江浩艷

隨著高校檔案工作的深入，檔案征集工作已經(jīng)越來越受到高校檔案部門的重視，創(chuàng)新檔案征集工作方式，提升檔案征集工作效率，是豐富和優(yōu)化高校檔案館館藏資源的有效途徑。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來給高校的檔案征集工作帶來了新的思考，在移動(dòng)新媒體環(huán)境下如何開展檔案征集工作成為了新的課題。本文結(jié)合高校檔案征集工作的現(xiàn)狀，從移動(dòng)新媒體視角探討高校檔案征集工作的新思路、新方法。

一、什么是移動(dòng)新媒體

移動(dòng)新媒體是所有具有移動(dòng)便攜特性的新興媒體的總稱，包括手機(jī)媒體、平板電腦、掌上電腦、PSP、移動(dòng)視聽設(shè)備等[1]43。依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，移動(dòng)新媒體不斷衍變出多元化的媒介形態(tài)，實(shí)現(xiàn)文本、圖片、音頻、視頻等內(nèi)容的傳輸。手機(jī)媒體是移動(dòng)新媒體的典型代表。

二、移動(dòng)新媒體的特征

1.便攜性和高融合性。移動(dòng)新媒體體積小、重量輕，攜帶方便。手機(jī)、平板電腦等智能移動(dòng)設(shè)備兼容了電腦的很多功能，人們不僅可以制作文檔，而且能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行各類文件信息的發(fā)送和接收，在一定程度上打破了時(shí)間和空間的限制，信息傳播速度變得更快，豐富了工作的方式，提高了工作的效率。

2.交互性和時(shí)效性。不同于傳統(tǒng)媒體的信息單向流通方式，移動(dòng)新媒體實(shí)現(xiàn)了人際間的即時(shí)交流、信息交互的雙向傳播，互動(dòng)載體、形式和內(nèi)容更加豐富。借助于移動(dòng)終端，人們通過手機(jī)、平板電腦等可以進(jìn)行圖片、音頻、視頻的傳輸，每個(gè)用戶都成為了信息的生產(chǎn)者、傳播者，可能短短幾分鐘就會(huì)引起高關(guān)注度和參與度，人們彼此之間足不出戶就能進(jìn)行互動(dòng)。

3.傳播范圍廣。移動(dòng)新媒體技術(shù)的普及與發(fā)展，使人們可以隨時(shí)隨地地分享生活[2]6,傳播不受地域限制，一件事情的傳播廣度可以到達(dá)每個(gè)互聯(lián)網(wǎng)覆蓋的地方，涉及每個(gè)類型的群體。諸如在朋友圈發(fā)送一條信息被關(guān)注后，其他人都可以互相轉(zhuǎn)發(fā)，產(chǎn)生輻射效應(yīng)。

4.私密性。手機(jī)作為私人物品一般為擁有者個(gè)人使用，具有私密性[3]73。在移動(dòng)新媒體的環(huán)境中，使用者可以不受時(shí)間和空間的限制，在體驗(yàn)的過程中個(gè)性化選擇關(guān)注自己感興趣的內(nèi)容，同時(shí)還可以根據(jù)自身的個(gè)性需求定制某些專業(yè)化的信息服務(wù)，把很多無用信息被剔除掉，不受他人的干擾，更好地保護(hù)自己的隱私。

5.共享性。依托互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)開放的平臺(tái)，移動(dòng)新媒體囊括了全球的資源，形成海量信息數(shù)據(jù)庫，更為重要的是它的開放和共享程度超過了以往所有的媒體，可以實(shí)現(xiàn)全球的共享和交流。人們可以通過搜索引擎等新媒體工具找到任何想知道的問題的答案，了解最前沿的觀點(diǎn)，并發(fā)表自己的看法。通過微信朋友圈發(fā)布的信息，所有關(guān)注的人可以實(shí)時(shí)接收，移動(dòng)新媒體使信息實(shí)現(xiàn)了共享。

三、移動(dòng)新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案征集工作的影響

以手機(jī)、平板電腦為代表的移動(dòng)新媒體已經(jīng)成為人們接收、傳播信息的主要渠道，越來越受到大家的喜愛與關(guān)注。移動(dòng)新媒體的發(fā)展，改變了信息傳播的格局，給高校的檔案征集工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。移動(dòng)新媒體交互性、時(shí)效性、傳播廣泛性等特點(diǎn)可以幫助征集人員與征集對(duì)象進(jìn)行實(shí)時(shí)的溝通互動(dòng)，及時(shí)發(fā)布檔案征集信息，廣泛宣傳高校檔案征集工作的意義，進(jìn)一步提高征集工作的效率。但是，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又是一把雙刃劍，移動(dòng)新媒體技術(shù)的運(yùn)用雖然可以使高校的檔案征集工作更加高效便捷，但也會(huì)帶來信息安全問題和信任危機(jī)，如果沒有完善的保障機(jī)制，反而會(huì)在一定程度上阻礙征集工作的開展。此外，對(duì)檔案征集人員掌握新技術(shù)的能力也提出了更高的要求。

四、高校檔案征集工作開展的現(xiàn)狀

檔案征集工作作為豐富館藏資源、再現(xiàn)學(xué)校發(fā)展記憶的有效途徑開始受到高校檔案部門的重視，對(duì)檔案的征集方式也進(jìn)行了一些探索，但在實(shí)際工作的開展中還面臨著一些困難。

1.重視程度不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)。雖然隨著高校校史研究工作的深入開展，檔案征集工作也漸漸地受到了重視，但是由于檔案意識(shí)不強(qiáng)，一些散落在高校各部門和學(xué)院的檔案資料得不到及時(shí)歸檔，有的部門和學(xué)院存在資源自我保護(hù)意識(shí)，對(duì)檔案部門的征集工作不理解、不配合。還有一些散落在個(gè)人手中的珍貴檔案，持有人雖然認(rèn)識(shí)到了它的重要價(jià)值，但是不愿意或者不知道向檔案館移交。

2.主動(dòng)意識(shí)欠缺，機(jī)制不夠規(guī)范。受傳統(tǒng)觀念影響，目前高校檔案征集人員主動(dòng)征集檔案的意識(shí)普遍不夠，往往以為通過發(fā)放征集通告或一兩個(gè)通知就萬事大吉了，不愿意主動(dòng)走出辦公室拓寬征集渠道，工作積極性不高。檔案征集工作也缺乏具體的、規(guī)范的、有指導(dǎo)性的制度和措施，工作的隨意性較大，對(duì)征集人員的征集行為缺乏一定的約束和制約。

3.征集人員短缺，征集網(wǎng)絡(luò)不完善。許多高校檔案館沒有指定專門的人員負(fù)責(zé)檔案征集工作，因此，館員既要負(fù)責(zé)學(xué)校各部門檔案的收集、整理等日常工作，還要負(fù)責(zé)檔案征集線索的收集與聯(lián)系，很難做到有效征集。同時(shí)，由于沒有建立檔案征集工作網(wǎng)絡(luò)，征集范圍難以得到拓展，或者即使設(shè)立了征集網(wǎng)絡(luò)，又很少組織活動(dòng)，網(wǎng)絡(luò)成員之間缺乏溝通，聯(lián)系并不緊密，無法發(fā)揮征集網(wǎng)絡(luò)的作用。

4.征集方式滯后，宣傳手段單一。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)和人員的缺乏，高校檔案征集方式仍然以主動(dòng)宣傳、被動(dòng)接收為主，檔案征集工作處于比較被動(dòng)的局面。征集工作的宣傳手段和宣傳途徑比較單一，往往通過下發(fā)文件或者網(wǎng)頁公告等方式，宣傳的范圍也僅限于教職員工、部分離退休人員及校友，征集信息的傳播速度慢，人們需要通過主動(dòng)瀏覽征集信息，才能知道高校最近的征集活動(dòng)，時(shí)效性較差。

5.溝通互動(dòng)不便，征集效率低下。目前，檔案征集人員與征集對(duì)象的溝通多數(shù)采用的是上門拜訪、電話、郵件或者網(wǎng)頁回復(fù)等方式，有時(shí)為了一個(gè)問題的溝通需要多個(gè)來回，特別是面對(duì)身居外地或海外的校友開展征集工作時(shí)，溝通方式上的不便也影響了檔案征集工作的效率。

五、移動(dòng)新媒體環(huán)境下高校檔案征集工作新思考

1.借助移動(dòng)新媒體平臺(tái)，加強(qiáng)征集工作宣傳。加強(qiáng)宣傳，是做好檔案征集工作的有效途徑。高校檔案館以往多數(shù)通過印發(fā)征集工作文件、寄發(fā)征集信函等方式進(jìn)行檔案征集信息的發(fā)布，征集效果不佳。要突破固有的征集模式，就要充分運(yùn)用移動(dòng)新媒體傳播范圍廣、時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)，借助手機(jī)媒體等平臺(tái)通過檔案館微信公眾號(hào)、微信群等向全校廣大師生校友、離退休人員及社會(huì)各界人士實(shí)時(shí)發(fā)布檔案征集信息，積極宣傳征集工作對(duì)高校校史文化研究的重大意義，信息一旦發(fā)布，受眾可以隨時(shí)獲取、轉(zhuǎn)發(fā)，信息擴(kuò)散速度快、覆蓋范圍廣大。其次，可以開設(shè)微展覽欄目，專門展示檔案征集的成果，立體化、多角度地向校內(nèi)外宣傳，提高高校檔案館的知名度和影響力，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生及校友家屬對(duì)檔案征集工作的重視和支持。此外，還可以在檔案館微信公眾號(hào)設(shè)立檔案捐贈(zèng)者專區(qū)，對(duì)捐贈(zèng)珍貴檔案資料的，積極報(bào)道其捐贈(zèng)事跡，這不僅是對(duì)捐贈(zèng)者的一種鼓勵(lì)，也是一種廣泛宣傳的有效方式。

2.構(gòu)建檔案征集新模式，提升宣傳網(wǎng)絡(luò)作用。高校檔案館要充分借助新媒體巨大的社會(huì)宣傳效應(yīng)，進(jìn)行合力、借力征集。多種多樣的移動(dòng)新媒體的運(yùn)用可以將校內(nèi)各部門的兼職檔案員、校外的校友志愿征集員、館際間的聯(lián)絡(luò)員匯聚在一起，建立征集群（如QQ 群、微信群），高校檔案部門借助移動(dòng)新媒體平臺(tái)可以實(shí)時(shí)發(fā)布征集信息，網(wǎng)絡(luò)成員也可以及時(shí)提供征集線索，幫助宣傳征集政策等，通過網(wǎng)絡(luò)成員向各部門的領(lǐng)導(dǎo)干部、校友、教師、學(xué)生等社交媒體群輻射。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)人，不僅是檔案征集者，也是潛在的檔案提供者。筆者所在的是一所醫(yī)學(xué)院校，下設(shè)有十幾家附屬醫(yī)院，一旦征集網(wǎng)絡(luò)機(jī)制形成，其輻射作用可以延伸到各附屬醫(yī)院，大大拓寬檔案征集工作的范圍。此外，各高校校史館、博物館也可以形成館際間的工作網(wǎng)絡(luò)，合作組織線上線下活動(dòng)，引起人們的興趣、關(guān)注和支持。

3.健全網(wǎng)絡(luò)化征集制度，消除征集對(duì)象隱憂。檔案征集工作本身就是一項(xiàng)技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，健全的征集制度可以消除人們的顧慮，增加信任感。移動(dòng)新媒體技術(shù)在征集工作中的運(yùn)用，對(duì)信息的安全性提出了更高的要求，檔案部門要結(jié)合高校自身實(shí)際，建立健全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案征集制度，制定更加系統(tǒng)全面的網(wǎng)絡(luò)化征集工作規(guī)范，形成安全保障機(jī)制。要建立捐贈(zèng)者個(gè)人隱私保護(hù)機(jī)制，未經(jīng)授權(quán)絕對(duì)不可以泄露其個(gè)人信息和檔案。征集過程中，由專人負(fù)責(zé)與征集對(duì)象的溝通，最好不要隨意變更。規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)征集制度不僅能對(duì)征集人員行為進(jìn)行規(guī)范，提出道德、行為方面的要求，同時(shí)也能打消征集對(duì)象的隱憂，避免、防范所征集檔案的丟失、信息外泄、違規(guī)利用等情況的發(fā)生，使移動(dòng)新媒體環(huán)境下的高校檔案征集工作順利開展。

4.巧用移動(dòng)新媒體互動(dòng)，提高征集工作效率。有效的溝通和互動(dòng)能促進(jìn)檔案征集工作的順利進(jìn)行，移動(dòng)新媒體所具有的交互性、即時(shí)性和私密性的特點(diǎn)使征集流程和方案更具個(gè)性化，征集人員與征集對(duì)象之間的溝通更加快速暢通，縮短了信息發(fā)布和反饋的時(shí)間。通過手機(jī)等移動(dòng)終端，雙方可以進(jìn)行隨時(shí)隨地的交流和互動(dòng)，克服了時(shí)間與空間的壁壘。高校檔案征集工作的對(duì)象很大一部分是身處異地或海外的校友，在與他們的溝通中，移動(dòng)新媒體就展現(xiàn)出了巨大的網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)優(yōu)勢(shì)，通過音頻和視頻功能可以實(shí)現(xiàn)“面對(duì)面”交流，拉近彼此間的距離，即時(shí)性和互動(dòng)性大大增強(qiáng)，提升檔案征集工作的質(zhì)量和效率。

5.注重人員新技術(shù)培訓(xùn)，促進(jìn)征集高效規(guī)范。高校檔案征集工作對(duì)移動(dòng)新媒體技術(shù)的運(yùn)用，也對(duì)征集人員的操作能力提出了更高的要求。檔案部門要重視對(duì)征集人員移動(dòng)新媒體技術(shù)的培訓(xùn)[4]171，讓征集人員首先了解什么是移動(dòng)新媒體。其次，要開設(shè)移動(dòng)新媒體技術(shù)的實(shí)踐操作培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)使征集人員的操作技能更加專業(yè)，提升解決實(shí)際問題的能力。征集人員只有真正掌握了移動(dòng)新媒體的專業(yè)技能，征集過程中才能做到應(yīng)對(duì)自如。

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和新媒體技術(shù)的迅速發(fā)展將高校檔案征集工作引入了一個(gè)新的領(lǐng)域，高校檔案部門要跳出傳統(tǒng)的征集思路，注重發(fā)揮移動(dòng)新媒體即時(shí)性、交互性、傳播范圍廣等優(yōu)勢(shì)，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，通過加強(qiáng)征集工作宣傳、提升檔案征集網(wǎng)絡(luò)作用、健全網(wǎng)絡(luò)化征集制度、暢通溝通互動(dòng)渠道、提高征集人員運(yùn)用能力等方面，促進(jìn)新媒體環(huán)境下的高校檔案征集工作，構(gòu)建廣傳播、廣受眾、廣征集的多維互動(dòng)的檔案征集新模式。