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        衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理或探索

        2021-12-30 09:42:56張小峰
        家園·建筑與設(shè)計 2021年3期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理檔案

        張小峰

        摘要:隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展,衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的必然結(jié)果,衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)積極向數(shù)字化方向進行轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理要求,這需要衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員積極探索數(shù)字化管理道路。

        關(guān)鍵詞:衛(wèi)生系統(tǒng);檔案;數(shù)字化管理

        引言

        檔案是指對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理數(shù)字化已成為必然的趨勢。檔案管理數(shù)字化的前提是檔案信息的數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài),是計算機大量應(yīng)用于管理的必然結(jié)果。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲,在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上,利用數(shù)字化手段,以綜合檔案信息資源為處理核心,對數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理,通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用,實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

        1檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

        檔案數(shù)字化是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上,利用數(shù)字化手段,以綜合檔案信息資源為處理核心,對數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理,通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用,實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。長期以來,我國檔案管理存在若干弊端:①檔案信息共享性差各部門檔案分開管理,各自為政,存在無序性、孤立性、存放分散性的缺陷,也未實現(xiàn)文檔一體化管理,故難以形成可綜合利用的檔案信息資源;②管理手段方式滯后受時間、地點、從事人員等條件的制約,造成檔案材料收集、整理等工作方式單一、提供利用方式被動、工作量巨大,但效率低;③檔案安全系數(shù)低提供利用方式主要以調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件為主,檔案的頻繁出入庫,易造成原件磨損、丟失,影響檔案原件的壽命;④缺乏現(xiàn)代化的開發(fā)利用手段傳統(tǒng)的管理模式缺乏引進、利用當(dāng)今科學(xué)管理信息,檢索速度慢、查詢精度不夠、檔案利用率低,不能迅速、準確、廣泛地傳遞檔案信息,嚴重地制約了醫(yī)院檔案信息價值的發(fā)揮。

        2衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

        2.1工作的繁雜性

        工作的繁雜性在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中普遍存在。在衛(wèi)生系統(tǒng)中,檔案綜合管理部門作為信息管理的綜合部門,不僅要管理文案工作,還要延伸到很多部門,如人力資源部門、科研部門、設(shè)備管理部門和財務(wù)管理部門等?,F(xiàn)階段,雖然醫(yī)療衛(wèi)生單位已經(jīng)逐步實現(xiàn)了檔案信息化管理,但檔案信息涉及的內(nèi)容種類繁多,有文案、財務(wù)、設(shè)備、人力資源和科學(xué)研究等相關(guān)內(nèi)容,仍然需要很大的工作量。由此可見,檔案信息化管理建設(shè)工作具有一定的繁雜性,需要進一步深化。

        2.2檔案綜合管理缺乏優(yōu)秀人才

        高素質(zhì)的頂尖人才是實現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理的前提條件。這些高素質(zhì)人才具備專業(yè)的知識和技能,能夠采用先進的信息化管理方法,完善檔案信息化管理,而且能有效管理軟件和設(shè)施,最終形成一套完善的管理規(guī)章制度。另外,相關(guān)的工作人員應(yīng)具有管理知識,計算機知識和網(wǎng)絡(luò)安全管理的知識,一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常,這些工作人員能夠及時處理。因此,在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中,優(yōu)秀的專業(yè)人才是最寶貴的資源。另外,由衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)于儲存復(fù)雜、信息量大,出現(xiàn)了兼容性問題,這些問題的解決都需要優(yōu)秀的專業(yè)人才。只有引進和培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才,才能實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定,促進檔案管理信息化的發(fā)展。

        2.3缺乏完善的規(guī)范體系

        對于衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作來講,其開展正常工作的前提和保障,是具有規(guī)范和標準的基礎(chǔ)工作。但在現(xiàn)階段衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作中,因為缺乏完善的規(guī)范體系,導(dǎo)致檔案資料質(zhì)量較低,各類檔案的著錄細則具有較差的兼容性和軟件移植性,自動化甚至形同虛設(shè)。同時,業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的標準化和規(guī)范性不統(tǒng)一,對衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的信息化建設(shè)會形成嚴重的制約。

        3衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理策略的探索

        3.1建立統(tǒng)一規(guī)范的標準化管理體系

        在當(dāng)前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中,要想及時解決存在的問題,衛(wèi)生系統(tǒng)就必須對當(dāng)前的管理體系進行全面改革,實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的緊密結(jié)合,建立一個統(tǒng)一規(guī)范的標準化管理體系,促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化工作的有效實施與發(fā)展。在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化管理工作中,工作人員要對檔案進行標準化、規(guī)范化、統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,并進行有效的分類管理與保存,以此來促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理更有邏輯性與專業(yè)性,促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案資料充分發(fā)揮自身的價值。

        3.2大力培養(yǎng)高素質(zhì)人才

        無論什么系統(tǒng)那個領(lǐng)域都需要高素質(zhì)的人才。檔案信息化管理的重點因素之一就是人才,這些優(yōu)秀的人才能夠充分了解檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)備、檔案管理的內(nèi)容,能在電子檔案的管理中發(fā)揮重要作用。為了更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才,可以在工作環(huán)境上下功夫,努力創(chuàng)造出一個良好的工作環(huán)境,提供最好的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施,在留住人才的同時,充分發(fā)揮這些人才的能力。高素質(zhì)人才的培養(yǎng)離不開培訓(xùn)。要加強檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn),定期的培訓(xùn)有利于提高他們的綜合能力。檔案部門要加強對檔案人員進行檔案現(xiàn)代化知識的培訓(xùn),積極引進信息化建設(shè)人才,培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)、熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。另外,為了強化部門之間的合作交流,可以成立一套交流機制,使人才之間能夠不斷的交流,以達到共同進步的目的,只有這樣才能實現(xiàn)技術(shù)和知識的突破。最后,通過便捷的網(wǎng)絡(luò),相關(guān)人員要學(xué)會自主學(xué)習(xí),不斷提升自我。要積極組織開展檔案信息化建設(shè)理論研討和技術(shù)交流活動,努力營造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識的良好環(huán)境氛圍。

        3.3采取安全措施保障衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理的安全

        為了更好地完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè),需要采取以下安全措施:首先,一旦有安全隱患存在,工作人員需要對危險的大小進行評估,并對這些有隱患的檔案信息進行重點保護。其次,工作人員需要給檔案劃分相應(yīng)的安全等級,對檔案數(shù)據(jù)的安全性進行評估。制定切實可行的安全方案,真正解決實際問題。同時,為了對檔案信息系統(tǒng)的安全性提供保障,醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)需要對一些先進的技術(shù),如防火墻和電子加密、用戶信息認證等充分利用。在這些技術(shù)中,能取得良好效果的就是防火墻,它能減少中病毒的概率,對計算機訪問危險網(wǎng)站有效避免。而確保檔案信息安全的另一個重要的方式,就是電子加密技術(shù),具體可采取以下兩種加密方式:一是加密儲存收到的數(shù)據(jù)。二是傳送加密后的數(shù)據(jù)。最后,在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中,系統(tǒng)需要驗證相關(guān)人員的登錄信息,由此使衛(wèi)生檔案信息管理系統(tǒng)的安全性得到一定程度的保障。

        結(jié)束語

        總而言之,在衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理中,為了保證各項資源的高效化、安全性管理,檔案管理者需要認識到信息化資源建設(shè)的重要性,通過對衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案特點的分析,及時發(fā)現(xiàn)以往檔案管理中存在的問題,通過檔案管理人員責(zé)任意識的強化及安全管理能力的提升,保證檔案信息化工作的穩(wěn)步進行,以便全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。一般情況下,在衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案信息化管理中,應(yīng)該規(guī)范信息化的管理制度,通過信息化管理內(nèi)容的完善,強調(diào)檔案信息化管理中安全內(nèi)容落實的重要性,全面提高檔案管理的質(zhì)量,滿足衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展需求。

        參考文獻:

        [1]蓋峻梅,王蘇軍.江蘇省衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理及檔案信息化建設(shè)現(xiàn)況與分析[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2019,30(04):87-91.

        [2]劉曉紅.衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理和建設(shè)之管見[J].中國管理信息化,2018(6).

        [3]李耀萍.社區(qū)居民衛(wèi)生檔案的建立和數(shù)字化管理[J].蘭臺世界,2017(s1):60.

        山東省濱州市濱城區(qū)疾病預(yù)防控制中心

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