蔣紅健

2020年6月20日，第十三屆全國人大常務(wù)委員會第十九次會議修訂了《中華人民共和國檔案法》，其第三十四條規(guī)定：“國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀。”高校檔案具有鮮明的文化傳承特征，高校收集、整理、保管、利用檔案的根本目的在于利用服務(wù)和文化傳播。

從總體而言，檔案具有極高的文化傳承價值密度，但其價值密度并非均勻分布。高校特色檔案作為學(xué)校發(fā)展進程中的歷史節(jié)點印記，是學(xué)校文化富礦和文化根基，需要重點關(guān)注和保護，進而充分利用特色檔案生動形象的特點，通過各種文化傳播窗口和媒介，展示、宣傳學(xué)校辦學(xué)理念、辦學(xué)精神和文化內(nèi)涵。

一、檔案管理現(xiàn)狀

以我館為例，2019年底，我校檔案館藏總量已達23萬卷（件），館內(nèi)現(xiàn)有電子版照片超過15.7萬張，館藏資料2293冊；傳統(tǒng)檔案數(shù)字掃描總數(shù)412萬頁，錄入電子目錄總數(shù)204萬條，掛接原文總數(shù)69萬條?？梢钥闯?，館藏實體檔案儲量非常豐富，同時，連續(xù)15期數(shù)字化工作形成了數(shù)量龐大的電子原文。

此外，我館數(shù)字檔案室建設(shè)不斷深入，目前已進展到與OA系統(tǒng)和招標系統(tǒng)對接，并將在此基礎(chǔ)上總結(jié)經(jīng)驗，進一步與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接。電子檔案將成為館藏總量的重要來源，必將導(dǎo)致檔案信息總量的快速增長。

由于實體檔案不斷增多，數(shù)字化、電子檔案系統(tǒng)對接不斷推進，勢必引出信息化建設(shè)與特色檔案協(xié)同管理問題，有必要從海量館藏中提取價值蘊藏量大、文化傳播力強的檔案，總結(jié)、歸納其共性，對其界定、細分，歸入特色檔案范疇，進行重點管理和開發(fā)。

二、存在問題分析

我館在實體檔案和檔案信息化建設(shè)方面取得了一定成績，但是沒有采取有效措施界定特色檔案并有針對性地進行重點管理，實現(xiàn)特殊與一般、重點和次要、個別和普遍的協(xié)同統(tǒng)一，進行既兼顧、又傾斜的綜合管理。具體有以下四個原因。

1.特色檔案管理意識不到位。應(yīng)當(dāng)說，檔案管理人員具備對特色檔案管理重要性的認識，在校史館、博物館、辦學(xué)成就展等窗口及網(wǎng)絡(luò)板塊建設(shè)方面有較深體驗，但是國家和省市檔案部門沒有針對特色檔案管理發(fā)布系列文件，學(xué)校也沒有專門對此制訂規(guī)章制度，因此在實際管理過程中，沒有對特色檔案進行單列管理。

2.特色檔案概念不清。由于特色檔案沒有明確定義，而且文獻對特色檔案的定義偏重于感性認知，沒有對特色檔案進行展開描述，使特色檔案范疇不明確，淪為一個籠統(tǒng)的概念，導(dǎo)致理論研究與實際操作均存在一定困難。

3.特色檔案管理沒有現(xiàn)成模式可以照搬。各高校特色檔案管理基本上屬于關(guān)起門來建設(shè)，并且是有需要才建設(shè)，需求的廣度和深度決定特色檔案管理的程度，沒有形成較為規(guī)范的模式可以借鑒。同時，高校對特色檔案管理缺乏必要的交流，上門調(diào)研費時費力，缺少必要的系統(tǒng)的經(jīng)驗交流會議。因此，特色檔案管理方式方法需要規(guī)范，并需要進行交流、探討和發(fā)展。

4.特色檔案管理機制不健全。管理機制不健全會導(dǎo)致特色檔案管理較為松散，難以保證檔案部門對這一特定領(lǐng)域進行投入和人力保障，形成管理薄弱現(xiàn)象，亟待形成一整套制度體系，規(guī)范特色檔案管理運作，通過制度先行，達到管理到位。

三、特色檔案概念及特征分析

何為特色，新華字典將特色定義為“事物表現(xiàn)出來的獨特的色彩、風(fēng)格等”，因此，特色是指能夠與同類事物相區(qū)別的具有自身特征的表現(xiàn)形式。

高校特色檔案是區(qū)別于其他高校的具有個性的檔案總稱，包括高校長期發(fā)展所形成的反映地域、歷史、人物、學(xué)科、文化等特征的具有保存利用價值的各類檔案[1]92。高校特色檔案存在鮮明的個性和差異性，是高校文化發(fā)展的寶貴沉淀，有效管理和利用這些具有原始性、真實性和生動性的特色檔案，挖掘、傳播其蘊藏的特色文化，是高校檔案館的重要職責(zé)和工作任務(wù)。

鑒于高校特色檔案的概念是定性而非定量的，其表現(xiàn)特征僅能以性質(zhì)加以描述。特色檔案分布范圍具有廣泛性，涉及內(nèi)容具有特殊性，載體形式具有多樣性，因此不能采用窮舉法進行枚舉，應(yīng)根據(jù)特色檔案所印證、反映、折射的文化特征進行剖析判斷。高校特色檔案普遍具有新、特、專、奇等表現(xiàn)特征，可以結(jié)合、歸納檔案內(nèi)容判斷其是否屬于特色檔案。

1.新指新穎，指剛發(fā)生、剛體驗到的初始事物。例如，新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案，屬于剛發(fā)生的新生事物，需要第一時間進行歸檔和整理。新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案涉及面很廣，時效性很強，越早利用越能發(fā)揮其獨特作用，所以要緊緊抓住其時效性，迅速反應(yīng)，各單位協(xié)助配合，及時催收各類檔案，編研成冊，積極傳播，達成快速展現(xiàn)特色檔案內(nèi)在價值的目的。同時，新冠肺炎戰(zhàn)疫檔案屬于公共危機處理范疇，借鑒戰(zhàn)疫所形成的應(yīng)急預(yù)案和實施細則，可應(yīng)用于將來可能發(fā)生的重大公共危機，推進公共危機管理領(lǐng)域的科學(xué)研究和實踐指導(dǎo)。

2.特指特別，指不一般、與眾不同。我校具有長達百年的辦學(xué)歷史，其源頭可以追溯到1918年成立的廣東省第一甲種工業(yè)學(xué)校，分析重要歷史節(jié)點留下的原始材料，可以提煉重要決策、重要人事任免的背景、緣由，借故知今，作為學(xué)校選擇、改進、堅定辦學(xué)方向的依據(jù)。例如，我校建校源流之一的國立中山大學(xué)工學(xué)院（原名國立廣東大學(xué)）留存有重要的學(xué)校肇建檔案。1924年2月，孫中山先生發(fā)布兩道大元帥命令，這是學(xué)校邁入正規(guī)化發(fā)展的重要歷史佐證。中央人民政府政務(wù)院于1951年11月批準的《全國工學(xué)院調(diào)整方案》，以及《新華月報》于1952年5月刊發(fā)的成立華南工學(xué)院的決定、廣州區(qū)高等學(xué)校院系調(diào)整工作委員會院系調(diào)整工作總結(jié)、《華南工學(xué)院學(xué)報》創(chuàng)刊號、1960年華南工學(xué)院被評為全國重點高校的文件等，這些特色檔案是學(xué)校從無到有、艱難初創(chuàng)的歷史見證，激勵華工師生不避艱險，篳路藍縷，推動學(xué)校各項事業(yè)向前發(fā)展。

3.專指專有，指獨占擁有。例如，名人檔案、實物檔案、聲像檔案、口述檔案就是學(xué)校專有的檔案類別，具有排他性，是學(xué)校獨自形成并擁有的珍貴史料。

（1）學(xué)校存有吳碩賢、陳克復(fù)、毛宗源等152位名人的珍貴檔案，其中建筑系名人夏昌世、龍慶忠、陳伯齊教授是1952年后該系學(xué)術(shù)核心，正是由于他們的存在，使得建筑學(xué)科形成強大的學(xué)科優(yōu)勢，學(xué)校名列中國建筑老八校之一。

（2）校園內(nèi)存有大量民國建筑及重要人文景觀，是校史文化傳播的核心內(nèi)容和精彩亮點，也是來訪嘉賓、校友非常感興趣的實物檔案。其中，5、6、7、8、9、12號樓等民國建筑，外形獨特，兼具中國傳統(tǒng)建筑風(fēng)格和西洋建筑風(fēng)格，被列為廣州市第六批文物保護單位，學(xué)校校史館至今還珍藏著8號樓修繕時取下的瓦當(dāng)，這些民國建筑造型秀麗、經(jīng)久耐用，吸引無數(shù)學(xué)子駐足流連。還有，坐落于學(xué)校五山校區(qū)北區(qū)“賀蘭山”上的老校訓(xùn)石，為代代華工人指明治學(xué)態(tài)度，是偉人遺芳的珍品。

（3）學(xué)校存有許多記錄重大活動組織過程、教學(xué)科研場景的聲像檔案，是學(xué)校教學(xué)、科研成果的珍貴縮影。1958年我校馮秉銓教授成功組織試制模擬電子計算機，被送到北京參加教育與生產(chǎn)勞動相結(jié)合展覽，成為展覽會光彩奪目的展品之一，我校存有模擬電子計算機研制現(xiàn)場照片及《人民日報》對此發(fā)表的社論《黨的教育方針的凱歌》照片。

近年來，檔案館組織全館力量，走訪華工組建之際學(xué)習(xí)、工作、生活在華園并作出重要貢獻的老華工人，收集大量一手口述檔案，出版兩輯《口述華園》，生動再現(xiàn)建校初期歷史畫卷，是學(xué)校專有口述檔案的編研精品。

4.奇指奇異，是奇特、特別的意思。例如，地域文化研究是頗具特色、其他高校少有涉及的學(xué)科領(lǐng)域，形成的地域文化檔案既珍貴又具鄉(xiāng)土氣息[2]29。我校擁有全國最大的客家文化研究所，藏有客家文化文獻檔案150余種，包括理論研究文獻、客家歷史人物傳記、客家文學(xué)作品、客家影視劇等，其中客家文化文獻先后4次獲國家政府獎、6次獲全國性獎、20多次獲省部級獎，數(shù)十種《客家研究文叢》被列入國家“十五”“十一五”和“十二五”重點規(guī)劃圖書。這些長期教學(xué)、科研工作形成并積累的客家文化檔案，是地域文化檔案中的瑰寶，既是學(xué)校校園文化建設(shè)重要組成部分，又是廣東省建設(shè)文化大省的璀璨分支。

四、13個門類特色檔案范圍框定

特色檔案的內(nèi)在特征偏重于感性認識，需要在理性層面進行梳理、歸納、分析。高校檔案分設(shè)13個門類，我們在此進一步嘗試剖析各門類特色檔案，明晰并框定特色檔案的存在范圍。

綜合文書類特色檔案包括黨群、行政公文以及其他門類中的文書，其中反映學(xué)校歷史沿革、教學(xué)改革、學(xué)科建設(shè)、重大科研項目、重點科研平臺建設(shè)等檔案彌足珍貴。高等教育的發(fā)展本身是一個不斷改革探索的過程，學(xué)校成立、拆分、合并、共建、調(diào)整的方案、批復(fù)、機構(gòu)及人事調(diào)整決定的檔案，對于學(xué)校今后的發(fā)展走向起到重要借鑒作用。例如，1993年學(xué)校在全國高校首開部省共建之先河，1995年進入“211工程”行列，2001年進入“985工程”行列，2017年入選“雙一流”建設(shè)A類高校名單，以及學(xué)校在“世界大學(xué)學(xué)術(shù)排名”情況，多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展及學(xué)科整體水平情況等，包含了學(xué)校立足實際、面對形勢的應(yīng)對策略，其管理措施、改革舉措至今仍具啟發(fā)引領(lǐng)作用。

教學(xué)類特色檔案包括教育教學(xué)改革、學(xué)生思想教育與管理、招生綜合管理、高等教育研究、實驗室建設(shè)、專業(yè)評估、課堂教學(xué)與教學(xué)實踐、優(yōu)秀學(xué)位論文、優(yōu)秀教材等內(nèi)容。其中，國家科技骨干、著名企業(yè)家、領(lǐng)導(dǎo)干部所形成的名人教學(xué)檔案是校史展覽的重要素材。由于學(xué)校堅持理工為主、多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展、新工科建設(shè)為新特色的辦學(xué)方向，建校以來，為國家輸送各類高質(zhì)量畢業(yè)生51萬余人，被譽為工程師和企業(yè)家的搖籃。教學(xué)類特色檔案的有效利用，可以總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗和成果，改進人才培養(yǎng)的方式方法，為廣東省區(qū)域經(jīng)濟及全社會輸送人力資源。

科研類特色檔案包括重大項目、重大基礎(chǔ)研究、科技開發(fā)、橫向合作、軍工、人文社會科學(xué)項目等，其表現(xiàn)形式為申報及批復(fù)材料、獎勵材料、重大專利及軟件版權(quán)證書等。學(xué)?？蒲许椖繑?shù)量眾多，可著重關(guān)注領(lǐng)軍人才的科研軌跡、重大科研項目建設(shè)材料和重大科研成果的完成情況，以利于教師緊跟學(xué)科發(fā)展前沿，開展科學(xué)研究，提升學(xué)?？蒲兴接矊嵙Α?/p>

基建類特色檔案可重點關(guān)注學(xué)校歷史建筑、文物古跡和特色建筑。我們要保護好學(xué)校留存的大量民國建筑、標志性建筑和人文景觀，作為校史文化傳播的核心內(nèi)容，同時也為這些特色建筑及景觀的修繕維護提供圖紙及資料，使得這些特色建筑及景觀得以長期傳承下去。

人物檔案中的名人檔案作為學(xué)校特色檔案，極大地擴展、豐富了館藏，是檔案編研的極佳素材。我校歷史悠久，名人輩出，從名人的生平傳記、往來信函、新聞媒體報道、各類證件、學(xué)術(shù)界評價資料、著作、教材、成果性材料、聲像資料，甚至包括個人藏品、具有紀念意義的個人用品等，可以看出他們艱苦樸素的生活作風(fēng)、認真嚴謹?shù)闹螌W(xué)態(tài)度，這些是傳揚學(xué)校文化的代言佳品。

實物檔案包括重要人物及活動的題詞、畫作、禮品、紀念品、獎品等。例如，2010年亞運會在廣州主辦，我校檔案館藏有亞運特色實物檔案。再比如，許多實物檔案折射出使用人或捐贈人的生平點滴，令人不禁回想和感慨。學(xué)校校史館收藏有華南工學(xué)院第一任黨委書記張進的書法和他使用過的毛筆、硯臺等物件，其書法“樸質(zhì)而不拘謹，灑脫而有法度”，可以反映其不拘泥于陳規(guī)、敢于創(chuàng)新的工作態(tài)度。

聲像檔案包括視察與參觀、校內(nèi)外重要會議、教育教學(xué)工作、學(xué)校管理工作、文娛體育活動、外事活動、校慶活動、社團活動、畢業(yè)生照片、科研工作、校友工作、校園景色等諸多方面，載體也豐富多樣，有照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、微縮膠片、光盤、移動硬盤、U盤等各種形式。其中，我校檔案館保存了1978年馮秉銓、楊家智教授在全國科學(xué)大會上被評為“全國先進科技工作者”的照片，化工系校友、全國人大常委會原副委員長成思危來校做經(jīng)濟報告和視察學(xué)生宿舍的照片，反映出學(xué)校方方面面的成就，以及各級領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校建設(shè)的重視和關(guān)心。

此外，財會特色檔案可重點關(guān)注重大項目、重點建設(shè)事項的財務(wù)報表、賬簿、財務(wù)憑證、會計賬本、資金劃撥表等，既可用于財會檔案利用及經(jīng)費審計，也可用于經(jīng)費分配方案的查考；出版類檔案可重點關(guān)注校內(nèi)公開發(fā)行期刊的創(chuàng)刊號，記載學(xué)校大事要事的校報、刊物，以及重要書稿及音像材料；產(chǎn)品類特色檔案包括學(xué)校自主或合作研發(fā)的產(chǎn)品資料及生產(chǎn)、推廣、使用情況；外事類特色檔案包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科領(lǐng)軍人才出國（境）材料、參加或組織國際交流與合作活動、籌備國際會議及留學(xué)生學(xué)習(xí)材料；資產(chǎn)設(shè)備類特色檔案包括重大儀器設(shè)備的購置、測試資料，以及土地地界、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資產(chǎn)類檔案的文件記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。

五、特色檔案管理機制對策

特色檔案管理機制的總體思路是約束管理行為，保證特色檔案齊全完整，滿足師生校友的利用需求，更好地支撐服務(wù)學(xué)校中心工作。因此，需要改革特色檔案管理中權(quán)責(zé)不清、制度不明現(xiàn)象，明確歸檔范圍，改進利用模式，尤其要改變封閉保守的現(xiàn)狀，通過各種媒介和渠道，提高特色檔案文化的社會關(guān)注度，實現(xiàn)特色檔案的價值增值。

1.特色檔案管理制度建設(shè)。特色檔案管理制度包括工作責(zé)任制和業(yè)務(wù)管理制度兩類。其中，工作責(zé)任制指按照檔案門類落實管理責(zé)任者及其職責(zé)，做到責(zé)任到人，職責(zé)分明。業(yè)務(wù)管理制度包括諸多方面，分列如下：（1）特色檔案安全、完整相關(guān)制度，作為特色檔案管理的前置制度。（2）逐項分解，建立各門類特色檔案管理制度，細化到日常管理、資源建設(shè)、利用服務(wù)、安全體系、信息化等各個層面。（3）軟硬件設(shè)施設(shè)備規(guī)劃，提供特色檔案管理的基本物質(zhì)條件，推動特色檔案管理向深層次發(fā)展。（4）現(xiàn)存檔案中特色檔案標注辦法，細化、明確特色檔案歸檔范圍，并跟隨學(xué)校發(fā)展形勢進行擴展。（5）二級單位定期或提前移交特色檔案辦法，鼓勵個人移交、捐贈、寄存特色檔案。（6）特色檔案協(xié)同管理辦法。檔案館負責(zé)對特色檔案進行集中、分類管理，學(xué)校博物館、圖書館、出版社及其他單位保存的屬于特色檔案范疇的文物、圖書資料，在檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下自行管理。（7）特色檔案編研規(guī)劃，加強編研人力、物力、財力投入力度，有組織有計劃地開展編研工作。（8）必要資金投入辦法，支持特色檔案管理的科研和技術(shù)創(chuàng)新，支持特色檔案的宣傳和教育工作，支持檔案部門通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等手段提高專業(yè)知識水平[3]29。

2.將特色檔案作為信息化建設(shè)重點類別。檔案部門要高度重視特色檔案的數(shù)字化和電子化工作，將其列入信息化建設(shè)重點對象。在資金供給有限的條件下，優(yōu)先照顧特色檔案的數(shù)字化工作。特色檔案包括紙張、照片、膠卷、錄音帶、唱片、錄像帶、磁盤、光盤等多種載體，時間長久容易損壞，因此，對年代比較久遠、自然破損的特色檔案，要優(yōu)先進行數(shù)字化，進行搶救和保護，保證特色檔案的可讀性和可用性。

同時，加強特色檔案電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)。不僅要建立特色檔案電子文件收集進館的流程，還要從電子檔案全生命周期的角度，加強特色檔案電子文件的源頭把控，這也是傳統(tǒng)載體檔案向數(shù)據(jù)檔案變遷的現(xiàn)實需要。因此，我們要高度重視特色檔案電子文件收集，及早進行前端控制，加強電子文件四性檢測工作，在先行對接OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，推而廣之實現(xiàn)電子文件管理信息系統(tǒng)全面對接，早日建成高校數(shù)字檔案館。

3.改進特色檔案利用服務(wù)模式。目前，許多高校大力建設(shè)師生服務(wù)中心和網(wǎng)上辦事大廳，通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)信息，利用者不必長途跋涉利用特色檔案，真正實現(xiàn)特色檔案高效快速利用。其中，師生服務(wù)中心仍然采用傳統(tǒng)模式，對遠道而來的利用者當(dāng)面提供服務(wù)，由于師生服務(wù)中心各部門窗口集中，采用一站式服務(wù)方式，對于需要多部門協(xié)同辦理的事項，基本可以一次辦結(jié)。網(wǎng)上辦事大廳在原先針對校內(nèi)師生提供服務(wù)的基礎(chǔ)上，開辟了以畢業(yè)校友為服務(wù)對象的利用渠道，通過統(tǒng)一認證身份，提交利用申請，經(jīng)過必要審核及安全加密措施，可以提供電子版檔案或郵寄紙質(zhì)蓋章版檔案。此外，我校檔案館還采用郵箱申請的方式，實現(xiàn)多形式、多途徑、快捷化利用服務(wù)，深得利用者好評。因此，改進特色檔案利用服務(wù)模式，真正實現(xiàn)線上、線上線下相結(jié)合、線下三種服務(wù)模式，促進特色檔案跨時間、跨區(qū)域共享利用，擴大特色檔案文化的傳播范圍。

4.建立特色檔案管理激勵制度。高校檔案館應(yīng)加強對特色檔案管理的執(zhí)法檢查力度，既要加強檔案館內(nèi)部建設(shè)和兼職檔案員隊伍建設(shè)，又要加強對二級單位檔案室及業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密單位的監(jiān)督指導(dǎo)力度。其中，重點落實特色檔案工作責(zé)任制，檢查檔案管理設(shè)施設(shè)備、特色檔案管理制度執(zhí)行情況等，通過查閱相關(guān)材料、詢問人員、記錄情況，加強特色檔案管理制度的執(zhí)行力。同時，將特色檔案管理效果列入績效考核，逐項打分，計入考核總成績，并對特色檔案管理優(yōu)異的單位和個人進行物質(zhì)獎勵或頒給榮譽證書。

任何一項制度必須依靠人來推行，高校特色檔案管理必須在各個環(huán)節(jié)中將責(zé)任落實到個人，解決職責(zé)不清、追責(zé)困難問題，并使監(jiān)督問責(zé)制度常態(tài)化，褒獎表現(xiàn)優(yōu)異者，保證特色檔案收、管、用各個流程嚴格、有序、安全，把特色檔案管理落到實處。特色檔案作為高校文化結(jié)晶和重要章節(jié)，需要妥善保管、利用、傳承，不斷提高管理水平，擴大特色文化傳播范圍，服務(wù)于學(xué)校中心工作，發(fā)揮出存史資政的作用。