李文珠

(曲阜師范大學 檔案館，山東 曲阜 273165)

成人教育主要是對已經走上各種生產或工作崗位的從業(yè)人員進行的教育，能夠直接有效地提高勞動者和工作人員的素質，從而可以直接提高經濟效益和工作效率[1]?！秶抑虚L期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要》在“加快發(fā)展繼續(xù)教育”部分指出，“更新繼續(xù)教育觀念，加大投入力度，以加強人力資源能力建設為核心，大力發(fā)展非學歷繼續(xù)教育，穩(wěn)步發(fā)展學歷繼續(xù)教育，廣泛開展城鄉(xiāng)社區(qū)教育，加快各類學習型組織建設”[2]。高校是成人教育的主要承辦主體，高校成人教育檔案便是高校在成人教育的招生及培養(yǎng)活動中所形成的各種材料，它記錄了成人教育類別的學生整個在校培養(yǎng)的情況，是成人教育發(fā)展的重要構成部分。高校成人教育檔案管理的實施成效如何直接關乎成人教育培養(yǎng)的全過程是否有跡可循，是否能夠做到可追溯、可查證，對于提高成人教育培養(yǎng)的規(guī)范性，杜絕學歷造假等問題具有重要的意義。

1 重視成人教育檔案材料收集、整理與歸檔工作

1.1 梳理總結成人教育檔案材料的種類

高校成人教育檔案種類繁多，涉及內容廣泛。據(jù)了解，目前在高校檔案館現(xiàn)存的成人教育檔案材料主要有以下幾方面的內容：①綜合文書材料，該類材料包括上級下達的有關教學工作的文件材料，教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的指示、規(guī)定、辦法材料，非學歷教育的培訓班、進修班材料。②成人教育招生材料，此類材料包括每年的招生簡章、招生計劃、相關招生及錄取要求，新生錄取情況以及新生名單。③學籍管理材料，此類材料包括成人教育學生學籍卡片，成績總冊，學籍變更材料(升級、留級、休學、復學、轉學、退學)，獎懲材料。④學位方面的材料，此類材料包括學位委員會授予各個層次的學位清冊。⑤畢業(yè)生材料，此類材料包括上級有關畢業(yè)分配的文件材料，畢業(yè)證書或者派遣證領取簽收冊。

1.2 建立及時收集、整理與歸檔的管理制度

在這些檔案材料收集的過程中，由于參加成人教育的學生大部分是社會人員，導致材料的收集往往無法做到及時、準確地交由高校檔案館存檔保存，或者是容易與其他材料混雜在一起，造成歸檔困難。因此，健全檔案管理制度，實現(xiàn)成人教育檔案的規(guī)范化管理非常有必要。建立健全成人檔案的收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項檔案管理規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事[3]。比如，建立成人教育檔案需要歸檔的目錄，并在目錄中按照招生、培養(yǎng)、畢業(yè)等次序進行標注，每個階段明確整理歸檔的日期，便于檔案管理人員及時對相關材料進行收集、整理與歸檔，避免不必要的拖延以及在這一過程中所發(fā)生的材料遺漏。

2 加強專兼職成人教育檔案管理隊伍建設

2.1 加強專兼職成人教育檔案管理隊伍建設的必要性

成人教育檔案管理是一項政策性強的嚴肅工作，也是基礎性、服務性的工作，又是業(yè)務性強、程序復雜、質量要求高的工作[5]。同時，成人教育檔案的具體管理單位也比較復雜，有的高校主要由專門的成人教育學院或者繼續(xù)教育學院承擔成人教育的招生和培養(yǎng)工作并管理相關檔案，有的高校則由教育學院或者教師教育學院承擔此項工作，還有的高校根據(jù)招生專業(yè)的不同將相關工作劃歸到相關的學院進行管理。這就導致成人教育檔案管理隊伍建設一直存在諸多問題。在新的時期，包括成人教育檔案在內的檔案管理工作變得愈加重要，也愈加引起全社會的關注，為此，高校亟須建設一支政治思想端正、業(yè)務素質過關、工作愛崗敬業(yè)、全心全意為人民服務的檔案管理隊伍，重視專、兼職檔案工作人員的培養(yǎng)。

2.2 加強專兼職成人教育檔案管理隊伍建設的主要措施

如今，如何造就一支政治素質、業(yè)務素質、知識素質高的成人教育檔案管理隊伍，使其既能根據(jù)成人教育檔案管理的特點，管理和利用好成人教育檔案，又能站在時代的前沿，適應成人教育檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需要，成為當前高校檔案管理部門必須要思考的問題[4]。①重視專兼職檔案管理人員的政治素質和職業(yè)道德素質，必須具有良好的事業(yè)心、責任感才能夠使檔案工作實現(xiàn)專人專職、責任到人。②加強對專兼職檔案管理人員的檔案學業(yè)務技能和計算機技能的專業(yè)培訓，使其對成人教育檔案管理工作的認識不斷提高，在實踐管理中能夠實現(xiàn)對檔案的規(guī)范化管理，做到科學立卷、合理歸檔、庫存有序、方便查找。③傳統(tǒng)的檔案服務處于被動地位，專兼職檔案管理人員需要轉變服務意識，變滯后被動為積極主動，充分認識到及時收集、整理和歸檔檔案材料的重要意義，做到不遺漏任何一份檔案材料。

3 加快成人教育檔案信息化建設

隨著信息化社會的發(fā)展和辦公自動化的普及，成人教育的學生數(shù)量急劇增長，傳統(tǒng)的手工操作已經不能滿足成人教育培養(yǎng)規(guī)模擴大對檔案工作提出的新要求。據(jù)了解，大部分高校成人教育類學生的電子學籍檔案還沒有完全建立起來，成人教育方面的檔案大部分還是依靠文字資料。隨著電子技術的發(fā)展和管理軟件的更新，成人教育檔案的管理工作要從單一文字化向雙向化發(fā)展，以文字資料檔案為依托，分步驟建立檔案數(shù)據(jù)庫，早日實現(xiàn)成人教育檔案的數(shù)字化管理。由于接受成人教育的學員來自各行各業(yè)、各個地域，檔案的數(shù)字化與電子化還具有特殊的意義?？梢岳秒娮泳W(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)與各地區(qū)、各專業(yè)學員的溝通，方便檔案材料的收集和核對；也可以在核實學員的身份之后，實現(xiàn)遠程的電子檔案查詢與利用。

高校要加強成人教育檔案的信息化建設，①既要重視檔案數(shù)字化平臺的建設，通過加大資金投入，借助本校軟件開發(fā)人員或者與相關技術公司合作，又要在購置相關硬件設備的基礎上，搭建功能齊全、分類清楚、查詢方便的檔案數(shù)字化應用系統(tǒng)。②要組織全體專兼職檔案管理人員進行信息化應用能力方面的培訓，尤其是對分布在各個相關院系的兼職檔案管理人員，要做到全員培訓，不斷提高技術水平和數(shù)字化平臺的應用成效。③加強成人教育檔案的材料鑒別與錄入工作，當檔案數(shù)字化平臺建成之后，將檔案材料上傳至數(shù)字化平臺將成為長期的常規(guī)性工作，為了減少工作量，提高工作成效，就需要厘清哪些材料應該上傳，哪些材料無須上傳，哪些材料可以開放查詢，哪些材料只能內部查閱，從內容層面提高成人教育檔案的信息化建設質量。

4 結束語

成人教育檔案管理工作由于一直沒有得到足夠重視，在優(yōu)化管理的路徑探索上還有很多路要走，需要所有關注和參與成人教育檔案管理工作的人員共同努力。而且，在新的形勢下，社會上對成人教育學歷查詢、查證關注度越來越高，只有成人教育檔案管理工作注重嚴謹性和規(guī)范性，才能從招生和培養(yǎng)過程中杜絕相關問題的產生，促進成人教育的健康發(fā)展。相信隨著教育現(xiàn)代化的持續(xù)推進，高校成人教育檔案管理工作也會愈加完善，為高校教育的改革與發(fā)展做出新的貢獻。