檔案保管、適用范圍、職責(zé)范圍、歸檔項(xiàng)目、保管期限等不同角度提出檔案管理的基本要求,并對規(guī)范三江源工程檔案管理工作發(fā)揮了重要的促進(jìn)和支撐作用。

        4 建立工程檔案檢查監(jiān)督機(jī)制

        生態(tài)工程檔案的收集整理要與生態(tài)工程進(jìn)度保持同步進(jìn)行,并建立有效的工程檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作機(jī)制,是維護(hù)檔案系統(tǒng)性的保障。為使工程檔案實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整三大目標(biāo),生態(tài)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)部門根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和制定的工程檔案資料管理規(guī)范的要求,省級(jí)檔案管理部門,要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),重心下移,堅(jiān)持細(xì)為先、嚴(yán)為本、規(guī)為策的原則,做好檔案監(jiān)督檢查、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和服務(wù)工作。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要主動(dòng)深入一線,有針對性地對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位跟蹤服務(wù),耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求,對施工中檔案存在的問題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

        5 完善和規(guī)范收集生態(tài)工程檔案資料

        歸檔的文件材料不應(yīng)是一堆雜亂無章的材料,生態(tài)工程各子項(xiàng)目的實(shí)施和管理單位必須嚴(yán)格按照生態(tài)工程檔案分類方案的要求進(jìn)行檔案的分類組卷和系統(tǒng)整理、組成案卷。組卷要遵循生態(tài)工程檔案文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,按照生態(tài)保護(hù)工程全過程各階段順序進(jìn)行組卷,便于保管和利用,分類科學(xué)、組卷合理、手續(xù)齊備,要符合生態(tài)工程檔案管理要求。歸檔的生態(tài)工程檔案文件應(yīng)為原件,應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映生態(tài)工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收的全過程,圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠,簽字手續(xù)完備,文件質(zhì)量要符合歸檔要求。例如:要求生態(tài)工程文件原件歸檔;工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、與工程實(shí)際相符合;工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料,不得使用易褪色的書寫材料;工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔;竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位,做到文、圖、物相符等。從而提高工程檔案報(bào)送的質(zhì)量,以及成套性和系統(tǒng)性。

        6 生態(tài)工程檔案資料的系統(tǒng)性

        按照國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的總體要求,須對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理體制和管理制度進(jìn)行驗(yàn)收,并對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和案卷質(zhì)量以及安全保管條件和提供利用情況等做出綜合評(píng)價(jià)和驗(yàn)收。生態(tài)工程竣工驗(yàn)收時(shí),建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員,按照生態(tài)工程檔案資料管理規(guī)范的要求,對生態(tài)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,補(bǔ)缺補(bǔ)漏,務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí),歸檔范圍符合要求。把好竣工驗(yàn)收關(guān),以確保生態(tài)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。國家重大建設(shè)項(xiàng)目,要按照國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》,工程驗(yàn)收在縣級(jí)自查驗(yàn)收和省州聯(lián)合驗(yàn)收的基礎(chǔ)上,還要完成國家驗(yàn)收的總體目標(biāo)要求,因此,生態(tài)工程檔案資料的系統(tǒng)性,是工程驗(yàn)收的必備條件,是生態(tài)工程驗(yàn)收的重要依據(jù)。在國內(nèi)沒有案例可循的情況下,三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)一期工程檔案管理工作一次性通過國家驗(yàn)收。

        7 進(jìn)一步加強(qiáng)生態(tài)工程檔案信息化建設(shè)

        檔案信息化是信息時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇,是檔案工作適應(yīng)國家和社會(huì)發(fā)展的需要,是傳統(tǒng)方式的檔案工作向現(xiàn)代化方式的檔案工作轉(zhuǎn)變的必由之路。按照國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》要求,三江源工程檔案要全面推進(jìn)檔案信息化管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化,為檔案提供利用網(wǎng)絡(luò)化和目錄化管理,切實(shí)把電子檔案錄入的過程作為檔案再次檢查的過程,進(jìn)一步加快電子檔案建設(shè)步伐 ,實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)文件并存,三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程檔案建立了全國唯一的生態(tài)保護(hù)類項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng),檔案管理信息系統(tǒng)的開通與運(yùn)行,為今后實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化、查詢目錄化提供方便快捷的服務(wù)創(chuàng)造條件,也對全國同類工程檔案工作起到一定的垂范和借鑒作用。

        習(xí)近平強(qiáng)調(diào),生態(tài)興則文明興。我們要站在對人類文明負(fù)責(zé)的高度,尊重自然、順應(yīng)自然、保護(hù)自然,探索人與自然和諧共生之路,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與生態(tài)保護(hù)協(xié)調(diào)統(tǒng)一,共建繁榮、清潔、美麗的世界。生態(tài)工程檔案管理工作是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的綜合工程,我們要具有高度的責(zé)任感和使命感,不斷加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化,創(chuàng)新管理,創(chuàng)新服務(wù),切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量水平,更好地為生態(tài)工程建設(shè)服務(wù),促進(jìn)生態(tài)工程檔案事業(yè)健康發(fā)展。

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