郝海霞

（河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)，河北 石家莊 050051）

RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以將財(cái)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)梳理加工，再經(jīng)過RPA技術(shù)轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化系統(tǒng)中，減少財(cái)務(wù)人員工作壓力，避免手工操作。RPA機(jī)器人的運(yùn)行在一定程度上可以代替財(cái)務(wù)人員完成各項(xiàng)操作，優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程，降低企業(yè)人力資源成本，提高企業(yè)財(cái)務(wù)工作效率，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)的智能化轉(zhuǎn)型與升級。

1 財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用背景

一般情況下，財(cái)務(wù)共享中心主要依靠信息化技術(shù)手段解決財(cái)務(wù)核算中煩瑣且重復(fù)的工作，但傳統(tǒng)IT信息化解決的主要為數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題，想要打通各系統(tǒng)之間的空間限制，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全方位貫通，財(cái)務(wù)共享中心的日常業(yè)務(wù)還面臨著較多問題。比如，IT技術(shù)自身存在缺陷導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員不同意靠技術(shù)解決問題，特別是在數(shù)據(jù)錄入方面，有時(shí)財(cái)務(wù)人員依然人工操作。再比如財(cái)務(wù)共享外部稅務(wù)或海關(guān)系統(tǒng)，因各種原因無法和企業(yè)內(nèi)部ERP相互銜接，系統(tǒng)操作與數(shù)據(jù)下載不支持在同一平臺完成。RPA就是指機(jī)器人流程自動(dòng)化，即代替人們在計(jì)算機(jī)設(shè)備中完成復(fù)雜且重復(fù)的工作，可以說RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人也是一套電腦軟件，模擬人的操作，通過預(yù)先設(shè)定的程序和用戶交互完成任務(wù)，模擬人類復(fù)制粘貼以及點(diǎn)擊、輸入等重復(fù)性能操作，從而優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程[1]。

2 RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用特點(diǎn)

2.1 代替簡單重復(fù)工作

財(cái)務(wù)工作中，有的環(huán)節(jié)需要人工不斷操作，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以降低企業(yè)人力成本，消除人為操作失誤，提高工作效率和財(cái)務(wù)處理質(zhì)量。比如財(cái)務(wù)信息根據(jù)成本中心傳遞，對其中已經(jīng)產(chǎn)生的資產(chǎn)投資、成本費(fèi)用、預(yù)算信息進(jìn)行登錄，這些信息需登入不同系統(tǒng)，并應(yīng)用相應(yīng)命令將數(shù)據(jù)維護(hù)到資料庫內(nèi)，海量信息維護(hù)會(huì)耗費(fèi)人員精力，所以機(jī)器人的使用不僅可以提高信息維護(hù)速度，還能在最短的時(shí)間內(nèi)處理大量重復(fù)性業(yè)務(wù)[2]。

2.2 24小時(shí)不間斷工作

以往的人工模式下，財(cái)務(wù)人員工作時(shí)間受限，工作量較大時(shí)，人們的常規(guī)工作時(shí)間無法滿足業(yè)務(wù)需求，只能加班完成，但這會(huì)影響財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。比如企業(yè)每個(gè)月的月末應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)量十分龐大，積壓的銷項(xiàng)發(fā)票與記賬憑證等待匹配，這類高強(qiáng)度工作可以依靠RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的處理程序，通過機(jī)器人不間斷工作彌補(bǔ)人工疲勞操作的缺點(diǎn)，降低人為誤差。由此可見，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人更加適用于24小時(shí)全天候的業(yè)務(wù)工作。

2.3 快速部署實(shí)施

財(cái)務(wù)人員會(huì)利用不同辦公軟件和企業(yè)內(nèi)部ERP系統(tǒng)提高自身工作效率，但系統(tǒng)之間難以相互聯(lián)通，這將導(dǎo)致業(yè)務(wù)需要在各個(gè)軟件系統(tǒng)內(nèi)游走。與以往的技術(shù)軟件不一樣，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人主要受過程驅(qū)動(dòng)，只會(huì)運(yùn)行在系統(tǒng)和軟件表面，對原本的IT體系不會(huì)造成改變。RPA機(jī)器人可以兼容不同系統(tǒng)，通過模擬人的閱讀與操作方式，在不改變系統(tǒng)運(yùn)行的情況下完成任務(wù)。

3 RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財(cái)務(wù)智能化轉(zhuǎn)型中應(yīng)用

3.1 在費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中應(yīng)用

由于企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中會(huì)涉及較多人員，對財(cái)務(wù)機(jī)器人的使用頻率很高，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用流程大致如下：1）報(bào)銷單據(jù)接收。作為報(bào)銷的關(guān)鍵內(nèi)容，發(fā)票在企業(yè)中有著重要地位，以往企業(yè)會(huì)使用紙質(zhì)發(fā)票，發(fā)票在郵寄、錄入和報(bào)銷期間可能出現(xiàn)遺失或損壞問題。而基于RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的發(fā)票運(yùn)作模式不同，不僅克服了以上問題，還能將各部門提交的單據(jù)與發(fā)票統(tǒng)一采集，由機(jī)器人通過OCR掃描后自動(dòng)識別，經(jīng)過分類匯總和分發(fā)傳遞完成發(fā)票前期處理工作，再由機(jī)器人對發(fā)票信息自動(dòng)生成相應(yīng)的報(bào)銷單據(jù)。報(bào)銷員工登錄報(bào)銷平臺后只需選擇自己提交的信息就能提出報(bào)賬申請，全程高效率。2）智能化審核費(fèi)用報(bào)銷。報(bào)銷單據(jù)在報(bào)銷之前需要經(jīng)過真實(shí)性審核，信息排查時(shí)也會(huì)自動(dòng)匯總到收支數(shù)據(jù)庫，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行一致性對比，一致后才能轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)部門，并依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)生成記賬憑證，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對憑證自動(dòng)審核。審核之前技術(shù)人員需要在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)嵌入相應(yīng)的審核規(guī)則，機(jī)器人按照提前預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)行審查，驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)危瑢徍撕笞龊媒Y(jié)果的記錄工作。3）自動(dòng)付款。審核之后的報(bào)銷單可以自動(dòng)生成付款單，并進(jìn)入資金結(jié)算處生成支付指令，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人按照指令信息填寫付款信息，確認(rèn)后將信息提交給網(wǎng)銀進(jìn)行付款即可。4）賬務(wù)處理。機(jī)器人付款前，報(bào)銷申請人會(huì)在各種結(jié)算方式中選擇常用的確認(rèn)收款，資金核算處生成付款憑證，隨后經(jīng)過提交和過賬生成財(cái)務(wù)報(bào)告，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人將報(bào)告提交給上層管理者，此時(shí)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)正式結(jié)束[3]。

3.2 在財(cái)務(wù)核算中應(yīng)用

企業(yè)財(cái)務(wù)關(guān)聯(lián)交易中，往來對賬屬于企業(yè)的日常工作，財(cái)務(wù)人員需要進(jìn)行賬務(wù)勾稽，這項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如果核對不及時(shí)將有可能導(dǎo)致工作擠壓，對后續(xù)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表的生成造成影響。利用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人，企業(yè)財(cái)務(wù)可每月將通知單月底自動(dòng)勾稽，實(shí)現(xiàn)企業(yè)關(guān)聯(lián)交易的自動(dòng)化核對。企業(yè)財(cái)務(wù)付款業(yè)務(wù)中，機(jī)器人可實(shí)現(xiàn)管理單據(jù)關(guān)聯(lián)，比如經(jīng)過審批之后的付款申請單關(guān)聯(lián)為付款單，批量生成憑證之后，依據(jù)憑證審核規(guī)則對會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行自動(dòng)審核，再通過RPA程序完成自動(dòng)化操作，降低人員對系統(tǒng)的干預(yù)。單據(jù)審核工作中，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可模擬人工審核單據(jù)，判斷是否存在審核未成功付款或通知單ERP校驗(yàn)成功但未上傳財(cái)務(wù)系統(tǒng)[4]。為了提高財(cái)務(wù)核算效率，有必要設(shè)置專門的軟件核實(shí)，通過軟件控制輔助核算編碼編制規(guī)則。財(cái)務(wù)機(jī)器人收到信息后自動(dòng)錄入的準(zhǔn)確率可以達(dá)到100%。

3.3 在采購到付款流程中應(yīng)用

RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在該項(xiàng)業(yè)務(wù)中的應(yīng)用需要經(jīng)過以下流程：1）請款單處理。先進(jìn)行常規(guī)采購流程，采購人員填寫申請單，由業(yè)務(wù)和采購部門審核確認(rèn)后開始采購預(yù)算。優(yōu)選供應(yīng)商，制定采購評估方案，簽訂合同后制定采購訂單，并按合同時(shí)間催貨，收貨后進(jìn)入請款流程。企業(yè)采購部根據(jù)訂單信息編制請款單，財(cái)務(wù)部對信息進(jìn)行審核后，借助RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對OCR和圖像處理功能整合，完成對請款單信息的自動(dòng)識別的掃描。這時(shí)RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在ERP系統(tǒng)錄入請款信息，核對入庫單和發(fā)票信息，保證信息一致，核對之后將付款信息錄入系統(tǒng)，記賬后開始進(jìn)入付款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。2）采購付款。機(jī)器人依據(jù)信用期順序提交付款申請，逐一核查付款單中的各項(xiàng)信息，核對后提交付款系統(tǒng)執(zhí)行操作。3）供應(yīng)商對賬、財(cái)務(wù)模塊內(nèi)設(shè)置對賬操作的觸發(fā)時(shí)間，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對供應(yīng)商展開管理，依據(jù)模擬人工數(shù)據(jù)錄入的辦法，借助爬蟲程序?qū)φ袠?biāo)中的供應(yīng)商代碼、采購等數(shù)據(jù)自動(dòng)化采集，機(jī)器人登錄財(cái)務(wù)模塊提醒供應(yīng)商網(wǎng)上對賬。收到請求后，供應(yīng)商向企業(yè)提供采購信息，機(jī)器人開啟對賬外掛程序，完成所有信息的核對，供應(yīng)商確認(rèn)對賬結(jié)果后向企業(yè)開具發(fā)票。

3.4 在資金管理流程中應(yīng)用

作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的重要組成部分，資金管理主要包含專項(xiàng)資金、流動(dòng)資金、固定資金管理三部分內(nèi)容。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用主要如下：1）銀企對賬。以往的對賬需要工作人員登錄系統(tǒng)下載銀行對賬單，將其轉(zhuǎn)為Excel表格模式后導(dǎo)入企業(yè)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，再對賬生成余額調(diào)節(jié)表。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在銀企對賬中，機(jī)器人可運(yùn)行柜面管理系統(tǒng)，在網(wǎng)銀內(nèi)選擇對賬單，在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)內(nèi)選擇賬務(wù)數(shù)據(jù)，通過兩方數(shù)據(jù)的核對比較自動(dòng)出具余額調(diào)節(jié)表，直到所有賬戶核對完成。2）現(xiàn)金管理。技術(shù)人員將現(xiàn)金上劃線嵌入系統(tǒng)，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人以此為基礎(chǔ)自動(dòng)執(zhí)行企業(yè)現(xiàn)金計(jì)劃信息采集和整理、歸集等活動(dòng)，并應(yīng)用智能算法，對企業(yè)資金收支展開監(jiān)控，科學(xué)考慮支付金額后計(jì)算企業(yè)的資金最優(yōu)組合，實(shí)現(xiàn)對資金的優(yōu)化配置，避免不必要的浪費(fèi)[5]。3）收付款處理與支付指令查詢。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在保證供應(yīng)商與企業(yè)訂單信息一致的情況下，系統(tǒng)可直接進(jìn)入收付款環(huán)節(jié)。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在發(fā)出資金支付指令后可以自動(dòng)查詢支付結(jié)果，并采用郵件的方式反饋查詢結(jié)果。

3.5 在稅務(wù)管理流程中應(yīng)用

實(shí)際上，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)稅務(wù)管理工作中已經(jīng)應(yīng)用得十分成熟，其中包含自動(dòng)納稅申報(bào)、稅務(wù)數(shù)據(jù)獲取與維護(hù)、涉稅信息核對等多個(gè)流程。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人納稅申報(bào)流程如圖1所示，相關(guān)內(nèi)容大致如下：1）納稅申報(bào)準(zhǔn)備。依靠RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化工具，在期末通過財(cái)務(wù)人員預(yù)設(shè)的腳本登錄系統(tǒng)，提取固定資產(chǎn)賬目、試算平衡表，對其中數(shù)據(jù)加以分析，在系統(tǒng)內(nèi)批量導(dǎo)出增值稅認(rèn)證數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。2）獲取稅務(wù)數(shù)據(jù)，為企業(yè)納稅申報(bào)底稿的編制提供幫助，以企業(yè)基礎(chǔ)信息為基礎(chǔ)，確保所有數(shù)據(jù)信息的真實(shí)有效。3）對涉稅數(shù)據(jù)信息認(rèn)真核對。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人需要對稅務(wù)、進(jìn)項(xiàng)稅或預(yù)繳稅金等需要調(diào)整的信息做出調(diào)整，再利用機(jī)器人預(yù)設(shè)的校驗(yàn)公式對財(cái)務(wù)和稅務(wù)科目展開數(shù)字校驗(yàn)，通過校驗(yàn)后由機(jī)器人將數(shù)據(jù)統(tǒng)一放在文件內(nèi)，財(cái)務(wù)人員最后對數(shù)據(jù)進(jìn)行審查即可。4）納稅申報(bào)。審核數(shù)據(jù)后，借助RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的自動(dòng)化工具執(zhí)行納稅申報(bào)任務(wù)，登錄系統(tǒng)后自動(dòng)導(dǎo)入底稿數(shù)據(jù)，以特定的邏輯生成申報(bào)表，機(jī)器人再根據(jù)表中內(nèi)容填寫信息。5）賬務(wù)處理。對涉稅項(xiàng)目做好賬務(wù)處理，科學(xué)編制稅務(wù)分錄，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人根據(jù)企業(yè)實(shí)際繳稅與納稅情況計(jì)算企業(yè)資產(chǎn)和負(fù)債金額，完成入賬工作。6）開具增值稅發(fā)票并驗(yàn)證發(fā)票的真實(shí)性。依靠專用軟件開具增值稅發(fā)表，通過發(fā)票票面信息或登錄相關(guān)平臺對發(fā)票真?zhèn)芜M(jìn)行驗(yàn)證。

圖1 RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人納稅申報(bào)流程

4 總結(jié)

綜上所述，通過應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠極大程度地降低企業(yè)票據(jù)驗(yàn)證、報(bào)銷、紙質(zhì)信息錄入、系統(tǒng)對賬等業(yè)務(wù)流程中煩瑣且重復(fù)的手工操作難度，提高工作效率。將RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人用于費(fèi)用報(bào)銷、財(cái)務(wù)核算、采購到付款、資金管理、稅務(wù)管理等環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對日常財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的高效檢查與核對，提高企業(yè)資金調(diào)撥效率，從而推進(jìn)財(cái)務(wù)共享與智能化發(fā)展。