李 卓,孟 陽,王 洋,李國波
(1.國網(wǎng)吉林省電力有限公司遼源供電公司,吉林 遼源136200;2.國網(wǎng)黑龍江省電力有限公司物資公司,哈爾濱 150001)
目前電力工程資料歸檔工作存在工作量大、專職工作人員少、工作時間集中和工作效率低等問題。據(jù)統(tǒng)計,歸檔工作占整個工程文檔資料工作的50%~60%。其中有很多內(nèi)容重復較多的文檔,文檔的錄入與校正工作都由手工錄入與核對,在時間很集中的情況下,工作量變得非常大,甚至無法按時完成歸檔工作?;谏鲜鰡栴},通過對歷年電力工程資料歸檔文件的分析和整理,充分發(fā)掘歸檔工作的特點,并進行必要的改進,提高歸檔工作的效率[1]。為了方便查詢和統(tǒng)計,從實用角度出發(fā),采用基于Excel的VBA做主程序,在編譯環(huán)境中引入Word中的VBA代碼,同時處理Word文檔;并設(shè)計目錄選擇功能,可以處理當前目錄及子目錄的所有文檔;為了防止意外事件導致文檔漏處理,在Excel界面顯示當前正在處理的文檔和處理結(jié)果,并對所有文檔進行統(tǒng)計,滿足使用方便要求。通過試驗與實踐改進,該設(shè)計可節(jié)約時間、人力、紙張打印等,提高工作效率,提升資料歸檔管理水平,有效解決當前歸檔工作中的問題。
工程資料歸檔的工作量非常大,工程涉及的文件種類多、數(shù)量大,有些文檔存在先后關(guān)聯(lián),更改前面的文件,后續(xù)的文件必須進行更改。
1)當多個文件關(guān)聯(lián)1個文件,即m(1)時,則需要修改的文件個數(shù)為:m+1;
2)當多個文件關(guān)聯(lián)多個文件,即m(n)時,則需要修改的文件個數(shù)為:m×n。
由此可見,工程文檔需要修改的次數(shù)會因文檔的關(guān)聯(lián)性呈幾何數(shù)增長。
受地理氣候影響,東北大多數(shù)工程項目在秋季竣工,導致各項工程的歸檔時間也相對集中,從而給工程項目歸檔工作帶來很大影響。
目前歸檔資料大多采用手動錄入電子文檔方式,各種文檔需要逐一新建、打開、錄入、保存。而且有些文檔需要二次甚至多次更改,導致工作單一、存在大量重復操作,致使歸檔工作的效率很低。
工程項目資料歸檔工作是整個工程項目的重要環(huán)節(jié),做好歸檔工作至關(guān)重要。每年公司各單位(部門)都會根據(jù)自身人員配置安排人員進行工程項目資料歸檔,并根據(jù)需要進行打印裝訂以及電子文檔資料留存。近年來,隨著公司工程項目增多,資料歸檔工作日益繁重[2]。
VBA(visual basic for applications)是在桌面應用程序中執(zhí)行通用的自動化任務(wù)的編程語言,它必須基于一個主應用程序,主要用來擴展Windows、Microsoft Office軟件。VBA 用于 Excel 時并沒有加入Excel 的特有成分,而是通過一個叫做對象庫的特殊命令集對 VBA 進行控制。VBA 不包含任何一個應用程序的成分,而是通過不同的對象對應用程序進行控制, 固而VBA 能控制任何一個能提供對象庫的應用程序。使用 VBA的目的在于進一步開發(fā)此應用程序,增強應用程序的功能,現(xiàn)在 VBA已經(jīng)成為開發(fā)應用程序的一個有力工具,它必須基于某個應用程序, 而不能獨立存在,因此出現(xiàn)了基于Word 的 VBA、基于Excel 的VBA 等。
從實用角度出發(fā),對Excel和Word文檔處理后,還需要確認是否對文檔進行寫入操作和對改寫的文檔進行匯總統(tǒng)計等。因此,采用基于Excel的VBA做主程序,在編譯環(huán)境中同時引入Excel和Word中的VBA代碼,處理Excel和Word文檔。由于涉及不同的文件擴展名,需要考慮到不同版本之間的兼容問題[3]。
該工具可以在指定位置讀取和寫入指定內(nèi)容,先要通過遍歷查詢到指定內(nèi)容,然后通過該內(nèi)容獲取到要修改的位置,并把位置信息記錄下來,再通過變量把指定內(nèi)容寫入到指定位置。在Excel中需要進行二層操作,采用For循環(huán)嵌套執(zhí)行,而在Word文檔中采用 Do Until 循環(huán)方式[4]。
為了高效地選取目標工程文檔,設(shè)計了目錄選擇功能,可以快速選擇任意目錄、定位目標文件。同時,增加了一個默認選擇,即當前目錄,能夠更加便捷地選取目標文件。在算法的設(shè)計中,考慮到執(zhí)行效率和多次引用問題,采用私有函數(shù)進行設(shè)計[5]。
在程序設(shè)計中,不僅要保證數(shù)據(jù)存儲的有效性,也要兼顧程序設(shè)計的高效性,該工具采用數(shù)組存儲變量數(shù)據(jù),不僅實現(xiàn)數(shù)據(jù)的多次利用,而且提高執(zhí)行速度,減少執(zhí)行時間,也為后續(xù)統(tǒng)計分析模塊的設(shè)計提供了便利。
在符合功能性要求的同時,為了更加方便快捷地進行數(shù)據(jù)批量處理工作,在工具的開發(fā)中加入了一些輔助功能,如批量創(chuàng)建模塊、批量刪除模塊、時間統(tǒng)計模塊、速度統(tǒng)計模塊、清空數(shù)據(jù)區(qū)模塊和自動定位模塊等。這些輔助功能雖然看似簡單,但是在使用中極其快捷便利,為高效處理工程文檔提供了有力保障。
將多次優(yōu)化后的代碼導入VBA編輯器中,生成批處理模板,并進行實際數(shù)據(jù)測試與驗證。試驗分別使用工具錄入和手工錄入,各分3組,每組1人同時進行,并對試驗結(jié)果進行記錄,數(shù)據(jù)見表1。
表1 手工錄入與批量工具錄入對照表Table 1 Comparison between manual entry and batch entry
手工錄入方式,隨著文檔數(shù)量的成倍增加,完成所需時間也幾乎成倍增加;而使用工具錄入方式,在文檔數(shù)量成倍增加時,所需要的時間緩慢增加。由此可見,在數(shù)據(jù)量越大的情況下,工具錄入的優(yōu)勢越明顯。
將表1中數(shù)據(jù)代入式(1),得出錄入平均效率:
(1)
式中:η為錄入平均效率;M為總文檔數(shù);a為錄入天數(shù);b為錄入人數(shù);t為每天工作時間(按8 h計算)。
手工錄入平均效率約為28.3個/h;
批量工具錄入平均效率約為356.2個/h。
2020年度,某電力公司使用所研發(fā)的工具對3個工程進行歸檔工作。為了與手工處理情況進行對比,將2020年的歸檔情況進行統(tǒng)計,結(jié)果見表2。
表2 2020年度3項工程歸檔資料統(tǒng)計Table 2 Statistics of archived data of three projects in 2020
分析2020年度歸檔的工程項目情況,以表2中數(shù)據(jù)為參考,平均每個工程的電子文檔數(shù)為1 629個。將表2中數(shù)據(jù)代入式(1),得出歸檔工作平均效率為
即每人每小時約錄入25個文檔。
根據(jù)工程的時間安排,統(tǒng)計出可以使用該工具批量處理的文檔情況,如圖1所示。
由圖1得出,3個工程資料文檔中可批量處理文檔占比分別為98.14%、98.46%和99.09%,實現(xiàn)批量處理文檔可大幅提升工作效率。
圖1 可批量處理文檔百分比柱狀圖Fig.1 Histogram of the percentage of documents that can be processed in batch
3個工程資料文檔中Word文檔和Excel文檔占比如圖2所示。
由圖2得出,3個工程資料文檔中Word文檔和Excel文檔占比均在50%左右。
圖2 可工具批量處理的文檔占比Fig.2 Proportion of documents that can be batch processed by tools
經(jīng)過實際測試,使用工具錄入1項數(shù)據(jù),處理29個文檔,用時0.46 min;錄入3項數(shù)據(jù),處理286個文檔,用時3.59 min。程序?qū)崿F(xiàn)界面如圖3、圖4所示。
圖3 程序?qū)崿F(xiàn)界面1Fig.3 Program implementation interface 1
圖4 程序?qū)崿F(xiàn)界面2Fig.4 Program implementation interface 2
對2020年工程資料進行集中歸檔工作,指定1名組員根據(jù)工程歸檔清單明細進行數(shù)據(jù)錄入工作,錄入完成后,由人工隨機抽樣檢查20份文檔,工具隨機批量讀取已錄入數(shù)據(jù)100份文檔,經(jīng)核實數(shù)據(jù)均準確無誤,統(tǒng)計結(jié)果見表3。
表3 2020年工程資料歸檔批量錄入情況表Table 3 Batch entry of engineering data archiving in 2020
根據(jù)工程歸檔實際完成效果,去除必要的準備時間,應用工具錄入平均效率約為356.2個/h,根據(jù)上文計算方法可得出,完成此次歸檔工作所需要11.7 h,即2個工作日內(nèi)完成此次歸檔工作中工程電子資料的錄入工作,并保證了數(shù)據(jù)的準確性,圓滿完成工作任務(wù)。
在工程資料歸檔工作中使用該工具,從實用性、靈活性、高效性等三個方面進行了綜合評價。
該工具運行在 Office 平臺,用其內(nèi)嵌的編程語言 VBA,無需架設(shè)服務(wù)器與外部數(shù)據(jù)庫存儲,滿足系統(tǒng)內(nèi)部安全使用要求。其使用簡單、操作便捷、使用門檻低,以較低的投入完成了較復雜的工作任務(wù),非常適合資料管理人員使用。合理制作文檔模板,方便后續(xù)工作開展,滿足電力系統(tǒng)工程歸檔工作的要求。降低了人工錄入與核查的錯誤率,保證了數(shù)據(jù)準確可靠,提高了資料歸檔的工作效率,對于電力系統(tǒng)工程資料的規(guī)范化和高效處理具有很好的實現(xiàn)成效與應用前景。