楊麗萍

摘要：隨著信息化產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理與服務模式只有進行一定的創(chuàng)新才能為企業(yè)發(fā)展提供助力，企業(yè)的檔案管理關(guān)系到企業(yè)的人力資源、財務、銷售等眾多部門，企業(yè)的檔案管理只有適應社會發(fā)展的大環(huán)境與信息產(chǎn)業(yè)不斷融合，才能不斷完善檔案管理制度，從而更好地發(fā)揮檔案管理的作用。本文從分析當前大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理工作遇到的矛盾問題入手，進一步提出促進企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè)檔案;管理創(chuàng)新

1.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與問題

1.1檔案部門不再獨立，檔案監(jiān)督工作逐漸弱化

企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應統(tǒng)一管理本單位的檔案，負責建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，指導本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，監(jiān)督指導所屬機構(gòu)的檔案工作。這樣的管理模式克服了檔案分散保存的弊端，并且有利于維護企業(yè)歷史和文化的完整與安全，便于企業(yè)各方面利用。近年來隨著企業(yè)機制的不斷變化和市場化的需要，很多企業(yè)的部門開始朝著精簡以及合并的趨勢發(fā)展，檔案部門逐漸開始與其他部門合并，就筆者所在單位及系統(tǒng)內(nèi)其他兄弟單位，絕大多數(shù)檔案部門都已經(jīng)和其他部門合并了，很少能夠保留獨立的部門，部門獨立性的削弱，會對檔案管理體系帶來一定的影響，進而影響對企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督和引導，從而導致部分檔案管理工作無法有效推行。

1.2企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作未跟上企業(yè)數(shù)字化進程

企業(yè)檔案工作主要是收集、整理對企業(yè)有價值的文件材料，為企業(yè)未來的經(jīng)營生產(chǎn)提供利用。傳統(tǒng)的檔案管理模式一般是定期依照檔案歸檔范圍向各預立卷部門提出移交要求，整理組卷后歸檔入庫。而從企業(yè)目前的發(fā)展方向和發(fā)展速度來看，這樣傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足當代企業(yè)發(fā)展的需求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)越來越多的流程和工作都全程使用線上操作，不再也無需產(chǎn)生傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的文件，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的歸檔要求不一致。此外，由于系統(tǒng)平臺更新迅速，線上文件的版本更替非?？旖萸曳奖?，而檔案工作由于處于流程末端，時間點相對滯后，所需的是產(chǎn)品生產(chǎn)時使用的版本文件，而非最新文件，依靠檔案管理人員很難去辨別應該歸檔哪一版本的文件。

2.企業(yè)檔案管理模式的改進方向

2.1提高思想站位

企業(yè)可持續(xù)發(fā)展不僅需要依靠現(xiàn)代化的經(jīng)營管理理念，也同樣需要檔案管理這類基礎(chǔ)性工作。檔案資料見證了企業(yè)發(fā)展的全部歷程，記載了那些珍貴的科研數(shù)據(jù)，通過查閱檔案資料，能夠幫助企業(yè)更好地制定出未來的發(fā)展規(guī)劃。因此，企業(yè)各部門領(lǐng)導應積極提高思想站位，重新認識企業(yè)檔案管理工作的作用和意義，深度挖掘企業(yè)檔案信息化建設的瓶頸問題，逐一擊破，正確認識企業(yè)檔案信息化建設過程中可能會遇到的困難，加大基礎(chǔ)設備更新力度，引進多元化檔案管理人才，精心組織并持續(xù)推進企業(yè)檔案管理改革之路，確保企業(yè)檔案信息化成為企業(yè)發(fā)展的不竭動力。

2.2做好安全維護

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的傳輸隨時面臨著安全風險的考驗。為了確保企業(yè)檔案資源的安全傳輸，我們必須切實做好企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全維護工作。從檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、調(diào)閱等幾個重要方面入手，構(gòu)建覆蓋企業(yè)檔案管理整體網(wǎng)絡的安全維護體系，通過招投標形式選擇具備優(yōu)良資質(zhì)的技術(shù)外包服務單位，能夠依據(jù)企業(yè)發(fā)展需求定期更新檔案服務系統(tǒng)，不斷優(yōu)化系統(tǒng)界面板塊的使用功能，升級系統(tǒng)安全防護補丁，充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案信息后臺備份，保障企業(yè)檔案存儲安全。同時，按照密保等級嚴格劃分檔案閱覽權(quán)限，各業(yè)務部門不得擅自閱覽無權(quán)限的檔案資源，檔案管理部門要將信息安全、網(wǎng)絡技術(shù)、安全防護等工作當作重點來抓，對重要文件進行加密處理，設定動態(tài)密鑰，實現(xiàn)企業(yè)檔案傳輸全過程安全可控。

2.3強化管理水平

檔案管理要根據(jù)具體工作情況和工作內(nèi)容，適度提高管理水平，推動檔案管理向規(guī)范化方向全面發(fā)展。針對當前檔案管理工作中存在的問題，在檔案管理規(guī)范的指導下，使檔案管理開始趨向科學發(fā)展的方向。在大數(shù)據(jù)背景下，要建立更加完善的檔案管理監(jiān)督管理體系，加強多部門之間的協(xié)調(diào)配合，形成合理的內(nèi)外部監(jiān)督，促進檔案管理行為在有效監(jiān)管環(huán)境中的全面實施，防止不當檔案管理行為。檔案管理部門要對每一個檔案信息的歸檔時間、借閱時間、檔案屬性等進行查詢分析，從本質(zhì)上控制檔案管理存在的問題。在實施檔案管理中，要建立更加完善的激勵獎懲機制，明確相關(guān)責任和義務，將管理責任落實到個人，激發(fā)企業(yè)職工的工作熱情，提高檔案管理工作的有效性。

2.5健全體制，完善企業(yè)檔案管理制度

在信息化背景下，企業(yè)檔案管理與服務模式要進行創(chuàng)新，應該不斷完善企業(yè)檔案管理制度，檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保管、檔案數(shù)據(jù)信息錄入、檔案利用等，因此應該對檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)加強制度監(jiān)管，例如：在檔案信息化模式下，檔案數(shù)據(jù)庫管理及檔案信息錄入顯得尤其重要，應該實行分級制管理，可由檔案管理員進行編檔、錄入數(shù)據(jù)等操作，再經(jīng)檔案部門負責人審核通過，類似于財務報銷流程，可有效保證檔案數(shù)據(jù)安全;對于重要檔案的借、查閱需要經(jīng)過檔案部門負責人、借查閱單位負責人和查閱人同時簽字，這樣可追究檔案借、查閱過程中造成檔案丟失或者損毀時的責任，充分保證檔案完整安全;其次應該采取彌補措施，這樣通過制度化的管理方式強化檔案管理人員對于本職工作的重視，增強檔案管理工作中的責任感，從而更好地在檔案管理工作崗位上實現(xiàn)自己的價值，進而為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

3.結(jié)語

綜上所述，在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)。要進一步推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要更新檔案管理信息化理念，重視檔案管理工作，注重檔案管理人才的培養(yǎng)和檔案資源的開發(fā)利用，加快檔案管理內(nèi)容和重點的轉(zhuǎn)變，從檔案的整理歸檔轉(zhuǎn)向檔案的審查、開發(fā)和利用。

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