吳春梅

一、引言

中國現代文學館的信息化建設已經走過了二十年的歷程，重點建立了政務隔離的“兩網三庫”。其中，藏品信息庫中已積累了一定數量的藏品編目數據，藏品數字化庫掃描加工的藏品以百萬計，音像資料庫也采集存儲了兩千余小時的音像數據。利用現代信息技術輔助檔案管理和研究，是檔案信息資源建設的主要任務。文學館在檔案資源數字化方面已經取得了一定的成果，而信息管理標準化、信息服務網絡化工作還任重而道遠。

新修訂的《檔案法》增加了檔案信息化建設的規(guī)定。滿滿7條422個字中體現了當前檔案工作實際發(fā)展的特點。為切實促進我國檔案事業(yè)健康發(fā)展，作為檔案工作者要明確職責和義務，運用檔案法規(guī)推動工作，學習用科學的方法、先進的技術規(guī)范管理，挖掘現當代文學的文化價值，傳承紅色基因，增強文化自信。

二、中國現代文學館“兩網三庫”的信息化布局

1.資源管理內網與共享服務外網。中國現代文學館的信息化，旨在讓各個部門利用計算機發(fā)揮職能，構成以藏品信息數據庫為基礎、以信息網絡為支撐、以業(yè)務應用為核心的信息系統。網絡建設之初，即考慮到內部信息資源與外部服務交流的需求差異與數據安全因素，利用網關、網橋設備、專用交換機等構建成物理隔離的“信息資源管理內部局域網”和“資源共享對外交流廣域網”，從而應用現代化的信息技術手段既能對檔案信息資源進行管理、保存，又能提供現代化、網絡化服務的管理模式。在局域網中合理規(guī)劃網絡的安全區(qū)域以及不同區(qū)域之間的訪問權限，保證終端機與服務器進行通信，有正確的授權許可，防止非法的訪問以及惡意入侵和破壞。信息資源數據在局域網中傳輸具備可靠的傳輸通道，可以有效保障數據的安全，并借助相關的安全技術防止數據在傳輸過程中被讀取和改變。在廣域網上構建一個文學檔案信息資源整合平臺，不但是業(yè)務網絡平臺的安全保護，而且可以作為館藏資源的信息備份；不但是辦公自動化的有力補充，而且可以對外提供資源共享服務。

2.圖書藏品信息庫。文學館的圖書藏品信息庫是由書刊報數據庫和藏品數據庫組成，架設于“信息資源管理內部局域網”上。書刊報數據庫管理平臺采用了商用軟件“現代電子化圖書館信息系統”，以MARC數據格式管理著入藏文學館的文學著作27萬多冊，作家文庫藏書30余萬冊，文學報刊600余種。圖書館界的計算機管理起步較早，各方面標準建立也比較成熟，以機讀目錄格式來描述文獻著錄項目在20世紀已經成為國際標準格式，而界面良好、功能參數設置靈活的用戶功能模塊實現了書報刊采購、編目與流通等業(yè)務流程，成為文學館信息化管理邁出的第一步。藏品數據庫是以中國現代文學館藏品管理系統為平臺，以藏品（手稿、書信、日記、錄音、錄像、照片、文物等文學資料、檔案資料）編目庫為基礎，進行藏品征集、鑒選、編目、保管等業(yè)務處理。根據文學館業(yè)務項，整個系統以編目賬、影像賬、保管賬為核心，以數據流方式實現對藏品的征集管理、編目管理、庫房管理以及研究和統計。

3.館藏數字化庫。當文學館的信息化完成了起步階段的目標后，隨著研究科技化、服務網絡化、知識共享化的需求，檔案資源的數字化成為信息化進入新階段的方向。鑒于中國現代文學館是中國現當代文學的資料中心的專業(yè)屬性，藏品類別以書籍、報刊、文獻、手稿、書信、日記、字畫等紙質檔案資料為主，二十世紀二三十年代的現代文學史料已經大量存在發(fā)黃、破損、斷裂的現象，不但無法提供借閱，甚至原貌也很難保持。如巴金、冰心、老舍、茅盾等老作家的六十多個文庫中的1.78萬冊20世紀40年代以前的書刊；2003年入藏“唐弢文庫”的唐弢先生畢生收藏——雜志1.67萬冊、圖書2.63萬冊，其中包括20世紀初的期刊雜志、二三十年代新文學名著的絕版書、孤本書、初版本、毛邊本。而文學館手稿庫和書信庫的近7萬件文學史料中也不乏國家級檔案珍品和館藏一級檔案。為減少人工翻閱對紙張帶來的損壞，紙質藏品資源的數字化顯得尤為迫切。2006年，文學館數字化加工項目正式啟動。該項目旨在將中國現代文學館紙質藏品進行掃描、翻拍加工，以數字圖片格式保存，并對掃描圖進行信息標引，形成與書刊報數據庫和藏品數據庫對應的館藏數字化庫。建成十多年來，已數字化完成瀕危藏品百萬頁，書信、手稿庫的大部分藏品可提供查詢、利用的一體化服務。

4.多媒體文學資料庫。音像電子檔案由于類別多樣、載體種類復雜，在管理上一直無法形成統一的規(guī)則。筆者在音像電子檔案多年的整理工作中發(fā)現，文學館早期入藏的音像電子類文學資料以文學作品改編的影視劇、制作精良的作家專題訪談為主，如梁鳳儀、林海音暢銷小說改編的電視劇、《〈紅樓夢〉專題訪談》等。十年前，以作家口述歷史資料片、采訪素材、電子文件為主，如傅光明對“老舍之死”的采訪錄音、“在文學館聽講座”的素材片；而近兩年電子文件類的文學資料則占比越來越多。中國現代文學館的多媒體文學資料庫始建于十年前，目的是解決文學館音視頻資料數量不斷增加，各種介質的資料在使用和保存中遇到的諸多問題。如：（1）由于磁帶壽命有限，以往保存在磁帶上的大量有價值的音視頻資料需要搶救。（2）多種介質（包括鋼絲唱片、膠木唱片、盒式錄音帶、錄像帶、5寸軟盤、3寸軟盤、光盤、硬盤以及各式U盤等）并存，對設備要求嚴格。（3）隨著時代的發(fā)展，當代作家已經越來越多地利用電腦、iPad、智能手機甚至語音設備進行創(chuàng)作，隨之產生的電子文件類文學檔案入藏量增大。（4）原有的藏品信息庫無法滿足內容檢索和點播的要求。媒體資產管理系統幫助文學館解決了多媒體文學資料采集、存儲、編目、多種方式查詢、內容服務等一系列難題。

三、文學館信息化建設的特點

1998年，中國現代文學館籌劃啟動信息化項目，在既無專業(yè)人才，又無基礎數據，甚至連計算機設備都沒有幾臺的情況下，從搭建辦公局域網到建立起藏品管理系統，再經過幾次升級改造和擴建，實現了在專網與外網中構建應用集群，為館內工作人員和公眾提供辦公處理及資源服務。隨著信息化工作的不斷深入，藏品管理系統已經從單純的目錄管理向內容管理過渡，其建設過程有以下幾個特點。

1.廣泛深入的需求調研。“一個成功的信息化項目，必定始于對需求的準確了解和把握；而一個失敗的信息化項目，一般都是因為對需求的了解和把握不足。”“需求分為兩種：業(yè)務需求和功能需求。業(yè)務需求是對業(yè)務過程的準確描述，從而推導出對信息系統的需求；功能需求是根據業(yè)務需求引發(fā)的對某個具體信息系統的功能模塊的需求。功能需求是由業(yè)務需求推導得到的，但是業(yè)務需求卻并不一定都要由某些功能予以實現?！盵1]21在初次進行需求調研時，由于文學館工作人員對信息化概念不甚明了，使調研工作一度陷入困境。經及時調整，軟件開發(fā)人員不再試圖讓工作人員完全了解信息化細節(jié)，而是作為一個傾聽者，充分了解各業(yè)務部門的具體工作內容和流程。有了第一次的經驗，在之后的升級改造項目中，無論是小的功能調整，還是大的流程變更，都充分聽取業(yè)務部門的意見和建議，甚至反復與具體業(yè)務人員進行交流，因此獲得了最準確的產品需求。隨著科技產品普及率的不斷提高以及文學館信息化的推廣和應用，工作人員也對業(yè)務管理計算機化有了一定的認知與要求，使得文學館的藏品管理系統從單點式目錄管理發(fā)展到流程式模塊化管理，并將“圖書藏品庫”“館藏數字化庫”“多媒體文學資料庫”的數據進行整合，提供查詢和閱覽服務。

2.有計劃的數據準備。數據準備是信息化系統實現的基礎和前提條件。各種紛繁蕪雜的文學檔案資料要經過適當的取舍、加工、整序后，才能為計算機系統所管理。如何在短時間內將手工化管理了十余年的紙質館藏數據進行歸整、錄入，成了文學館信息化建設的最大難題。在調研中發(fā)現，文學館的圖書期刊是利用編目卡片進行管理的，手工編寫的編目卡，雖然信息不夠完備，但對于圖書的基本著錄項目（題名和責任者項、版權項、叢編項、附注項、提要項）都是具備的。而文學館的手稿、書信、日記、實物等藏品在接受捐獻后都開具了詳細的藏品征集收據，有基本的捐獻者、名稱、責任者、類別、時間、載體描述、品相描述等信息。為了便于批量數據導入，文學館組織全體工作人員進行圖書藏品信息表的填寫工作，歷時近兩年時間完成了全館入藏品信息的手工謄抄和數據錄入，為館藏信息系統提供了最重要的數據準備。

3.制定統一標準。國家檔案局在近幾年連續(xù)修訂和發(fā)布了十幾個行業(yè)標準，對檔案業(yè)務科學管理、檔案信息化發(fā)展起到了重要指導作用。中國現代文學館在信息化建設初期就意識到，“檔案工作標準化是保證檔案業(yè)務規(guī)范化管理、提高檔案工作效率的有效措施”[2]49。在書刊報系統中，文學館參照《中國機讀目錄格式》結合館藏特色制訂了適合于本館的編目規(guī)則。而藏品管理系統則參照《檔案著錄規(guī)則》定制編目項，構建了藏品編目結構。為了滿足以多種檢索方式快速找到資料，直接進行流媒體觀看和相關信息瀏覽的需要，多媒體系統在編目環(huán)節(jié)遵循《廣播電視音像資料編目規(guī)范》。隨著信息化管理水平的提高，文學館的編目部門先后制訂了《圖書及藏品整理登記流程》《中國現代文學館音像資料數字化編目細則》《中國現代文學館藏品數字化工作規(guī)范》，使文學館的藏品管理工作日趨規(guī)范。

4.高度重視安全性。內部管理制度影響檔案信息的安全。責權分明，才能避免引起管理安全的風險。信息化建設的主要目的是利用先進的網絡技術，提高工作效力、實現資源共享，而在應用中關鍵因素是人。信息系統中的人大致可分為普通用戶、業(yè)務主管、系統管理員三個層次，如果系統的使用者不按規(guī)定操作系統，則會給系統帶來嚴重的后果。因此，文學館藏品信息系統嚴格劃分不同工作人員的權限，謹慎設定各種信息資源、設備資源的使用權限。內外網隔離保證網絡安全性。文學館的信息系統在網絡構建中保證了內部辦公網和外部互聯網的物理隔離，使來自互聯網的入侵者無法通過計算機從外網進入專網，從而最有效地保障了專網重要數據的安全。在管理平臺的核心建設中，嚴格采取內外網兩套設備、兩套網絡布線系統的方案。同時，外網與專網的數據交換是信息安全的重點。在實際工作中，盡量保證內網的所有計算機只能通過特定出口與外網通訊。在網絡建設方案中，除選用了防火墻等硬件設備，還在軟件上選用網絡監(jiān)測系統、入侵監(jiān)測系統、網絡恢復系統、病毒防治系統，以此充分的保證網絡的安全性[3]50。

四、文學館信息化應用中存在的問題

1.信息化初期檔案信息的質量不高。“從檔案信息資源管理與檔案信息服務的目標來說，要實現檔案資源的整合與共享，檔案部門面臨著一個如何對所擁有的大量檔案信息資源進行有機整合，建構高質量的檔案信息資源庫，以充分滿足各種用戶對檔案資源質和量上的需求的問題?！盵4]33首先，文學館在信息化建設初期為了達到基本的運行效果，在進行數據準備時依據的是原始藏品的征集信息和編目卡信息，在數據完備性上存在明顯不足。另外，文學館的信息化建設是分級進行的，導致檔案資源數據分散于三個數據庫中，雖然設計時充分考慮到數據的關聯性，但仍難以避免“信息孤島”的問題，從而為資源共享埋下隱患。

2.信息化利用服務意識有待提高。目前，在文學館占主導地位的仍然是傳統的檔案信息服務方式，而且服務水平明顯滯后于時代的發(fā)展，不能完全滿足現代用戶的需求。檔案工作人員的信息意識跟不上信息時代的發(fā)展，仍然重藏輕用。文學館的文學檔案利用類型以學術利用為主，用戶主體為高校師生和專業(yè)研究人員，主要途徑有咨詢、資料出借、講座報告、展覽等。但是，在實際利用服務中，用戶尚無法從互聯網查閱文學檔案的圖片信息，也不能自主選擇獲取所需檔案資源。這些問題都阻礙了文學館檔案信息共享服務的發(fā)展。

3.資金投入不足。檔案信息化建設需要大量的資金投入，但是在檔案信息化的建設中經常會出現資金不足的問題，這就容易導致軟硬件以及相關的基礎設施建設出現滯后的局面。另外，資金的不足還會導致數字化的進程緩慢。文學館的多媒體資料管理系統就因為系統所需的軟硬件要求較高、升級投入巨大，使數字化采集、加工項目停滯不前，預期效果當然無法呈現。

五、文學館信息化的幾點思考

1.明確重心，理清思路。我們要科學地進行檔案信息化建設，首先必須對其有一個基本正確的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。國家在新修訂的《檔案法》中要求：“各級人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用?！蔽膶W館的藏品數字化和多媒體資料加工項目正是將此項法規(guī)落在了實處。今后，文學館的檔案信息化建設勢必會加快腳步，但也要清醒地認識到此項工作不可能一蹴而就，制訂詳細規(guī)則、完善實施方案、分批分階段地穩(wěn)步進行，才是可行之道。

2.尋找重點，務求實效。近期，國家檔案局明確提出，要加快檔案信息化戰(zhàn)略轉型，順應信息技術發(fā)展的現實需要。但是，對館藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。文學館要立足當前館藏信息情況和人員配備情況，推動藏品信息化應用系統規(guī)范化、智能化。解決好信息化發(fā)展的迭代過程中發(fā)現的藏品信息不夠完備、數字掃描件質量不過關等問題，主要做好藏品信息資源的優(yōu)化，為信息資源的挖掘、分類、加工、整理和有序化重組做準備，以吸引更多的科研型用戶借助數據挖掘輸出研究成果，以實現長期的社會效益。

3.培養(yǎng)人才，強化服務。“目前，既懂技術又懂業(yè)務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力大，影響工作效率?！盵5]90就檔案信息化建設而言，要選拔和培養(yǎng)具備檔案管理知識，熟悉本館業(yè)務流程，掌握基本的計算機技術，能準確提出系統開發(fā)需求，與軟件開發(fā)人員熟練溝通，有豐富的實踐經驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部。要轉變工作理念，“從傳統檔案服務向知識服務轉變。檔案人員不再是傳統意義上的檔案保管者，而是由被動變?yōu)橹鲃?，成為知識及信息資源的開發(fā)者和提供者”[6]26。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。先從服務文學館內部做起，充分發(fā)揮局域網快速、便捷的優(yōu)勢，建立文學館內網可視化應用服務平臺，并逐步擴大應用范圍，結合用戶認證技術，在既合法合規(guī)又安全可靠的前提下考慮文學檔案資源的公眾服務等功能，使檔案信息化發(fā)揮社會效能乃至經濟效能。

總之，信息技術能夠為文學館提供更好的發(fā)展平臺，在信息化建設過程中，一定要結合本館的檔案信息資源和實際業(yè)務情況，加快厘清運用新一代信息技術實現檔案管理現代化的思路舉措，切實推進信息化建設進程，最終幫助文學館在新的信息化發(fā)展階段從“實體保管”轉變?yōu)椤爸R服務”，以促進文化資源的網絡化、全民化服務，滿足廣大用戶的需求。