謝 君

習近平總書記指出：“要運用大數(shù)據(jù)提升國家治理現(xiàn)代化水平。要建立健全大數(shù)據(jù)輔助科學決策和社會治理的機制，推進政府管理和社會治理模式創(chuàng)新，實現(xiàn)政府決策科學化、社會治理精準化、公共服務高效化?！?015 年8 月，國務院頒布《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，提出“建立用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新的管理機制，實現(xiàn)基于數(shù)據(jù)的科學決策，將推動政府管理理念和社會治理模式進步”。

一、教育大數(shù)據(jù)治理

當今，教育信息化建設正經(jīng)歷著由簡單到復雜、由單一到多元、由局部到整體的全方位一體化的發(fā)展過程。在全面提升自身教學、科研、管理服務水平的同時，高校日益重視快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)技術，逐步將其上升為高校發(fā)展的重要戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)與云技術的結合使得教育資源的應用突破了原有格局，通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術，能夠得出隱藏在其背后的數(shù)據(jù)信息。如何利用這些數(shù)據(jù)信息優(yōu)化教育業(yè)務流程，提高服務效率？如何科學地制定決策，實現(xiàn)教育治理現(xiàn)代化？所有這一切，都離不開大數(shù)據(jù)治理。教育大數(shù)據(jù)治理體系的構建，無疑將進一步解決高校數(shù)據(jù)管理過程中的種種困境，并為優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量，提升數(shù)據(jù)管理水平，實現(xiàn)學校數(shù)據(jù)資產(chǎn)的有效管理和數(shù)據(jù)的深度共享提供必要的基礎條件。大數(shù)據(jù)的深度治理促使教育大數(shù)據(jù)應用在高校遍地開花，將驅(qū)動高校由經(jīng)驗式教學模式向數(shù)據(jù)服務教育模式轉變，由以管理為中心的管理模式向以用戶服務為主導的需求驅(qū)動模式轉變，由“拍腦袋”的主觀決策模式向數(shù)據(jù)分析的智慧決策模式轉變。

尤其近幾年，隨著“智慧校園”的落地生根，各高校都在積極打造智慧校園。2018 年6 月，國家標準化管理委員會發(fā)布國家標準《智慧校園總體框架》（GB/T 36342-2018），助力教育信息化發(fā)展，教育數(shù)據(jù)治理提上日程。同年發(fā)布國家標準《信息技術服務 治理 第5 部分:數(shù)據(jù)治理規(guī)范》，以此標準指導教育數(shù)據(jù)治理工作的開展，著力解決高校各業(yè)務系統(tǒng)長期以來存在的“數(shù)據(jù)不規(guī)范、不統(tǒng)一、不準確、共享難”問題，實現(xiàn)“業(yè)務驅(qū)動”轉為“數(shù)據(jù)驅(qū)動”，以達到提升數(shù)據(jù)質(zhì)量、規(guī)范數(shù)據(jù)使用、支撐教育教學應用與決策的目的。

可見，在教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設的推進下，高校檔案部門作為教育大數(shù)據(jù)的擁有者，也正面臨著從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化數(shù)據(jù)治理的轉型，并呈現(xiàn)出“撤并與融合”等看似矛盾實則正常的趨勢。大數(shù)據(jù)時代下，檔案部門需要思考與業(yè)務部門、數(shù)據(jù)部門的協(xié)同合作，積極應用數(shù)字技術，參與、融合到教育大數(shù)據(jù)治理體系的構建中，發(fā)揮建言資政作用，找到自己的出路，做出自己的特色。

二、加快檔案部門與業(yè)務部門協(xié)同，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

據(jù)統(tǒng)計，我校設置學生處、教務處、科技處、人事處、財務處等業(yè)務部門共計25 個，其中涉及的業(yè)務系統(tǒng)就約有60 個，如OA 辦公自動化系統(tǒng)、學生工作管理系統(tǒng)、數(shù)字迎新管理系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、教學信息反饋系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務網(wǎng)上綜合服務平臺等，共計產(chǎn)生1300+張業(yè)務表、30000+個字段。這些互相獨立的信息管理系統(tǒng)孤立運行，各自生成大量數(shù)據(jù)，極易形成“信息孤島”。如何促使這些數(shù)字資源得以共享？

檔案部門作為這些業(yè)務部門數(shù)據(jù)資源的最終歸宿，應該以單軌制為契機，提升檔案部門與業(yè)務部門的協(xié)同合作[1]55。對于高校來說，就是實現(xiàn)檔案信息管理平臺（以下簡稱檔案平臺）與前端業(yè)務系統(tǒng)無縫對接，讓各單位歸檔的電子數(shù)據(jù)可以直接對接到檔案平臺。從技術上來說可行，由系統(tǒng)開發(fā)商進行功能模塊設計，增加接口即可。但非常遺憾的是，目前多數(shù)高校鑒于安全性等種種原因基本都未啟用電子印章和簽章，這就限制了電子文件的歸檔，阻礙單軌制的實施，并且造成“業(yè)務系統(tǒng)形成無章電子版——打印成紙質(zhì)版蓋章（歸檔）——再掃描成電子版（歸檔）”這一波無奈之舉。

就我校而言，2018 年啟動“數(shù)字化檔案信息資源共享平臺建設”項目，目前已完成檔案信息系統(tǒng)的架構設計，并且設置歸檔接口，理論上可與各業(yè)務系統(tǒng)進行技術上的對接，但由于電子印章問題，無法進行實際上的對接?；谶@種現(xiàn)狀，檔案部門只有做好系統(tǒng)之間技術對接的準備，待時機成熟之際，真正實現(xiàn)與業(yè)務部門的協(xié)同。

三、加強檔案部門與數(shù)據(jù)部門合作，促進數(shù)據(jù)共享

目前，我校已在現(xiàn)代教育技術中心成立信息化建設工作辦公室——數(shù)據(jù)中心。目標定位是建立校級全量數(shù)據(jù)中心，制定數(shù)據(jù)標準，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為學校教學、科研、管理和服務工作提供基于數(shù)據(jù)的輔助決策支撐。這不是和檔案部門的大數(shù)據(jù)管理重合嗎？難道檔案部門真的如一些專家所說今后要撤銷或并入其他部門嗎？帶著這些疑問和思考，筆者認真研讀數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)資產(chǎn)信息服務平臺（以下簡稱數(shù)據(jù)平臺）發(fā)現(xiàn)，相對于檔案平臺與各業(yè)務部門系統(tǒng)對接困難的現(xiàn)實，數(shù)據(jù)平臺卻已成功對接學校的人事、研究生、教務、科研、學工、圖書館、OA、設備、財務等所有業(yè)務部門系統(tǒng)。但是仔細分析，其對接的數(shù)據(jù)和檔案部門的數(shù)據(jù)還是有本質(zhì)區(qū)別的。

第一，字段不同。數(shù)據(jù)平臺對接的數(shù)據(jù)是學校各項現(xiàn)行數(shù)據(jù)，字段繁多，重復嚴重。檔案平臺保存的是有保存價值、辦理完畢的數(shù)據(jù)，字段有所取舍，沒有重復。從數(shù)量來看，檔案平臺收集的字段肯定不如數(shù)據(jù)系統(tǒng)的全面。如，檔案平臺保存的本科教學數(shù)據(jù)只包括了學籍卡、成績單、錄取名冊、畢業(yè)名冊這四個方面，涉及學院、專業(yè)、學制、姓名、班級、學號、性別、入學日期、課程名稱、學分、學時、成績、績點、所得學分、評語、畢業(yè)設計成績、等級考試成績、畢業(yè)證書號、學位證書號等約50 個字段。數(shù)據(jù)平臺的本科教學數(shù)據(jù)卻囊括了教務系統(tǒng)的專業(yè)信息、課程信息、學籍異動信息、成績管理、校區(qū)信息、教師信息、專業(yè)信息、班級信息等共計812 個字段。值得考究的就是，這812 個字段并不是全部都屬于檔案保管范疇，但在數(shù)據(jù)為王的時代，未來財富取決于誰擁有數(shù)據(jù)資源，所以檔案部門對大數(shù)據(jù)的定義范疇也正受到“量”的沖擊。從質(zhì)量來看，數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)只是通過初步對接形成的，準確性、完整性、時效性、一致性不足，呈現(xiàn)出“有量無質(zhì)”的局面。而檔案平臺的數(shù)據(jù)是經(jīng)過鑒定流程歸檔后形成的，具有真實性、原始性、價值性，不可替代。

第二，呈現(xiàn)方式不同。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)是以字段形式顯示，更像一個完全意義上的數(shù)據(jù)庫，只能以表格的形式展示字段信息，停留在目錄級別。檔案平臺的數(shù)據(jù)是以可視化、固定化的友好界面呈現(xiàn)，除了能以表格形式導出字段信息，最突出的是以文件、圖片的方式。如，展示一個班級的成績信息，數(shù)據(jù)平臺只能導出一張數(shù)據(jù)表格。而檔案平臺除了可以導出數(shù)據(jù)表格，還能以一張張成績單的固化形式呈現(xiàn)信息，體現(xiàn)出檔案的原始記錄價值和憑證價值。也就是說，檔案平臺除了達到目錄級，更具本質(zhì)意義的是深入到全文級，更有利用價值，這也就決定了數(shù)據(jù)平臺無法替代檔案平臺。

第三，利用方式、對象不同。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)只能與各部門固定系統(tǒng)對接，導入到系統(tǒng)中才可以查看，并且只能面向校內(nèi)單位，經(jīng)過申請審批后才可以查詢，流程煩瑣。檔案平臺的數(shù)據(jù)是可以直接利用的原始數(shù)據(jù)，面向社會，可通過上門、來電、來函等方式查詢，更加靈活方便。

教育大數(shù)據(jù)治理的核心就是利用。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)卻面臨著不可知、不可控、不可取等諸多問題，并不能代替檔案資源進行利用。相反，檔案部門一直以來都在執(zhí)行檔案開發(fā)利用工作，經(jīng)驗豐富，應主動承擔起把握教育大數(shù)據(jù)利用范圍和方式的重任，實現(xiàn)數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)為檔案平臺所用。

四、采用數(shù)據(jù)挖掘技術，加強數(shù)據(jù)開發(fā)

數(shù)據(jù)挖掘是人工智能和數(shù)據(jù)庫領域的熱點問題，是指從數(shù)據(jù)庫的大量數(shù)據(jù)中揭示出隱含的、先前未知的并有潛在價值信息的非平凡過程。數(shù)據(jù)挖掘是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機器學習、模式識別、統(tǒng)計學、數(shù)據(jù)庫、可視化技術等，高度自動化地分析數(shù)據(jù)，作出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者減少風險，作出正確的決策。其中，數(shù)據(jù)粒度是指數(shù)據(jù)的細化和綜合程度。根據(jù)數(shù)據(jù)粒度細化標準，細化程度越高，粒度越??；細化程度越低，粒度越大。數(shù)據(jù)粒度細化值直接影響數(shù)據(jù)轉換成信息再轉化為知識的進程，以及輔助教育決策和教育信息化管理的進程。

高校檔案部門保存著大量高價值的教育大數(shù)據(jù)，但一直以來都是粗顆粒度開發(fā)，并未充分挖掘出檔案數(shù)據(jù)中的有效信息。教育大數(shù)據(jù)治理環(huán)境下，應對這些數(shù)據(jù)進行語義級細顆粒化開發(fā)，從以往的全宗級、案卷級和文件級管理轉向語詞級的管理[2]23，以實現(xiàn)教育大數(shù)據(jù)治理，助力高校進行科學決策。

綜上，檔案部門作為教育大數(shù)據(jù)的提供者、參與者、開發(fā)者，應當積極參與融合到教育大數(shù)據(jù)治理體系的構建中，實現(xiàn)教育決策科學化、校園治理精準化、公共服務高效化。但從實踐和技術來看，目前檔案部門參與教育大數(shù)據(jù)治理的水平和能力還有待提高，需要加強自身數(shù)據(jù)管理能力，加快與業(yè)務部門和數(shù)據(jù)部門的協(xié)同合作，開創(chuàng)參與教育大數(shù)據(jù)治理的新局面。